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Rechtsberatung

Informationen zum Datenschutz für Beschäftigte

Datenschutzerklärungen auf Internetseiten gibt es schon länger. Erst seit dem 25.5.2018 mit Geltung der DSGVO sind Beschäftigte, aber auch Bewerber, über die Datenverarbeitung in einem Unternehmen umfassend und leicht verständlich zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO).

Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz sind nicht mit Daten­schutz­richt­li­nien für Beschäf­tigte zu ver­wech­seln. Letz­tere ent­hal­ten Leit­li­nien für Beschäf­tigte im Umgang mit per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten etwa von Kun­den, interne Zustän­dig­kei­ten und Ablauf­pläne, z. B. bei ein­ge­hen­den Anträ­gen auf Aus­kunft oder Löschung von Daten oder im Falle von Daten­ver­lust.

Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz müs­sen vor allem Infor­ma­tio­nen zu fol­gen­den Punk­ten ent­hal­ten:

  • Name und Kon­takt­da­ten des Unter­neh­mens;
  • Zweck der Daten­ver­ar­bei­tung und Rechts­grund­la­gen;
  • Spei­cher­dauer;
  • Emp­fän­ger von Daten sowie
  • daten­schutz­recht­li­che Rechte wie Aus­kunfts- und Löschungs­recht.

In der prak­ti­schen Umset­zung bie­tet sich fol­gen­des Vor­ge­hen an:

Viele Unter­neh­men haben auf ihrer Unter­neh­mens­web­site ein Online-Bewer­bungs­por­tal ein­ge­rich­tet oder ver­öf­f­ent­li­chen dort Stel­len­an­ge­bote. Bewer­ber soll­ten daher schon dort in einer eige­nen Daten­schutz­er­klär­ung für das Bewer­bungs­ver­fah­ren infor­miert wer­den.

Die Daten­schutz­er­klär­un­gen für Beschäf­tigte soll­ten dage­gen nicht im Inter­net ver­öf­f­ent­licht wer­den. Neuen Beschäf­tig­ten soll­ten viel­mehr die Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz für das Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis mit dem Arbeits­ver­trag per Post zuge­sandt wer­den. Auch Beschäf­tig­ten, die vor dem 25.5.2018 ange­s­tellt wur­den, sind diese Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung zu stel­len. Viele Unter­neh­men haben dazu die Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen in ihrem Intra­net ver­öf­f­ent­licht oder am „Schwar­zen Brett“ auf­ge­hängt.

Hin­weis

Es gibt viele Mög­lich­kei­ten, wie Unter­neh­men ihren Beschäf­tig­ten und Bewer­ber/innen die Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz zukom­men las­sen kön­nen. Es sollte auch doku­men­tiert wer­den, dass das Unter­neh­men den Beschäf­tig­ten die Mög­lich­keit gege­ben hat, diese Infor­ma­tio­nen ein­zu­se­hen. Eine Bestä­ti­gung des Beschäf­tig­ten, die Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen erhal­ten zu haben, ist nicht erfor­der­lich. Damit unter­schei­den sich die Daten­schutz­in­for­ma­tio­nen von Ein­wil­li­gun­gen, denn letz­te­ren muss der Beschäf­tigte aus­drück­lich zustim­men.

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