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Abschlussprüfung in Zeiten von Corona

Die Corona-Pan­de­mie hat die ge­samte Ar­beits­welt auf den Kopf ge­stellt. Die Pro­duk­tion in vie­len Be­trie­ben wurde still­ge­legt, Ar­beitsplätze wur­den zum Schutz vor In­fek­tio­nen möglichst ins Home-Of­fice ver­la­gert und Un­ter­neh­men ha­ben Reise- und Be­suchs­be­schränkun­gen verhängt. Nicht-Be­triebs­an­gehöri­gen wurde der Zu­tritt auf das Be­triebs­gelände ver­wehrt.

Wel­che Aus­wir­kun­gen diese Schutzmaßnah­men auf die Ab­schlussprüfung ha­ben, darüber spre­chen wir mit Alex­an­der Sob­anski, Wirt­schaftsprüfer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Eb­ner Stolz in Stutt­gart.

Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Ebner Stolz, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart© Alex­an­der Sob­an­ski, Wirt­schafts­prü­fer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Ebner Stolz in Stut

Herr Sobanski, mit den Einschränkungen des öffentlichen Lebens und der Beschränkung der Wirtschaft haben sich die Arbeitsbedingungen in den Unternehmen dramatisch geändert. Wie hat sich Ebner Stolz darauf eingestellt?

Wir ha­ben un­sere Mit­ar­bei­ter bei den Ab­schlussprüfun­gen vor Ort bei den Man­dan­ten ab­ge­zo­gen und ins Home-Of­fice ge­schickt. Auch in un­se­ren Büros ha­ben wir die An­zahl der an­we­sen­den Per­so­nen so­weit wie möglich re­du­ziert, um die An­ste­ckungs­ge­fahr so­wie die Ge­fahr ei­ner Schließung der Büros möglichst zu re­du­zie­ren. In­zwi­schen be­gin­nen wir wie­der lang­sam mit dem Ar­bei­ten im Büro, al­ler­dings je nach vor­han­de­nen Räum­lich­kei­ten in vie­len Fällen mit ei­ner deut­lich re­du­zier­ten An­zahl an Mit­ar­bei­tern, die nur ab­wech­selnd im Büro an­we­send sein dürfen. Auch wenn es nur ein Teil der Kol­le­gen ist - es ist wie­der rich­tig schön, die Ge­sich­ter der Kol­le­gen nach der lan­gen Zeit mal wie­der in echt und nicht nur per Vi­deo­kon­fe­renz zu se­hen.

Wie haben sich die Büroschließungen auf Ihre tägliche Arbeit als Wirtschaftsprüfer ausgewirkt? In einer klassischen Jahresabschlussprüfung ist der Wirtschaftsprüfer mit seinem Team häufig vor Ort im Unternehmen. Hat die Corona-Krise die Durchführung von Jahresabschlussprüfungen beeinträchtigt?

Ja, es sind schon Be­einträch­ti­gun­gen zu spüren. Ins­be­son­dere die schnelle Ab­stim­mung und der In­for­ma­ti­ons­aus­tausch in­ner­halb des Prüfungs­teams, der nor­ma­ler­weise per­ma­nent im Prüfer­zim­mer statt­fin­det, ist nun aufwändi­ger. Die Prüfungs­lei­ter sind stärker ge­for­dert, die Prüfun­gen zu steu­ern und das Prüfungs­team zu­sam­men zu hal­ten. In Summe sind das aber al­les lösbare und eher un­ter­ge­ord­nete The­men, wenn man das mit den Aus­wir­kun­gen bei ei­ni­gen un­sere Man­dan­ten ver­gleicht. Ich bin aber äußerst po­si­tiv über­rascht, wie gut die Zu­sam­men­ar­beit mit den Man­dan­ten läuft, ob­wohl wir nicht vor Ort sind und die Man­dan­ten selbst vor großen Her­aus­for­de­run­gen ste­hen. Hier hat man oft das Gefühl, dass ver­sucht wird, ge­mein­sam an einem Strang zu zie­hen.

Die Durchführung der Prüfun­gen selbst ist dank der bei uns vor­han­de­nen tech­ni­schen Ausrüstung in der Re­gel un­kom­pli­ziert möglich.

Das heißt, dank IT-Lösungen funktioniert die Abschlussprüfung auch in dieser Krise?

Wir set­zen schon seit mehr als 15 Jah­ren in der Ab­schlussprüfung IT-Tools ein. So nut­zen wir un­sere in Tei­len selbst pro­gram­mierte Prüfungs­soft­ware so­wie Mas­sen­da­ten­ana­ly­se­soft­ware und Spe­zi­al­tools, z. B. zur Be­rech­ti­gungsprüfung in SAP. Die pa­pier­lose Prüfungs­akte ha­ben wir be­reits im Jahr 2013 ein­geführt, Da­tenräume zur Über­tra­gung der gan­zen Prüfungs­un­ter­la­gen, wie un­ser ak­tu­el­les Sys­tem ES­hare, set­zen wir auch be­reits seit meh­re­ren Jah­ren ein. Da­durch wa­ren viele Man­dan­ten be­reits an die Abläufe gewöhnt und die Um­stel­lung ging re­la­tiv rei­bungs­los von­stat­ten. Das mo­bile Ar­bei­ten gehört so­wieso zum Prüfe­rall­tag, sei es jetzt beim Man­dan­ten oder im Home-Of­fice. Das hat die Kol­le­gen in der Re­gel vor keine Her­aus­for­de­run­gen ge­stellt.

Wie verläuft dann eine Abschlussprüfung in Zeiten von Corona?

Im Großen und Gan­zen nicht an­ders als vor­her. Nach Ab­schluss un­se­rer in­ter­nen Vor­be­rei­tung er­fol­gen die ers­ten Be­spre­chun­gen mit den Man­dan­ten über den Ab­lauf der Prüfung und die vor­zu­be­rei­te­ten Un­ter­la­gen. Früher er­folgte das oft im Rah­men von Be­spre­chun­gen beim Man­dan­ten vor Ort oder über Te­le­fon­kon­fe­ren­zen, heute wer­den deut­lich häufi­ger On­line­mee­tings mit Skype, We­bex oder ähn­li­chen Tools durch­geführt. Auch die Ab­stim­mun­gen im Prüfungs­team, die Be­spre­chun­gen mit dem Man­dan­ten, die Be­fra­gun­gen der Ge­schäftsführung und die Schluss­be­spre­chun­gen lau­fen über­wie­gend darüber ab.

Der Da­ten­aus­tausch folgt wie bis­her in der Re­gel über ge­si­cherte Da­tenräume. Hier hat sich nur der Um­fang der Un­ter­la­gen noch­mals erhöht: Während früher die eine oder an­dere Un­ter­lage noch in Pa­pier­form ein­ge­se­hen wurde, wer­den jetzt alle Do­ku­mente elek­tro­ni­sch zur Verfügung ge­stellt.

Bewährt hat sich auch un­sere neue in­terne Da­ten­ana­ly­se­platt­form, die den Prüfern die Möglich­keit bie­tet, einen Über­blick über die ein­zel­nen Bu­chun­gen zu be­kom­men und auch bei den ein­zel­nen Prüfungs­hand­lun­gen as­sis­tiert. Da­durch war der di­rekte Zu­griff auf das Buch­hal­tungs­sys­tem beim Man­dan­ten in vie­len Fällen ver­zicht­bar, so dass die durch die Home-Of­fice-Tätig­keit schon stark aus­ge­las­te­ten VPN-Sys­teme der Man­dan­ten ge­schont wer­den konn­ten.

Am Ende einer Jahresabschlussprüfung steht der Prüfungsbericht. Dieser ist grundsätzlich in Schriftform zu erbringen. Gibt es hierfür auch schon digitale Lösungen?

Im Prüfungs­be­richt be­rich­tet der Prüfer über Ver­lauf und Er­geb­nis ei­ner Prüfung. Der Prüfungs­be­richt muss grundsätz­lich schrift­lich er­teilt wer­den. Es ist aber auch eine elek­tro­ni­sche Ab­fas­sung möglich. Dazu muss der Aus­stel­ler der Erklärung dem Prüfbe­richt sei­nen Na­men hin­zufügen und das elek­tro­ni­sche Do­ku­ment mit ei­ner qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Si­gna­tur ver­se­hen. Auch wir verfügen über die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen für der­ar­tige di­gi­tale Prüfungs­be­richte. Der Vor­teil liegt ne­ben der schnel­le­ren Ab­wick­lung bei der Her­stel­lung der Be­richte, ins­be­son­dere wenn die Un­ter­zeich­ner im Home-Of­fice sind, als auch in der leich­te­ren Wei­ter­lei­tung der Be­richte an die Adres­sa­ten und daran, dass die Ori­gi­nal­ex­em­plare nie „aus­ge­hen“ können.

Gesetzt dem Fall, der Jahresabschluss kann - aus welchen Gründen auch immer - Corona-bedingt doch nicht fristgerecht beim Bundesanzeiger zur Veröffentlichung eingereicht werden, bestehen hier Erleichterungen für betroffene Unternehmen?

In der Tat wur­den ent­las­tende Maßnah­men für Un­ter­neh­men vor­ge­se­hen, die ihre Jah­res­ab­schlüsse bis­her nicht frist­ge­recht ein­rei­chen konn­ten. Grundsätz­lich müssen Un­ter­neh­men ih­ren Jah­res­ab­schluss spätes­tens ein Jahr nach dem Ab­schluss­stich­tag ein­rei­chen. Bei ka­len­der­glei­chem Ge­schäfts­jahr 2018 also am 31.12.2019. Wird die Of­fen­le­gungs­frist versäumt, er­ge­hen re­gelmäßig An­dro­hungs­verfügun­gen mit ei­ner sechswöchi­gen Nach­frist zur Of­fen­le­gung. We­gen der Corona-Krise gel­ten Er­leich­te­run­gen für Un­ter­neh­men, die zwi­schen dem 6.2.2020 und dem 20.3.2020 eine An­dro­hungs­verfügung er­hal­ten ha­ben. Sie können die Rech­nungs­le­gungs­un­ter­la­gen für das Ge­schäfts­jahr 2018 nachträglich zwi­schen dem 1.5.2020 und dem 12.6.2020 ein­rei­chen. Dann wird das an­ge­drohte Ord­nungs­geld nicht fest­ge­setzt.

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