Arbeitgeberleistungen sind seit 1.1.2019 nach § 3 Nr. 15 EStG steuerbefreit, wenn sie gewährt werden
- für Fahrten des Arbeitnehmers mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (Personenfernverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
- für alle Fahrten des Arbeitnehmers im öffentlichen Personennahverkehr (inkl. Privatfahrten)
Unter die Steuerbefreiung fallen unentgeltlich oder verbilligt überlassene Fahrberechtigungen (Sachbezüge) sowie Zuschüsse (Barlohn) des Arbeitgebers zu den vom Arbeitnehmer erworbenen Fahrausweisen. Die Steuerbefreiung gilt somit nicht, wenn die Arbeitgeberleistungen unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn oder durch dessen Umwandlung gewährt werden (Gehaltsumwandlung).
Das BMF hat zu dieser Steuerbefreiungsvorschrift mit Schreiben vom 15.8.2019 (Az. IV C 5 - S 2342/19/10007 :001, DStR 2019, S. 1814) Stellung genommen. Danach kommt die Steuerfreiheit der Arbeitgeberleistungen für Fahrten des Arbeitnehmers mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Personenfernverkehr nur für Arbeitnehmer in Betracht, die sich in einem aktiven Beschäftigungsverhältnis befinden sowie für die beim Entleiher beschäftigten Leiharbeitnehmer. Bei Arbeitgeberleistungen für den Personennahverkehr gilt die Steuerfreiheit hingegen für alle Arbeitnehmer oder Leiharbeiter.
Klarstellend wird zudem festgelegt, dass zum Personenfernverkehr (öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr) die Fernzüge der Deutschen Bahn (IC, ICE, EC), Fernbusse auf festgelegten Linien und mit festgelegten Haltepunkten sowie vergleichbare Hochgeschwindigkeitszüge und schnellfahrende Züge anderer Anbieter (z.B. Thales, TGV) gehören. Zum öffentlichen Personennahverkehr gehört demgegenüber die Beförderung von Personen im Stadt-, Vorort- oder Regionalverkehr. Nicht unter die Steuerbefreiung fallen Verkehrsmittel für konkrete Anlässe (z.B. gemietete Busse oder Bahnen), Taxen im Gelegenheitsverkehr, die nicht auf konzessionierten Linien und Routen fahren, und Luftverkehr.
Begünstigt sind insbesondere Einzel- und Mehrfahrtenfahrscheine, Zeitkarten (Monats-, Jahrestickets, Bahncard 100) oder aber auch Ermäßigungskarten, wie z.B. die Bahncard 25. Die Arbeitgeberleistungen müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden.
Im Hinblick auf eine gemischte Nutzung von Fahrberechtigungen (Nutzung der Fahrberechtigungen für Auswärtstätigkeiten, Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für Privatfahrten) sind die Privatfahrten im Personennahverkehr, nicht jedoch die Privatfahrten im Personenfernverkehr, begünstigt. Sofern die Fahrberechtigung nur auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt, ist die private Nutzung jedoch unbeachtlich. Bei gemischter Nutzung von Fahrberechtigungen (z.B. bei Jahrestickets oder Bahn Cards) ist anhand einer Prognoseberechnung zu prüfen, ob die Fahrberechtigung bereits bei Hingabe in voller Höhe steuerbefreit ist oder ob teilweise steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt.
Hinweis
Anhand verschiedener Beispiele erläutert die Finanzverwaltung, wie diese Prognoseberechnung zu erfolgen hat und erläutert auch, dass bei unvorhersehbaren Gründen (z.B. Krankheit) keine Korrektur der Prognoseberechnung zu erfolgen hat. Sofern auf die Prognoseberechnung verzichtet wird, stellen die Arbeitgeberleistungen durch Überlassung der Fahrberechtigung zunächst in voller Höhe steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Die ersparten Kosten für z. B. vorliegende Auswärtstätigkeiten bzw. für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind am Ende des Kalenderjahres als Korrekturbetrag beim steuerpflichtigen Arbeitslohn mindernd (maximal bis zum Betrag des steuerpflichtigen Arbeitslohns) zu berücksichtigen.
Die steuerfreien Arbeitgeberleistungen mindern den als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag. Der Wert der Arbeitgeberleistung kann aus Vereinfachungsgründen einschließlich der Umsatzsteuer ermittelt werden. Dabei erfolgt eine Minderung maximal auf einen Betrag von 0 Euro und ist unabhängig von der tatsächlichen Nutzung vorzunehmen. Eine Minderung erfolgt nur dann nicht, wenn der Arbeitnehmer auf die Fahrberechtigung verzichtet.
Grundsätzlich muss die steuerbefreite Leistung individuell für jeden Arbeitnehmer ermittelt, im Lohnkonto aufgezeichnet und in der Lohnsteuerbescheinigung Zeile 17 bescheinigt werden. Zudem ist darauf zu achten, dass insbesondere bei steuerfreien Zuschüssen des Arbeitgebers der entsprechende Nachweis hierüber geführt wird, d. h. der Arbeitnehmer sollte dem Lohnbüro die entsprechenden Fahrausweise vorlegen.
Bei einem Angebot gleichartiger Fahrberechtigungen für alle Arbeitnehmer können aus Vereinfachungsgründen zur Ermittlung des Minderungsbetrags für den einzelnen Arbeitnehmer die Gesamtaufwendungen einschließlich Umsatzsteuer nach gleichen Anteilen auf die Anzahl aller Arbeitnehmer (unabhängig davon, wie viele Arbeitnehmer die Fahrberechtigung tatsächlich annehmen) aufgeteilt werden.
Dieses BMF-Schreiben ist ab dem 1.1.2019 anzuwenden. Es wird jedoch der Einfachheit halber nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber für bis zum 31.12.2019 erbrachte Leistungen eine bisher in Anspruch genommene Pauschalierung der Lohnsteuer nach § 40 EStG oder Pauschalierung der Einkommensteuer nach § 37b EStG fortführt.
Hinweis
Die neu eingeführte Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG ist vorrangig vor der 44 Euro-Freigrenze bzw. vor Berücksichtigung des Rabattfreibetrags anzuwenden. Der Arbeitgeber hat also ab dem 1.1.2019 durch die Steuerbefreiung die Möglichkeit, die 44 Euro-Grenze neu auszuschöpfen, wenn er diese zuvor für Zuschüsse für Jobtickets verwendet hat.