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Rechtsberatung

Hauptversammlung zu Zeiten des Coronavirus

In­folge der Corona-Krise und den da­mit ein­her­ge­hen­den Kon­takt­be­schränkun­gen war in 2020 das Ab­hal­ten von Haupt­ver­samm­lun­gen in Präsenz weit­ge­hend unmöglich. Der Ge­setz­ge­ber rea­gierte schnell.

Im Eil­ver­fah­ren wurde mit dem Ge­setz zur Ab­mil­de­rung der Fol­gen der CO­VID-19-Pan­de­mie im Zi­vil-, In­sol­venz- und Straf­ver­fah­rens­recht, das am 25.03.2020 den Bun­des­tag und am 27.03.2020 den Bun­des­rat pas­sierte, eine Akti­en­rechts­no­velle vor­ge­nom­men, um die Durch­führ­bar­keit der or­dent­li­chen Haupt­ver­samm­lun­gen in 2020 vor dem Hin­ter­grund der Ein­schrän­kun­gen der Ver­samm­lungs­mög­lich­kei­ten zu ermög­li­chen. Das Ge­setz wurde am 27.03.2020 im Bun­des­ge­setz­blatt verkündet und trat da­mit in Kraft. Mit Ab­lauf des 31.12.2021 sollte es wie­der außer Kraft tre­ten. Die An­wend­bar­keit der Re­ge­lun­gen wurde je­doch mit ei­ner Ver­ord­nung (GesRGen­CO­VMVV vom 20.10.2020) bis 31.12.2021 verlängert.

Bereits ein­be­ru­­fene Haup­t­ver­­­sam­m­­lun­­gen wäh­­rend bes­te­hen­­der Ver­­an­­stal­­tungs­­ver­­­bo­te

Fällt eine be­reits ein­be­ru­­fene Haup­t­ver­­­sam­m­­lung in den Zei­traum bes­te­hen­­der Ver­­an­­stal­­tungs­­ver­­­bote we­gen der Ein­däm­­mung der Aus­­b­­rei­­tung von CO­VID-19, ist sie abzu­­­sa­­gen. Eine Ab­sage ist grun­d­­sät­z­­lich mög­­lich, wenn sie vor Be­ginn der Haup­t­ver­­­sam­m­­lung (BGH, Urt. v. 30.06.2015 – II ZR 142/14, ZGR 2015, 1227) er­folgt. Die Ab­sage muss durch das ein­be­ru­­fende Or­gan er­fol­­gen, in der Re­gel also durch den Vor­­­stand.

Eine be­reits ein­ge­la­dene Haupt­ver­samm­lung müsste aus­ge­la­den wer­den, und er­neut ein­ge­la­den wer­den. Nach ei­ner Ge­set­zes­än­de­rung kann die Ge­sell­schaft die Haupt­ver­samm­lung da­bei mit ei­ner ver­kürz­ten Ein­la­dungs­frist ein­be­ru­fen. Sie ist dann am 21. Tag vor dem Tag der Ver­samm­lung ein­zu­be­ru­fen. Da­bei ist da­von aus­zu­ge­hen, dass sich die Frist wei­ter­hin um die sat­zungs­mä­ß­ige An­mel­de­frist ver­län­gert.

Mit dem Ge­setz wurde die Mög­lich­keitein­geräumt, die Haupt­ver­samm­lung ohne phy­si­sche Prä­senz von Ak­tio­nä­ren oder Be­voll­mäch­tig­ten abzu­hal­ten. Hier­von kann auch ohne ent­sp­re­chende Sat­zung­s­er­mäch­ti­gung Ge­brauch ge­macht wer­den, wenn

  • die Bild- und Ton­über­tra­gung der ge­sam­ten Haupt­ver­samm­lung er­folgt,
  • die Stimm­rechts­aus­übung der Ak­tio­näre über elek­tro­ni­sche Kom­mu­ni­ka­tion (Brief­wahl oder elek­tro­ni­sche Teil­nahme) so­wie Voll­macht­s­er­tei­lung mög­lich ist,
  • den Ak­tio­nä­ren eine Fra­ge­mög­lich­keit im Wege der elek­tro­ni­schen Kom­mu­ni­ka­tion ein­ge­räumt wird und die Be­ant­wor­tung der Fra­gen nach pflicht­ge­mä­ßem Er­mes­sen er­folgt, und
  • den Ak­tio­nä­ren un­ter Ver­zicht auf das Er­for­der­nis des Er­schei­nens in der Haupt­ver­samm­lung eine Mög­lich­keit zum Wi­der­spruch ge­gen einen Be­schluss der Haupt­ver­samm­lung ein­ge­räumt wird.

Da­mit wurde für die Ak­ti­en­ge­sell­schaft zeit­lich be­fris­tet die Möglich­keit ge­schaf­fen, eine vollständig vir­tu­elle Haupt­ver­samm­lung ohne phy­si­sche Präsenz der Ak­tionäre ab­zu­hal­ten, wo­bei das Ge­setz auch hin­sicht­lich der Be­tei­li­gungsmöglich­kei­ten für Ak­tionäre Un­ter­schiede zur übli­chen Präsenz­ver­samm­lung vor­sieht.

Die Be­ant­wor­tung der Fra­gen durch den Vor­stand kann in Ab­wei­chung von § 131 AktG nach pflicht­gemäßem Er­mes­sen ausgeübt wer­den, so dass bei­spiels­weise Fra­gen der­ge­stalt zu­sam­men­ge­fasst wer­den können, dass im In­ter­esse an­de­rer Ak­tionäre sinn­volle Fra­gen aus­gewählt bzw. in­sti­tu­tio­nelle In­ves­to­ren mit be­deu­ten­den Stimm­an­tei­len be­vor­zugt wer­den.

Zur bes­se­ren Vor­be­rei­tung kann der Vor­stand zu­dem ent­schei­den, dass Fra­gen durch an­ge­mel­dete Ak­tionäre bis spätes­tens zwei Tage vor der Haupt­ver­samm­lung elek­tro­ni­sch – bei­spiels­weise an eine hierfür an­ge­ge­bene E-Mail-Adresse – ein­ge­reicht wer­den.

So­fern Un­ter­neh­men die prä­senz­lose Haupt­ver­samm­lung in Be­tracht zie­hen, soll­ten sie sich früh­zei­­tig die Dienste von ent­­­sp­­re­chen­­den On­line-An­bie­­tern si­chern.

Hin­weis: Ist trotz der neuen Mög­lich­kei­ten eine Coron­a­-be­­dingte Ab­sage ei­ner be­reits ein­be­ru­­fe­­nen Haup­t­ver­­­sam­m­­lung er­for­der­lich, ist dies grun­d­­sät­z­­lich eine ad-hoc mel­­depf­­li­ch­­tige Tat­­sa­che, die un­ver­­züg­­­lich zu ver­­öf­f­en­t­­li­chen ist. Die Ver­­­schie­bung der Haup­t­ver­­­sam­m­­lung be­deu­­tet zu­dem ein Auf­­­schie­­ben der ggf. be­reits ange­­kün­­di­g­­ten Divi­­den­­den­­zah­­lung, die erst nach einem Be­schluss der Haup­t­ver­­­sam­m­­lung aus­­­ge­­zahlt wer­­den kann.

Spä­­ter anbe­raumte Haup­t­ver­­­sam­m­­lun­­gen

Liegt die be­reits ein­be­ru­­fene Haup­t­ver­­­sam­m­­lung außer­halb des Zei­traums von ange­or­d­­ne­­ten Ver­­­sam­m­­lungs­­ver­­­bote, ist es aber un­wahr­­schein­­lich, dass eine Durch­­­füh­rung bis da­hin wie­­der mög­­lich ist, kann sie nach ord­­nungs­­­ge­­mä­­ßem Er­mes­­sen des Vor­­­stands abge­­­sagt oder ent­sp­re­chend der neuen Mög­lich­kei­ten neu ein­be­ru­fen wer­den.

Hin­weis: Zwar sind der­zeit Ver­samm­lungs­ver­­­bote auf­ge­ho­ben. Da aber nicht aus­zu­schließen ist, dass diese wie­der ein­geführt wer­­den könn­ten, sol­l­­ten un­ter­­neh­­men­s­in­­tern mit ei­ner et­wai­gen Ab­sage oder Umla­dung ge­rech­­net und früh­zei­­tig ent­­­sp­­re­chende Vor­­keh­run­­gen ge­trof­­fen wer­­den. Ist be­reits ab­zu­se­hen, dass eine sol­che Haup­t­ver­­­sam­m­­lung nicht stat­t­­fin­­den kann, sollte nicht mit Zu­war­­ten ver­­­sucht wer­­den, eine Ad-hoc Mit­­­tei­­lung zu ver­­hin­­dern oder zu ver­­­schie­­ben.

Ersat­z­­ter­­min

Mit der Ab­sage der Haup­t­ver­­­sam­m­­lung kann grun­d­­sät­z­­lich der Zei­trah­­men für einen Er­sat­z­­ter­­min ge­nannt wer­­den. Ent­­­sp­­re­chende Äuße­run­­gen soll­ten al­ler­dings nur ge­trof­fen wer­den, wenn zu er­war­ten ist, dass diese spä­­ter ein­­ge­hal­­ten wer­­den kön­­nen. An­dern­falls könnte sich dies nach­­­tei­­lig auf das Un­ter­­neh­­men­­si­­mage aus­­wir­ken.

Noch nicht ein­be­ru­­fene Haup­t­ver­­­sam­m­­lun­­gen

Die  zeit­lich be­fris­tete Mo­di­fi­ka­tion des Ge­set­zes sieht eine Ver­län­ge­rung der in § 175 Ab­satz 1 Satz 2 AktG nor­mie­ren Acht-Mo­nats­frist zur Durchführung der Haupt­ver­samm­lung um vier Mo­nate vor.

Das Über­­sch­­rei­­ten der Frist zur Ein­be­ru­­fung ei­ner Haup­t­ver­­­sam­m­­lung berührt die Rechts­wir­k­­sam­keit der zu spät ge­fas­s­­ten Haup­t­ver­­­sam­m­­lungs­­be­­schlüsse nicht. Ruft der Vor­­­stand schul­d­haft eine Haup­t­ver­­­sam­m­­lung nicht rech­t­zei­­tig ein, dro­hen Haf­­tungs­­ri­­si­ken, wie bspw. Zwangs­­­gel­d­ver­­­fah­­ren, Scha­­den­er­­sat­z­an­­sprüche oder eine San­k­­ti­o­­nie­rung des Vor­­­stan­­des durch den Auf­­­sichts­­rat.

Er­folgt die ver­­­spä­­tete Ein­be­ru­­fung auf­­­grund der Corona-Krise, kann eine Ver­schie­bung - selbst über das Ge­schäfts­jahr hin­aus - nach pflich­t­­ge­­mä­­ßem Er­mes­­sen des Vor­stan­des er­for­­der­­lich sein, wenn die Corona-Krise noch sehr lange an­dau­ern sollte und eine (geän­­derte) Ter­­mi­­nie­rung frist­­ge­­recht nicht mög­­lich ist. In die­­sem Fall trifft den Vor­­­stand kein Ver­­­schu­l­­den.

Haup­t­ver­­­sam­m­­lungs­­be­­schlüsse

Sollte eine Haupt­ver­samm­lung ver­scho­ben wer­den, wer­den ne­ben dem Be­schluss über die Ver­­wen­­dung des Bi­lan­z­­ge­winns - inso­weit ist es nun möglich, dass ohne Sat­zung­s­er­mäch­ti­gung ein Ab­schlag auf den Bi­lanz­ge­winn nach Maß­g­abe von § 59 Abs. 2 AktG an die Ak­tio­näre ge­zahlt wer­den kann - auch an­dere Be­schlüsse tan­­giert oder unmög­­lich ge­macht.

Bei Zu­stim­­mun­­gen zu Maß­­nah­­men mit steu­er­­li­cher Rück­wir­kung kann es dazu kom­men, dass der Ach­t­­mo­­nats­­zei­traum in § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG, der auf zwölf Mo­nate ver­län­gert wurde, ver­­st­­reicht.

Nur in Ein­­zel­­fäl­­len wird es mög­­lich sein, vor­­­ge­­se­hene Haup­t­ver­­­sam­m­­lungs­­be­­schlüsse ge­rich­t­­lich zu er­set­­zen. Dies dürfte etwa für die Bes­tel­­lung des Ab­schlus­s­prü­­fers nach Ab­lauf des Ge­schäfts­­jah­­res mög­­lich sein.

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