Ebner Stolz / F.A.Z. Business Media: Studie zur Digitalisierung der Steuerfunktion in mittelständischen Unternehmen

Die­ser Frage ging Eb­ner Stolz ge­mein­sam mit F.A.Z. Busi­ness Me­dia in un­se­rer ak­tu­el­len Stu­die auf den Grund. Be­fragt wur­den ins­ge­samt 125 Per­so­nen, die sich in ih­rem Un­ter­neh­men mit steu­er­li­chen Be­lan­gen be­fas­sen oder die Steu­er­funk­tion ver­ant­wor­ten. Hier können Sie die Stu­di­en­er­geb­nisse di­gi­tal ab­ru­fen.

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Be­glei­tet wird die em­pi­ri­sche Stu­die von vier span­nen­den In­ter­views zu pra­xis­re­le­van­ten The­men: Dr. Gerd Gu­te­kunst, Lei­ter Kon­zern­steu­er­ab­tei­lung der EnBW, erläutert im Ge­spräch, wie die Steu­er­funk­tion der Zu­kunft aus­se­hen könnte und wel­che Möglich­kei­ten be­reits jetzt be­ste­hen. Mit Ste­fan Land, Fi­nanz­vor­stand der All for One Group SE, wurde die SAP S/4 HANA Trans­for­ma­tion und de­ren Mehr­werte und Chan­cen für die Steu­er­ab­tei­lung dis­ku­tiert. Gre­gor Da­ni­el­meyer, Ober­fi­nanz­di­rek­tion NRW, gibt im Ge­spräch - in nicht­dienst­li­cher Ei­gen­schaft - einen Aus­blick auf di­gi­tale Be­triebsprüfun­gen und was Un­ter­neh­men be­reits jetzt berück­sich­ti­gen soll­ten. Sa­scha Mayer, kaufmänni­scher Lei­ter, und Mar­kus Wübbels, Ma­na­ger Steu­ern, beide von HU­ES­KER, spre­chen über die Her­aus­for­de­run­gen von großen Da­ten­men­gen in der Um­satz­steuer und den Ein­satz von Ro­botic Pro­cess Au­to­ma­tion.

Noch spielt die Digitalisierung der Steuerfunktion eine untergeordnete Rolle

Nicht nur die Fi­nanz­ver­wal­tung, son­dern auch die mit­telständi­schen Un­ter­neh­men ha­ben Op­ti­mie­rungs­po­ten­zial er­kannt, stel­len aber fest, dass die Di­gi­ta­li­sie­rung der Steu­er­funk­tion eher noch eine un­ter­ge­ord­nete Rolle spielt und nicht im Fo­kus der un­ter­neh­mens­wei­ten Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie ist. Knapp 70 % der Be­frag­ten mit Be­zug zur Steu­er­ab­tei­lung hal­ten die Ein­bin­dung der Steu­er­funk­tion in die Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie des Un­ter­neh­mens al­ler­dings für wich­tig bis sehr wich­tig. Das heißt im Um­kehr­schluss: die Haus­auf­ga­ben sind noch nicht ge­macht. Ein un­ter­neh­mens­wei­tes Di­gi­ta­li­sie­rungs­kon­zept lässt bis­her viel­fach die Steu­er­funk­tion außen vor. „Häufig wird das Thema Di­gi­ta­li­sie­rung der Steu­er­funk­tion hin­ten­an­ge­stellt, weil der Hand­lungs­druck ge­genwärtig ver­meint­lich noch nicht so groß ist,“ erläutert Mar­kus Hein­lein, Wirt­schaftsprüfer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Eb­ner Stolz. „Da­bei wird aber häufig ver­kannt, dass diese kurz­fris­tige Sicht per­spek­ti­vi­sch nach­tei­lig sein wird. Dies liegt insb. an knap­pen Per­so­nal­res­sour­cen, ei­ner ho­hen Kos­ten­in­ten­sität so­wie we­ni­ger Pro­zes­sef­fi­zi­enz und -si­cher­heit.“

Das Digitalisierungsverständnis ist durchaus unterschiedlich

Die Di­gi­ta­li­sie­rung der Steu­er­funk­tion ist bei den Be­frag­ten ein dehn­ba­rer Be­griff, der je nach Un­ter­neh­mensgröße durch­aus va­ri­iert. So über­rascht es nicht, dass vor al­lem klei­nere mit­telständi­sche Un­ter­neh­men die Di­gi­ta­li­sie­rung ih­rer Steu­er­funk­tion be­reits als ab­ge­schlos­sen bzw. weit fort­ge­schrit­ten er­ach­ten. „Dies liegt aber mögli­cher­weise daran, dass hier Steu­er­be­ra­ter in er­heb­li­chem Maß un­terstützen und es aus ih­rer Sicht so­mit häufig genügt, Be­lege und Un­ter­la­gen elek­tro­ni­sch wei­ter­zu­lei­ten“ in­ter­pre­tiert Da­niel Spie­ker, Head of Tax Tech­no­logy bei Eb­ner Stolz, das Um­fra­ge­er­geb­nis. „Bei größeren Un­ter­neh­men ist der Be­griff der Di­gi­ta­li­sie­rung der Steu­er­funk­tion hin­ge­gen wei­ter ge­fasst. Er um­fasst ei­gene Tools, au­to­ma­ti­sierte und op­ti­mierte Pro­zesse bis hin zur Ab­bil­dung steu­er­li­cher An­for­de­run­gen di­rekt im ERP-Sys­tem.“

Druck zu Digitalisierung in der Steuerfunktion wächst rapide

Den­noch: Der Di­gi­ta­li­sie­rungs­druck wächst für die Steu­er­funk­tion ra­pide. „Die Fi­nanz­ver­wal­tung for­dert von den Un­ter­neh­men im­mer mehr steu­er­re­le­vante Da­ten in di­gi­ta­ler Form,“ so Hein­lein. Des­halb se­hen auch 67 % der Be­frag­ten die stei­gen­den Da­ten­men­gen als den größten Trei­ber zur Di­gi­ta­li­sie­rung. „Zwar wer­den in vie­len Fällen der­zeit noch Be­stands­da­ten ge­for­dert, aber der Trend wird ab­seh­bar auch Rich­tung Be­we­gungs­da­ten ge­hen, wie wir es im Aus­land schon häufig se­hen,“ erklärt Spie­ker.

Darüber hin­aus wer­den Mit­telständ­ler im­mer stärker auch von Sei­ten des Ge­setz­ge­bers oder auf­grund von EU-Vor­ga­ben da­mit kon­fron­tiert, elek­tro­ni­sche Mel­dun­gen an die Fi­nanz­ver­wal­tung ab­zu­ge­ben, wie bei­spiels­weise im Zu­sam­men­hang mit DAC 6 (der sog. Mit­tei­lungs­pflicht grenzüber­schrei­ten­der Steu­er­ge­stal­tun­gen), dem Coun­try by Coun­try Re­por­ting, bei der Um­set­zung der Grund­steu­er­re­form und per­spek­ti­vi­sch mit der Einführung der E-Rech­nung oder der glo­ba­len Min­dest­steuer. Den Druck des Ge­setz­ge­bers und der Fi­nanz­ver­wal­tung ge­ben dem­ent­spre­chend 57 % der Be­frag­ten als maßgeb­li­chen Trei­ber der Di­gi­ta­li­sie­rung an. „Hier ist es aus­schlag­ge­bend, sol­che Ände­run­gen frühzei­tig zu an­ti­zi­pie­ren, um nicht bei den teil­weise zu am­bi­tio­nier­ten Zeitplänen des Ge­setz­ge­bers zur Um­set­zung überstürzt han­deln zu müssen“, so Spie­ker.

Darüber hin­aus stei­gen lau­fend die steu­er­li­chen Com­pli­ance-An­for­de­run­gen, de­ren Be­fol­gung al­lein schon aus Gründen der Exkul­pa­ti­onsmöglich­keit vom Ver­dacht der Steu­er­hin­ter­zie­hung bei Vor­lie­gen ei­nes Tax CMS an­zu­ra­ten ist. Zu­dem bie­tet das Tax CMS auch um­fang­rei­che Möglich­kei­ten, die Pro­zesse grundsätz­lich ein­mal zu hin­ter­fra­gen und zu ver­bes­sern. Dar­auf rich­ten sich die Un­ter­neh­men ver­mehrt ein: bei 22 % der be­frag­ten Mit­telständ­ler ist ein Tax CMS be­reits im Ein­satz und wei­tere 33 % pla­nen die Einführung ei­nes sol­chen Sys­tems in na­her Zu­kunft. „Eine kluge Ent­schei­dung, denn die baye­ri­sche Fi­nanz­ver­wal­tung wagt ge­genwärtig in einem Pi­lot­pro­jekt einen Vor­stoß zur er­leich­ter­ten di­gi­ta­len Be­triebsprüfung, wenn ein Tax CMS im Un­ter­neh­men ver­an­kert ist,“ be­wer­tet Mar­kus Hein­lein die­ses Er­geb­nis. Dr. Gerd Gu­te­kunst, Lei­ter Kon­zern­steu­er­ab­tei­lung der EnBW, weist im Ge­spräch dar­auf hin, dass der Ein­satz ei­nes Tax CMS vom Di­gi­ta­li­sie­rungs­grad ei­nes Un­ter­neh­mens abhängig ist. Je höher der Di­gi­ta­li­sie­rungs­grad, desto bes­ser sind die Kon­troll­sys­teme. Da­von können Mit­telständ­ler dann auch in Be­triebsprüfun­gen pro­fi­tie­ren.

Ein Tax CMS erleichtert vieles und bietet neue Möglichkeiten

Die Ein­be­zie­hung der Steu­er­funk­tion in die Ge­samt­di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie eröff­net da­mit die Möglich­keit zu au­to­ma­ti­sier­ten Prüfun­gen, Ver­bes­se­rung der Com­pli­ance und mi­ni­miert da­mit auch Haf­tungs­ri­si­ken. Gre­gor Da­ni­el­meyer von der Ober­fi­nanz­di­rek­tion NRW erläutert, dass zwar die Einführung ei­nes Tax CMS nicht un­er­heb­li­che Kos­ten ver­ur­sacht, Un­ter­neh­men da­durch aber oft­mals hohe Steu­er­nach­zah­lun­gen ver­mei­den und Pla­nungs­si­cher­heit für Alt­jahre er­hal­ten.

Steuer-Tools werden häufig für Massefälle eingesetzt

Der Res­sour­cen­knapp­heit kann da­durch ent­gan­gen wer­den, dass für Mas­sefälle, etwa bei der Um­satz- oder Lohn­steuer oder im Be­reich von grenzüber­schrei­ten­den Tätig­kei­ten, ef­fi­zi­ente Steuer-Tools ge­nutzt wer­den. Ge­rade bei der Um­satz­steuer und der Lohn­steuer wird - er­war­tungs­gemäß - der Di­gi­ta­li­sie­rungs­druck am stärks­ten wahr­ge­nom­men. Au­to­ma­tion birgt hier großes Kos­ten­ein­spar­po­ten­zial und die Steu­er­funk­tion kann sich dann auf die Lösung kom­ple­xer Ein­zelfälle kon­zen­trie­ren.

Die SAP S/4 HANA Einführung als Chance für die Steuerfunktion

Die Um­stel­lung auf SAP S/4 HANA bie­tet der Steu­er­funk­tion um­fang­rei­che neue Möglich­kei­ten und sie sollte im Pro­jekt un­be­dingt berück­sich­tigt wer­den. „Eine rein tech­ni­sche Um­stel­lung des Sys­tems wäre ver­schenk­tes Po­ten­zial,“ be­rich­tet Ste­fan Land, Fi­nanz­vor­stand der All for One Group, aus ei­ge­ner Er­fah­rung. Die mit der Um­stel­lung ein­her­ge­hen­den um­fang­rei­chen Ände­run­gen der be­ste­hen­den Pro­zesse ermögli­chen der Steu­er­funk­tion häufig erst­ma­lig selbst mit zu de­fi­nie­ren, wie steu­er­re­le­vante Da­ten im ERP-Sys­tem ent­ste­hen und wie die Da­tenflüsse bis in die Steu­er­funk­tion er­fol­gen. Diese Re­le­vanz wird umso deut­li­cher, wenn man be­denkt, dass die Steu­er­funk­tion selbst im we­sent­li­chen Da­ten­empfänger aus den an­de­ren Ab­tei­lun­gen ist.

Der Steuerberater als Digitalisierungs- und Prozessberater gefragt

50 % der Be­frag­ten sind der Auf­fas­sung, dass Di­gi­ta­li­sie­rungs­bud­get in ih­rem Un­ter­neh­men aus­rei­chend bzw. eher vor­han­den ist, wo­bei in großen mit­telständi­schen Un­ter­neh­men die Di­gi­ta­li­sie­rungs­bud­gets eher knapp sind. Da­bei be­die­nen sich die Be­frag­ten in ers­ter Li­nie ih­res Steu­er­be­ra­ters zur Um­set­zung großer Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jekte im Steu­er­be­reich. Ent­spre­chend ist in den letz­ten Jah­ren die Nach­frage nach steu­er­li­chen Lösun­gen und steu­er­li­cher Pro­zes­sau­to­ma­ti­sie­rung stark ge­stie­gen. Die­ser Trend wurde durch die Pan­de­mie noch­mals we­sent­lich be­schleu­nigt. Das Thema Di­gi­ta­li­sie­rung ist fes­ter Be­stand­teil bei steu­er­li­chen Aus­schrei­bungs­pro­zes­sen ge­wor­den. Die Be­ra­ter se­hen sich mit in­di­vi­du­el­len An­fra­gen zu kon­kre­ten Lösun­gen oder Pro­zess­fra­gen kon­fron­tiert. Die Man­dan­ten ha­ben diese The­men im Fo­kus, wenn sie sich einen neuen Steu­er­be­ra­ter su­chen und er­war­ten von die­sem Di­gi­ta­li­sie­rungs­kom­pe­tenz.

Unterstützung durch das Ebner Stolz Tax Technology Team

An­ge­sichts der ho­hen Nach­frage hat Eb­ner Stolz eine na­tio­nal tätige Tax Tech­no­logy Ein­heit mit über 25 Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen, be­ste­hend aus Steu­er­be­ra­tern, Wirt­schafts­wis­sen­schaft­lern, Wirt­schafts­in­for­ma­ti­kern und In­for­ma­ti­kern, auf­ge­baut. Die­ses Team be­sitzt um­fang­rei­che Er­fah­rung im Be­reich Tax Tech­no­logy und be­treut Man­dan­ten zu The­men der all­ge­mei­nen steu­er­li­chen Pro­zes­sau­to­ma­ti­sie­rung und -op­ti­mie­rung, der Ent­wick­lung, Einführung und Nut­zung von Steuer-Tools bis hin zu The­men der steu­er­li­chen Da­ten­ana­lyse.

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Be­ar­bei­tungs­stand: 13.07.2022