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Wirtschaftsprüfung

Die Drohne ist die Zukunft - Zur Ordnungsmäßigkeit der Drohneninventur

Eine ordnungsgemäße Inventur bedeutet trotz fortschreitender Automatisierung und Digitalisierung immer noch eine nicht unerhebliche Belastung. Zwar hat sich der Zeitaufwand von Inventuren durch die Einführung von tragbaren Barcode-Scannern und anderen mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE-Geräte) sowie ausgefeilter Software bereits beträchtlich verringert.

Jedoch sind Inven­tu­ren in Unter­neh­men gerade mit gro­ßen und hete­ro­ge­nen Lager­be­stän­den jedes Jahr wie­der eine pla­ne­ri­sche und finan­zi­elle Her­aus­for­de­rung - und das unab­hän­gig vom Lager­hal­tung­s­prin­zip. Doch es wäre nicht das Zei­tal­ter von „Indu­s­trie 4.0“, wenn nicht bereits diverse Ansätze zur Opti­mie­rung bestün­den.

Die Drohne ist die Zukunft - Zur Ordnungsmäßigkeit der Drohneninventur© iStock

Bereits in ande­ren Berei­chen der Logis­tik hat sich gezeigt, dass der Ein­satz von Droh­nen die Bran­che ver­än­dern kann. Was liegt hier - tech­no­lo­gisch und zeit­lich - näher, als die Idee, mit Hilfe von Droh­nen eine Inven­tur durch­zu­füh­ren. Abseits der tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen, ins­be­son­dere in der Sen­so­rik, müs­sen jedoch, wie bei jeder ande­ren Inven­tur, bestimmte Vor­aus­set­zun­gen erfüllt und diverse Rege­lun­gen ein­ge­hal­ten wer­den.

Vor­aus­set­zun­gen für die Droh­nen­in­ven­tur

Genau wie Ein­zel­bu­chun­gen in den Haupt­büchern unter­liegt auch die Inven­tur den Grund­sät­zen der ord­nungs­mä­ß­i­gen Buch­füh­rung (GoB bzw. steu­er­lich GoBD) - im Spe­zi­el­len den Grund­sät­zen der ord­nungs­mä­ß­i­gen Inven­tur (GoI). Dabei sind fol­gende Kri­te­rien ein­zu­hal­ten:

  • Voll­stän­dig­keit,
  • Rich­tig­keit,
  • Zeit­ge­rech­tig­keit,
  • Ord­nung,
  • Nach­voll­zieh­bar­keit,
  • Unve­r­än­der­lich­keit und 
  • Wirt­schaft­lich­keit.

In den meis­ten Fäl­len wer­den diese Kri­te­rien heut­zu­tage durch Soft­ware for­ciert, wel­che im Rah­men der Erfas­sung nur einen gerin­gen Feh­ler­spiel­raum zulas­sen. So wer­den viele Daten - bspw. das Erfas­sungs­da­tum, der Benut­zer und die erfasste Ware - auto­ma­tisch ein­ge­tra­gen und durch das ver­wen­dete MDE-Gerät auto­ma­ti­siert an eine zen­trale, nicht ver­än­der­bare Daten­bank oder direkt in das ERP-Sys­tem über­mit­telt. Dabei mel­den Kon­troll­me­cha­nis­men bereits in die­ser Phase Abwei­chun­gen zum Soll-Zustand direkt an den Erfas­ser, so dass noch vor der end­gül­ti­gen Fest­sch­rei­bung über­prüft wer­den kann, ob alle rele­van­ten Bestände erfasst wur­den.

The Next Big Thing

Doch was wäre, wenn sich der Scan­ner allein durch das Lager bewe­gen würde mit nur einer sehr gerin­gen inven­tur­be­ding­ten Beein­träch­ti­gung des lau­fen­den Betriebs?

Die­sen Ansatz ver­fol­gen neben dem Mas­sa­chu­setts Insti­tute of Tech­no­logy (MIT) auch diverse Start-ups und Uni­ver­si­tä­ten. Eine bein­dru­ckende Lösung, die wir auf unse­rer Man­dan­ten­ver­an­stal­tung des Geschäfts­be­reichs IT-Revi­sion (GBIT) vor­ge­s­tellt haben, kommt z. B. von der doks.Inno­va­tion GmbH in Kas­sel.

Die Idee ist ein­fach: Eine Drohne bewegt sich in der Regel außer­halb der Betriebs­zei­ten des Lagers durch die Regal­rei­hen und erfasst die Bestände. Dies kann über ein ein­ge­bau­tes MDE-Gerät oder eine voll­stän­dige visu­elle Auf­zeich­nung („Video des Flug­we­ges“) und spä­tere Ver­ar­bei­tung der Bil­der erfol­gen. Das Zäh­len erfolgt über die Ver­ar­bei­tung des Bar­co­des direkt mit dem ein­ge­bau­ten MDE Gerät oder über die spä­tere Aus­wer­tung der Bild­in­for­ma­tio­nen. Gerade bei chao­ti­scher Lager­hal­tung oder gro­ßen Lager­flächen mit hete­ro­ge­nen Lager­gü­tern (wie z. B. im Bau­stoff­han­del) ist diese Art der Daten­er­fas­sung von Vor­teil.  

Dabei erfolgt die Navi­ga­tion der flie­gen­den Hel­fer voll­au­to­nom - die Soft­ware der Droh­nen erfasst die drei­di­men­sio­nale Struk­tur des Lager­hau­ses in Eigen­re­gie, so dass kein fes­ter Flugpfad vor­ge­ge­ben wer­den muss und auch Ver­än­de­run­gen im Rega­l­auf­bau oder bei der Lager­struk­tur ohne Wei­te­res erfol­gen kön­nen. Die erfass­ten Daten wer­den ent­we­der kon­ti­nu­ier­lich oder als grö­ßere Pakete an eine zen­trale Daten­bank über­tra­gen und dort mit dem Soll-Zustand ver­g­li­chen. Bei Abwei­chun­gen wird dann z. B. ein Mit­ar­bei­ter infor­miert, der sowohl den Soll- als auch den Ist-Zustand auf Kor­rekt­heit über­prüft.

Dies bedeu­tet, dass der Arbeits­auf­wand der Mit­ar­bei­ter auf die Nach­kon­trolle sowie das Auf­fin­den von feh­len­den Bestän­den redu­ziert wird (das Auf­fin­den kann natür­lich auch ggf. durch einen „Droh­nen­such­ein­satz“ erfol­gen - indem die Drohne sucht im Lager den feh­len­den Arti­kel sucht), wäh­rend die Droh­nen auf Kun­den­wunsch gleich­zei­tig noch zusätz­li­che Daten wie Feuch­tig­keit, Tem­pe­ra­tur und der Zustand der Ver­pa­ckun­gen mit­er­fas­sen kön­nen, ohne dass dabei wei­te­rer Auf­wand ent­stünde.

Bei die­ser Mög­lich­keit zur Auto­ma­ti­sie­rung bie­tet sich gleich­zei­tig der Wech­sel von der Stich­tags- zur kon­ti­nu­ier­li­chen Inven­tur an. Dadurch wer­den Dis­k­re­pan­zen in den Lager­be­stän­den nicht erst nach Mona­ten, son­dern inn­er­halb von weni­gen Tagen oder sogar Stun­den offen­sicht­lich und kön­nen ent­sp­re­chend unter­sucht wer­den.

Tech­ni­sche Umset­zung: Anfor­de­run­gen an Mensch und Maschine

Auf der tech­ni­schen Seite gibt es meh­rere Ansätze, die alle dem­sel­ben grund­le­gen­den Prin­zip fol­gen: Ein Flug­ge­rät - meist ein Quad­ro­c­op­ter - mit unter­schied­lich vie­len Sen­so­ren zur Navi­ga­tion, Umge­bungs- und Daten­er­fas­sung wird auf einem ent­we­der vor­pro­gram­mier­ten oder auto­nom anpass­ba­ren Pfad durch das Lager gesteu­ert und erfasst dort die vor­han­de­nen Waren und Leer­stände in den Rega­len. Dabei kön­nen ent­we­der klas­si­sche Bar- oder QR-Codes erfasst wer­den.

Bei der Erfas­sung durch rein opti­sche Sys­teme muss dem­ent­sp­re­chend dar­auf geach­tet wer­den, dass die maschi­nen­les­ba­ren Codes sicht­bar gela­gert wer­den.

Die Drohne als Zukunft?

Grund­sätz­lich stel­len wir fest, dass der Auto­ma­ti­sie­rung die Zukunft gehört. Das Poten­zial zur Kos­ten­ein­spa­rung bei gleich­zei­tig kür­ze­ren Inter­val­len zwi­schen Inven­tu­ren - poten­zi­ell täg­lich - ist zu hoch, als pro­fi­t­o­ri­en­tierte Unter­neh­men es igno­rie­ren könn­ten. Hin­rei­chend große bzw. umsatz­starke Lager wären jedoch wei­ter­hin mit einer voll­au­to­ma­ti­schen Lager­haus­lö­sung bes­ser bera­ten, da sie zwar anfäng­lich teu­rer ist, jedoch lang­fris­tig Per­so­nal und damit Geld ein­spart und eine Echt­zeit­über­wa­chung der Bestände ermög­licht.

Das wird jeder begrü­ßen der bei Minus­gra­den eine Inven­tur in einem Außen­la­ger im Win­ter durch­ge­führt oder beo­b­ach­tet hat.

Pau­schal ist kein Grund ersicht­lich, der einer ord­nungs­mä­ß­i­gen, droh­nen­ge­stütz­ten Inven­tur ent­ge­gen­steht. Jedoch muss im Ein­zel­fall geprüft wer­den, ob die ein­ge­setzte Hard- und Soft­ware den Ansprüchen der GoB gerecht wird. Hier hilft eine Beschei­ni­gung zur GoB-Taug­lich­keit der am Markt ver­füg­ba­ren Lösun­gen, um sicher­zu­s­tel­len, dass das ange­bo­tene Sys­tem die nöt­i­gen Vor­aus­set­zun­gen mit sich bringt.

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