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Finale Fassung des BMF-Schreibens zu den GoBD

Die Finanzverwaltung führt mit den neuen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die Vorgaben an elektronisch geführte Aufzeichnungen zusammen und klärt dabei einige bisher bestehende Zweifelsfragen.

Mit Sch­rei­ben vom 14.11.2014 (Az. IV A 4 - S 0316/13/10003) ver­öf­f­ent­lichte das BMF die finale Fas­sung der GoBD, die für Ver­an­la­gungs­zei­träume gel­ten, die nach dem 31.12.2014 begin­nen.

Beson­ders hin­zu­wei­sen ist auf eine Rege­lung, wonach elek­tro­nisch ers­tellte und in Papier­form abge­sandte Han­dels- und Geschäfts­briefe nur in Papier­form auf­be­wahrt wer­den dür­fen, wenn eine elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung nicht zumut­bar ist.  Sofern Briefe in elek­tro­ni­scher Form, etwa in einem File-Sys­tem, gespei­chert wer­den, ist die elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung zumut­bar. Ein­ge­hende elek­tro­ni­sche Han­dels- oder Geschäfts­briefe und Buchungs­be­lege müs­sen in dem For­mat auf­be­wahrt wer­den, in dem sie emp­fan­gen wur­den (etwa als PDF-Doku­ment). Aus­nahms­weise ist die Umwand­lung in ein ande­res For­mat zuläs­sig, wenn die maschi­nelle Aus­wert­bar­keit dadurch nicht ein­ge­schränkt und keine inhalt­li­che Ver­än­de­rung vor­ge­nom­men wird.

Dient eine E-Mail ledig­lich als „Trans­port­mit­tel“, etwa für ange­hängte elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, und ent­hält sie dar­über hin­aus keine wei­ter­ge­hen­den auf­be­wah­rungspf­lich­ti­gen Infor­ma­tio­nen, ist sie - gleich einem Papier­brief­um­schlag - nicht auf­be­wah­rungspf­lich­tig.

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