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Compliance im Mittelstand - Pflicht oder Kür?

Sie­mens, Volks­wa­gen, ADAC und Tele­kom. Vier große Unter­neh­men, die wegen Com­p­li­ance-Ver­stö­ßen mit dra­ma­ti­schen Fol­gen zu kämp­fen haben. Der Begriff „Com­p­li­an­ce“ ist ein oft und gern genutz­ter Begriff, der ins­be­son­dere mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men drin­gen­den Hand­lungs­be­darf  nahe legt. Doch was bedeu­tet „Com­p­li­an­ce“ eigent­lich? Betrifft Com­p­li­ance nur Groß­kon­zerne oder sollte sich auch der Mit­tel­stand damit beschäf­ti­gen und kön­nen die Kon­zepte der Gro­ßen eins zu eins auf die­sen über­tra­gen wer­den?

© Thinkstock

Com­p­li­ance bedeu­tet im engen Sinn die Ein­hal­tung von Gesetz und Recht durch das Unter­neh­men und seine Mit­ar­bei­ter. Das dürfte für jedes Unter­neh­men eine Selbst­ver­ständ­lich­keit sein. Com­p­li­ance als Auf­gabe der Unter­neh­mens­füh­rung umfasst indes sämt­li­che Unter­neh­men­s­pro­zesse, durch die lega­les Han­deln sicher­ge­s­tellt wird. Hierzu die­nen ins­be­son­dere Com­p­li­ance-Richt­li­nien. Viele Unter­neh­men erwei­tern ihre Com­p­li­ance-Richt­li­nien um unter­neh­mens­in­terne Rege­lun­gen und gesell­schaft­li­che Ver­hal­tens­ko­di­zes, die in ers­ter Linie für die Mit­ar­bei­ter gel­ten sol­len. Bewusste Ver­stöße gegen Gesetze wer­den durch Com­p­li­ance-Maß­nah­men aber nicht voll­stän­dig unter­bun­den wer­den kön­nen. Sie hel­fen aller­dings, Haf­tungs­ri­si­ken auf der Ebene der Füh­rungs­ver­ant­wort­li­chen zu ver­mei­den, die dann kein sog. Orga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den trifft.

Doch wie viel Com­p­li­ance ist erfor­der­lich? Bör­sen­no­tier­ten Unter­neh­men sch­reibt der Deut­sche Cor­po­rate Gover­nance Kodex ein wirk­sa­mes Com­p­li­ance Mana­ge­ment Sys­tem vor. Mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ver­fü­gen in der Regel über weni­ger aus­ge­prägte Über­wa­chungs­sys­teme. Sie soll­ten sich daher die Frage stel­len, wel­ches Ziel sie mit der Ein­füh­rung von Com­p­li­ance-Richt­li­nien ver­fol­gen möch­ten: Ist es die reine Ver­mei­dung gesetz­li­cher Ver­stöße bzw. von Haf­tungs­ri­si­ken? Meist wird mit der Ein­füh­rung von Com­p­li­ance-Richt­li­nien weit mehr bezweckt. Ange­sichts der zahl­rei­chen Affä­ren ist das gesell­schaft­li­che Bewusst­sein für Geset­zes­ver­stöße durch Unter­neh­men ges­tie­gen. Die damit ein­her­ge­hen­den Ima­ge­schä­den sind teil­weise erheb­lich. Umge­kehrt kann ein vor­bild­li­cher Umgang mit Com­p­li­ance das Image eines Unter­neh­mens deut­lich ver­bes­sern.

Zudem ver­lan­gen immer mehr große Unter­neh­men von ihren Ver­trag­s­part­nern die Imp­le­men­tie­rung von Com­p­li­ance-Richt­li­nien.  Dabei braucht der Mit­tel­stand nicht immer Nach­hilfe in Sachen Com­p­li­ance an sich, ver­hält er sich doch recht­st­reu. Nach­hol­be­darf besteht hin­ge­gen hin­sicht­lich der Doku­men­ta­tion und des Nach­wei­ses, dass die Richt­li­nien ein­ge­hal­ten wer­den. Der Mit­tel­stand scheut oft­mals den Kos­ten- und Zeit­auf­wand, der­ar­tige Nach­weis­struk­tu­ren ein­zu­füh­ren. Mit geziel­ter, auf die indi­vi­du­el­len Abläufe des Unter­neh­mens abge­stimm­ter Bera­tung steht die­ser jedoch meist in einem posi­ti­ven Kos­ten-Nut­zen-Ver­hält­nis. Es gilt, die Balance zwi­schen erfor­der­li­chen Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren und einer Über­re­gu­lie­rung zu wah­ren. Stan­dar­di­sierte Com­p­li­ance-Struk­tu­ren sind fehl am Platze. Viel­mehr ist bedarfs­ge­recht zu ana­ly­sie­ren, wo Risi­ken beste­hen und wie ihnen begeg­net wer­den kann. Kei­nes­wegs sollte Com­p­li­ance dabei als Last emp­fun­den wer­den, denn es bie­ten sich auch Chan­cen: Klare Struk­tu­ren sor­gen für mehr Tran­s­pa­renz und Effi­zi­enz im Unter­neh­men.

Com­p­li­ance-Risi­ken lau­ern übe­rall: Im Ein­kauf und Ver­trieb durch Kor­rup­tion und wett­be­werbs­wid­ri­ges Ver­hal­ten, in der Per­so­nal­ab­tei­lung durch Min­dest­lohn und Schein­selbst­stän­dig­keit, durch Daten­schutz­vor­schrif­ten, Pro­dukt­si­cher­heit– und Arbeits­schutz­re­ge­lun­gen etc.

Ein erheb­li­cher Risi­kobe­reich stellt auch das Steu­er­recht dar. Eine Steu­er­ab­tei­lung muss heut­zu­tage mit erhöh­ten Mit­wir­kungspf­lich­ten - gerade bei Aus­lands­sach­ver­hal­ten - kämp­fen und sich ins­be­son­dere im Bereich der Umsatz­steuer Quer­schnitts­the­men bewusst sein. Hinzu kommt, dass die Finanz­ver­wal­tung hat bei der Betriebs­prü­fung und Steu­er­fahn­dung per­so­nell und tech­nisch auf­ge­rüs­tet hat.

Auch die Rech­nungs­le­gung sollte ange­sichts der Haf­tungs­ri­si­ken für Organ­mit­g­lie­der und lei­tende Ange­s­tellte unter Com­p­li­ance-Gesichts­punk­ten auf­ge­setzt wer­den. Hier kön­nen Wirt­schafts­prü­fer unter­stüt­zen, um Richt­li­nien, Metho­den und Maß­nah­men zu imp­le­men­tie­ren. Die Acco­un­ting-Com­p­li­ance hilft auch dabei, Unter­schla­gun­gen, Ver­mö­gens­schä­d­i­gun­gen und Geld­wä­sche zu ver­mei­den.

Wesent­lich ist, dass die unter­neh­mens­re­le­van­ten Com­p­li­ance-Ziele im Sinne einer Com­p­li­ance-Kul­tur defi­niert und ansch­lie­ßend von der Füh­rungs­e­bene „gelebt“ wer­den. Ebner Stolz kann hier­bei in zahl­rei­chen Berei­chen unter­stüt­zen und nach einer Risi­ko­ana­lyse ent­sp­re­chende Richt­li­nien, Pro­zesse und Kon­troll­in­stan­zen imp­le­men­tie­ren sowie die Mit­ar­bei­ter schu­len. Schritt­weise kann dann die Umset­zung modu­lar anhand der prio­ri­sier­ten Risi­ken erfol­gen. Dadurch bekom­men Unter­neh­men ihre Risi­ken in den Griff und schaf­fen mit sau­be­ren Struk­tu­ren einen deut­li­chen Mehr­wert.

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