Vor sage und schreibe einem Jahr wurde alles einfacher: Seither können Rechnungen noch einfacher via Mausklick auf elektronischem Wege verschickt werden. Schon bisher waren elektronische Rechnungen möglich - allerdings bestanden große praktische Hürden. Diese wurden nun deutlich reduziert. Jetzt können per E-Mail übermittelte Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn man einige wenige Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt, die nunmehr aktuell in einem BMF-Schreiben vom 2.7.2012 (Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004:003) festgezurrt wurden.
„Im BMF-Schreiben wird erneut deutlich, dass die formalen Anforderungen an Papier- und elektronische Rechnungen gleich sind“, erläutert Wirtschaftsprüfer und Steuerberater Marco Bahmüller von Ebner Stolz Mönning Bachem in Stuttgart. So müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Im Rahmen eines - beliebig ausgestaltbaren - innerbetrieblichen Kontrollverfahrens muss ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung hergestellt werden können. „Dabei dient das innerbetriebliche Kontrollverfahren nicht dazu, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu überprüfen. Auch geht es nicht um die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung. Vielmehr soll damit lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden“, stellt Bahmüller klar.
In der Praxis werden sich die Durchführung des Kontrollverfahrens und die Prüfung der Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs teilweise überschneiden. Sofern der Nachweis erbracht ist, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs gegeben sind, kommt der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens keine eigenständige Bedeutung mehr zu. „Dann ist der Unternehmer auf der sicheren Seite und es kann nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs kommen“, weiß Bahmüller. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren erstreckt sich vor allem auf den Abgleich der Rechnungen des Unternehmers mit seinen Zahlungsverpflichtungen. So sollte ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung etwa im Rahmen eines Rechnungswesens oder mittels manuellen Abgleichs bestehen. Spezielle technische Verfahren werden hierfür von Seiten des BMF nicht vorgegeben.
Wichtig ist, dass sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Während dieses gesamten Zeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Die Verwendung eines besonderen Archivierungsverfahrens oder Archivierungssystems wird nicht vorgeschrieben. Bahmüller erläutert, dass bei der Archivierung jedoch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPdU) zu beachten sind. Wird die Aufbewahrungspflicht verletzt, kann dies eine Ordnungswidrigkeit darstellen, warnt Bahmüller. Auch sind in diesen Fällen Diskussionen mit der Finanzverwaltung bezüglich des Vorsteuerabzugs vorprogrammiert. Zwar hat nach dem BMF-Schreiben eine nicht ordnungsgemäße Archivierung zunächst keine Auswirkung auf den Vorsteuerabzug, allerdings trägt der Unternehmer die Beweislast, um den Anspruch auf den Vorsteuerabzug zu begründen.
Werden mehrere Rechnungen für ein und dieselbe Leistung ausgestellt, ohne dass die Rechnungen als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet sind, schuldet der Unternehmer den darin ausgewiesenen Steuerbetrag. Dies gilt dann nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung, etwa an mehrere Adressaten oder einmal als Word- und einmal als PDF-Datei, übersandt werden. Besteht eine Rechnung aus mehreren Dokumenten, bezieht sich diese Regelung auf die Dokumente in ihrer Gesamtheit.
Einen Wehrmutstropfen zieht die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung aber dennoch nach sich: Denn zur Sicherstellung einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle muss der Unternehmer dem Fiskus im Rahmen der so genannten Umsatzsteuer-Nachschau auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten gewähren, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden. „Leider genügt es nicht, dass der Unternehmer nur entsprechende Ausdrucke in Papierform bereitstellt“, bedauert Bahmüller. Zudem hat der Finanzbeamte das Recht, soweit erforderlich, die vom Unternehmen eingesetzten Datenverarbeitungssysteme zu nutzen.
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