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Zeitfresser Digitalisierung - und die Rückkehr zu zeitintelligentem Handeln

Das di­gi­tale Zeit­al­ter wird viel ge­prie­sen. Aber ist wirk­lich al­les bes­ser? Oder lei­det gar die Ar­beits­qua­lität und -ef­fek­ti­vität? Darüber spre­chen wir mit Zach Da­vis, Au­tor des Bu­ches „Vom Zeit­ma­nage­ment zur Zeit­in­tel­li­genz: mehr schaf­fen mit we­ni­ger Stress“.

Der In­for­ma­ti­ons­fluss wird im­mer schnel­ler. Wa­ren es vor 20 Jah­ren noch die ge­druck­ten Me­dien, vor zehn Jah­ren die Mel­dun­gen im World Wide Web und E-Mails, so wird heute get­wit­tert, was das Zeug hält. Con­tent is King, je ak­tu­el­ler, desto bes­ser. Kaum ist eine Nach­richt, gleichgültig ob aus Po­li­tik oder Wirt­schaft, ge­pos­tet, muss schon dar­auf rea­giert wer­den. Und natürlich er­war­tet je­der post­wen­dend ein Like oder eine Re­ak­tion. Auch bei E-Mail-An­fra­gen ist die Er­war­tungs­hal­tung, dass eine Ant­wort doch post­wen­dend ein­tref­fen müsste. Das di­gi­tale Zeit­al­ter wird viel ge­prie­sen. Aber ist wirk­lich al­les bes­ser? Oder lei­det gar die Ar­beits­qua­lität und -ef­fek­ti­vität? Können In­for­ma­tio­nen in die­ser Ge­schwin­dig­keit sinn­voll ver­ar­bei­tet und ziel­ge­rich­tet wei­ter­ge­ge­ben wer­den? Darüber spricht Jens Lingt­ha­ler, Wirt­schaftsprüfer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Eb­ner Stolz in Ham­burg, mit Zach Da­vis, Au­tor des Bu­ches „Vom Zeit­ma­nage­ment zur Zeit­in­tel­li­genz: mehr schaf­fen mit we­ni­ger Stress“.

Zeitfresser Digitalisierung - und die Rückkehr zu zeitintelligentem Handeln© Peoplebuilding - Zach Davis, Autor „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz“

So­cial Me­dia & Co. - al­len voran Fa­ce­book, Ins­tagram und Twit­ter. Dazu noch zig E-Mails stünd­lich. Un­sere Smart­pho­nes sind ein wah­res Füll­horn an In­for­ma­tio­nen. Aber können wir die­ser In­for­ma­ti­ons­flut in­tel­lek­tu­ell über­haupt noch Herr wer­den und das Un­we­sent­li­che vom We­sent­li­chen un­ter­schei­den?

Die Ge­fahr ist, dass aus der Zeit­ver­wen­dung eine Menge Zeit­ver­schwen­dung wird. Da­mit meine ich kon­kret, dass man zu viel Zeit mit un­wich­ti­gen In­for­ma­tio­nen ver­bringt. Wenn die In­for­ma­tio­nen kei­nen Nut­zen ha­ben, be­treibt man bei der Auf­nahme die­ser In­for­ma­tio­nen keine Wert­schöpfung. 

Ich emp­fehle, un­wich­tige In­for­ma­tio­nen nicht nur zu löschen, son­dern nach Möglich­keit für die Zu­kunft ab­zu­stel­len. Bei einem News­let­ter ist dies meis­tens ein­fach. Aber auch bei klei­ne­ren, ma­nu­ell er­stell­ten Ver­tei­lern, gilt es aus­zu­sor­tie­ren. Sie hat­ten zwar ein­mal mit einem Thema oder Pro­jekt zu tun, sind nun aber nicht mehr in­vol­viert? Dann in­for­mie­ren Sie den Ab­sen­der hierüber.

Ich emp­fehle, un­wich­tige In­for­ma­tio­nen nicht nur zu löschen, son­dern nach Möglich­keit für die Zu­kunft ab­zu­stel­len. Bei einem News­let­ter ist dies meis­tens ein­fach. Aber auch bei klei­ne­ren, ma­nu­ell er­stell­ten Ver­tei­lern, gilt es aus­zu­sor­tie­ren. Sie hat­ten zwar ein­mal mit einem Thema oder Pro­jekt zu tun, sind nun aber nicht mehr in­vol­viert? Dann in­for­mie­ren Sie den Ab­sen­der hierüber.

Hin­ter ei­ner Nach­richt steckt doch grundsätz­lich die Er­war­tung ei­ner schnel­len Re­ak­tion auf die ge­pos­tete In­for­ma­tion? Wie sollte man da­mit um­ge­hen?

Ich denke, dass es ge­rade bei E-Mails manch­mal die Er­war­tungs­hal­tung gibt, dass der Empfänger im Mo­ment des Ver­sands al­les An­dere lie­genlässt und sich um den Sach­ver­halt aus der E-Mail kümmert.

Was tun? Ich stelle die Frage: Wie oft macht es Sinn, in die Mails zu schauen? Das kann man lei­der nicht pau­schal be­ant­wor­ten. In vie­len Be­rei­chen reicht es, bspw. zwei- oder vier­mal am Tag ins Post­fach zu schauen. Der ge­ringste Nen­ner ist: Zu­min­dest die Auf­gabe oder Teil­auf­gabe – oft geht es nur um zwei, fünf oder zehn Mi­nu­ten – ab­schließen, be­vor man sich neuen In­for­ma­tio­nen und The­men wid­met.

Das Pro­blem ist, dass die bloße Kennt­nis ei­ner neuen Nach­richt neu­gie­rig macht. Wenn man einen Si­gnal­ton hört oder das kleine Brief­um­schlag­sym­bol sieht, ist der Im­puls da, die Nach­richt auch gleich zu le­sen.

Meine Emp­feh­lung: De­ak­ti­vie­ren Sie alle Hin­weise auf neue E-Mails. Dann sind meis­tens 10 bis 50 % al­ler Un­ter­bre­chun­gen weg, ohne dass da­durch nen­nens­werte Nach­teile ent­ste­hen.

Ha­ben diese schnel­len In­for­ma­tio­nen Vor­teile für die Ar­beits­welt? Und wenn ja, wel­che aus Ih­rer Sicht?

Manch­mal ist Schnel­lig­keit ein Vor­teil. Wer Aufträge per E-Mail be­kommt, kann schlecht nur drei­mal am Tag in sein Post­fach schauen. In kaum einem Be­reich kann man das Thema Schnel­lig­keit gänz­lich igno­rie­ren.

Ganz viel wird aber drin­gend ge­macht, ohne drin­gend zu sein, ge­rade per E-Mail: Bei den meis­ten Men­schen - und zwar auch sol­chen, die viel Ver­ant­wor­tung tra­gen - sind 99 % der E-Mails nicht drin­gend. Wich­tig und drin­gend sind zwei un­ter­schied­li­che Di­men­sio­nen. Und wenn es wirk­lich drin­gend und wich­tig ist, dann ist E-Mail nicht der rich­tige Ka­nal.

Stel­len Sie sich vor, dass in den Raum, in dem Sie sich be­fin­den, Qualm aus dem Nach­bar­raum ein­drin­gen würde. Im Klar­text: Es brennt! Würden Sie diese – durch­aus wich­tige und drin­gende - In­for­ma­tion per E-Mail an die ört­li­che Feu­er­wehr durch­ge­ben? Natürlich nicht: Sie würden zum Te­le­fon grei­fen. 

Wel­che Nach­teile bringt diese Masse an In­for­ma­tio­nen mit sich?

In­for­ma­ti­ons­auf­nahme ist nur eine Vor­be­rei­tung auf eine wert­schöpfende Tätig­keit und nicht selbst ein wert­schöpfen­der Vor­gang. Es gilt, mit der In­for­ma­tion eine bes­sere Ent­schei­dung zu tref­fen oder eine Hand­lung durch­zuführen.

Zu viele In­for­ma­tio­nen können dazu führen, dass das We­sent­li­che schwe­rer er­kenn­bar wird und da­durch schlech­tere Ent­schei­dun­gen, auch in Be­zug auf die Zeit­ver­wen­dung, ge­trof­fen wer­den.

Führungskräfte ver­brin­gen im Schnitt rund vier Stun­den am Tag da­mit, schrift­li­che In­for­ma­tio­nen auf­zu­neh­men. Das ist übri­gens meis­tens der größte Zeit­block am Tag, über des­sen Op­ti­mie­rung kaum nach­ge­dacht wird. We­nig be­kannt ist bspw., dass es möglich ist, mit nur einem Tag Trai­ning seine Le­se­ef­fi­zi­enz zu ver­dop­peln, bei glei­chem Verständ­nis – ein klei­ner Wink mit dem Zaun­pfahl zu mei­nem zwei­ten Schwer­punkt Power Rea­ding.

In je­dem Fall macht es Sinn, seine Fähig­kei­ten im Um­gang mit der In­for­ma­ti­ons­flut zu ver­bes­sern, sei es mit Schnell­le­se­tech­ni­ken oder Tas­tenkürzeln.

Ent­spre­chend der Ge­schwin­dig­keit des In­for­ma­ti­ons­flus­ses be­steht auch oft­mals die Er­war­tungs­hal­tung, dass Ar­beits­er­geb­nisse schnell vor­lie­gen müssen. Lei­det dar­un­ter die Qua­lität? Ist es über­haupt möglich, so­lide Ar­beits­er­geb­nisse auf Ba­sis sich schnell verändern­der In­for­ma­tio­nen zu er­zie­len?

Das Pro­blem sind vor al­lem die Un­ter­bre­chun­gen. Un­ter­bro­chene Auf­ga­ben dau­ern im Schnitt ca. 50 % länger und sind feh­ler­anfälli­ger. Un­ter­bre­chun­gen kos­ten Zeit und ver­rin­gern die Qua­lität. Zu­dem erhöhen sie den Stres­spe­gel.

Wie ar­bei­tet man un­ter­bre­chungs­freier? Si­cher­lich ist je­der schon ein­mal auf die Idee ge­kom­men, Zeit zu blo­cken für eine wich­tige Tätig­keit. In den al­ler­meis­ten Fällen klappt das aber nicht.

Wie erhöht man den Um­set­zungs­er­folg? Ein Schnell­tipp: Be­trach­ten Sie diese Zeit wie einen Ter­min mit einem Gast. Dann geht der Um­set­zungs­er­folg deut­lich nach oben. Ein­fach und wirk­sam zu­gleich.

Sie sind Coach für zeit­in­tel­li­gen­tes Han­deln. Wor­auf sollte eine Führungs­kraft un­be­dingt ach­ten, um ih­ren Ar­beits­all­tag bes­ser in den Griff zu be­kom­men?

Ma­xi­mal de­le­gie­ren, bis zur Über­for­de­rung (quan­ti­ta­tiv und in­halt­lich) und dann ein paar Schritte we­ni­ger da­von. Das ist natürlich sa­lopp for­mu­liert, aber durch­aus auch mit einem Ernst ver­se­hen. Mehr und in der rich­ti­gen Menge zu de­le­gie­ren ist si­cher­lich kein gänz­lich neuer Ge­dan­ken­gang, aber den­noch et­was, das re­gelmäßig über­se­hen wird.

Zu­dem emp­fehle ich eine Ver­schie­bung hin zu mehr ar­bei­ten „am“ und we­ni­ger „im“ Ver­ant­wor­tungs­be­reich. Stel­len Sie sich einen Fluss mit ho­hem Strömungs­tempo vor. Re­gelmäßig lan­den Men­schen in die­sem Fluss und dro­hen zu er­trin­ken. Zum Glück steht am Ufer ein Ret­ter, der die Men­schen vor dem Er­trin­ken be­wahrt. Ständig geht es so. Der Ret­ter ist den gan­zen Tag mit Ret­tungs­ak­tio­nen be­schäftigt. Er macht das auch sehr gut: Er ist ein „High-Per­for­ming-Ret­ter“. Lei­der hat er keine Zeit, zu schauen wer 100 Me­ter wei­ter fluss­aufwärts per­ma­nent Leute hin­ein­schubst.

Um die Me­ta­pher der Brände noch ein­mal auf­zu­grei­fen: Die Kunst ist es, einen höheren An­teil der Zeit mit Brandpräven­tion und dem Ent­wi­ckeln bes­se­rer Löschme­tho­den zu ver­brin­gen und nicht in den Dring­lich­kei­ten des All­tags un­ter­zu­ge­hen.

Die Lösung lau­tet also Zeit­ma­nage­ment? Wor­auf ist für ein durch­dach­tes Zeit­ma­nage­ment zu ach­ten?

Zeit­ma­nage­ment ist letzt­lich Prio­ritäten­ma­nage­ment. Über Prio­ritäten ist viel ge­sagt und ge­schrie­ben wor­den. Gerne gebe ich zwei, ver­mut­lich neue Ge­dan­ken­anstöße.

As­pekt Nr. 1: Ma­chen Sie sich nicht nur Ge­dan­ken über Ihre To-Do-Liste, son­dern auch über Ihre Not-To-Do-Liste. Wie soll ein be­stimm­ter, wich­ti­ger Be­reich zukünf­tig mehr Zeit ein­neh­men, wenn nicht dafür An­de­res zukünf­tig we­ni­ger Zeit in An­spruch neh­men wird? Was wer­den Sie also in Zu­kunft we­ni­ger, gar nicht mehr oder nicht mehr selbst tun? Wenn Sie dies de­fi­nie­ren und we­ni­ger Zeit hierin in­ves­tie­ren, dann ge­win­nen Sie Zeit für Auf­ga­ben mit höherer Prio­rität – das ist die sel­ten dis­ku­tierte Vor­aus­set­zung für bes­se­res Prio­ri­sie­ren.

As­pekt Nr. 2: Oft wird prio­ri­siert nach dem Prin­zip der jüngs­ten Un­ter­bre­chung. Man sitzt an ei­ner Auf­gabe und es kommt et­was Neues hinzu. Die Ten­denz ist dann, das Neue vor­zu­zie­hen. Und wenn während­des­sen wie­der et­was Neues rein­kommt, geht es ge­rade so wei­ter. Das ist nach­voll­zieh­bar, da Neues eine ge­wisse An­zie­hungs­kraft hat. Dies ist je­doch ein schlech­tes Prio­ritäts­kri­te­rium ist.

Se­hen Sie die Di­gi­ta­li­sie­rung vor die­sem Hin­ter­grund nun eher als Fluch oder als Se­gen?

Di­gi­ta­li­sie­rung ist kein Selbst­zweck. Wenn Di­gi­ta­li­sie­rung zu einem bes­se­ren Kun­den­er­leb­nis, zu ge­rin­ge­ren Kos­ten oder – durch mehr Trans­pa­renz – zu bes­se­ren Ent­schei­dun­gen oder Lösun­gen führt, wun­der­bar. Ich mag es, wenn im­mer mehr Vorgänge ohne Pa­pier aus­kom­men.

Und nun noch eine ab­schließende Frage: Di­gi­tal oder Print - wel­ches Me­dium eig­net sich bes­ser für eine ge­zielte Un­ter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion, wie etwa un­se­ren no­vus?

Natürlich ha­ben di­gi­tale For­mate Vor­teile, bspw. im Ge­wicht, im Ver­sand, den Kos­ten und der Auf­be­wah­rung. Ich persönlich habe al­ler­dings sehr gerne et­was Phy­si­sches in der Hand. Ich kaufe wei­ter­hin deut­lich mehr als die Hälfte al­ler Bücher in der Form, die man in die Hand neh­men und darin blättern kann.

Hinweis

Mehr hierzu fin­den Sie in dem Werk von Zach Da­vis „Vom Zeit­ma­nage­ment zur Zeit­in­tel­li­genz: mehr schaf­fen mit we­ni­ger Stress“, das Ih­nen gerne als E-Book kos­ten­los über­las­sen wird. Bei In­ter­esse sen­den Sie bitte eine kurz E-Mail an info@peo­ple­buil­ding.de.  

 
Zach Davis: „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz: mehr schaffen mit weniger Stress“ © Peoplebuilding - Z. Davis „Vom Zeitmanagement zur Zeitintelligenz: mehr schaffen mit weniger Stress“

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