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Wirtschaftsprüfung

Kassengesetz - Was gilt für welches Kassensystem & Checkliste Kassensysteme

Seit der Einführung der GoBD 2014 wurden die speziellen Anforderungen an Kassensysteme und die Kassenführung durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitale Grundaufzeichnun-gen sowie durch neun weitere veröffentlichte Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) und des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) laufend konkretisiert und verschärft (bspw. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)).

Ziel die­ser Ver­schär­fung ist es, digi­ta­len Mani­pu­la­tio­nen an Kas­sen­sys­te­men noch inten­si­ver vor­beu­gen zu kön­nen. Um den Über­blick über die Anfor­de­run­gen zu behal­ten, haben wir die betrof­fe­nen Kas­sen­sys­teme sowie eine Check­liste mit den wich­tigs­ten Punk­ten, zusam­men­ge­s­tellt:

Was gilt für wel­ches Kas­sen­sys­tem

Die Art der Kas­sen­füh­rung darf frei gewählt wer­den, da der Gesetz­ge­ber keine spe­zi­fi­sche Form des Kas­sen­sys­tems vor­sch­reibt. Fol­g­lich ist die Ver­wen­dung einer offe­nen Laden­kasse in Kom­bi­na­tion mit einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem ebenso steu­er­recht­lich zuläs­sig, wie die Ver­wen­dung einer ein­zel­nen offe­nen Laden­kasse.

Es gibt vier Arten von aktu­ell gän­gi­gen Kas­sen­sys­te­men:

  • Offene Laden­kas­sen
  • Elek­tro­ni­sche Regi­s­trier­kas­sen
  • PC-Kas­sen und
  • Point Of Sale (POS)-Kas­sen.

Jedes die­ser Kas­sen­sys­teme ist recht­lich ent­we­der als den offe­nen Laden­kas­sen oder den elek­tro­ni­schen Kas­sen zuge­hö­rig ein­zu­stu­fen.

Offene Laden­kas­sen

Die Geschäfts­vor­fälle offe­ner Laden­kas­sen müs­sen durch ein täg­li­ches Kas­sen­s­turz­pro­to­koll in Form von fort­lau­fen­den durch­num­me­rier­ten Kas­sen­be­rich­ten bei Bar­ein­nah­men von unter 15.000 Euro pro Vor­gang (zukünf­tig vor­aus­sicht­lich 10.000 Euro) doku­men­tiert wer­den. Eine Zähl­liste (Art und Anzahl der Mün­zen und Scheine) ist im Hin­blick auf die Betriebs­prü­fung anzu­ra­ten, aber keine Pflicht. Es ist somit wei­ter­hin mög­lich, eine offene Laden­kasse zu füh­ren. Wir emp­feh­len für die­sen Fall die Ein­füh­rung einer Zähl­liste.

Elek­tro­ni­sche Regi­s­trier­kas­sen, PC-Kas­sen, POS-Kas­sen

Dem­ge­gen­über sind elek­tro­ni­sche Kas­sen (elek­tro­ni­sche Regi­s­trier­kas­sen, PC-Kas­sen und POS-Kas­sen) durch die in elek­tro­ni­scher Form ange­leg­ten Ein­ze­lauf­zeich­nun­gen unver­züg­lich les­bar sowie maschi­nell aus­wert­bar. Ab einer im Jahr 2020 anzu­wen­den­den Neu­re­ge­lung, benö­t­i­gen Unter­neh­men eine vom BSI zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heit­s­ein­rich­tung. Diese besteht aus einem Sicher­heits­mo­dul, einem Spei­cher­me­dium und einer digi­ta­len Schnitt­s­telle. Durch die Ein­füh­rung sol­cher Sicher­heits­maß­nah­men wer­den die Kas­sen­ein­nah­men mit Beginn des Auf­zeich­nungs­vor­gangs doku­men­tiert und kön­nen ansch­lie­ßend nicht mehr anonym ver­än­dert wer­den.

Momen­tan arbei­ten die Kas­sen­her­s­tel­ler mit Hoch­druck an der tech­ni­schen Umset­zung. Aller­dings muss Stand heute bezwei­felt wer­den, dass bis Jah­re­s­ende alle Her­s­tel­ler für alle ihre Sys­teme tech­nisch in der Lage sein wer­den, eine ent­sp­re­chende Sicher­heit­s­ein­rich­tung anzu­bie­ten, da die tech­ni­schen Spe­zi­fi­ka­tio­nen durch das BSI erst Ende Dezem­ber 2018, die Test­spe­zi­fi­ka­tio­nen sogar erst im Mai 2019 ver­öf­f­ent­licht wur­den.

Dar­über hin­aus muss die Tech­nik auf alle Kas­sen vor Ort aus­ge­rollt wer­den. Auch hier ist abseh­bar, dass keine aus­rei­chen­den Res­sour­cen zur Ver­fü­gung ste­hen wer­den.

Unter bestimm­ten Umstän­den gibt es eine Aus­nah­me­re­ge­lung bis zum 31.12.2022. Aller­dings greift diese nur, wenn „bau­art­be­dingt“ eine Aufrüs­tung der elek­tro­ni­schen Kasse nicht mög­lich ist. Da die ers­ten am Markt vor­han­de­nen Siche­rung­s­ein­rich­tun­gen sich jedoch neben Netz­werk­an­schlüs­sen auch USB- bzw. SD-Kar­ten-Anschlüs­sen bedie­nen, bleibt zu bezwei­feln, dass es viele Kas­sen­sys­teme geben wird, die nicht an eine Siche­rung­s­ein­rich­tung ange­sch­los­sen wer­den kön­nen. Die Argu­men­ta­tion man­cher Kas­sen­her­s­tel­ler auf­grund der­zeit noch feh­len­der Soft­wa­re­lö­sun­gen eine sol­che bau­art­be­dingte feh­lende Aufrüst­bar­keit zu beja­hen, ist unse­res Erach­tens sehr kri­tisch zu sehen, da die Pro­b­leme regel­mä­ßig über Soft­wa­reup­da­tes lös­bar wären.

Momen­tan gibt es aller­dings sei­tens der Inter­es­sen­ver­bände meh­rere Ini­tia­ti­ven, eine Über­gangs­re­ge­lung bis Sep­tem­ber 2020 zu errei­chen. Erste Gespräche mit dem BMF sind schon erfolgt. Auch wenn momen­tan die Chan­cen für eine Ver­schie­bung u.E. rela­tiv hoch sind, emp­feh­len wir - soweit nicht bereits gesche­hen - drin­gend mit Ihren Kas­sen­her­s­tel­lern in Ver­bin­dung zu tre­ten. Selbst bei einer Ver­schie­bung besteht ein nur beg­renzte Über­gangs­frist.

Check­liste Kas­sen­sys­teme

Ord­nungs­mä­ß­ig­keit

  • Ein­ze­lauf­zeich­nungspf­licht:
    • Bei Ver­wen­dung von elek­tro­ni­schen Kas­sen muss jeder ein­zelne Geschäfts­vor­fall unmit­tel­bar nach sei­nem Abschluss und in einem Umfang auf­ge­zeich­net wer­den, damit einem sach­ver­stän­di­gen Drit­ten in ange­mes­se­ner Zeit eine lücken­lose Über­prü­fung hin­sicht­lich sei­ner Grund­la­gen, sei­nem Inhalt, der Ent­ste­hung, der Abwick­lung und der Bedeu­tung für den Betrieb ermög­licht wird.
    • Bei Bar­ge­schäf­ten wird bis­her von der Finanz­ver­wal­tung nicht bean­stan­det, wenn bei Zah­lun­gen bis zu 15.000 Euro (zukünf­tig vor­aus­sicht­lich 10.000 Euro) auf die Auf­zeich­nung des Namens des Ver­trag­s­part­ners ver­zich­tet wird.

  • Nach­voll­zieh­bar­keit:
    Für die Kas­sen­pro­zesse muss eine aus­sa­ge­kräf­tige Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion vor­lie­gen. Sie besteht in der Regel aus fol­gen­den Bestand­tei­len:

    • all­ge­mei­nen Besch­rei­bung
    • Anwen­der­do­ku­men­ta­tion
    • tech­ni­sche Sys­tem­do­ku­men­ta­tion
    • Betriebs­do­ku­men­ta­tion
    • Doku­men­ta­tion des ein­ge­rich­te­ten inter­nen Kon­troll­sys­tems.

    Der­zeit lie­gen bei den Unter­neh­men in vie­len Fäl­len nur rudi­men­täre Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen vor. In Betriebs­prü­fun­gen sowie der neuen Kas­sen­nach­schau wird zu Beginn der Prü­fun­gen jedoch ver­mehrt nach ent­sp­re­chen­den Doku­men­ta­tio­nen gefragt. Wir emp­feh­len des­halb drin­gend, die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen für die Kas­sen­sys­teme zu über­prü­fen.

  • Unve­r­än­der­bar­keit:
    • Daten dür­fen ohne Kennt­lich­ma­chung nicht über­schrie­ben, gelöscht oder ver­fälscht wer­den. Dies betrifft neben den Beleg­da­ten auch die Stamm­da­ten (z. B. Arti­kel­stamm­da­ten) bzw. die Steue­rungs­da­ten (Umsatz­steuer-Schlüs­sel).
    • Die Daten sind wäh­rend der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungspf­licht auf­zu­be­wah­ren. Diese liegt regel­mä­ßig bei zehn Jah­ren, aller­dings beginnt die Frist mit Ablauf des Jah­res der letz­ten Ände­rung, so dass tat­säch­lich eine Auf­be­wah­rung bis zu 12 Jah­ren erfor­der­lich ist.

    Teil­weise wer­den nach wie vor die Kas­sen­da­ten nur auf flüch­ti­gen Spei­cher­me­dien, z. B. USB-Sticks oder SD-Kar­ten, gespei­chert. Dies erfüllt die Anfor­de­rung an die Unve­r­än­der­bar­keit nicht. Dies gilt in aller Regel auch für die Auf­be­wah­rung auf nor­ma­len File­ser­vern oder Cloud­spei­chern.

  • Bele­g­ab­ga­bepf­licht:
    • Belege sind dem Emp­fän­ger unmit­tel­bar im Anschluss an eine Trans­ak­tion aus­zu­s­tel­len. Eine Annah­mepf­licht für den Kun­den besteht nicht.
    • Mit Zustim­mung des Emp­fän­gers kann der Beleg auch digi­tal aus­ge­ge­ben wer­den.
    • Sofern der Ver­kauf von Waren an eine Viel­zahl von nicht bekann­ten Per­so­nen erfolgt, kann die Finanz­be­hörde eine (wider­ruf­bare) Bef­rei­ung von der Bele­g­aus­ga­bepf­licht aus­sp­re­chen.

  • Min­des­tin­halt von Bele­gen:
    • Zeit­punkt für Vor­gangs­be­ginn und -ende, bzw. Vor­gangs­ab­bruch
    • ein­deu­tige und fort­lau­fende Trans­ak­ti­ons­num­mer
    • voll­stän­di­ger Name und Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers
    • Datum der Bele­g­aus­stel­lung
    • Menge und Art der gelie­fer­ten Gegen­stände/Umfang und Art der sons­ti­gen Leis­tun­gen
    • Ent­gelt und dar­auf ent­fal­len­der Steu­er­be­trag in einer Summe
    • Steu­er­satz (oder Hin­weis auf Bef­rei­ung)
    • Seri­en­num­mer des Auf­zeich­nungs­sys­tems – oder des Sicher­heits­mo­duls

  • Z-Bons:
    • Das Finanz­amt ver­langt zudem die Erstel­lung von Z-Bons. Diese ent­hal­ten alle Brutto-Ein­nah­men (ink­lu­sive Steu­er­satz), Storno, Preis­nach­lässe, Ent­nah­men und die Angabe Null­stel­lungs­zäh­ler.

Schutz vor Mani­pu­la­tion

  • Tech­ni­sche Sicher­heit­s­ein­rich­tung (ab 1.1.2020):
    • Jede selbst­stän­dig arbei­tende Kasse benö­t­igt eine eigene Sicher­heit­s­ein­rich­tung.
    • Momen­tan ist davon aus­zu­ge­hen, dass jede Kasse, die über eine Off­li­n­e­funk­tio­na­li­tät ver­fügt, als selbst­stän­dig arbei­tende Kasse zu betrach­ten ist.

  • Mel­depf­licht:
    • Inn­er­halb eines Monats nach Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nahme eines elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems muss dies dem zustän­di­gen Finanz­amt gemel­det wer­den.
    • Sys­teme mit einem Anschaf­fungs­zeit­punkt vor dem 1.1.2020 müs­sen bis 31.1.2020 gemel­det wer­den.

Zugriff der Finanz­ver­wal­tung

  • Wäh­rend der gesam­ten Auf­be­wah­rungs­zeit muss der digi­tale Zugriff durch die Finanz­ver­wal­tung sicher­ge­s­tellt wer­den. Die Betriebs­prü­fung kann dabei nach eige­nem Ermes­sen zwi­schen meh­re­ren Mög­lich­kei­ten wäh­len:
    • unmit­tel­ba­rer Daten­zu­griff (Betriebs­prü­fer hat Lese­zu­gang zum Kas­sen­sys­tem)
    • mit­tel­ba­rer Zugriff (Aus­wer­tung durch Man­dant auf Basis von Vor­ga­ben des Betriebs­prü­fers)
    • Daten­trä­ger­über­las­sung (Daten­ex­port aller rele­van­ten Daten in aus­wert­ba­rer Form)

Kas­sen­nach­schau

  • Bei der Kas­sen­nach­schau han­delt es sich um ein eigen­stän­di­ges Ver­fah­ren zur zeit­na­hen Prü­fung der Ord­nungs­mä­ß­ig­keit der Kas­sen­auf­zeich­nung und der ord­nungs­ge­mä­ßen Über­nahme in die Buch­füh­rung. Die Kas­sen­nach­schau erfolgt unan­ge­kün­digt und ist for­mal keine Außen­prü­fung im Sinne § 193 AO. Bei Fest­stel­lung von Män­geln ist aber der Über­gang zu einer Außen­prü­fung ohne vor­he­rige Prü­fung­s­an­ord­nung mög­lich.
  • Im Rah­men der Kas­sen­nach­schau dür­fen Amts­trä­ger wäh­rend der übli­chen Geschäfts­zei­ten bzw. auch außer­halb, sofern im Unter­neh­men gear­bei­tet wird, die Geschäfts­räume bet­re­ten und Per­so­nen mit Zugriffs- und Benut­zer­rech­ten des Kas­sen­sys­tems zur Mit­wir­kung auf­for­dern, inso­fern besteht eine Mit­wir­kungspf­licht. Der Prü­fer kann einen Kas­sen­s­turz sowie einen Daten­zu­griff ver­lan­gen. Ins­be­son­dere im Filial­be­reich emp­feh­len wir, die Mit­ar­bei­ter zu schu­len und ent­sp­re­chende Ver­hal­tens­re­geln im Falle der Kas­sen­nach­schau vor­zu­ge­ben. Ein Mus­ter kann bei uns ange­for­dert wer­den.
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