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Wirtschaftsprüfung

Die Drohne ist die Zukunft - Zur Ordnungsmäßigkeit der Drohneninventur

Eine ord­nungs­gemäße In­ven­tur be­deu­tet trotz fort­schrei­ten­der Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung im­mer noch eine nicht un­er­heb­li­che Be­las­tung. Zwar hat sich der Zeit­auf­wand von In­ven­tu­ren durch die Einführung von trag­ba­ren Bar­code-Scan­nern und an­de­ren mo­bi­len Da­ten­er­fas­sungs­geräten (MDE-Geräte) so­wie aus­ge­feil­ter Soft­ware be­reits beträcht­lich ver­rin­gert.

Je­doch sind In­ven­tu­ren in Un­ter­neh­men ge­rade mit großen und he­te­ro­ge­nen La­ger­beständen je­des Jahr wie­der eine pla­ne­ri­sche und fi­nan­zi­elle Her­aus­for­de­rung - und das un­abhängig vom La­ger­hal­tungs­prin­zip. Doch es wäre nicht das Zeit­al­ter von „In­dus­trie 4.0“, wenn nicht be­reits di­verse Ansätze zur Op­ti­mie­rung bestünden.

Die Drohne ist die Zukunft - Zur Ordnungsmäßigkeit der Drohneninventur© iStock

Be­reits in an­de­ren Be­rei­chen der Lo­gis­tik hat sich ge­zeigt, dass der Ein­satz von Droh­nen die Bran­che verändern kann. Was liegt hier - tech­no­lo­gi­sch und zeit­lich - näher, als die Idee, mit Hilfe von Droh­nen eine In­ven­tur durch­zuführen. Ab­seits der tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen, ins­be­son­dere in der Sen­so­rik, müssen je­doch, wie bei je­der an­de­ren In­ven­tur, be­stimmte Vor­aus­set­zun­gen erfüllt und di­verse Re­ge­lun­gen ein­ge­hal­ten wer­den.

Voraussetzungen für die Drohneninventur

Ge­nau wie Ein­zel­bu­chun­gen in den Hauptbüchern un­ter­liegt auch die In­ven­tur den Grundsätzen der ord­nungsmäßigen Buchführung (GoB bzw. steu­er­lich GoBD) - im Spe­zi­el­len den Grundsätzen der ord­nungsmäßigen In­ven­tur (GoI). Da­bei sind fol­gende Kri­te­rien ein­zu­hal­ten:

  • Vollständig­keit,
  • Rich­tig­keit,
  • Zeit­ge­rech­tig­keit,
  • Ord­nung,
  • Nach­voll­zieh­bar­keit,
  • Un­veränder­lich­keit und 
  • Wirt­schaft­lich­keit.

In den meis­ten Fällen wer­den diese Kri­te­rien heut­zu­tage durch Soft­ware for­ciert, wel­che im Rah­men der Er­fas­sung nur einen ge­rin­gen Feh­ler­spiel­raum zu­las­sen. So wer­den viele Da­ten - bspw. das Er­fas­sungs­da­tum, der Be­nut­zer und die er­fasste Ware - au­to­ma­ti­sch ein­ge­tra­gen und durch das ver­wen­dete MDE-Gerät au­to­ma­ti­siert an eine zen­trale, nicht veränder­bare Da­ten­bank oder di­rekt in das ERP-Sys­tem über­mit­telt. Da­bei mel­den Kon­troll­me­cha­nis­men be­reits in die­ser Phase Ab­wei­chun­gen zum Soll-Zu­stand di­rekt an den Er­fas­ser, so dass noch vor der endgülti­gen Fest­schrei­bung überprüft wer­den kann, ob alle re­le­van­ten Bestände er­fasst wur­den.

The Next Big Thing

Doch was wäre, wenn sich der Scan­ner al­lein durch das La­ger be­we­gen würde mit nur ei­ner sehr ge­rin­gen in­ven­tur­be­ding­ten Be­einträch­ti­gung des lau­fen­den Be­triebs?

Die­sen An­satz ver­fol­gen ne­ben dem Mas­sa­chu­setts In­sti­tute of Tech­no­logy (MIT) auch di­verse Start-ups und Uni­ver­sitäten. Eine be­in­dru­ckende Lösung, die wir auf un­se­rer Man­dan­ten­ver­an­stal­tung des Ge­schäfts­be­reichs IT-Re­vi­sion (GBIT) vor­ge­stellt ha­ben, kommt z. B. von der doks.In­no­va­tion GmbH in Kas­sel.

Die Idee ist ein­fach: Eine Drohne be­wegt sich in der Re­gel außer­halb der Be­triebs­zei­ten des La­gers durch die Re­gal­rei­hen und er­fasst die Bestände. Dies kann über ein ein­ge­bau­tes MDE-Gerät oder eine vollständige vi­su­elle Auf­zeich­nung („Vi­deo des Flug­we­ges“) und spätere Ver­ar­bei­tung der Bil­der er­fol­gen. Das Zählen er­folgt über die Ver­ar­bei­tung des Bar­codes di­rekt mit dem ein­ge­bau­ten MDE Gerät oder über die spätere Aus­wer­tung der Bild­in­for­ma­tio­nen. Ge­rade bei chao­ti­scher La­ger­hal­tung oder großen La­gerflächen mit he­te­ro­ge­nen La­gergütern (wie z. B. im Bau­stoff­han­del) ist diese Art der Da­ten­er­fas­sung von Vor­teil.  

Da­bei er­folgt die Na­vi­ga­tion der flie­gen­den Hel­fer voll­au­to­nom - die Soft­ware der Droh­nen er­fasst die drei­di­men­sio­nale Struk­tur des La­ger­hau­ses in Ei­gen­re­gie, so dass kein fes­ter Flug­pfad vor­ge­ge­ben wer­den muss und auch Verände­run­gen im Re­ga­lauf­bau oder bei der La­ger­struk­tur ohne Wei­te­res er­fol­gen können. Die er­fass­ten Da­ten wer­den ent­we­der kon­ti­nu­ier­lich oder als größere Pa­kete an eine zen­trale Da­ten­bank über­tra­gen und dort mit dem Soll-Zu­stand ver­gli­chen. Bei Ab­wei­chun­gen wird dann z. B. ein Mit­ar­bei­ter in­for­miert, der so­wohl den Soll- als auch den Ist-Zu­stand auf Kor­rekt­heit überprüft.

Dies be­deu­tet, dass der Ar­beits­auf­wand der Mit­ar­bei­ter auf die Nach­kon­trolle so­wie das Auf­fin­den von feh­len­den Beständen re­du­ziert wird (das Auf­fin­den kann natürlich auch ggf. durch einen „Droh­nen­such­ein­satz“ er­fol­gen - in­dem die Drohne sucht im La­ger den feh­len­den Ar­ti­kel sucht), während die Droh­nen auf Kun­den­wunsch gleich­zei­tig noch zusätz­li­che Da­ten wie Feuch­tig­keit, Tem­pe­ra­tur und der Zu­stand der Ver­pa­ckun­gen mit­er­fas­sen können, ohne dass da­bei wei­te­rer Auf­wand entstünde.

Bei die­ser Möglich­keit zur Au­to­ma­ti­sie­rung bie­tet sich gleich­zei­tig der Wech­sel von der Stich­tags- zur kon­ti­nu­ier­li­chen In­ven­tur an. Da­durch wer­den Dis­kre­pan­zen in den La­ger­beständen nicht erst nach Mo­na­ten, son­dern in­ner­halb von we­ni­gen Ta­gen oder so­gar Stun­den of­fen­sicht­lich und können ent­spre­chend un­ter­sucht wer­den.

Technische Umsetzung: Anforderungen an Mensch und Maschine

Auf der tech­ni­schen Seite gibt es meh­rere Ansätze, die alle dem­sel­ben grund­le­gen­den Prin­zip fol­gen: Ein Flug­gerät - meist ein Qua­dro­cop­ter - mit un­ter­schied­lich vie­len Sen­so­ren zur Na­vi­ga­tion, Um­ge­bungs- und Da­ten­er­fas­sung wird auf einem ent­we­der vor­pro­gram­mier­ten oder au­to­nom an­pass­ba­ren Pfad durch das La­ger ge­steu­ert und er­fasst dort die vor­han­de­nen Wa­ren und Leerstände in den Re­ga­len. Da­bei können ent­we­der klas­si­sche Bar- oder QR-Codes er­fasst wer­den.

Bei der Er­fas­sung durch rein op­ti­sche Sys­teme muss dem­ent­spre­chend dar­auf ge­ach­tet wer­den, dass die ma­schi­nen­les­ba­ren Codes sicht­bar ge­la­gert wer­den.

Die Drohne als Zukunft?

Grundsätz­lich stel­len wir fest, dass der Au­to­ma­ti­sie­rung die Zu­kunft gehört. Das Po­ten­zial zur Kos­ten­ein­spa­rung bei gleich­zei­tig kürze­ren In­ter­val­len zwi­schen In­ven­tu­ren - po­ten­zi­ell täglich - ist zu hoch, als pro­fit­ori­en­tierte Un­ter­neh­men es igno­rie­ren könn­ten. Hin­rei­chend große bzw. um­satz­starke La­ger wären je­doch wei­ter­hin mit ei­ner voll­au­to­ma­ti­schen La­ger­hauslösung bes­ser be­ra­ten, da sie zwar anfäng­lich teu­rer ist, je­doch lang­fris­tig Per­so­nal und da­mit Geld ein­spart und eine Echt­zeitüber­wa­chung der Bestände ermöglicht.

Das wird jeder begrüßen der bei Minusgraden eine Inventur in einem Außenlager im Winter durchgeführt oder beobachtet hat.

Pau­schal ist kein Grund er­sicht­lich, der ei­ner ord­nungsmäßigen, droh­nen­gestütz­ten In­ven­tur ent­ge­gen­steht. Je­doch muss im Ein­zel­fall geprüft wer­den, ob die ein­ge­setzte Hard- und Soft­ware den An­sprüchen der GoB ge­recht wird. Hier hilft eine Be­schei­ni­gung zur GoB-Taug­lich­keit der am Markt verfügba­ren Lösun­gen, um si­cher­zu­stel­len, dass das an­ge­bo­tene Sys­tem die nöti­gen Vor­aus­set­zun­gen mit sich bringt.

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