Corona-Krise: Wie sich Unternehmenslenker für den Notfall wappnen sollten

Wenn sich Ge­schäftsführer oder Un­ter­neh­mens­in­ha­ber mit dem Co­vid-19-Vi­rus in­fi­zie­ren, kom­men zu den Sor­gen um die ei­gene Ge­sund­heit schnell Ri­si­ken für das Un­ter­neh­men - im schlimms­ten Fall steht die Exis­tenz des Un­ter­neh­mens auf dem Spiel. Viele Auf­ga­ben las­sen sich während ei­ner Qua­rantäne überg­angs­weise vom Home Of­fice aus er­le­di­gen. Aber es gilt Vor­sorge für den Fall zu tref­fen, in dem der Un­ter­neh­mer im Kran­ken­haus be­han­delt wer­den muss. Wenn keine aus­rei­chende Vor­sorge ge­trof­fen wurde, muss bei Han­dungs­unfähig­keit ein frem­der Be­treuer be­stellt wer­den, der das Un­ter­neh­men und seine Abläufe nicht kennt. Für die­sen Not­fall gilt es, Vor­sorge zu tref­fen.

Ist der Un­ter­neh­mer aus ge­sund­heit­li­chen Gründen ge­hin­dert, die Un­ter­neh­mens­ge­schäfte zu führen, soll­ten vor­sorg­lich fol­gende Maßnah­men er­grif­fen wer­den:

• Fest­le­gung von Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen
• Ge­schäft­li­che Voll­mach­ten, auch in Be­zug auf das un­ter­neh­me­ri­sche Vermögen,
• Si­cher­stel­lung des Zu­gangs zu wich­ti­gen Da­ten und In­for­ma­tio­nen: Zu­sam­men­stel­len der Kon­takt­da­ten zu wich­ti­gen An­sprech­part­nern, Passwörter, Codes und PINs so­wie die Auf­be­wah­rungs­orte wich­ti­ger Un­ter­la­gen und Verträge müssen den Per­so­nen zugäng­lich sein, die der Un­ter­neh­mer be­vollmäch­tigt.

Vollmachten für Vertreter im betrieblichen Bereich

Für den Not­fall sollte der Un­ter­neh­mer fest­le­gen, wer im Not­fall wel­che Auf­ga­ben und Funk­tio­nen im Un­ter­neh­men über­nimmt. Dazu sind die er­for­der­li­chen Voll­mach­ten (Pro­kura, Hand­lungs­voll­macht, Ge­ne­ral­voll­macht, Spe­zi­al­voll­macht oder Vor­sor­ge­voll­macht) zu er­tei­len.

Mit der Vor­sor­ge­voll­macht kann der Un­ter­neh­mer eine an­dere Per­son oder Per­so­nen­gruppe be­vollmäch­ti­gen, im Not­fall im Be­trieb be­stimmte Auf­ga­ben zu er­le­di­gen und so­fern ge­setz­lich zulässig, das Un­ter­neh­men vorüber­ge­hend zu führen. Da­durch lässt sich eine recht­li­che Be­treu­ung durch einen frem­den Drit­ten weit­ge­hend aus­schließen. 

Zugang zu Unternehmensinformationen

An­hand der kon­kre­ten Verhält­nisse des Un­ter­neh­mens ist zu prüfen, wel­che In­for­ma­tio­nen wel­chen Per­so­nen im Not­fall zugäng­lich sein müssen. Dies um­fasst im We­sent­li­chen fol­gende Be­rei­che und In­for­ma­tio­nen:

• Fi­nan­zen
  
  • Ge­schäfts­kon­ten
  • Bürg­schaf­ten
  • Fi­nan­zie­run­gen
  • Un­ter­neh­mens­be­tei­li­gun­gen
  • Wie­der­keh­rende Zah­lungs­ver­pflich­tun­gen

• De­bi­to­ren
  
  • Kun­den­in­for­ma­tio­nen
  • Aufträge und Kal­ku­la­tio­nen
  • Son­der­kon­di­tio­nen
  • Gewähr­leis­tungsfälle
  • Anhängige Rechts­strei­tig­kei­ten

• Kre­di­to­ren
  
  • Lie­fe­ran­ten­in­for­ma­tio­nen
  • Kon­di­tio­nen
  • Gewähr­leis­tungsfälle
  • Anhängige Rechts­strei­tig­kei­ten

• Verträge
  
  • Ge­sell­schafts­verträge
  • Voll­mach­ten
  • Ver­si­che­rungs­verträge
  • Li­zenz­verträge
  • Miet- und Pacht­verträge
  • Wer­be­verträge

• Ge­schäfts­ent­wick­lung
  
  • Ge­plante Großpro­jekte
  • Ge­plante Mes­se­auf­tritte
  • Neue Mark­ter­schließun­gen

• Ur­kun­den
  
  • Han­dels­re­gis­ter­auszüge
  • Grund­buch­auszüge
  • Pa­tente, ge­werb­li­che Schutz­rechte

• Sons­tige In­for­ma­tio­nen
  
  • Passwörter
  • Schlüssel­ver­zeich­nis
  • Zu­gangs­da­ten zu elek­tro­ni­schen Kon­ten und Platt­for­men

Die In­for­ma­tio­nen soll­ten an ei­ner zen­tra­len Stelle gut auf­find­bar auf­be­wahrt wer­den. Für den Not­fall ist klar zu kom­mu­ni­zie­ren, wo diese In­for­ma­tio­nen zu fin­den sind und wer den Zu­gang zu wel­chen In­for­ma­tio­nen hat.

Vorsorge im privaten Bereich

Nicht nur im be­trieb­li­chen Be­reich, son­dern auch für pri­vate Zwecke sollte Vor­sorge für den Fall ei­ner plötz­li­chen Er­kran­kung ge­trof­fen wer­den. Auch hier soll­ten wich­tige Voll­mach­ten, In­for­ma­tio­nen zum Pri­vat­vermögen, zu Verträgen, Mit­glied­schaf­ten, Passwörtern und Zu­gangs­da­ten zu elek­tro­ni­schen Postfächern oder Platt­for­men ge­sam­melt an si­che­rer Stelle auf­be­wahrt wer­den.

Zu­dem sind zur Vor­sorge für den Fall ei­ner Er­kran­kung die Vor­sor­ge­voll­macht, die Be­treu­ungs­verfügung und die Pa­ti­en­ten­verfügung sinn­voll.

Ausführ­li­che In­for­ma­tio­nen zum Thema Vor­sorge für den Not­fall fin­den Sie in un­se­rer Bro­schüre.