Verpflichtende eRechnung ab 2025 in Deutschland

Elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und Europa

Die Am­pel­ko­ali­tion for­mu­lierte be­reits in ih­rem Ko­ali­ti­ons­ver­trag das Ziel, den Um­satz­steu­er­be­trug zu bekämp­fen und das Mehr­wert­steu­er­sys­tem zu mo­der­ni­sie­ren. Mit dem Wachs­tums­chan­cen­ge­setz wird nun in einem ers­ten Schritt eine ab 2025 ver­pflich­tende eRech­nung für na­tio­nale B2B-Umsätze für im In­land ansässige Un­ter­neh­mer ein­geführt. Dar­auf auf­bau­end soll in einem zwei­ten Schritt ein bun­des­ein­heit­li­ches elek­tro­ni­sches Mel­de­sys­tem um­ge­setzt wer­den. Die­ses trans­ak­tio­nale Mel­de­sys­tem soll dazu die­nen, Rech­nun­gen zu er­stel­len, auf Plau­si­bi­lität zu prüfen und wei­ter­zu­lei­ten so­wie die re­le­van­ten Mel­de­da­ten di­rekt an staat­li­che Stel­len zu über­mit­teln.

Ne­ben der Einführung der eRech­nung in Deutsch­land durch das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz ist die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung auch im Rah­men der In­itia­tive „VAT in the Di­gi­tal Age“ (ViDA) auf EU-Ebene auf der Ta­ges­ord­nung. Mit den Ende 2022 vor­ge­leg­ten ViDA-Vor­schlägen be­ab­sich­tigt die EU-Kom­mis­sion, die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung und eine ver­pflich­tende di­gi­tale Mel­dung für in­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsätze ein­zuführen.

Hin­weis: In an­de­ren eu­ropäischen Staa­ten wie z. B. Ita­lien, Frank­reich und Un­garn sind be­reits seit länge­rem ver­schie­dene Sys­teme der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung in Ge­brauch.

Verpflichtende eRechnung in Deutschland ab 01.01.2025

Die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung für in Deutsch­land steu­er­bare Umsätze zwi­schen inländi­schen Un­ter­neh­mern ist grundsätz­lich ab 01.01.2025 ver­pflich­tend. Ge­ne­relle Aus­nah­men für be­stimmte Un­ter­neh­mer, wie etwa um­satz­steu­er­li­che Klein­un­ter­neh­mer, be­ste­hen nicht. Le­dig­lich für Klein­be­trags­rech­nun­gen bis 250 Euro und Fahr­aus­weise ist wei­ter­hin je­des Rech­nungs­for­mat, ein­schließlich der Pa­pier­rech­nung, zulässig.

Auf­grund der kurzen Einführungs­frist wur­den ver­schie­dene Überg­angs­re­ge­lun­gen ge­trof­fen: So können Un­ter­neh­mer bis zum 31.12.2026 für in 2025 und 2026 aus­geführte Umsätze wei­ter­hin an­dere Rech­nungs­for­mate ein­schließlich der Pa­pier­rech­nun­gen ver­wen­den. Sons­tige elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen dürfen da­bei - wie bis­her - nur mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers ver­wen­det wer­den. Für Un­ter­neh­mer, de­ren Ge­samt­umsätze im vor­an­ge­gan­ge­nen Ka­len­der­jahr nicht mehr als 800.000 Euro be­tra­gen ha­ben, gilt diese Überg­angs­re­ge­lung ein Jahr länger, also bis zum 31.12.2027 für bis Ende 2027 aus­geführte Umsätze.

Außer­dem kann bis zum 31.12.2027 für in den Jah­ren 2026 und 2027 aus­geführte Umsätze mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers auch eine elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung wie bis­her er­fol­gen, so­fern die aus­ge­stellte Rech­nung über das EDI-Ver­fah­ren über­mit­telt wird.

Hin­weis: Un­abhängig von den Überg­angs­re­ge­lun­gen für die Ver­wen­dung der eRech­nung für Aus­gangs­umsätze muss je­der inländi­sche Un­ter­neh­mer ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, eRech­nun­gen zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.

Neue technische Anforderungen an eine eRechnung

Nach der neuen ge­setz­li­chen Re­ge­lung han­delt es sich bei ei­ner eRech­nung um eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht. Hier­bei muss eine eRech­nung den in­ter­na­tio­na­len Vor­ga­ben der CEN-Norm EN 16931 ent­spre­chen.

Die Fi­nanz­ver­wal­tung hat im Laufe des Ge­setz­ge­bungs­ver­fah­rens zum Wachs­tums­chan­cen­ge­setz be­reits ver­lau­ten las­sen, dass insb. Rech­nun­gen nach dem XStan­dard (sog. XRech­nung) als auch nach dem ZUG­FeRD-For­mat (ab Ver­sion 2.0.1) grundsätz­lich den neuen An­for­de­run­gen an eine eRech­nung genügen sol­len. Fer­ner sol­len auch hy­bride Rech­nungs­for­mate, die aus einem struk­tu­rier­ten Da­ten­satz im XML-For­mat und ei­ner Bild­da­tei be­ste­hen, wei­ter­hin zulässig sein.

Hin­weis: Ab­zu­war­ten bleibt, in­wie­fern für die eRech­nungs­pro­zesse kos­ten­lose staat­li­che IT-An­wen­dun­gen, vor al­lem für KMU, zur Verfügung ge­stellt wer­den.

Ne­ben die­sen kon­kre­ten tech­ni­schen Vor­ga­ben be­steht auch die Möglich­keit, das Rech­nungs­for­mat zwi­schen Rech­nungs­aus­stel­ler und Rech­nungs­empfänger zu ver­ein­ba­ren. Er­folgt eine sol­che in­di­vi­du­elle Ab­spra­che, muss das gewählte For­mat eine Ex­trak­tion der Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in ein For­mat ermögli­chen, das der CEN-Norm EN 16931 ent­spricht oder mit die­sem For­mat in­ter­ope­ra­bel ist.

Hin­weis: In Zu­kunft fällt je­des Rech­nungs­for­mat, das nicht die An­for­de­run­gen an die eRech­nung erfüllt, un­ter den Be­griff „sons­tige Rech­nung“. Ins­be­son­dere be­trifft dies auch Rech­nun­gen, die zwar pa­pier­los in elek­tro­ni­scher Form aus­ge­stellt wer­den, aber nicht dem vor­ge­ge­be­nen Da­ten­for­mat ent­spre­chen, wie z. B. Rech­nun­gen als PDF-Da­teien.

Erste Einschätzung Ihres Handlungsbedarfs mit dem eRechnungs Readiness Check

An­ge­sichts der nun be­schlos­se­nen ver­pflich­ten­den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für na­tio­nale Umsätze und der be­reits kon­kre­ten Vor­schläge der EU-Kom­mis­sion für in­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsätze, müssen sich Un­ter­neh­mer zeit­nah mit der Einführung der eRech­nung und den dafür er­for­der­li­chen Pro­zes­sen aus­ein­an­der­set­zen. Da­bei bie­tet die im Zuge der Einführung ge­for­derte Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung er­heb­li­che Po­ten­tiale zur Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung und Zeit­er­spar­nis.

Im Rah­men der ge­setz­lich vor­ge­schrie­be­nen Um­stel­lung auf die Ver­wen­dung und Ver­ar­bei­tung von eRech­nun­gen hat zunächst eine sorgfältige Ana­lyse der bis­he­ri­gen Ab­rech­nungs- und Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse zu er­fol­gen, um ab­schätzen zu können, in wel­chem Um­fang tech­ni­sche und per­so­nelle Res­sour­cen er­for­der­lich sind, um die der­zei­ti­gen Pro­zesse an die vom Ge­setz­ge­ber vor­ge­ge­be­nen voll­di­gi­ta­li­sier­ten Pro­zesse an­zu­pas­sen.

Mit un­se­rem eRech­nung Rea­di­ness Check er­hal­ten Sie auf Ba­sis der Aus­gangs­lage in Ih­rem Un­ter­neh­men eine schnelle Ein­schätzung des in­di­vi­du­el­len Hand­lungs­be­darfs.

Dem eRech­nungs Rea­di­ness Check liegt ein ei­gens ent­wi­ckel­tes tool­ba­sier­tes Sco­ring-Mo­dell für die Be­wer­tung des Ist-Zu­stands der Rech­nungs­pro­zesse Ih­res Un­ter­neh­mens zu Grunde. Um­satz­steuer-Ex­per­ten von RSM Eb­ner Stolz führen Sie durch den Fra­gen­ka­ta­log des eRech­nungs Rea­di­ness Check. Ihre Ant­wor­ten ermögli­chen eine au­to­ma­ti­sierte Aus­wer­tung, ob ho­her, mitt­le­rer oder ge­rin­ger An­pas­sungs­be­darf an den Pro­zes­sen Ih­res Un­ter­neh­mens be­steht.

Auf Grund­lage der Aus­wer­tung er­hal­ten Sie eine in­di­vi­du­elle, auf Ihr Un­ter­neh­men zu­ge­schnit­tene Check­liste mit den er­for­der­li­chen Maßnah­men in den Ka­te­go­rien Rech­nungs­ein­gang, Rech­nungs­aus­gang und tech­ni­sche Um­set­zung.

Hin­weis: Wei­tere In­for­ma­tio­nen zum eRech­nungs Rea­di­ness Check fin­den Sie hier.

Gerne in­for­mie­ren wir Sie zu­dem über wei­tere Ent­wick­lun­gen zur Einführung der eRech­nung und der ViDA-In­itia­tive auf EU-Ebene. Sen­den Sie dazu bitte eine kurze Nach­richt an vida@eb­ner­stolz.de.