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Compliance im Mittelstand - Pflicht oder Kür?

Sie­mens, Volks­wa­gen, ADAC und Te­le­kom. Vier große Un­ter­neh­men, die we­gen Com­pli­ance-Verstößen mit dra­ma­ti­schen Fol­gen zu kämp­fen ha­ben. Der Be­griff „Com­pli­ance“ ist ein oft und gern ge­nutz­ter Be­griff, der ins­be­son­dere mit­telständi­schen Un­ter­neh­men drin­gen­den Hand­lungs­be­darf  nahe legt. Doch was be­deu­tet „Com­pli­ance“ ei­gent­lich? Be­trifft Com­pli­ance nur Großkon­zerne oder sollte sich auch der Mit­tel­stand da­mit be­schäfti­gen und können die Kon­zepte der Großen eins zu eins auf die­sen über­tra­gen wer­den?

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Com­pli­ance be­deu­tet im en­gen Sinn die Ein­hal­tung von Ge­setz und Recht durch das Un­ter­neh­men und seine Mit­ar­bei­ter. Das dürfte für je­des Un­ter­neh­men eine Selbst­verständ­lich­keit sein. Com­pli­ance als Auf­gabe der Un­ter­neh­mensführung um­fasst in­des sämt­li­che Un­ter­neh­mens­pro­zesse, durch die le­ga­les Han­deln si­cher­ge­stellt wird. Hierzu die­nen ins­be­son­dere Com­pli­ance-Richt­li­nien. Viele Un­ter­neh­men er­wei­tern ihre Com­pli­ance-Richt­li­nien um un­ter­neh­mens­in­terne Re­ge­lun­gen und ge­sell­schaft­li­che Ver­hal­tens­ko­di­zes, die in ers­ter Li­nie für die Mit­ar­bei­ter gel­ten sol­len. Be­wusste Verstöße ge­gen Ge­setze wer­den durch Com­pli­ance-Maßnah­men aber nicht vollständig un­ter­bun­den wer­den können. Sie hel­fen al­ler­dings, Haf­tungs­ri­si­ken auf der Ebene der Führungs­ver­ant­wort­li­chen zu ver­mei­den, die dann kein sog. Or­ga­ni­sa­ti­ons­ver­schul­den trifft.

Doch wie viel Com­pli­ance ist er­for­der­lich? Börsen­no­tier­ten Un­ter­neh­men schreibt der Deut­sche Cor­po­rate Go­ver­nance Ko­dex ein wirk­sa­mes Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem vor. Mit­telständi­sche Un­ter­neh­men verfügen in der Re­gel über we­ni­ger aus­geprägte Über­wa­chungs­sys­teme. Sie soll­ten sich da­her die Frage stel­len, wel­ches Ziel sie mit der Einführung von Com­pli­ance-Richt­li­nien ver­fol­gen möch­ten: Ist es die reine Ver­mei­dung ge­setz­li­cher Verstöße bzw. von Haf­tungs­ri­si­ken? Meist wird mit der Einführung von Com­pli­ance-Richt­li­nien weit mehr be­zweckt. An­ge­sichts der zahl­rei­chen Affären ist das ge­sell­schaft­li­che Be­wusst­sein für Ge­set­zes­verstöße durch Un­ter­neh­men ge­stie­gen. Die da­mit ein­her­ge­hen­den Image­schäden sind teil­weise er­heb­lich. Um­ge­kehrt kann ein vor­bild­li­cher Um­gang mit Com­pli­ance das Image ei­nes Un­ter­neh­mens deut­lich ver­bes­sern.

Zu­dem ver­lan­gen im­mer mehr große Un­ter­neh­men von ih­ren Ver­trags­part­nern die Im­ple­men­tie­rung von Com­pli­ance-Richt­li­nien.  Da­bei braucht der Mit­tel­stand nicht im­mer Nach­hilfe in Sa­chen Com­pli­ance an sich, verhält er sich doch recht­streu. Nach­hol­be­darf be­steht hin­ge­gen hin­sicht­lich der Do­ku­men­ta­tion und des Nach­wei­ses, dass die Richt­li­nien ein­ge­hal­ten wer­den. Der Mit­tel­stand scheut oft­mals den Kos­ten- und Zeit­auf­wand, der­ar­tige Nach­weis­struk­tu­ren ein­zuführen. Mit ge­ziel­ter, auf die in­di­vi­du­el­len Abläufe des Un­ter­neh­mens ab­ge­stimm­ter Be­ra­tung steht die­ser je­doch meist in einem po­si­ti­ven Kos­ten-Nut­zen-Verhält­nis. Es gilt, die Ba­lance zwi­schen er­for­der­li­chen Or­ga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren und ei­ner Über­re­gu­lie­rung zu wah­ren. Stan­dar­di­sierte Com­pli­ance-Struk­tu­ren sind fehl am Platze. Viel­mehr ist be­darfs­ge­recht zu ana­ly­sie­ren, wo Ri­si­ken be­ste­hen und wie ih­nen be­geg­net wer­den kann. Kei­nes­wegs sollte Com­pli­ance da­bei als Last emp­fun­den wer­den, denn es bie­ten sich auch Chan­cen: Klare Struk­tu­ren sor­gen für mehr Trans­pa­renz und Ef­fi­zi­enz im Un­ter­neh­men.

Com­pli­ance-Ri­si­ken lau­ern übe­rall: Im Ein­kauf und Ver­trieb durch Kor­rup­tion und wett­be­werbs­wid­ri­ges Ver­hal­ten, in der Per­so­nal­ab­tei­lung durch Min­dest­lohn und Schein­selbstständig­keit, durch Da­ten­schutz­vor­schrif­ten, Pro­dukt­si­cher­heit– und Ar­beits­schutz­re­ge­lun­gen etc.

Ein er­heb­li­cher Ri­si­ko­be­reich stellt auch das Steu­er­recht dar. Eine Steu­er­ab­tei­lung muss heut­zu­tage mit erhöhten Mit­wir­kungs­pflich­ten - ge­rade bei Aus­landssach­ver­hal­ten - kämp­fen und sich ins­be­son­dere im Be­reich der Um­satz­steuer Quer­schnitts­the­men be­wusst sein. Hinzu kommt, dass die Fi­nanz­ver­wal­tung hat bei der Be­triebsprüfung und Steu­er­fahn­dung per­so­nell und tech­ni­sch auf­gerüstet hat.

Auch die Rech­nungs­le­gung sollte an­ge­sichts der Haf­tungs­ri­si­ken für Or­gan­mit­glie­der und lei­tende An­ge­stellte un­ter Com­pli­ance-Ge­sichts­punk­ten auf­ge­setzt wer­den. Hier können Wirt­schaftsprüfer un­terstützen, um Richt­li­nien, Me­tho­den und Maßnah­men zu im­ple­men­tie­ren. Die Ac­coun­ting-Com­pli­ance hilft auch da­bei, Un­ter­schla­gun­gen, Vermögens­schädi­gun­gen und Geldwäsche zu ver­mei­den.

We­sent­lich ist, dass die un­ter­neh­mens­re­le­van­ten Com­pli­ance-Ziele im Sinne ei­ner Com­pli­ance-Kul­tur de­fi­niert und an­schließend von der Führungs­ebene „ge­lebt“ wer­den. Eb­ner Stolz kann hier­bei in zahl­rei­chen Be­rei­chen un­terstützen und nach ei­ner Ri­si­ko­ana­lyse ent­spre­chende Richt­li­nien, Pro­zesse und Kon­troll­in­stan­zen im­ple­men­tie­ren so­wie die Mit­ar­bei­ter schu­len. Schritt­weise kann dann die Um­set­zung mo­du­lar an­hand der prio­ri­sier­ten Ri­si­ken er­fol­gen. Da­durch be­kom­men Un­ter­neh­men ihre Ri­si­ken in den Griff und schaf­fen mit sau­be­ren Struk­tu­ren einen deut­li­chen Mehr­wert.

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