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Rechnung per Mausklick

Vor sage und sch­reibe einem Jahr wurde alles ein­fa­cher: Seit­her kön­nen Rech­nun­gen noch ein­fa­cher via Maus­klick auf elek­tro­ni­schem Wege ver­schickt wer­den. Schon bis­her waren elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen mög­lich - aller­dings bestan­den große prak­ti­sche Hür­den. Diese wur­den nun deut­lich redu­ziert. Jetzt kön­nen per E-Mail über­mit­telte Rech­nun­gen zum Vor­steu­er­ab­zug berech­ti­gen, wenn man einige wenige Anfor­de­run­gen der Finanz­ver­wal­tung erfüllt, die nun­mehr aktu­ell in einem BMF-Sch­rei­ben vom 2.7.2012 (Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004:003) fest­ge­zurrt wur­den.

„Im BMF-Sch­rei­ben wird erneut deut­lich, dass die for­ma­len Anfor­de­run­gen an Papier- und elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gleich sind“, erläu­tert Wirt­schafts­prü­fer und Steu­er­be­ra­ter Marco Bah­mül­ler von Ebner Stolz Mön­ning Bachem in Stutt­gart. So müs­sen die Echt­heit der Her­kunft, die Unver­sehrt­heit des Inhalts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sein. Im Rah­men eines - belie­big aus­ge­stalt­ba­ren - inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens muss ein ver­läss­li­cher Prüfpfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung her­ge­s­tellt wer­den kön­nen. „Dabei dient das inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren nicht dazu, die mate­ri­ell-recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs zu über­prü­fen. Auch geht es nicht um die inhalt­li­che Ord­nungs­mä­ß­ig­keit der Rech­nung. Viel­mehr soll damit ledig­lich die kor­rekte Über­mitt­lung der Rech­nun­gen sicher­ge­s­tellt wer­den“, stellt Bah­mül­ler klar.

In der Pra­xis wer­den sich die Durch­füh­rung des Kon­troll­ver­fah­rens und die Prü­fung der Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs teil­weise über­schnei­den. Sofern der Nach­weis erbracht ist, dass die Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs gege­ben sind, kommt der Durch­füh­rung des inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens keine eigen­stän­dige Bedeu­tung mehr zu. „Dann ist der Unter­neh­mer auf der siche­ren Seite und es kann nicht mehr zur Ver­sa­gung des Vor­steu­er­ab­zugs kom­men“, weiß Bah­mül­ler. Das inner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren erst­reckt sich vor allem auf den Abg­leich der Rech­nun­gen des Unter­neh­mers mit sei­nen Zah­lungs­verpf­lich­tun­gen. So sollte ein ver­läss­li­cher Prüfpfad zwi­schen der Rech­nung und der zugrunde lie­gen­den Leis­tung etwa im Rah­men eines Rech­nungs­we­sens oder mit­tels manu­el­len Abg­leichs beste­hen. Spe­zi­elle tech­ni­sche Ver­fah­ren wer­den hier­für von Sei­ten des BMF nicht vor­ge­ge­ben. 

Wich­tig ist, dass sowohl Papier- als auch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zehn Jahre lang auf­zu­be­wah­ren sind. Wäh­rend die­ses gesam­ten Zei­traums müs­sen die Echt­heit der Her­kunft, die Unver­sehrt­heit des Inhalts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sein. Die Ver­wen­dung eines beson­de­ren Archi­vie­rungs­ver­fah­rens oder Archi­vie­rungs­sys­tems wird nicht vor­ge­schrie­ben. Bah­mül­ler erläu­tert, dass bei der Archi­vie­rung jedoch die Grund­sätze ord­nungs­mä­ß­i­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme (GoBS) sowie zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GdPdU) zu beach­ten sind. Wird die Auf­be­wah­rungspf­licht ver­letzt, kann dies eine Ord­nungs­wid­rig­keit dar­s­tel­len, warnt Bah­mül­ler. Auch sind in die­sen Fäl­len Dis­kus­sio­nen mit der Finanz­ver­wal­tung bezüg­lich des Vor­steu­er­ab­zugs vor­pro­gram­miert. Zwar hat nach dem BMF-Sch­rei­ben eine nicht ord­nungs­ge­mäße Archi­vie­rung zunächst keine Aus­wir­kung auf den Vor­steu­er­ab­zug, aller­dings trägt der Unter­neh­mer die Beweis­last, um den Anspruch auf den Vor­steu­er­ab­zug zu begrün­den. 

Wer­den meh­rere Rech­nun­gen für ein und die­selbe Leis­tung aus­ge­s­tellt, ohne dass die Rech­nun­gen als Dup­li­kat oder Kopie gekenn­zeich­net sind, schul­det der Unter­neh­mer den darin aus­ge­wie­se­nen Steu­er­be­trag. Dies gilt dann nicht, wenn inhalt­lich iden­ti­sche Mehr­stü­cke der­sel­ben Rech­nung, etwa an meh­rere Adres­sa­ten oder ein­mal als Word- und ein­mal als PDF-Datei, über­sandt wer­den. Besteht eine Rech­nung aus meh­re­ren Doku­men­ten, bezieht sich diese Rege­lung auf die Doku­mente in ihrer Gesamt­heit. 

Einen Wehr­muts­trop­fen zieht die Ver­ein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung aber den­noch nach sich: Denn zur Sicher­stel­lung einer effek­ti­ven Umsatz­steu­er­kon­trolle muss der Unter­neh­mer dem Fis­kus im Rah­men der so genann­ten Umsatz­steuer-Nach­schau auf Ver­lan­gen Ein­sicht in die gespei­cher­ten Daten gewäh­ren, die mit Hilfe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems ers­tellt wur­den. „Lei­der genügt es nicht, dass der Unter­neh­mer nur ent­sp­re­chende Aus­dru­cke in Papier­form bereit­s­tellt“, bedau­ert Bah­mül­ler. Zudem hat der Finanz­beamte das Recht, soweit erfor­der­lich, die vom Unter­neh­men ein­ge­setz­ten Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­teme zu nut­zen.

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