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Rechnung per Mausklick

Vor sage und schreibe einem Jahr wurde al­les ein­fa­cher: Seit­her können Rech­nun­gen noch ein­fa­cher via Maus­klick auf elek­tro­ni­schem Wege ver­schickt wer­den. Schon bis­her wa­ren elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen möglich - al­ler­dings be­stan­den große prak­ti­sche Hürden. Diese wur­den nun deut­lich re­du­ziert. Jetzt können per E-Mail über­mit­telte Rech­nun­gen zum Vor­steu­er­ab­zug be­rech­ti­gen, wenn man ei­nige we­nige An­for­de­run­gen der Fi­nanz­ver­wal­tung erfüllt, die nun­mehr ak­tu­ell in einem BMF-Schrei­ben vom 2.7.2012 (Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004:003) fest­ge­zurrt wur­den.

„Im BMF-Schrei­ben wird er­neut deut­lich, dass die for­ma­len An­for­de­run­gen an Pa­pier- und elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gleich sind“, erläutert Wirt­schaftsprüfer und Steu­er­be­ra­ter Marco Bahmüller von Eb­ner Stolz Mönning Ba­chem in Stutt­gart. So müssen die Echt­heit der Her­kunft, die Un­ver­sehrt­heit des In­halts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sein. Im Rah­men ei­nes - be­lie­big aus­ge­stalt­ba­ren - in­ner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens muss ein verläss­li­cher Prüfpfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung her­ge­stellt wer­den können. „Da­bei dient das in­ner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren nicht dazu, die ma­te­ri­ell-recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs zu überprüfen. Auch geht es nicht um die in­halt­li­che Ord­nungsmäßig­keit der Rech­nung. Viel­mehr soll da­mit le­dig­lich die kor­rekte Über­mitt­lung der Rech­nun­gen si­cher­ge­stellt wer­den“, stellt Bahmüller klar.

In der Pra­xis wer­den sich die Durchführung des Kon­troll­ver­fah­rens und die Prüfung der Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs teil­weise über­schnei­den. So­fern der Nach­weis er­bracht ist, dass die Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs ge­ge­ben sind, kommt der Durchführung des in­ner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens keine ei­genständige Be­deu­tung mehr zu. „Dann ist der Un­ter­neh­mer auf der si­che­ren Seite und es kann nicht mehr zur Ver­sa­gung des Vor­steu­er­ab­zugs kom­men“, weiß Bahmüller. Das in­ner­be­trieb­li­che Kon­troll­ver­fah­ren er­streckt sich vor al­lem auf den Ab­gleich der Rech­nun­gen des Un­ter­neh­mers mit sei­nen Zah­lungs­ver­pflich­tun­gen. So sollte ein verläss­li­cher Prüfpfad zwi­schen der Rech­nung und der zu­grunde lie­gen­den Leis­tung etwa im Rah­men ei­nes Rech­nungs­we­sens oder mit­tels ma­nu­el­len Ab­gleichs be­ste­hen. Spe­zi­elle tech­ni­sche Ver­fah­ren wer­den hierfür von Sei­ten des BMF nicht vor­ge­ge­ben. 

Wich­tig ist, dass so­wohl Pa­pier- als auch elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zehn Jahre lang auf­zu­be­wah­ren sind. Während die­ses ge­sam­ten Zeit­raums müssen die Echt­heit der Her­kunft, die Un­ver­sehrt­heit des In­halts und die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sein. Die Ver­wen­dung ei­nes be­son­de­ren Ar­chi­vie­rungs­ver­fah­rens oder Ar­chi­vie­rungs­sys­tems wird nicht vor­ge­schrie­ben. Bahmüller erläutert, dass bei der Ar­chi­vie­rung je­doch die Grundsätze ord­nungsmäßiger DV-gestütz­ter Buchführungs­sys­teme (GoBS) so­wie zum Da­ten­zu­griff und zur Prüfbar­keit di­gi­ta­ler Un­ter­la­gen (GdPdU) zu be­ach­ten sind. Wird die Auf­be­wah­rungs­pflicht ver­letzt, kann dies eine Ord­nungs­wid­rig­keit dar­stel­len, warnt Bahmüller. Auch sind in die­sen Fällen Dis­kus­sio­nen mit der Fi­nanz­ver­wal­tung bezüglich des Vor­steu­er­ab­zugs vor­pro­gram­miert. Zwar hat nach dem BMF-Schrei­ben eine nicht ord­nungs­gemäße Ar­chi­vie­rung zunächst keine Aus­wir­kung auf den Vor­steu­er­ab­zug, al­ler­dings trägt der Un­ter­neh­mer die Be­weis­last, um den An­spruch auf den Vor­steu­er­ab­zug zu begründen. 

Wer­den meh­rere Rech­nun­gen für ein und die­selbe Leis­tung aus­ge­stellt, ohne dass die Rech­nun­gen als Du­pli­kat oder Ko­pie ge­kenn­zeich­net sind, schul­det der Un­ter­neh­mer den darin aus­ge­wie­se­nen Steu­er­be­trag. Dies gilt dann nicht, wenn in­halt­lich iden­ti­sche Mehrstücke der­sel­ben Rech­nung, etwa an meh­rere Adres­sa­ten oder ein­mal als Word- und ein­mal als PDF-Da­tei, über­sandt wer­den. Be­steht eine Rech­nung aus meh­re­ren Do­ku­men­ten, be­zieht sich diese Re­ge­lung auf die Do­ku­mente in ih­rer Ge­samt­heit. 

Einen Wehr­muts­trop­fen zieht die Ver­ein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung aber den­noch nach sich: Denn zur Si­cher­stel­lung ei­ner ef­fek­ti­ven Um­satz­steu­er­kon­trolle muss der Un­ter­neh­mer dem Fis­kus im Rah­men der so ge­nann­ten Um­satz­steuer-Nach­schau auf Ver­lan­gen Ein­sicht in die ge­spei­cher­ten Da­ten gewähren, die mit Hilfe ei­nes Da­ten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems er­stellt wur­den. „Lei­der genügt es nicht, dass der Un­ter­neh­mer nur ent­spre­chende Aus­dru­cke in Pa­pier­form be­reit­stellt“, be­dau­ert Bahmüller. Zu­dem hat der Fi­nanz­be­amte das Recht, so­weit er­for­der­lich, die vom Un­ter­neh­men ein­ge­setz­ten Da­ten­ver­ar­bei­tungs­sys­teme zu nut­zen.

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