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SAP S/4 HANA - Transformation auf die neueste Generation des ERP-Systems als Basis für die Digitalisierung

Zunächst wollte die SAP SE die Busi­ness Suite 7 (inkl. ERP 6.0) nur noch bis 2025 un­terstützen. Spätes­tens seit An­fang des Jah­res ist jetzt klar, dass die Un­terstützung nun bis 2027 er­folgt. Doch 2027 ist ein trüge­ri­sches Da­tum, denn es be­fin­den sich be­reits jetzt zen­trale neue In­no­va­tio­nen aus­schließlich auf der neuen SAP S/4 HANA-Um­ge­bung, die auch künf­tig nur noch dort wei­ter­ent­wi­ckelt wer­den. Des­halb bleibt eine Verände­rung der IT-Land­schaft un­umgäng­lich. SAP-Kun­den müssen frühzei­tig ihr Sys­tem mi­grie­ren oder können da­bei gleich die ganze ERP-Lösung er­geb­nis­of­fen auf den Prüfstand stel­len.

Die­ser er­zwun­gene Wech­sel bie­tet die Chance, we­sent­li­che Grund­la­gen für eine nach­hal­tige und durchgängige Di­gi­ta­li­sie­rung zu schaf­fen, in dem jetzt Stamm­da­ten und Pro­zesse be­rei­nigt wer­den. Das Da­ten­vo­lu­men und die Da­ten­ver­ar­bei­tung in Un­ter­neh­men stei­gen kon­ti­nu­ier­lich ebenso wie der Aus­tausch die­ser Da­ten mit ei­ner stei­gen­den An­zahl von Sys­te­men und Teil­neh­mern. Häufig fehlt je­doch die Ge­le­gen­heit, ver­al­tete Da­ten­struk­tu­ren und nicht mehr zeit­gemäße Pro­zesse zu mo­der­ni­sie­ren.

SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA stellt die vierte Ge­ne­ra­tion der An­wen­dungs­suite von SAP dar und ist der Nach­fol­ger von SAP R/3. Es han­delt sich je­doch nicht um ein ein­fa­ches Soft­ware-Up­date, son­dern um die Einführung ei­ner völlig neuen Tech­no­lo­gie, die ver­gleich­bar mit ei­ner Um­stel­lung von R/2 (Großrech­ner­welt) zu R/3 (PC) ist. 

SAP S/4 HANA un­terstützt Pro­zesse durchgängig und ver­mei­det Me­dien- bzw. Sys­tembrüche. Der Wech­sel etwa in ein Busi­ness Warehouse, um einen Be­richt zu er­stel­len, oder ma­nu­elle Schritte außer­halb von SAP sind nicht mehr er­for­der­lich. Für den An­wen­der gibt es eine neue be­nut­zer­freund­li­chere Oberfläche und auch pro­zes­suale Ver­ein­fa­chun­gen, da es künf­tig für eine Ge­schäfts­an­for­de­rung nur noch ge­nau eine Lösung ge­ben soll. In der Ver­gan­gen­heit stan­den in­ner­halb vom SAP ERP meh­rere Trans­ak­tio­nen für einen be­triebs­wirt­schaft­li­chen Pro­zess zur Verfügung. Diese Verände­rung be­dingt auch eine stärkere Ab­gren­zung von Mo­du­len und Ent­fer­nung von Re­dun­dan­zen. 

Die HANA Da­ten­bank im­ple­men­tiert die In-Me­mory-Tech­no­lo­gie, die sämt­li­che Da­ten im Ar­beits­spei­cher hält. Dies ermöglicht eine we­sent­lich höhere Zu­griffs­ge­schwin­dig­keit auf Da­tensätze, was be­son­ders bei der Ana­lyse von großen Da­tensätzen, Stich­wort „Big Data“, von großem Vor­teil ist. 

Der Wech­sel zu SAP S/4 HANA er­for­dert kei­nen Wech­sel in die Cloud. Das Sys­tem kann wei­ter­hin im ei­ge­nen Re­chen­zen­trum so­wie in ei­ner „pri­vate oder pu­blic Cloud“ be­trie­ben wer­den. 

Chancen und Möglichkeiten

Durch eine be­triebs­wirt­schaft­li­che Stan­dar­di­sie­rung mit ein­heit­li­chen Da­ten­struk­tu­ren und Wer­teflüssen über alle Un­ter­neh­mens­be­rei­che wer­den die tech­ni­schen (Grund-)Vor­aus­set­zun­gen der Di­gi­ta­li­sie­rung ge­schaf­fen. Es ent­steht eine ein­heit­li­che Da­ten­ba­sis bzw. sin­gle source of truth, auf de­ren Grund­lage u. a. (Big Data) Echt­zeit­ana­ly­sen, Self-Ser­vice-Re­por­ting so­wie auch Pro­zes­sau­to­ma­ti­sie­rung (RPA / Soft­ware Bots) ermöglicht wer­den. Diese ermögli­chen eine ak­tu­el­lere, in­for­mier­tere und spe­zi­fi­schere Un­ter­neh­mens- und Pro­zes­steue­rung. 

Roadmap

SAP wird die Main­stream-War­tung für die ak­tu­elle Ver­sion der Busi­ness Suite bis Ende 2027 be­reit­stel­len. An­schließend wird es keine Up­dates für z. B. ge­setz­li­che An­for­de­run­gen oder Feh­ler­be­he­bun­gen mehr ge­ben, so­fern keine kos­ten­pflich­tige Sup­port-Verlänge­rung er­wor­ben wird. Diese ist nach ak­tu­el­ler Pla­nung nur bis 2030 verfügbar. Beide Zeit­punkte lie­gen zwar noch weit in der Zu­kunft. Die Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA ist je­doch kein Sys­tem­up­date, son­dern ver­gleich­bar mit einem lang­lau­fen­den Pro­jekt zur Einführung ei­nes kom­plett neuen Sys­tems. 

Der­zeit können die Da­ten­grund­la­gen und Pro­zess­de­fi­ni­tio­nen noch ohne Zeit­druck er­ar­bei­tet wer­den, bis das ei­gent­li­che lang­lau­fende Mi­gra­ti­ons- bzw. Trans­for­ma­ti­ons­pro­jekt be­ginnt. Die Wahr­neh­mung der Um­stel­lung als Trans­for­ma­ti­ons­pro­jekt ist weit­aus pas­sen­der als ein Mi­gra­ti­ons­pro­jekt, ins­be­son­dere wenn das Po­ten­zial des Sys­tems ge­ho­ben wer­den soll.

Transformationsszenarien auf S/4 HANA

SAP S/4 HANA ist zwar ein gänz­lich neues Pro­dukt – es stellt im Kern je­doch den Funk­ti­ons­um­fang von SAP ERP be­reit und be­ruht auf des­sen Da­ten­mo­dell, wo­bei es die­ses ra­di­kal ver­ein­facht hat. SAP S/4 HANA ist da­her kom­pa­ti­bel mit dem klas­si­schen ERP und er­zwingt theo­re­ti­sch keine kom­plette Neuim­ple­men­tie­rung. 

An­ders als beim Vorgänger SAP ERP ist es nicht mehr möglich, SAP S/4 mit ei­ner be­lie­bi­gen Da­ten­bank zu be­trei­ben. SAP S/4 kann nur im Zu­sam­men­spiel mit der HANA-Da­ten­banklösung be­trie­ben wer­den. Es bie­ten sich die fol­gen­den Stra­te­gien zur Neu­einführung an:

Green­field

Bei die­sem An­satz wer­den alle Un­ter­neh­mens­pro­zesse in SAP S/4 HANA neu ein­ge­stellt, le­dig­lich die Stamm- und Be­we­gungs­da­ten aus dem al­ten SAP ERP wer­den mi­griert. Die­ser An­satz ermöglicht es, kom­plett „von vorne“ zu be­gin­nen, Pro­zesse zu op­ti­mie­ren und sich von Alt­las­ten zu be­freien, über die mögli­cher­weise kein Über­blick mehr be­steht.

Die­ser An­satz ist ins­be­son­dere für Un­ter­neh­men in­ter­es­sant, die auf­grund von um­fas­sen­den, u. U. un­ter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Sys­tem­verände­run­gen nicht mehr Re­leasefähig sind und ihr Sys­tem erst aufwändig zum Stan­dard zurück­bauen müss­ten.

Brown­field

Un­ter­neh­mens­pro­zesse aus dem SAP ERP wer­den auf SAP S/4 HANA über­tra­gen und an nöti­gen Stel­len an­ge­passt oder wei­ter­ent­wi­ckelt. Die alte SAP ERP-Be­nut­zer­oberfläche (SAP GUI) kann auf Wunsch bei­be­hal­ten wer­den oder durch das neue, mo­der­nere SAP Fiori In­ter­face er­setzt wer­den. 

Hin­weis: Die durch SAP S/4 HANA mögli­che Ver­min­de­rung der Sys­tem­kom­ple­xität tritt bei die­sem An­satz meist nicht ein, da ohne ein ent­spre­chen­des Vor­pro­jekt viele Alt­las­ten er­hal­ten blei­ben könn­ten. 

Ein Brown­field-An­satz nur in der On Pre­mise-Ver­sion von SAP S/4 HANA ist möglich. Die­ser An­satz bie­tet sich für Un­ter­neh­men an, die zur­zeit kei­nen An­pas­sungs­be­darf an ih­ren Pro­zes­sen se­hen oder zunächst nur wech­seln möch­ten, um in einem Nach­fol­ge­pro­jekt das Po­zen­tial des neuen Sys­tems zu he­ben. Un­ter Ver­wen­dung des SAP GUI sind Schu­lungs­aufwände mi­ni­mal, da sich für die Mit­ar­bei­ter in der Be­die­nung nur we­nig ändert. 

Hy­brid / sog. Blue­field

Die­ser An­satz ver­mischt die Green- und Brown­field-Ansätze mit­ein­an­der. Es wird eine vollständige Ko­pie der Kon­fi­gu­ra­tion des ak­tu­ell be­ste­hen­den ERP-Sys­tems er­stellt. An die­sem wer­den An­pas­sun­gen, Be­frei­ung von Alt­las­ten und Op­ti­mie­rung von Ge­schäfts­pro­zes­sen etc., durch­geführt und ge­tes­tet. Erst dann wird die Kon­fi­gu­ra­tion in SAP S/4 HANA mi­griert und die Da­ten nach­ge­zo­gen.
 
Hin­weis: Wel­cher An­satz am sinn­volls­ten ist, hängt im­mer von der in­di­vi­du­el­len Si­tua­tion des Un­ter­neh­mens ab; eine Stan­dardlösung exis­tiert hier nicht. 

Wir unterstützen Sie auf dem Weg zu SAP S/4 HANA

Die Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA bie­tet viele Chan­cen - aber auch neue Her­aus­for­de­run­gen. Un­sere langjährige Er­fah­rung im Be­reich der IT-Prüfung und Be­ra­tung im SAP-Um­feld ermöglicht es uns, mit Ih­nen Chan­cen und Her­aus­for­de­run­gen bei der Um­stel­lung zu iden­ti­fi­zie­ren und da­bei recht­li­che As­pekte nicht aus dem Auge zu ver­lie­ren.

Projektbegleitende Prüfung auf Basis von IDW PS 850

Bei einem großem IT-Pro­jekt wie der Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA liegt der Fo­kus häufig mehr auf der tech­ni­schen Im­ple­men­tie­rung oder der Um­struk­tu­rie­rung der Ge­schäfts­pro­zesse. Ord­nungsmäßig­keits- und Si­cher­heits­as­pekte wer­den nur nach­ran­gig berück­sich­tigt. Da die Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA auch die Um­stel­lung auf ein neues Rech­nungs­le­gungs­sys­tem be­deu­tet, soll­ten diese As­pekte auf kei­nen Fall un­ter­schätzt wer­den. Eine pro­jekt­be­glei­tende Prüfung auf Ba­sis des Prüfungs­stan­dards 850 des IDW („Pro­jekt­be­glei­tende Prüfung bei Ein­satz von In­for­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie“) kann da­bei hel­fen, Ri­si­ken frühzei­tig zu er­ken­nen und die­sen ge­zielt ent­ge­gen zu steu­ern.

Die pro­jekt­be­glei­tende Prüfung um­fasst die Überprüfung der je­weils im Rah­men des Pro­jekts ge­trof­fe­nen Ent­schei­dun­gen in Be­zug auf die für die Buchführung be­ste­hen­den Ord­nungsmäßig­keits-, Si­cher­heits- und Kon­troll­an­for­de­run­gen. Auf Wunsch können wir als Co-Pro­jekt­lei­ter in der Pro­jek­tum­set­zung un­terstützen und sind ein un­abhängi­ger Spar­rings­part­ner für das Ma­nage­ment, ins­be­son­dere bei ei­ner Pro­jekt­lei­tung durch ein Sys­tem­haus. 

Die pro­jekt­be­glei­tende Prüfung er­streckt sich über die fol­gen­den Pha­sen, die auch ein­zeln gewählt wer­den können:

  • Be­ur­tei­lung des Pro­jekt­ma­nage­ments
  • Pla­nungs­phase
  • De­fi­ni­ti­ons­phase
  • Ana­ly­se­phase
  • De­sign- und Cu­st­omi­zing-Phase
  • Test­phase
  • Da­ten­mi­gra­ti­ons­pha­se­Pro­duk­tiv­set­zungs­phase

Prozess- und Migrationsberatung

Ne­ben den oben an­ge­spro­che­nen tech­ni­schen Neue­run­gen von SAP S/4 HANA stellt sich die Frage, wie eine pas­sende Mi­gra­tion aus­se­hen kann und dar­aus re­sul­tie­rend, in wel­chem Um­fang die neuen Funk­tio­na­litäten von SAP S/4 HANA ge­nutzt wer­den sol­len.

Zu­sam­men mit Ih­nen ana­ly­sie­ren wir die ak­tu­ell be­ste­hen­den Un­ter­neh­mens­pro­zesse und iden­ti­fi­zie­ren, in­wie­weit eine Über­ar­bei­tung bzw. kom­plette Neu­struk­tu­rie­rung sinn­voll ist und wie neue Pro­zesse aus­se­hen können. An­hand die­ser Ana­lyse er­ar­bei­ten wir mit Ih­nen die pas­sen­den Trans­for­ma­ti­ons­stra­te­gie.

Wei­terführend un­terstützen wir Sie bei der kon­kre­ten Pla­nung der Mi­gra­tion mit Schwer­punkt auf der Vollständig­keit und Rich­tig­keit der zu mi­grie­ren­den Da­ten so­wie der Ein­hal­tung der re­gu­la­to­ri­schen Vor­ga­ben. 

Beratung bei der Produktauswahl

Die mögli­che Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA bie­tet auch die Chance, kom­plett zu über­den­ken, in­wie­weit SAP als ERP-Sys­tem für Ihr Un­ter­neh­men das rich­tige ist. Auch hier un­terstützen wir Sie gerne bei der Fin­dung der auf Ihr Un­ter­neh­men pas­sen­den Lösung. Wei­terführend ana­ly­sie­ren wir mit Ih­nen be­reits be­ste­hende Un­ter­neh­mens­pro­zesse und ar­bei­ten her­aus, wie eine Op­ti­mie­rung durch einen Pro­dukt­wech­sel aus­se­hen kann.

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