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Finanzbehörden können auf Kassendaten von Einzelunternehmen bei Außenprüfung zugreifen

BFH 16.12.2014, X R 42/13

Einzelhändler (hier: ein Apotheker) sind nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet, im Rahmen der Zumutbarkeit sämtliche Geschäftsvorfälle einschließlich der über die Kasse bar vereinnahmten Umsätze einzeln aufzuzeichnen. Wird dabei eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, sind die damit bewirkten Einzelaufzeichnungen auch zumutbar. Die Finanzverwaltung kann dann im Rahmen einer Außenprüfung auf die Kasseneinzeldaten zugreifen.

Der Sach­ver­halt:
Die Klä­ge­rin erzielte in den Streit­jah­ren 2007 bis 2009 gewerb­li­che Ein­künfte aus dem Betrieb einer Apo­theke. Sie war nach §§ 238 ff. HGB buch­füh­rungspf­lich­tig und ver­wen­dete ein spe­zi­ell für Apo­the­ken ent­wi­ckel­tes PC-gestütz­tes Erlö­ser­fas­sungs­sys­tem mit inte­grier­ter Waren­wirt­schafts­ver­wal­tung. Ihre Tages­ein­nah­men wur­den über modu­lare PC-Regi­s­trier­kas­sen erfasst, dann durch Tage­send­sum­men­bons aus­ge­wer­tet und als Summe in ein manu­ell geführ­tes Kas­sen­buch ein­ge­tra­gen.

Anläss­lich einer Außen­prü­fung ver­wei­gerte die Klä­ge­rin der Finanz­be­hörde den Daten­zu­griff auf ihre Waren­ver­käufe mit der Begrün­dung, sie sei nicht zu Ein­ze­lauf­zeich­nun­gen verpf­lich­tet. Das Finanz­amt war der Ansicht, die Klä­ge­rin sei als buch­füh­rungspf­lich­ti­ger Kauf­mann grund­sätz­lich zur Ein­ze­lauf­zeich­nung der Bar­ein­nah­men verpf­lich­tet.

Das FG gab der gegen die Anfor­de­rung der Daten über die Waren­ver­käufe gerich­te­ten Klage statt. Auf die Revi­sion des Finanzam­tes hob der BFH das Urteil auf und wies die Klage ab.

Die Gründe:
Das Finanz­amt durfte die Klä­ge­rin zur Über­las­sung der Kas­sen­da­ten in elek­tro­nisch ver­wert­ba­rer Form auf­for­dern, da sie nach § 238 Abs. 1 S. 1 HGB zur Auf­zeich­nung der ein­zel­nen Ver­käufe sowie zur Auf­be­wah­rung der Auf­zeich­nung verpf­lich­tet war.

Die Buch­füh­rung muss stets einen zuver­läs­si­gen Ein­blick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Drit­ten muss es mög­lich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu über­prü­fen. Des­halb ist es nach den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung erfor­der­lich, dass ver­dich­tete Buchun­gen in Ein­zel­po­si­tio­nen auf­ge­g­lie­dert wer­den kön­nen. Dies gilt auch für Bar­ge­schäfte, sofern Ein­ze­lauf­zeich­nun­gen dem Steu­erpf­lich­ti­gen zumut­bar sind. Zwar kann der Steu­erpf­lich­tige frei ent­schei­den, wie er seine Waren­ver­käufe erfasst. Ent­schei­det er sich jedoch für ein Kas­sen­sys­tem, das sämt­li­che Kas­sen­vor­gänge ein­zeln und detail­liert auf­zeich­net und diese spei­chert, kann er sich nicht auf die Unzu­mut­bar­keit der Auf­zeich­nungs­verpf­lich­tung beru­fen und muss seine Auf­zeich­nun­gen auch auf­be­wah­ren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Nach § 147 Abs. 6 S. 2 Alt. 2 AO hat die Finanz­be­hörde im Rah­men einer Außen­prü­fung das Recht, die mit Hilfe des Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems (PC-Kasse) ers­tell­ten Daten auf einem maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­ger zur Prü­fung anzu­for­dern. Soweit die Klä­ge­rin meinte, die Anfor­de­rung sei schon des­halb rechts­wid­rig, weil sie zu unbe­stimmt gewe­sen sei bzw. weil das Finanz­amt keine Daten, son­dern eine Datei ange­for­dert habe, so griff die­ser Ein­wand nicht durch. Denn bei ver­stän­di­ger Wür­di­gung ist zunächst davon aus­zu­ge­hen, dass der Gesetz­ge­ber auch eine "Datei" - also einen Bestand inhalt­lich zusam­men­ge­hö­ri­ger Daten, der auf einem Daten­trä­ger oder Spei­cher­me­dium abge­legt und gespei­chert ist - meint, wenn er in § 147 Abs. 6 AO von "Daten" spricht.

Soweit die Klä­ge­rin der Ansicht war, ein­zelne in der Datei ent­hal­tene Daten seien nicht steu­er­re­le­vant, oblag es ihr, diese zu selek­tie­ren (sog. Erst­qua­li­fi­ka­ti­ons­recht). Hatte sie etwa in der Datei pati­en­ten­be­zo­gene Daten abge­legt, deren Her­aus­gabe sie nach § 102 Abs. 1 Nr. 3c AO ver­wei­gern durfte, musste sie diese aus der Datei ent­fer­nen. Sollte es ihr nicht mög­lich gewe­sen sein, durfte sie den Zugriff auf die Datei "vk_ver­kaeufe...csv" mit den Kas­sen­ein­zel­da­ten nicht ver­wei­gern. Sch­ließ­lich trug sie die Ver­ant­wor­tung und damit auch das Risiko, wenn sie steu­er­re­le­vante und nicht steu­er­re­le­vante Daten unun­ter­scheid­bar ver­mengt haben sollte.

Link­hin­weis:

  • Der Voll­text der Ent­schei­dung ist auf der Home­page des BFH ver­öf­f­ent­licht.
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