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Kontierungsvermerk auf elektronisch übermittelten Eingangsrechnungen

Bei elektronischen Belegen sind die Vorgaben der GoBD zu beachten. Dies wirkt sich auch auf die Kontierungspraxis aus.

Elek­tro­ni­sche Doku­mente müs­sen nach den GoBD (Grund­sätze zur ord­nungs­ge­mä­ßen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff, BMF-Sch­rei­ben vom 14.11.2014, BStBl. I 2014, S. 1450) im Ori­gi­nal­zu­stand jeder­zeit les­bar gemacht wer­den kön­nen und prüf­bar sein. Wer­den die Doku­mente bear­bei­tet oder ver­än­dert, z. B. durch das Anbrin­gen von Buchungs­ver­mer­ken, muss dies pro­to­kol­liert und mit dem Doku­ment gespei­chert wer­den. Aus einer ent­sp­re­chen­den Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion muss sich erge­ben, wie die elek­tro­ni­schen Belege erfasst, emp­fan­gen, ver­ar­bei­tet, aus­ge­ge­ben und auf­be­wahrt wer­den.

Kontierungsvermerk auf elektronisch übermittelten Eingangsrechnungen© Thinkstock

Mit Ver­fü­gung vom 20.1.2017 (Az. S 0316.1.1-5/3 St42, DStR 2017, S. 547) geht das Baye­ri­sche Lan­de­s­amt für Steu­ern (BayLfSt) auf die kon­k­rete Anwen­dung der für Ver­an­la­gungs­zei­träume ab 2014 zu beach­ten­den GoBD bei Kon­tie­rung von elek­tro­nisch über­mit­tel­ten Ein­gangs­rech­nun­gen ein. Anders als beim Papier­be­leg müs­sen dem­nach Anga­ben zur Kon­tie­rung, zum Ord­nungs­kri­te­rium für die Ablage und zum Buchungs­da­tum nicht zwin­gend auf dem Beleg ange­bracht wer­den. Es genügt zur Erfül­lung der Beleg­funk­tion, wenn der elek­tro­ni­sche Beleg mit einem ent­sp­re­chen­den Daten­satz elek­tro­nisch ver­bun­den wird. Das BayLfSt weist dazu bei­spiel­haft auf die in den GoBD genann­ten Mög­lich­kei­ten der Ver­wen­dung eines ein­deu­ti­gen Inde­xes oder eines Bar­co­des hin.


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