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Abschlussprüfung in Zeiten von Corona

Die Corona-Pandemie hat die gesamte Arbeitswelt auf den Kopf gestellt. Die Produktion in vielen Betrieben wurde stillgelegt, Arbeitsplätze wurden zum Schutz vor Infektionen möglichst ins Home-Office verlagert und Unternehmen haben Reise- und Besuchsbeschränkungen verhängt. Nicht-Betriebsangehörigen wurde der Zutritt auf das Betriebsgelände verwehrt.

Wel­che Aus­wir­kun­gen diese Schutz­maß­nah­men auf die Abschluss­prü­fung haben, dar­über spre­chen wir mit Alex­an­der Sob­an­ski, Wirt­schafts­prü­fer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Ebner Stolz in Stutt­gart.

Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Ebner Stolz, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart© Alex­an­der Sob­an­ski, Wirt­schafts­prü­fer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Ebner Stolz in Stut

Herr Sob­an­ski, mit den Ein­schrän­kun­gen des öff­ent­li­chen Lebens und der Beschrän­kung der Wirt­schaft haben sich die Arbeits­be­din­gun­gen in den Unter­neh­men dra­ma­tisch geän­dert. Wie hat sich Ebner Stolz dar­auf ein­ge­s­tellt?

Wir haben unsere Mit­ar­bei­ter bei den Abschluss­prü­fun­gen vor Ort bei den Man­dan­ten abge­zo­gen und ins Home-Office geschickt. Auch in unse­ren Büros haben wir die Anzahl der anwe­sen­den Per­so­nen soweit wie mög­lich redu­ziert, um die Anste­ckungs­ge­fahr sowie die Gefahr einer Sch­lie­ßung der Büros mög­lichst zu redu­zie­ren. Inzwi­schen begin­nen wir wie­der lang­sam mit dem Arbei­ten im Büro, aller­dings je nach vor­han­de­nen Räum­lich­kei­ten in vie­len Fäl­len mit einer deut­lich redu­zier­ten Anzahl an Mit­ar­bei­tern, die nur abwech­selnd im Büro anwe­send sein dür­fen. Auch wenn es nur ein Teil der Kol­le­gen ist - es ist wie­der rich­tig schön, die Gesich­ter der Kol­le­gen nach der lan­gen Zeit mal wie­der in echt und nicht nur per Video­kon­fe­renz zu sehen.

Wie haben sich die Bür­o­sch­lie­ßun­gen auf Ihre täg­li­che Arbeit als Wirt­schafts­prü­fer aus­ge­wirkt? In einer klas­si­schen Jah­res­ab­schluss­prü­fung ist der Wirt­schafts­prü­fer mit sei­nem Team häu­fig vor Ort im Unter­neh­men. Hat die Corona-Krise die Durch­füh­rung von Jah­res­ab­schluss­prü­fun­gen beein­träch­tigt?

Ja, es sind schon Beein­träch­ti­gun­gen zu spü­ren. Ins­be­son­dere die sch­nelle Abstim­mung und der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch inn­er­halb des Prü­fungs­teams, der nor­ma­ler­weise per­ma­nent im Prü­fer­zim­mer statt­fin­det, ist nun auf­wän­di­ger. Die Prü­fungs­lei­ter sind stär­ker gefor­dert, die Prü­fun­gen zu steu­ern und das Prü­fungs­team zusam­men zu hal­ten. In Summe sind das aber alles lös­bare und eher unter­ge­ord­nete The­men, wenn man das mit den Aus­wir­kun­gen bei eini­gen unsere Man­dan­ten ver­g­leicht. Ich bin aber äußerst posi­tiv über­rascht, wie gut die Zusam­men­ar­beit mit den Man­dan­ten läuft, obwohl wir nicht vor Ort sind und die Man­dan­ten selbst vor gro­ßen Her­aus­for­de­run­gen ste­hen. Hier hat man oft das Gefühl, dass ver­sucht wird, gemein­sam an einem Strang zu zie­hen.

Die Durch­füh­rung der Prü­fun­gen selbst ist dank der bei uns vor­han­de­nen tech­ni­schen Aus­rüs­tung in der Regel unkom­p­li­ziert mög­lich.

Das heißt, dank IT-Lösun­gen funk­tio­niert die Abschluss­prü­fung auch in die­ser Krise?

Wir set­zen schon seit mehr als 15 Jah­ren in der Abschluss­prü­fung IT-Tools ein. So nut­zen wir unsere in Tei­len selbst pro­gram­mierte Prü­fungs­soft­ware sowie Mas­sen­da­ten­ana­ly­se­soft­ware und Spe­zial­tools, z. B. zur Berech­ti­gungs­prü­fung in SAP. Die papier­lose Prü­fungs­akte haben wir bereits im Jahr 2013 ein­ge­führt, Daten­räume zur Über­tra­gung der gan­zen Prü­fungs­un­ter­la­gen, wie unser aktu­el­les Sys­tem EShare, set­zen wir auch bereits seit meh­re­ren Jah­ren ein. Dadurch waren viele Man­dan­ten bereits an die Abläufe gewöhnt und die Umstel­lung ging rela­tiv rei­bungs­los von­stat­ten. Das mobile Arbei­ten gehört sowieso zum Prü­fe­rall­tag, sei es jetzt beim Man­dan­ten oder im Home-Office. Das hat die Kol­le­gen in der Regel vor keine Her­aus­for­de­run­gen ges­tellt.

Wie ver­läuft dann eine Abschluss­prü­fung in Zei­ten von Corona?

Im Gro­ßen und Gan­zen nicht anders als vor­her. Nach Abschluss unse­rer inter­nen Vor­be­rei­tung erfol­gen die ers­ten Besp­re­chun­gen mit den Man­dan­ten über den Ablauf der Prü­fung und die vor­zu­be­rei­te­ten Unter­la­gen. Früher erfolgte das oft im Rah­men von Besp­re­chun­gen beim Man­dan­ten vor Ort oder über Tele­fon­kon­fe­ren­zen, heute wer­den deut­lich häu­fi­ger Onli­ne­mee­tings mit Skype, Webex oder ähn­li­chen Tools durch­ge­führt. Auch die Abstim­mun­gen im Prü­fungs­team, die Besp­re­chun­gen mit dem Man­dan­ten, die Befra­gun­gen der Geschäfts­füh­rung und die Schluss­be­sp­re­chun­gen lau­fen über­wie­gend dar­über ab.

Der Daten­aus­tausch folgt wie bis­her in der Regel über gesi­cherte Daten­räume. Hier hat sich nur der Umfang der Unter­la­gen noch­mals erhöht: Wäh­rend früher die eine oder andere Unter­lage noch in Papier­form ein­ge­se­hen wurde, wer­den jetzt alle Doku­mente elek­tro­nisch zur Ver­fü­gung ges­tellt.

Bewährt hat sich auch unsere neue interne Daten­ana­ly­se­platt­form, die den Prü­fern die Mög­lich­keit bie­tet, einen Über­blick über die ein­zel­nen Buchun­gen zu bekom­men und auch bei den ein­zel­nen Prü­fungs­hand­lun­gen assis­tiert. Dadurch war der direkte Zugriff auf das Buch­hal­tungs­sys­tem beim Man­dan­ten in vie­len Fäl­len ver­zicht­bar, so dass die durch die Home-Office-Tätig­keit schon stark aus­ge­las­te­ten VPN-Sys­teme der Man­dan­ten geschont wer­den konn­ten.

Am Ende einer Jah­res­ab­schluss­prü­fung steht der Prü­fungs­be­richt. Die­ser ist grund­sätz­lich in Schrift­form zu erbrin­gen. Gibt es hier­für auch schon digi­tale Lösun­gen?

Im Prü­fungs­be­richt berich­tet der Prü­fer über Ver­lauf und Ergeb­nis einer Prü­fung. Der Prü­fungs­be­richt muss grund­sätz­lich schrift­lich erteilt wer­den. Es ist aber auch eine elek­tro­ni­sche Abfas­sung mög­lich. Dazu muss der Aus­s­tel­ler der Erklär­ung dem Prüf­be­richt sei­nen Namen hin­zu­fü­gen und das elek­tro­ni­sche Doku­ment mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Sig­na­tur ver­se­hen. Auch wir ver­fü­gen über die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen für der­ar­tige digi­tale Prü­fungs­be­richte. Der Vor­teil liegt neben der sch­nel­le­ren Abwick­lung bei der Her­stel­lung der Berichte, ins­be­son­dere wenn die Unter­zeich­ner im Home-Office sind, als auch in der leich­te­ren Wei­ter­lei­tung der Berichte an die Adres­sa­ten und daran, dass die Ori­gi­n­al­e­x­em­plare nie „aus­ge­hen“ kön­nen.

Gesetzt dem Fall, der Jah­res­ab­schluss kann - aus wel­chen Grün­den auch immer - Corona-bedingt doch nicht frist­ge­recht beim Bun­de­s­an­zei­ger zur Ver­öf­f­ent­li­chung ein­ge­reicht wer­den, beste­hen hier Erleich­te­run­gen für betrof­fene Unter­neh­men?

In der Tat wur­den ent­las­tende Maß­nah­men für Unter­neh­men vor­ge­se­hen, die ihre Jah­res­ab­schlüsse bis­her nicht frist­ge­recht ein­rei­chen konn­ten. Grund­sätz­lich müs­sen Unter­neh­men ihren Jah­res­ab­schluss spä­tes­tens ein Jahr nach dem Abschluss­stich­tag ein­rei­chen. Bei kalen­der­g­lei­chem Geschäfts­jahr 2018 also am 31.12.2019. Wird die Offen­le­gungs­frist ver­säumt, erge­hen regel­mä­ßig Andro­hungs­ver­fü­gun­gen mit einer sechs­wöchi­gen Nach­frist zur Offen­le­gung. Wegen der Corona-Krise gel­ten Erleich­te­run­gen für Unter­neh­men, die zwi­schen dem 6.2.2020 und dem 20.3.2020 eine Andro­hungs­ver­fü­gung erhal­ten haben. Sie kön­nen die Rech­nungs­le­gungs­un­ter­la­gen für das Geschäfts­jahr 2018 nach­träg­lich zwi­schen dem 1.5.2020 und dem 12.6.2020 ein­rei­chen. Dann wird das ange­drohte Ord­nungs­geld nicht fest­ge­setzt.

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