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Fragen und Antworten – Aktuelles zur elektronischen Rechnung

In unseren letzten Ausgaben des Informationstechnologie haben wir Sie regelmäßig über die neue E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) und das E-Rechnungsgesetz in Verbindung mit den beiden Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD 1.0/2.0 informiert.

Bereits dort haben wir fest­ge­s­tellt, dass die E-Rech­nung zu einem erheb­li­chen „Auf­schwung“ im elek­tro­ni­schen Geschäfts­ver­kehr füh­ren wird. Mit der E-Rech-VO wird zumin­dest bei Leis­tun­gen für den öff­ent­li­chen Sek­tor der E-Rech­nungs­aus­tausch zum Stan­dard und Sys­teme und Pro­zesse müs­sen E-Rech­nun­gen ver­ar­bei­ten kön­nen.  Dies könnte ins­ge­s­amt dazu füh­ren, dass Papier­rech­nun­gen abge­löst wer­den.

Kurz­ein­lei­tung – XRech­nung/ZUG­FeRD als über­g­rei­fen­des Daten­for­mat

Das ver­bind­li­che Rech­nungs­for­mat zum Daten­aus­tausch in Deut­sch­land ist XRech­nung. In „Kon­kur­renz“ zu XRech­nung steht ZUG­FeRD 2.0 – „Zen­tra­ler User Guide des Forums elek­tro­ni­sche Rech­nung Deut­sch­land“, da die EU-Richt­li­nie tech­no­lo­gie­of­fen ist und ZUG­FeRD bereits eta­b­liert ist.

Funktionsweise der E-Rechnung © Funktionsweise der E-Rechnung

Mit einer Soft­ware A kön­nen stan­dar­di­sierte Rech­nun­gen ers­tellt wer­den, die ohne Abspra­che zwi­schen Rech­nungs­emp­fän­ger und -ers­tel­ler bzw. Soft­ware­her­s­tel­lern mit der Soft­ware B auto­ma­tisch ein­ge­le­sen und ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen.

Die Vor­teile der Daten­for­mate XRech­nung und ZUG­FeRD sind:

  • Ein­fa­che For­mate für den Ver­sand von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen,
  • frei ver­füg­bare Stan­dards ohne ein­schrän­k­ende Nut­zungs­rechte,
  • Ver­ar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen ohne vor­he­rige Abspra­che mit dem Rech­nungs­emp­fän­ger bzw. -ers­tel­ler mög­lich,
  • erleich­tert die Ein­hal­tung orga­ni­sa­to­ri­scher Richt­li­nien und recht­li­cher Anfor­de­run­gen,
  • geringe Feh­ler­an­fäl­lig­keit – auto­ma­ti­sierte Buchun­gen sind mög­lich,
  • geset­zes­kon­forme Archi­vie­rung der elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen,
  • Ver­ein­fa­chung der Pro­zesse durch struk­tu­rierte Daten.

Fra­gen

Zur elek­tro­ni­schen Rech­nung haben wir von Ihnen als Inter­es­sen­ten und Man­dan­ten zahl­rei­che Fra­gen erhal­ten, auf die wir gerne ein­ge­hen:

1. Wie ist die elek­tro­ni­sche Rech­nung defi­niert?

  • Es han­delt sich um eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten Daten­satz ers­tellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine auto­ma­ti­sche und elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermög­licht.
  • Der Aus­s­tel­ler einer elek­tro­ni­schen Rech­nung darf nur erwar­ten, dass diese von der öff­ent­li­chen Ver­wal­tung akzep­tiert wird, wenn seine Rech­nung sämt­li­che rele­vante Daten zumin­dest auch in struk­tu­rier­ter Form ent­hält.

2. Was ist die XRech­nung und für wen ist sie gedacht?

  • Das seman­ti­sche Daten­mo­dell sowie die Liste der Syn­ta­xen bil­den gemein­sam die Euro­päi­sche Norm. Öff­ent­li­che Auf­trag­ge­ber müs­sen alle von der EU benann­ten Syn­ta­xen ent­ge­gen­neh­men und ver­ar­bei­ten kön­nen.
  • Die Kern­e­le­mente nach dem seman­ti­schen Daten­mo­dell sind die wesent­li­chen Bestand­teile einer elek­tro­ni­schen Rech­nung und für die grenz­über­sch­rei­tende Inter­o­pe­ra­bi­li­tät erfor­der­lich (z. B. Rech­nungs­zei­traum, Infor­ma­tio­nen über den Ver­käu­fer, Erwer­ber und Zah­lungs­emp­fän­ger etc.).
  • XRech­nung bil­det für die öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber in Deut­sch­land die Euro­päi­sche Norm ein­deu­tig ab und ergänzt bzw. präz­i­siert diese um wei­tere, für die Ver­wal­tung rele­vante Rege­lun­gen.

3. Kann ich wei­ter­hin ZUG­FeRD für meine Rech­nun­gen nut­zen?

  • Sog. hybride Rech­nungs­for­mate (Bild- und Daten­kom­po­nente) wie ZUG­FeRD sind jeden­falls dann nicht aus­ge­sch­los­sen, wenn ein Teil der Rech­nun­gen den Vor­ga­ben der Legal­de­fini­tion ent­spricht. Recht­lich zuläs­sig sind damit Rech­nungs­for­mate, die aus­sch­ließ­lich aus struk­tu­rier­ten Daten beste­hen sowie Rech­nungs­for­mate, die teil­weise aus einem struk­tu­rier­ten For­mat sowie teil­weise aus einer Bild­da­tei beste­hen, vor­aus­ge­setzt, dass den Vor­ga­ben an das Rech­nungs­da­ten­mo­dell (inn­er­halb der Daten­re­prä­sen­tanz) voll­um­fäng­lich ent­spro­chen wird.
  • Reine Bild­da­teien wie PDF-Rech­nun­gen erfül­len die genann­ten Vor­ga­ben nicht.

4. Muss zukünf­tig jeder E-Rech­nun­gen sen­den/emp­fan­gen?

  • Grund­sätz­lich nicht. Die EU-Richt­li­nie verpf­lich­tet ledig­lich die öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber im soge­nann­ten ober­schwel­li­gen Ver­ga­be­be­reich zum Emp­fang sowie zur Ver­ar­bei­tung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen.
  • Im E-Rech­nungs­ge­setz des Bun­des ent­fällt aller­dings diese Beschrän­kung, sodass auch für alle ande­ren Auf­träge unter­halb eines bestimm­ten Schwel­len­wer­tes elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den müs­sen.
  • Die E-Rech­nungs-Ver­ord­nung geht noch einen Schritt wei­ter und verpf­lich­tet ab dem 27.11.2020 – von ein­zel­nen Aus­nah­men abge­se­hen – zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an den Bund (ent­fällt, wenn es sich bei dem Auf­trag um einen sog. Direkt­auf­trag mit einem Auf­trags­wert bis zu EUR 1.000 ohne Umsatz­steuer han­delt).
  • Für öff­ent­li­che Auf­träge mit Betei­li­gung des Bun­des, muss ab einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 eine elek­tro­ni­sche Rech­nung verpf­lich­tend gesen­det als auch emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den.
  • Für öff­ent­li­che Auf­träge mit Betei­li­gung von Bun­des­län­dern und Kom­mu­nen ist die Frist zur Umset­zung der E-Richt­li­nie laut Amts­blatt der EU mitt­ler­weile auf den 18.4.2020 datiert.
  • Es ist davon aus­zu­ge­hen, dass die Bun­des­län­der in abseh­ba­rer Zeit eigene E-Rech­nungs­ge­setze und E-Rech­nungs­ver­ord­nun­gen besch­lie­ßen.

5. Wie stelle ich auf E-Invoi­cing um?

  • Hier bedarf es neben der Aus­wahl von tech­ni­schen Kom­po­nen­ten auch unter­neh­mens­in­ter­ner Anpas­sun­gen. Zu tech­ni­schen Kom­po­nen­ten gehö­ren neben einem elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ein­gang zusätz­lich der digi­tale Rech­nungs­work­f­low sowie ein revi­si­ons­si­che­res elek­tro­ni­sches Archiv.
  • Umstel­lung auf E-Invoi­cing setzt sich aus fol­gen­den Pha­sen zusam­men:
    • Ana­lyse der IST-Pro­zesse,
    • Iden­ti­fi­zie­rung von Opti­mie­rungs­po­ten­zia­len,
    • Ablei­tung von SOLL-Pro­zes­sen,
    • Anbie­ter­aus­wahl.
  • Idea­ler­weise wer­den bei die­ser Umset­zung auch Poten­ziale in der Opti­mie­rung des Zusam­men­spiels zwi­schen Ein­kauf und Rech­nungs­we­sen geho­ben.

6. Brau­che ich neue Soft­ware (ERP, Buch­hal­tung etc.)?

Nein, aller­dings wer­den ver­mut­lich Anpas­sun­gen der Soft­ware nötig sein, damit die neuen For­mate gene­riert, über­mit­telt und ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen.

7. Wird es ein zen­tra­les E-Rech­nungs­por­tal geben?

Um die Bun­des­ver­wal­tung bei der Umstel­lung auf die elek­tro­ni­sche Rech­nung zu unter­stüt­zen, wird im Rah­men der Umset­zung der Vor­ga­ben des Geset­zes eine zen­trale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form des Bun­des ent­wi­ckelt, die es Bun­de­s­ein­rich­tun­gen ermög­licht, einen elek­tro­ni­schen Rech­nungs­ein­gang vor­zu­hal­ten.

8. Was sind die Vor­teile von E-Rech­nun­gen?

  • Sie eröff­nen enorme Ein­spa­rungs­po­ten­ziale (Ver­bes­se­rung von Pro­zes­sen und unter­neh­mens­in­ter­nen Abläu­fen).
  • Durch den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch las­sen sich manu­elle Auf­wände redu­zie­ren und Medi­en­brüche ver­mei­den.
  • Der Return on Invest­ment (ROI) stellt sich dabei zumeist inn­er­halb rela­tiv kur­zer Zeit ein.

9. Wird es für Unter­neh­men künf­tig ggf. eine Verpf­lich­tung geben, Rech­nun­gen elek­tro­nisch an den Bund zu sen­den?

Die E-Rech­nungs-Ver­ord­nung verpf­lich­tet ab dem 27.11.2020 – von ein­zel­nen Aus­nah­men abge­se­hen – zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an den Bund. Die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung ent­fällt ins­be­son­dere, wenn es sich bei dem Auf­trag um einen sog. Direkt­auf­trag han­delt (bis zu einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 ohne Umsatz­steuer). Somit gilt zumin­dest für öff­ent­li­che Auf­träge mit Betei­li­gung des Bun­des, dass ab einem Auf­trags­wert von EUR 1.000 eine elek­tro­ni­sche Rech­nung verpf­lich­tend gesen­det als auch emp­fan­gen und ver­ar­bei­tet wer­den muss.

10. Wie geht es wei­ter mit der Ein­füh­rung der E-Rech­nung?

  • Die obers­ten Bun­des­be­hör­den müs­sen ab dem 27.11.2018 in der Lage sein, elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.
  • Alle ande­ren öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber des Bun­des fol­gen dann ein Jahr spä­ter am 27.11.2019.
  • Alle Rech­nungs­s­tel­ler wer­den gegen­über öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber des Bun­des ab dem 27.11.2020 zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung verpf­lich­tet (zu Aus­nah­men vgl. novus Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie 1. Aus­gabe 2018, S. 7).
  • Für alle ande­ren öff­ent­li­chen Auf­trag­ge­ber (Bun­des­län­der, Kom­mu­nen) ist zu erwar­ten, dass die Frist für die Umset­zung der EU-Richt­li­nie voll aus­ge­nutzt wird.
  • Ent­sp­re­chende Gesetze und Ver­ord­nun­gen wer­den somit erwar­tungs­ge­mäß spä­tes­tens zum 18.4.2020 in Kraft tre­ten.


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