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A1-Bescheinigungen - Wegbereiter für die Durchsetzung des Equal-Pay-Grundsatzes?

Werden Arbeitnehmer im EU-Ausland oder in EFTA-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) beruflich tätig, bspw. in Form einer Entsendung oder bei Dienstreisen, haben sie zum Nachweis ihrer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung im Ursprungsstaat eine sog. A1-Bescheinigung mitzuführen.

Mit der A1-Beschei­ni­gung, die bei zeit­lich befris­te­ten Aus­lands­au­f­ent­hal­ten von Arbeit­neh­mern bis zu einer maxi­ma­len Dauer von 24 Mona­ten Anwen­dung fin­det, wer­den die anzu­wen­den­den Sozial­ver­si­che­rungs­vor­schrif­ten des Hei­mat­staa­tes beschei­nigt und bestä­tigt. Somit sind für den Mit­ar­bei­ter im Tätig­keits­staat keine Bei­träge zu entrich­ten und eine Dop­pel­be­las­tung wird ver­mie­den.

Die Beschei­ni­gung soll vor Beginn des Aus­lands­au­f­ent­halts für jeden ein­zel­nen Auf­ent­halt bean­tragt wer­den. Eine Dau­er­be­schei­ni­gung ist nicht vor­ge­se­hen. Dabei ist fest­zu­s­tel­len, dass in eini­gen Nach­bar­staa­ten ver­stärkt über­prüft wird, ob Arbeit­neh­mer tat­säch­lich A1-Beschei­ni­gun­gen mit sich füh­ren. Wer­den Ver­stöße fest­ge­s­tellt, kön­nen Geld­stra­fen dro­hen.

Seit 1.1.2019 ist das Ver­fah­ren der A1-Beschei­ni­gun­gen kom­p­lett auf die elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung umge­s­tellt wor­den, auch wenn in der Pra­xis Anträge in Papier­form in begrün­de­ten Ein­zel­fäl­len noch akzep­tiert wer­den. Damit gilt grund­sätz­lich: vor Antritt des Aus­lands­au­f­ent­halts ist eine A1-Beschei­ni­gung elek­tro­nisch zu bean­tra­gen und die elek­tro­nisch aus­ge­s­tellte Beschei­ni­gung im Tätig­keits­staat mit­zu­füh­ren.

Hin­weis

In der Pra­xis ver­st­rei­chen oft­mals einige Tage zwi­schen der Bean­tra­gung und der Zurück­mel­dung der A1-Beschei­ni­gung. Sofern nach­ge­wie­sen wer­den kann, dass die Beschei­ni­gung vor der Dien­st­reise oder Ent­sen­dung bean­tragt wurde, wird in der Regel von mög­li­chen Geld­stra­fen abge­se­hen. Wir emp­feh­len des­halb, dass die Arbeit­neh­mer eine Kopie der maschi­nel­len Antrags­be­stä­ti­gung mit sich füh­ren, sofern bei Rei­se­an­tritt noch keine A1-Beschei­ni­gung vor­liegt.

Da das Bean­tra­gen und Vor­hal­ten von A1-Beschei­ni­gun­gen zu viel Auf­wand für alle Betei­lig­ten, in den Per­so­nal­ab­tei­lun­gen, bei den Rei­sen­den, den Bera­tern sowie den Behör­den, führt, wur­den auf EU-Ebene Mög­lich­kei­ten dis­ku­tiert, die­sen Auf­wand zu redu­zie­ren. Dem Ver­neh­men nach sind Reform­be­müh­un­gen auf EU-Ebene jedoch vor­erst geschei­tert. Dabei liegt die Ver­mu­tung nahe, dass auf die durch das A1-Mel­de­ver­fah­ren gene­rier­ten Infor­ma­tio­nen auch des­halb nicht ver­zich­tet wer­den soll, weil diese künf­tig nicht nur für sozial­ver­si­che­rungs­recht­li­che Prü­fun­gen, son­dern zudem auch für Kon­trol­len ein­ge­setzt wer­den könn­ten, ob die Vor­ga­ben der EU-Ent­sen­de­richt­li­nie beach­tet wer­den. Denn anhand der aus­ge­s­tell­ten A1-Beschei­ni­gun­gen las­sen sich Arbeit­s­ein­sätze im Aus­land bereits bes­tens nach­voll­zie­hen.

Hin­weis

Unter­neh­men soll­ten dar­auf ach­ten, dass für Arbeit­neh­mer vor einem Aus­lands­au­f­ent­halt eine A1-Beschei­ni­gung bean­tragt und von die­sem mit­ge­führt wird. Dies ist essen­ti­ell für Dien­st­rei­sen in Län­der, die bereits detail­lierte Mel­depf­lich­ten im Ein­satz haben (z. B. Bel­gien, Ita­lien, Fran­k­reich, Schweiz) oder in denen Busi­ness-Kun­den der Unter­neh­men Regeln auf­ge­s­tellt haben, die den Ein­lass nur gegen Vor­lage der Beschei­ni­gung bzw. Mel­de­be­stä­ti­gung gewäh­ren.

Um den Vor­ga­ben des A1-Mel­de­ver­fah­rens gerecht zu wer­den, soll­ten im Unter­neh­men Pro­zesse imp­le­men­tiert wer­den, die Rei­sen recht­zei­tig unter­neh­mens­in­tern anzu­zei­gen und dahin­ge­hend zu bewer­ten, ob und wel­che Com­p­li­ance-Schritte ein­zu­lei­ten sind.

Der Fokus sollte dabei auf Län­dern lie­gen, die das Vor­lie­gen der Beschei­ni­gung bzw. Mel­dung des Ein­sat­zes kon­trol­lie­ren. Wir hal­ten eine Liste die­ser Län­der vor und aktua­li­sie­ren diese regel­mä­ßig anhand der Rück­mel­dun­gen unse­rer Part­ner aus unse­rem inter­na­tio­na­len Netz­werk vor Ort und unse­rer Man­dan­ten. Bis Jah­re­s­ende soll­ten die unter­neh­mens­in­ter­nen Pro­zesse gestat­ten, grenz­über­sch­rei­tende Rei­sen vor Rei­se­an­tritt mit­ge­teilt zu bekom­men und zu bewer­ten. Dazu bie­ten sich auf die Unter­neh­mens­ab­läufe zuge­schnit­tene Fall­grup­pen und Vor­ge­hens­wei­sen an.

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