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SAP S/4 HANA - Transformation auf die neueste Generation des ERP-Systems als Basis für die Digitalisierung

Zunächst wollte die SAP SE die Business Suite 7 (inkl. ERP 6.0) nur noch bis 2025 unterstützen. Spätestens seit Anfang des Jahres ist jetzt klar, dass die Unterstützung nun bis 2027 erfolgt. Doch 2027 ist ein trügerisches Datum, denn es befinden sich bereits jetzt zentrale neue Innovationen ausschließlich auf der neuen SAP S/4 HANA-Umgebung, die auch künftig nur noch dort weiterentwickelt werden. Deshalb bleibt eine Veränderung der IT-Landschaft unumgänglich. SAP-Kunden müssen frühzeitig ihr System migrieren oder können dabei gleich die ganze ERP-Lösung ergebnisoffen auf den Prüfstand stellen.

Die­ser erzwun­gene Wech­sel bie­tet die Chance, wesent­li­che Grund­la­gen für eine nach­hal­tige und durch­gän­gige Digi­ta­li­sie­rung zu schaf­fen, in dem jetzt Stamm­da­ten und Pro­zesse ber­ei­nigt wer­den. Das Daten­vo­lu­men und die Daten­ver­ar­bei­tung in Unter­neh­men stei­gen kon­ti­nu­ier­lich ebenso wie der Aus­tausch die­ser Daten mit einer stei­gen­den Anzahl von Sys­te­men und Teil­neh­mern. Häu­fig fehlt jedoch die Gele­gen­heit, veral­tete Daten­struk­tu­ren und nicht mehr zeit­ge­mäße Pro­zesse zu moder­ni­sie­ren.

SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA stellt die vierte Gene­ra­tion der Anwen­dungs­suite von SAP dar und ist der Nach­fol­ger von SAP R/3. Es han­delt sich jedoch nicht um ein ein­fa­ches Soft­ware-Update, son­dern um die Ein­füh­rung einer völ­lig neuen Tech­no­lo­gie, die ver­g­leich­bar mit einer Umstel­lung von R/2 (Groß­rech­ner­welt) zu R/3 (PC) ist. 

SAP S/4 HANA unter­stützt Pro­zesse durch­gän­gig und ver­mei­det Medien- bzw. Sys­tem­brüche. Der Wech­sel etwa in ein Busi­ness Ware­house, um einen Bericht zu ers­tel­len, oder manu­elle Schritte außer­halb von SAP sind nicht mehr erfor­der­lich. Für den Anwen­der gibt es eine neue benut­zer­f­reund­li­chere Ober­fläche und auch pro­zes­suale Ver­ein­fa­chun­gen, da es künf­tig für eine Geschäft­s­an­for­de­rung nur noch genau eine Lösung geben soll. In der Ver­gan­gen­heit stan­den inn­er­halb vom SAP ERP meh­rere Trans­ak­tio­nen für einen betriebs­wirt­schaft­li­chen Pro­zess zur Ver­fü­gung. Diese Ver­än­de­rung bedingt auch eine stär­kere Abg­ren­zung von Modu­len und Ent­fer­nung von Redundan­zen. 

Die HANA Daten­bank imp­le­men­tiert die In-Memory-Tech­no­lo­gie, die sämt­li­che Daten im Arbeits­spei­cher hält. Dies ermög­licht eine wesent­lich höhere Zugriffs­ge­schwin­dig­keit auf Daten­sätze, was beson­ders bei der Ana­lyse von gro­ßen Daten­sät­zen, Stich­wort „Big Data“, von gro­ßem Vor­teil ist. 

Der Wech­sel zu SAP S/4 HANA erfor­dert kei­nen Wech­sel in die Cloud. Das Sys­tem kann wei­ter­hin im eige­nen Rechen­zen­trum sowie in einer „pri­vate oder pub­lic Cloud“ betrie­ben wer­den. 

Chan­cen und Mög­lich­kei­ten

Durch eine betriebs­wirt­schaft­li­che Stan­dar­di­sie­rung mit ein­heit­li­chen Daten­struk­tu­ren und Wer­te­flüs­sen über alle Unter­neh­mens­be­rei­che wer­den die tech­ni­schen (Grund-)Vor­aus­set­zun­gen der Digi­ta­li­sie­rung geschaf­fen. Es ent­steht eine ein­heit­li­che Daten­ba­sis bzw. single source of truth, auf deren Grund­lage u. a. (Big Data) Echt­zei­t­ana­ly­sen, Self-Ser­vice-Repor­ting sowie auch Pro­zes­s­au­to­ma­ti­sie­rung (RPA / Soft­ware Bots) ermög­licht wer­den. Diese ermög­li­chen eine aktu­el­lere, infor­mier­tere und spe­zi­fi­schere Unter­neh­mens- und Pro­zes­steue­rung. 

Road­map

SAP wird die Main­st­ream-War­tung für die aktu­elle Ver­sion der Busi­ness Suite bis Ende 2027 bereit­s­tel­len. Ansch­lie­ßend wird es keine Upda­tes für z. B. gesetz­li­che Anfor­de­run­gen oder Feh­ler­be­he­bun­gen mehr geben, sofern keine kos­tenpf­lich­tige Sup­port-Ver­län­ge­rung erwor­ben wird. Diese ist nach aktu­el­ler Pla­nung nur bis 2030 ver­füg­bar. Beide Zeit­punkte lie­gen zwar noch weit in der Zukunft. Die Umstel­lung auf SAP S/4 HANA ist jedoch kein Sys­te­mup­date, son­dern ver­g­leich­bar mit einem lang­lau­fen­den Pro­jekt zur Ein­füh­rung eines kom­p­lett neuen Sys­tems. 

Der­zeit kön­nen die Daten­grund­la­gen und Pro­zess­de­fini­tio­nen noch ohne Zeit­druck erar­bei­tet wer­den, bis das eigent­li­che lang­lau­fende Mig­ra­ti­ons- bzw. Trans­for­ma­ti­on­s­pro­jekt beginnt. Die Wahr­neh­mung der Umstel­lung als Trans­for­ma­ti­on­s­pro­jekt ist wei­t­aus pas­sen­der als ein Mig­ra­ti­on­s­pro­jekt, ins­be­son­dere wenn das Poten­zial des Sys­tems geho­ben wer­den soll.

Trans­for­ma­ti­onss­ze­na­rien auf S/4 HANA

SAP S/4 HANA ist zwar ein gänz­lich neues Pro­dukt – es stellt im Kern jedoch den Funk­ti­on­s­um­fang von SAP ERP bereit und beruht auf des­sen Daten­mo­dell, wobei es die­ses radi­kal ver­ein­facht hat. SAP S/4 HANA ist daher kom­pa­ti­bel mit dem klas­si­schen ERP und erzwingt theo­re­tisch keine kom­p­lette Neuim­p­le­men­tie­rung. 

Anders als beim Vor­gän­ger SAP ERP ist es nicht mehr mög­lich, SAP S/4 mit einer belie­bi­gen Daten­bank zu bet­rei­ben. SAP S/4 kann nur im Zusam­men­spiel mit der HANA-Daten­ban­klö­sung betrie­ben wer­den. Es bie­ten sich die fol­gen­den Stra­te­gien zur Neu­ein­füh­rung an:

Gre­en­field

Bei die­sem Ansatz wer­den alle Unter­neh­men­s­pro­zesse in SAP S/4 HANA neu ein­ge­s­tellt, ledig­lich die Stamm- und Bewe­gungs­da­ten aus dem alten SAP ERP wer­den migriert. Die­ser Ansatz ermög­licht es, kom­p­lett „von vor­ne“ zu begin­nen, Pro­zesse zu opti­mie­ren und sich von Alt­las­ten zu bef­reien, über die mög­li­cher­weise kein Über­blick mehr besteht.

Die­ser Ansatz ist ins­be­son­dere für Unter­neh­men inter­es­sant, die auf­grund von umfas­sen­den, u. U. unter­neh­mens­spe­zi­fi­schen Sys­tem­ve­r­än­de­run­gen nicht mehr Relea­se­fähig sind und ihr Sys­tem erst auf­wän­dig zum Stan­dard zurück­bauen müss­ten.

Brown­field

Unter­neh­men­s­pro­zesse aus dem SAP ERP wer­den auf SAP S/4 HANA über­tra­gen und an nöt­i­gen Stel­len ange­passt oder wei­ter­ent­wi­ckelt. Die alte SAP ERP-Benut­zer­ober­fläche (SAP GUI) kann auf Wunsch bei­be­hal­ten wer­den oder durch das neue, moder­nere SAP Fiori Inter­face ersetzt wer­den. 

Hin­weis: Die durch SAP S/4 HANA mög­li­che Ver­min­de­rung der Sys­tem­kom­ple­xi­tät tritt bei die­sem Ansatz meist nicht ein, da ohne ein ent­sp­re­chen­des Vor­pro­jekt viele Alt­las­ten erhal­ten blei­ben könn­ten. 

Ein Brown­field-Ansatz nur in der On Pre­mise-Ver­sion von SAP S/4 HANA ist mög­lich. Die­ser Ansatz bie­tet sich für Unter­neh­men an, die zur­zeit kei­nen Anpas­sungs­be­darf an ihren Pro­zes­sen sehen oder zunächst nur wech­seln möch­ten, um in einem Nach­fol­ge­pro­jekt das Pozen­tial des neuen Sys­tems zu heben. Unter Ver­wen­dung des SAP GUI sind Schu­lungs­auf­wände mini­mal, da sich für die Mit­ar­bei­ter in der Bedi­e­nung nur wenig ändert. 

Hybrid / sog. Blue­field

Die­ser Ansatz ver­mischt die Green- und Brown­field-Ansätze mit­ein­an­der. Es wird eine voll­stän­dige Kopie der Kon­fi­gu­ra­tion des aktu­ell beste­hen­den ERP-Sys­tems ers­tellt. An die­sem wer­den Anpas­sun­gen, Bef­rei­ung von Alt­las­ten und Opti­mie­rung von Geschäft­s­pro­zes­sen etc., durch­ge­führt und getes­tet. Erst dann wird die Kon­fi­gu­ra­tion in SAP S/4 HANA migriert und die Daten nach­ge­zo­gen.
 
Hin­weis: Wel­cher Ansatz am sinn­volls­ten ist, hängt immer von der indi­vi­du­el­len Situa­tion des Unter­neh­mens ab; eine Stan­dard­lö­sung exis­tiert hier nicht. 

Wir unter­stüt­zen Sie auf dem Weg zu SAP S/4 HANA

Die Umstel­lung auf SAP S/4 HANA bie­tet viele Chan­cen - aber auch neue Her­aus­for­de­run­gen. Unsere lang­jäh­rige Erfah­rung im Bereich der IT-Prü­fung und Bera­tung im SAP-Umfeld ermög­licht es uns, mit Ihnen Chan­cen und Her­aus­for­de­run­gen bei der Umstel­lung zu iden­ti­fi­zie­ren und dabei recht­li­che Aspekte nicht aus dem Auge zu ver­lie­ren.

Pro­jekt­be­g­lei­tende Prü­fung auf Basis von IDW PS 850

Bei einem gro­ßem IT-Pro­jekt wie der Umstel­lung auf SAP S/4 HANA liegt der Fokus häu­fig mehr auf der tech­ni­schen Imp­le­men­tie­rung oder der Umstruk­tu­rie­rung der Geschäft­s­pro­zesse. Ord­nungs­mä­ß­ig­keits- und Sicher­heit­sa­spekte wer­den nur nachran­gig berück­sich­tigt. Da die Umstel­lung auf SAP S/4 HANA auch die Umstel­lung auf ein neues Rech­nungs­le­gungs­sys­tem bedeu­tet, soll­ten diese Aspekte auf kei­nen Fall unter­schätzt wer­den. Eine pro­jekt­be­g­lei­tende Prü­fung auf Basis des Prü­fungs­stan­dards 850 des IDW („Pro­jekt­be­g­lei­tende Prü­fung bei Ein­satz von Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie“) kann dabei hel­fen, Risi­ken früh­zei­tig zu erken­nen und die­sen gezielt ent­ge­gen zu steu­ern.

Die pro­jekt­be­g­lei­tende Prü­fung umfasst die Über­prü­fung der jeweils im Rah­men des Pro­jekts getrof­fe­nen Ent­schei­dun­gen in Bezug auf die für die Buch­füh­rung beste­hen­den Ord­nungs­mä­ß­ig­keits-, Sicher­heits- und Kon­troll­an­for­de­run­gen. Auf Wunsch kön­nen wir als Co-Pro­jekt­lei­ter in der Pro­jek­tum­set­zung unter­stüt­zen und sind ein unab­hän­gi­ger Spar­ring­s­part­ner für das Mana­ge­ment, ins­be­son­dere bei einer Pro­jekt­lei­tung durch ein Sys­tem­haus. 

Die pro­jekt­be­g­lei­tende Prü­fung erst­reckt sich über die fol­gen­den Pha­sen, die auch ein­zeln gewählt wer­den kön­nen:

  • Beur­tei­lung des Pro­jekt­ma­na­ge­ments
  • Pla­nungs­phase
  • Defini­ti­ons­phase
  • Ana­ly­se­phase
  • Design- und Custo­mi­zing-Phase
  • Test­phase
  • Daten­mi­g­ra­ti­ons­pha­se­Pro­duk­tiv­set­zungs­phase

Pro­zess- und Mig­ra­ti­ons­be­ra­tung

Neben den oben ange­spro­che­nen tech­ni­schen Neue­run­gen von SAP S/4 HANA stellt sich die Frage, wie eine pas­sende Mig­ra­tion aus­se­hen kann und dar­aus resul­tie­rend, in wel­chem Umfang die neuen Funk­tio­na­li­tä­ten von SAP S/4 HANA genutzt wer­den sol­len.

Zusam­men mit Ihnen ana­ly­sie­ren wir die aktu­ell beste­hen­den Unter­neh­men­s­pro­zesse und iden­ti­fi­zie­ren, inwie­weit eine Über­ar­bei­tung bzw. kom­p­lette Neu­struk­tu­rie­rung sinn­voll ist und wie neue Pro­zesse aus­se­hen kön­nen. Anhand die­ser Ana­lyse erar­bei­ten wir mit Ihnen die pas­sen­den Trans­for­ma­ti­ons­st­ra­te­gie.

Wei­ter­füh­r­end unter­stüt­zen wir Sie bei der kon­k­re­ten Pla­nung der Mig­ra­tion mit Schwer­punkt auf der Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit der zu migrie­ren­den Daten sowie der Ein­hal­tung der regu­la­to­ri­schen Vor­ga­ben. 

Bera­tung bei der Pro­dukt­aus­wahl

Die mög­li­che Umstel­lung auf SAP S/4 HANA bie­tet auch die Chance, kom­p­lett zu über­den­ken, inwie­weit SAP als ERP-Sys­tem für Ihr Unter­neh­men das rich­tige ist. Auch hier unter­stüt­zen wir Sie gerne bei der Fin­dung der auf Ihr Unter­neh­men pas­sen­den Lösung. Wei­ter­füh­r­end ana­ly­sie­ren wir mit Ihnen bereits beste­hende Unter­neh­men­s­pro­zesse und arbei­ten her­aus, wie eine Opti­mie­rung durch einen Pro­dukt­wech­sel aus­se­hen kann.

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