deen
Nexia Ebner Stolz

Zeitfresser Digitalisierung - und die Rückkehr zu zeitintelligentem Handeln

Das digitale Zeitalter wird viel gepriesen. Aber ist wirklich alles besser? Oder leidet gar die Arbeitsqualität und -effektivität? Darüber sprechen wir mit Zach Davis, Autor des Buches „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz: mehr schaffen mit weniger Stress“.

Der Infor­ma­ti­ons­fluss wird immer sch­nel­ler. Waren es vor 20 Jah­ren noch die gedruck­ten Medien, vor zehn Jah­ren die Mel­dun­gen im World Wide Web und E-Mails, so wird heute get­wit­tert, was das Zeug hält. Con­tent is King, je aktu­el­ler, desto bes­ser. Kaum ist eine Nach­richt, gleich­gül­tig ob aus Poli­tik oder Wirt­schaft, gepos­tet, muss schon dar­auf rea­giert wer­den. Und natür­lich erwar­tet jeder post­wen­dend ein Like oder eine Reak­tion. Auch bei E-Mail-Anfra­gen ist die Erwar­tungs­hal­tung, dass eine Ant­wort doch post­wen­dend ein­tref­fen müsste. Das digi­tale Zei­tal­ter wird viel geprie­sen. Aber ist wir­k­lich alles bes­ser? Oder lei­det gar die Arbeits­qua­li­tät und -effek­ti­vi­tät? Kön­nen Infor­ma­tio­nen in die­ser Geschwin­dig­keit sinn­voll ver­ar­bei­tet und ziel­ge­rich­tet wei­ter­ge­ge­ben wer­den? Dar­über spricht Jens Lingtha­ler, Wirt­schafts­prü­fer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Ebner Stolz in Ham­burg, mit Zach Davis, Autor des Buches „Vom Zeit­ma­na­ge­ment zur Zeit­in­tel­li­genz: mehr schaf­fen mit weni­ger Stress“.

Zeitfresser Digitalisierung - und die Rückkehr zu zeitintelligentem Handeln© Peoplebuilding - Zach Davis, Autor „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz“

Social Media & Co. - allen voran Face­book, Ins­ta­gram und Twit­ter. Dazu noch zig E-Mails stünd­lich. Unsere Smart­pho­nes sind ein wah­res Füll­horn an Infor­ma­tio­nen. Aber kön­nen wir die­ser Infor­ma­ti­ons­flut intel­lek­tu­ell über­haupt noch Herr wer­den und das Unwe­sent­li­che vom Wesent­li­chen unter­schei­den?

Die Gefahr ist, dass aus der Zeit­ver­wen­dung eine Menge Zeit­ver­schwen­dung wird. Damit meine ich kon­k­ret, dass man zu viel Zeit mit unwich­ti­gen Infor­ma­tio­nen ver­bringt. Wenn die Infor­ma­tio­nen kei­nen Nut­zen haben, bet­reibt man bei der Auf­nahme die­ser Infor­ma­tio­nen keine Wert­sc­höp­fung. 

Ich emp­fehle, unwich­tige Infor­ma­tio­nen nicht nur zu löschen, son­dern nach Mög­lich­keit für die Zukunft abzu­s­tel­len. Bei einem News­let­ter ist dies meis­tens ein­fach. Aber auch bei klei­ne­ren, manu­ell ers­tell­ten Ver­tei­lern, gilt es aus­zu­sor­tie­ren. Sie hat­ten zwar ein­mal mit einem Thema oder Pro­jekt zu tun, sind nun aber nicht mehr invol­viert? Dann infor­mie­ren Sie den Absen­der hier­über.

Ich emp­fehle, unwich­tige Infor­ma­tio­nen nicht nur zu löschen, son­dern nach Mög­lich­keit für die Zukunft abzu­s­tel­len. Bei einem News­let­ter ist dies meis­tens ein­fach. Aber auch bei klei­ne­ren, manu­ell ers­tell­ten Ver­tei­lern, gilt es aus­zu­sor­tie­ren. Sie hat­ten zwar ein­mal mit einem Thema oder Pro­jekt zu tun, sind nun aber nicht mehr invol­viert? Dann infor­mie­ren Sie den Absen­der hier­über.

Hin­ter einer Nach­richt steckt doch grund­sätz­lich die Erwar­tung einer sch­nel­len Reak­tion auf die gepos­tete Infor­ma­tion? Wie sollte man damit umge­hen?

Ich denke, dass es gerade bei E-Mails manch­mal die Erwar­tungs­hal­tung gibt, dass der Emp­fän­ger im Moment des Ver­sands alles Andere lie­gen­lässt und sich um den Sach­ver­halt aus der E-Mail küm­mert.

Was tun? Ich stelle die Frage: Wie oft macht es Sinn, in die Mails zu schauen? Das kann man lei­der nicht pau­schal beant­wor­ten. In vie­len Berei­chen reicht es, bspw. zwei- oder vier­mal am Tag ins Post­fach zu schauen. Der geringste Nen­ner ist: Zumin­dest die Auf­gabe oder Teil­auf­gabe – oft geht es nur um zwei, fünf oder zehn Minu­ten – absch­lie­ßen, bevor man sich neuen Infor­ma­tio­nen und The­men wid­met.

Das Pro­b­lem ist, dass die bloße Kennt­nis einer neuen Nach­richt neu­gie­rig macht. Wenn man einen Sig­nal­ton hört oder das kleine Brief­um­schlag­sym­bol sieht, ist der Impuls da, die Nach­richt auch gleich zu lesen.

Meine Emp­feh­lung: Deak­ti­vie­ren Sie alle Hin­weise auf neue E-Mails. Dann sind meis­tens 10 bis 50 % aller Unter­b­re­chun­gen weg, ohne dass dadurch nen­nens­werte Nach­teile ent­ste­hen.

Haben diese sch­nel­len Infor­ma­tio­nen Vor­teile für die Arbeits­welt? Und wenn ja, wel­che aus Ihrer Sicht?

Manch­mal ist Sch­nel­lig­keit ein Vor­teil. Wer Auf­träge per E-Mail bekommt, kann sch­lecht nur drei­mal am Tag in sein Post­fach schauen. In kaum einem Bereich kann man das Thema Sch­nel­lig­keit gänz­lich igno­rie­ren.

Ganz viel wird aber drin­gend gemacht, ohne drin­gend zu sein, gerade per E-Mail: Bei den meis­ten Men­schen - und zwar auch sol­chen, die viel Ver­ant­wor­tung tra­gen - sind 99 % der E-Mails nicht drin­gend. Wich­tig und drin­gend sind zwei unter­schied­li­che Dimen­sio­nen. Und wenn es wir­k­lich drin­gend und wich­tig ist, dann ist E-Mail nicht der rich­tige Kanal.

Stel­len Sie sich vor, dass in den Raum, in dem Sie sich befin­den, Qualm aus dem Nach­bar­raum ein­drin­gen würde. Im Klar­text: Es brennt! Wür­den Sie diese – durch­aus wich­tige und drin­gende - Infor­ma­tion per E-Mail an die ört­li­che Feu­er­wehr durch­ge­ben? Natür­lich nicht: Sie wür­den zum Tele­fon grei­fen. 

Wel­che Nach­teile bringt diese Masse an Infor­ma­tio­nen mit sich?

Infor­ma­ti­ons­auf­nahme ist nur eine Vor­be­rei­tung auf eine wert­sc­höp­fende Tätig­keit und nicht selbst ein wert­sc­höp­fen­der Vor­gang. Es gilt, mit der Infor­ma­tion eine bes­sere Ent­schei­dung zu tref­fen oder eine Hand­lung durch­zu­füh­ren.

Zu viele Infor­ma­tio­nen kön­nen dazu füh­ren, dass das Wesent­li­che schwe­rer erkenn­bar wird und dadurch sch­lech­tere Ent­schei­dun­gen, auch in Bezug auf die Zeit­ver­wen­dung, getrof­fen wer­den.

Füh­rungs­kräfte ver­brin­gen im Schnitt rund vier Stun­den am Tag damit, schrift­li­che Infor­ma­tio­nen auf­zu­neh­men. Das ist übri­gens meis­tens der größte Zeit­b­lock am Tag, über des­sen Opti­mie­rung kaum nach­ge­dacht wird. Wenig bekannt ist bspw., dass es mög­lich ist, mit nur einem Tag Trai­ning seine Lese­ef­fi­zi­enz zu ver­dop­peln, bei glei­chem Ver­ständ­nis – ein klei­ner Wink mit dem Zaunp­fahl zu mei­nem zwei­ten Schwer­punkt Power Rea­ding.

In jedem Fall macht es Sinn, seine Fähig­kei­ten im Umgang mit der Infor­ma­ti­ons­flut zu ver­bes­sern, sei es mit Sch­nell­le­se­tech­ni­ken oder Tas­ten­kür­zeln.

Ent­sp­re­chend der Geschwin­dig­keit des Infor­ma­ti­ons­flus­ses besteht auch oft­mals die Erwar­tungs­hal­tung, dass Arbeit­s­er­geb­nisse sch­nell vor­lie­gen müs­sen. Lei­det dar­un­ter die Qua­li­tät? Ist es über­haupt mög­lich, solide Arbeit­s­er­geb­nisse auf Basis sich sch­nell ver­än­dern­der Infor­ma­tio­nen zu erzie­len?

Das Pro­b­lem sind vor allem die Unter­b­re­chun­gen. Unter­bro­chene Auf­ga­ben dau­ern im Schnitt ca. 50 % län­ger und sind feh­ler­an­fäl­li­ger. Unter­b­re­chun­gen kos­ten Zeit und ver­rin­gern die Qua­li­tät. Zudem erhöhen sie den Stres­spe­gel.

Wie arbei­tet man unter­b­re­chungs­f­reier? Sicher­lich ist jeder schon ein­mal auf die Idee gekom­men, Zeit zu blo­cken für eine wich­tige Tätig­keit. In den aller­meis­ten Fäl­len klappt das aber nicht.

Wie erhöht man den Umset­zungs­er­folg? Ein Sch­nell­tipp: Betrach­ten Sie diese Zeit wie einen Ter­min mit einem Gast. Dann geht der Umset­zungs­er­folg deut­lich nach oben. Ein­fach und wirk­sam zug­leich.

Sie sind Coach für zeit­in­tel­li­gen­tes Han­deln. Wor­auf sollte eine Füh­rungs­kraft unbe­dingt ach­ten, um ihren Arbeit­sall­tag bes­ser in den Griff zu bekom­men?

Maxi­mal dele­gie­ren, bis zur Über­for­de­rung (quan­ti­ta­tiv und inhalt­lich) und dann ein paar Schritte weni­ger davon. Das ist natür­lich salopp for­mu­liert, aber durch­aus auch mit einem Ernst ver­se­hen. Mehr und in der rich­ti­gen Menge zu dele­gie­ren ist sicher­lich kein gänz­lich neuer Gedan­ken­gang, aber den­noch etwas, das regel­mä­ßig über­se­hen wird.

Zudem emp­fehle ich eine Ver­schie­bung hin zu mehr arbei­ten „am“ und weni­ger „im“ Ver­ant­wor­tungs­be­reich. Stel­len Sie sich einen Fluss mit hohem Strö­mungs­tempo vor. Regel­mä­ßig lan­den Men­schen in die­sem Fluss und dro­hen zu ertrin­ken. Zum Glück steht am Ufer ein Ret­ter, der die Men­schen vor dem Ertrin­ken bewahrt. Stän­dig geht es so. Der Ret­ter ist den gan­zen Tag mit Ret­tungs­ak­tio­nen beschäf­tigt. Er macht das auch sehr gut: Er ist ein „High-Per­for­ming-Ret­ter“. Lei­der hat er keine Zeit, zu schauen wer 100 Meter wei­ter fluss­auf­wärts per­ma­nent Leute hin­ein­schubst.

Um die Meta­pher der Brände noch ein­mal auf­zu­g­rei­fen: Die Kunst ist es, einen höhe­ren Anteil der Zeit mit Brand­präv­en­tion und dem Ent­wi­ckeln bes­se­rer Lösch­me­tho­den zu ver­brin­gen und nicht in den Dring­lich­kei­ten des All­tags unter­zu­ge­hen.

Die Lösung lau­tet also Zeit­ma­na­ge­ment? Wor­auf ist für ein durch­dach­tes Zeit­ma­na­ge­ment zu ach­ten?

Zeit­ma­na­ge­ment ist letzt­lich Prio­ri­tä­t­en­ma­na­ge­ment. Über Prio­ri­tä­ten ist viel gesagt und geschrie­ben wor­den. Gerne gebe ich zwei, ver­mut­lich neue Gedan­ken­an­stöße.

Aspekt Nr. 1: Machen Sie sich nicht nur Gedan­ken über Ihre To-Do-Liste, son­dern auch über Ihre Not-To-Do-Liste. Wie soll ein bestimm­ter, wich­ti­ger Bereich zukünf­tig mehr Zeit ein­neh­men, wenn nicht dafür Ande­res zukünf­tig weni­ger Zeit in Anspruch neh­men wird? Was wer­den Sie also in Zukunft weni­ger, gar nicht mehr oder nicht mehr selbst tun? Wenn Sie dies defi­nie­ren und weni­ger Zeit hie­rin inves­tie­ren, dann gewin­nen Sie Zeit für Auf­ga­ben mit höhe­rer Prio­ri­tät – das ist die sel­ten dis­ku­tierte Vor­aus­set­zung für bes­se­res Prio­ri­sie­ren.

Aspekt Nr. 2: Oft wird prio­ri­siert nach dem Prin­zip der jüngs­ten Unter­b­re­chung. Man sitzt an einer Auf­gabe und es kommt etwas Neues hinzu. Die Ten­denz ist dann, das Neue vor­zu­zie­hen. Und wenn wäh­rend­des­sen wie­der etwas Neues rein­kommt, geht es gerade so wei­ter. Das ist nach­voll­zieh­bar, da Neues eine gewisse Anzie­hungs­kraft hat. Dies ist jedoch ein sch­lech­tes Prio­ri­täts­kri­te­rium ist.

Sehen Sie die Digi­ta­li­sie­rung vor die­sem Hin­ter­grund nun eher als Fluch oder als Segen?

Digi­ta­li­sie­rung ist kein Selbstz­weck. Wenn Digi­ta­li­sie­rung zu einem bes­se­ren Kun­de­n­er­leb­nis, zu gerin­ge­ren Kos­ten oder – durch mehr Tran­s­pa­renz – zu bes­se­ren Ent­schei­dun­gen oder Lösun­gen führt, wun­der­bar. Ich mag es, wenn immer mehr Vor­gänge ohne Papier aus­kom­men.

Und nun noch eine absch­lie­ßende Frage: Digi­tal oder Print - wel­ches Medium eig­net sich bes­ser für eine gezielte Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion, wie etwa unse­ren novus?

Natür­lich haben digi­tale For­mate Vor­teile, bspw. im Gewicht, im Ver­sand, den Kos­ten und der Auf­be­wah­rung. Ich per­sön­lich habe aller­dings sehr gerne etwas Phy­si­sches in der Hand. Ich kaufe wei­ter­hin deut­lich mehr als die Hälfte aller Bücher in der Form, die man in die Hand neh­men und darin blät­tern kann.

Hin­weis

Mehr hierzu fin­den Sie in dem Werk von Zach Davis „Vom Zeit­ma­na­ge­ment zur Zeit­in­tel­li­genz: mehr schaf­fen mit weni­ger Stress“, das Ihnen gerne als E-Book kos­ten­los über­las­sen wird. Bei Inter­esse sen­den Sie bitte eine kurz E-Mail an info@peo­p­le­buil­ding.de.  

 
Zach Davis: „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz: mehr schaffen mit weniger Stress“ © Peoplebuilding - Z. Davis „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz: mehr schaffen mit weniger Stress“

nach oben