de en
Nexia Ebner Stolz

Wirtschaftsprüfung

Kassengesetz - Was gilt für welches Kassensystem & Checkliste Kassensysteme

Seit der Einführung der GoBD 2014 wur­den die spe­zi­el­len An­for­de­run­gen an Kas­sen­sys­teme und die Kas­senführung durch das Ge­setz zum Schutz vor Ma­ni­pu­la­tion an di­gi­tale Grund­auf­zeich­nun-gen so­wie durch neun wei­tere veröff­ent­lichte Schrei­ben des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums (BMF) und des Bun­des­amts für Si­cher­heit in der In­for­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) lau­fend kon­kre­ti­siert und ver­schärft (bspw. Kas­sen­si­che­rungs­ver­ord­nung (Kas­sen­SichV)).

Ziel die­ser Ver­schärfung ist es, di­gi­ta­len Ma­ni­pu­la­tio­nen an Kas­sen­sys­te­men noch in­ten­si­ver vor­beu­gen zu können. Um den Über­blick über die An­for­de­run­gen zu be­hal­ten, ha­ben wir die be­trof­fe­nen Kas­sen­sys­teme so­wie eine Check­liste mit den wich­tigs­ten Punk­ten, zu­sam­men­ge­stellt:

Was gilt für welches Kassensystem

Die Art der Kas­senführung darf frei gewählt wer­den, da der Ge­setz­ge­ber keine spe­zi­fi­sche Form des Kas­sen­sys­tems vor­schreibt. Folg­lich ist die Ver­wen­dung ei­ner of­fe­nen La­den­kasse in Kom­bi­na­tion mit einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem ebenso steu­er­recht­lich zulässig, wie die Ver­wen­dung ei­ner ein­zel­nen of­fe­nen La­den­kasse.

Es gibt vier Ar­ten von ak­tu­ell gängi­gen Kas­sen­sys­te­men:

  • Of­fene La­den­kas­sen
  • Elek­tro­ni­sche Re­gis­trier­kas­sen
  • PC-Kas­sen und
  • Point Of Sale (POS)-Kas­sen.

Je­des die­ser Kas­sen­sys­teme ist recht­lich ent­we­der als den of­fe­nen La­den­kas­sen oder den elek­tro­ni­schen Kas­sen zu­gehörig ein­zu­stu­fen.

Offene Ladenkassen

Die Ge­schäfts­vorfälle of­fe­ner La­den­kas­sen müssen durch ein tägli­ches Kas­sen­sturz­pro­to­koll in Form von fort­lau­fen­den durch­num­me­rier­ten Kas­sen­be­rich­ten bei Bar­ein­nah­men von un­ter 15.000 Euro pro Vor­gang (zukünf­tig vor­aus­sicht­lich 10.000 Euro) do­ku­men­tiert wer­den. Eine Zähl­liste (Art und An­zahl der Münzen und Scheine) ist im Hin­blick auf die Be­triebsprüfung an­zu­ra­ten, aber keine Pflicht. Es ist so­mit wei­ter­hin möglich, eine of­fene La­den­kasse zu führen. Wir emp­feh­len für die­sen Fall die Einführung ei­ner Zähl­liste.

Elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, POS-Kassen

Dem­ge­genüber sind elek­tro­ni­sche Kas­sen (elek­tro­ni­sche Re­gis­trier­kas­sen, PC-Kas­sen und POS-Kas­sen) durch die in elek­tro­ni­scher Form an­ge­leg­ten Ein­zel­auf­zeich­nun­gen un­verzüglich les­bar so­wie ma­schi­nell aus­wert­bar. Ab ei­ner im Jahr 2020 an­zu­wen­den­den Neu­re­ge­lung, benöti­gen Un­ter­neh­men eine vom BSI zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Si­cher­heits­ein­rich­tung. Diese be­steht aus einem Si­cher­heits­mo­dul, einem Spei­cher­me­dium und ei­ner di­gi­ta­len Schnitt­stelle. Durch die Einführung sol­cher Si­cher­heitsmaßnah­men wer­den die Kas­sen­ein­nah­men mit Be­ginn des Auf­zeich­nungs­vor­gangs do­ku­men­tiert und können an­schließend nicht mehr an­onym verändert wer­den.

Mo­men­tan ar­bei­ten die Kas­sen­her­stel­ler mit Hoch­druck an der tech­ni­schen Um­set­zung. Al­ler­dings muss Stand heute be­zwei­felt wer­den, dass bis Jah­res­ende alle Her­stel­ler für alle ihre Sys­teme tech­ni­sch in der Lage sein wer­den, eine ent­spre­chende Si­cher­heits­ein­rich­tung an­zu­bie­ten, da die tech­ni­schen Spe­zi­fi­ka­tio­nen durch das BSI erst Ende De­zem­ber 2018, die Test­spe­zi­fi­ka­tio­nen so­gar erst im Mai 2019 veröff­ent­licht wur­den.

Darüber hin­aus muss die Tech­nik auf alle Kas­sen vor Ort aus­ge­rollt wer­den. Auch hier ist ab­seh­bar, dass keine aus­rei­chen­den Res­sour­cen zur Verfügung ste­hen wer­den.

Un­ter be­stimm­ten Umständen gibt es eine Aus­nah­me­re­ge­lung bis zum 31.12.2022. Al­ler­dings greift diese nur, wenn „bau­art­be­dingt“ eine Aufrüstung der elek­tro­ni­schen Kasse nicht möglich ist. Da die ers­ten am Markt vor­han­de­nen Si­che­rungs­ein­rich­tun­gen sich je­doch ne­ben Netz­werk­an­schlüssen auch USB- bzw. SD-Kar­ten-An­schlüssen be­die­nen, bleibt zu be­zwei­feln, dass es viele Kas­sen­sys­teme ge­ben wird, die nicht an eine Si­che­rungs­ein­rich­tung an­ge­schlos­sen wer­den können. Die Ar­gu­men­ta­tion man­cher Kas­sen­her­stel­ler auf­grund der­zeit noch feh­len­der Soft­warelösun­gen eine sol­che bau­art­be­dingte feh­lende Aufrüstbar­keit zu be­ja­hen, ist un­se­res Er­ach­tens sehr kri­ti­sch zu se­hen, da die Pro­bleme re­gelmäßig über Soft­ware­up­dates lösbar wären.

Mo­men­tan gibt es al­ler­dings sei­tens der In­ter­es­sen­verbände meh­rere In­itia­ti­ven, eine Überg­angs­re­ge­lung bis Sep­tem­ber 2020 zu er­rei­chen. Er­ste Ge­spräche mit dem BMF sind schon er­folgt. Auch wenn mo­men­tan die Chan­cen für eine Ver­schie­bung u.E. re­la­tiv hoch sind, emp­feh­len wir - so­weit nicht be­reits ge­sche­hen - drin­gend mit Ih­ren Kas­sen­her­stel­lern in Ver­bin­dung zu tre­ten. Selbst bei ei­ner Ver­schie­bung be­steht ein nur be­grenzte Überg­angs­frist.

Checkliste Kassensysteme

Ordnungsmäßigkeit

  • Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht:
    • Bei Ver­wen­dung von elek­tro­ni­schen Kas­sen muss je­der ein­zelne Ge­schäfts­vor­fall un­mit­tel­bar nach sei­nem Ab­schluss und in einem Um­fang auf­ge­zeich­net wer­den, da­mit einem sach­verständi­gen Drit­ten in an­ge­mes­se­ner Zeit eine lücken­lose Überprüfung hin­sicht­lich sei­ner Grund­la­gen, sei­nem In­halt, der Ent­ste­hung, der Ab­wick­lung und der Be­deu­tung für den Be­trieb ermöglicht wird.
    • Bei Bar­ge­schäften wird bis­her von der Fi­nanz­ver­wal­tung nicht be­an­stan­det, wenn bei Zah­lun­gen bis zu 15.000 Euro (zukünf­tig vor­aus­sicht­lich 10.000 Euro) auf die Auf­zeich­nung des Na­mens des Ver­trags­part­ners ver­zich­tet wird.

  • Nach­voll­zieh­bar­keit:
    Für die Kas­sen­pro­zesse muss eine aus­sa­gekräftige Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion vor­lie­gen. Sie be­steht in der Re­gel aus fol­gen­den Be­stand­tei­len:

    • all­ge­mei­nen Be­schrei­bung
    • An­wen­der­do­ku­men­ta­tion
    • tech­ni­sche Sys­tem­do­ku­men­ta­tion
    • Be­triebs­do­ku­men­ta­tion
    • Do­ku­men­ta­tion des ein­ge­rich­te­ten in­ter­nen Kon­troll­sys­tems.

    Der­zeit lie­gen bei den Un­ter­neh­men in vie­len Fällen nur ru­di­mentäre Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen vor. In Be­triebsprüfun­gen so­wie der neuen Kas­sen­nach­schau wird zu Be­ginn der Prüfun­gen je­doch ver­mehrt nach ent­spre­chen­den Do­ku­men­ta­tio­nen ge­fragt. Wir emp­feh­len des­halb drin­gend, die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen für die Kas­sen­sys­teme zu überprüfen.

  • Un­veränder­bar­keit:
    • Da­ten dürfen ohne Kennt­lich­ma­chung nicht über­schrie­ben, gelöscht oder verfälscht wer­den. Dies be­trifft ne­ben den Be­leg­da­ten auch die Stamm­da­ten (z. B. Ar­ti­kel­stamm­da­ten) bzw. die Steue­rungs­da­ten (Um­satz­steuer-Schlüssel).
    • Die Da­ten sind während der ge­setz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflicht auf­zu­be­wah­ren. Diese liegt re­gelmäßig bei zehn Jah­ren, al­ler­dings be­ginnt die Frist mit Ab­lauf des Jah­res der letz­ten Ände­rung, so dass tatsäch­lich eine Auf­be­wah­rung bis zu 12 Jah­ren er­for­der­lich ist.

    Teil­weise wer­den nach wie vor die Kas­sen­da­ten nur auf flüch­ti­gen Spei­cher­me­dien, z. B. USB-Sticks oder SD-Kar­ten, ge­spei­chert. Dies erfüllt die An­for­de­rung an die Un­veränder­bar­keit nicht. Dies gilt in al­ler Re­gel auch für die Auf­be­wah­rung auf nor­ma­len File­ser­vern oder Cloud­spei­chern.

  • Be­le­gab­ga­be­pflicht:
    • Be­lege sind dem Empfänger un­mit­tel­bar im An­schluss an eine Trans­ak­tion aus­zu­stel­len. Eine An­nah­me­pflicht für den Kun­den be­steht nicht.
    • Mit Zu­stim­mung des Empfängers kann der Be­leg auch di­gi­tal aus­ge­ge­ben wer­den.
    • So­fern der Ver­kauf von Wa­ren an eine Viel­zahl von nicht be­kann­ten Per­so­nen er­folgt, kann die Fi­nanz­behörde eine (wi­der­ruf­bare) Be­frei­ung von der Be­leg­aus­ga­be­pflicht aus­spre­chen.

  • Min­des­tin­halt von Be­le­gen:
    • Zeit­punkt für Vor­gangs­be­ginn und -ende, bzw. Vor­gangs­ab­bruch
    • ein­deu­tige und fort­lau­fende Trans­ak­ti­ons­num­mer
    • vollständi­ger Name und An­schrift des leis­ten­den Un­ter­neh­mers
    • Da­tum der Be­leg­aus­stel­lung
    • Menge und Art der ge­lie­fer­ten Ge­genstände/Um­fang und Art der sons­ti­gen Leis­tun­gen
    • Ent­gelt und dar­auf ent­fal­len­der Steu­er­be­trag in ei­ner Summe
    • Steu­er­satz (oder Hin­weis auf Be­frei­ung)
    • Se­ri­en­num­mer des Auf­zeich­nungs­sys­tems – oder des Si­cher­heits­mo­duls

  • Z-Bons:
    • Das Fi­nanz­amt ver­langt zu­dem die Er­stel­lung von Z-Bons. Diese ent­hal­ten alle Brutto-Ein­nah­men (in­klu­sive Steu­er­satz), Storno, Preis­nachlässe, Ent­nah­men und die An­gabe Null­stel­lungszähler.

Schutz vor Manipulation

  • Tech­ni­sche Si­cher­heits­ein­rich­tung (ab 1.1.2020):
    • Jede selbstständig ar­bei­tende Kasse benötigt eine ei­gene Si­cher­heits­ein­rich­tung.
    • Mo­men­tan ist da­von aus­zu­ge­hen, dass jede Kasse, die über eine Offlin­efunk­tio­na­lität verfügt, als selbstständig ar­bei­tende Kasse zu be­trach­ten ist.

  • Mel­de­pflicht:
    • In­ner­halb ei­nes Mo­nats nach An­schaf­fung oder Außer­be­trieb­nahme ei­nes elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems muss dies dem zuständi­gen Fi­nanz­amt ge­mel­det wer­den.
    • Sys­teme mit einem An­schaf­fungs­zeit­punkt vor dem 1.1.2020 müssen bis 31.1.2020 ge­mel­det wer­den.

Zugriff der Finanzverwaltung

  • Während der ge­sam­ten Auf­be­wah­rungs­zeit muss der di­gi­tale Zu­griff durch die Fi­nanz­ver­wal­tung si­cher­ge­stellt wer­den. Die Be­triebsprüfung kann da­bei nach ei­ge­nem Er­mes­sen zwi­schen meh­re­ren Möglich­kei­ten wählen:
    • un­mit­tel­ba­rer Da­ten­zu­griff (Be­triebsprüfer hat Le­se­zu­gang zum Kas­sen­sys­tem)
    • mit­tel­ba­rer Zu­griff (Aus­wer­tung durch Man­dant auf Ba­sis von Vor­ga­ben des Be­triebsprüfers)
    • Da­tenträgerüber­las­sung (Da­ten­ex­port al­ler re­le­van­ten Da­ten in aus­wert­ba­rer Form)

Kassennachschau

  • Bei der Kas­sen­nach­schau han­delt es sich um ein ei­genständi­ges Ver­fah­ren zur zeit­na­hen Prüfung der Ord­nungsmäßig­keit der Kas­sen­auf­zeich­nung und der ord­nungs­gemäßen Über­nahme in die Buchführung. Die Kas­sen­nach­schau er­folgt un­an­gekündigt und ist for­mal keine Außenprüfung im Sinne § 193 AO. Bei Fest­stel­lung von Mängeln ist aber der Überg­ang zu ei­ner Außenprüfung ohne vor­he­rige Prüfungs­an­ord­nung möglich.
  • Im Rah­men der Kas­sen­nach­schau dürfen Amtsträger während der übli­chen Ge­schäfts­zei­ten bzw. auch außer­halb, so­fern im Un­ter­neh­men ge­ar­bei­tet wird, die Ge­schäftsräume be­tre­ten und Per­so­nen mit Zu­griffs- und Be­nut­zer­rech­ten des Kas­sen­sys­tems zur Mit­wir­kung auf­for­dern, in­so­fern be­steht eine Mit­wir­kungs­pflicht. Der Prüfer kann einen Kas­sen­sturz so­wie einen Da­ten­zu­griff ver­lan­gen. Ins­be­son­dere im Fi­li­al­be­reich emp­feh­len wir, die Mit­ar­bei­ter zu schu­len und ent­spre­chende Ver­hal­tens­re­geln im Falle der Kas­sen­nach­schau vor­zu­ge­ben. Ein Mus­ter kann bei uns an­ge­for­dert wer­den.
nach oben