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Finale Fassung des BMF-Schreibens zu den GoBD

Die Fi­nanz­ver­wal­tung führt mit den neuen Grundsätzen zur ord­nungs­gemäßen Führung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD) die Vor­ga­ben an elek­tro­ni­sch geführte Auf­zeich­nun­gen zu­sam­men und klärt da­bei ei­nige bis­her be­ste­hende Zwei­fels­fra­gen.

Mit Schrei­ben vom 14.11.2014 (Az. IV A 4 - S 0316/13/10003) veröff­ent­lichte das BMF die fi­nale Fas­sung der GoBD, die für Ver­an­la­gungs­zeiträume gel­ten, die nach dem 31.12.2014 be­gin­nen.

Be­son­ders hin­zu­wei­sen ist auf eine Re­ge­lung, wo­nach elek­tro­ni­sch er­stellte und in Pa­pier­form ab­ge­sandte Han­dels- und Ge­schäfts­briefe nur in Pa­pier­form auf­be­wahrt wer­den dürfen, wenn eine elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung nicht zu­mut­bar ist.  So­fern Briefe in elek­tro­ni­scher Form, etwa in einem File-Sys­tem, ge­spei­chert wer­den, ist die elek­tro­ni­sche Auf­be­wah­rung zu­mut­bar. Ein­ge­hende elek­tro­ni­sche Han­dels- oder Ge­schäfts­briefe und Bu­chungs­be­lege müssen in dem For­mat auf­be­wahrt wer­den, in dem sie emp­fan­gen wur­den (etwa als PDF-Do­ku­ment). Aus­nahms­weise ist die Um­wand­lung in ein an­de­res For­mat zulässig, wenn die ma­schi­nelle Aus­wert­bar­keit da­durch nicht ein­ge­schränkt und keine in­halt­li­che Verände­rung vor­ge­nom­men wird.

Dient eine E-Mail le­dig­lich als „Trans­port­mit­tel“, etwa für an­gehängte elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, und enthält sie darüber hin­aus keine wei­ter­ge­hen­den auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen In­for­ma­tio­nen, ist sie - gleich einem Pa­pier­brief­um­schlag - nicht auf­be­wah­rungs­pflich­tig.

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