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Rechtsberatung

Hinweisgebersysteme werden zur Pflicht

Mit Blick auf die anstehende Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie zum 17.12.2021 besteht in vielen mittelständischen Unternehmen Handlungsbedarf, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Dabei stellt sich insb. die Frage, welche Anforderungen an Unternehmen gestellt werden und wie die Umsetzung in der Praxis erfolgen kann.

Sind Unter­neh­men mit mehr als 249 Arbeit­neh­mern bereits ab Dezem­ber 2021 verpf­lich­tet, interne Mel­de­ka­näle ein­zu­rich­ten, wird Unter­neh­men mit 50 bis 249 Arbeit­neh­mern eine letzte Schon­frist bis Dezem­ber 2023 ein­ge­räumt. Um Sank­tio­nen zu ver­mei­den, wird ein Groß­teil der deut­schen Unter­neh­men bis spä­tes­tens zu die­sem Zeit­punkt ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem ein­rich­ten und bereit­s­tel­len müs­sen.

Hin­ter­grund

Mit der EU-Richt­li­nie 2019/1937 zum Schutz von Per­so­nen, die Ver­stöße gegen das Uni­ons­recht mel­den, wurde sei­tens der EU-Gesetz­ge­ber besch­los­sen, uni­ons­weit einen ein­heit­li­chen Min­dest­stan­dard hin­sicht­lich Hin­weis­ge­ber­sys­teme zu schaf­fen. Im Vor­der­grund steht dabei ganz deut­lich der Schutz von hin­weis­ge­ben­den Per­so­nen vor Sank­tio­nen und Repres­sa­lien.

Ziel der Richt­li­nie ist die Stär­kung der Rechts­po­si­tio­nen von Hin­weis­ge­bern, wel­che sich mit ihrem Han­deln gegen Rechts­ver­stöße ein­set­zen und damit einen Bei­trag zum Schutz des Gemein­wohls leis­ten. Waren Hin­weis­ge­ber bis­her dem Risiko von Sank­tio­nen aus­ge­setzt, wer­den sie nun unter den Schutz der Rechts­ord­nung ges­tellt. Der für die Gesell­schaft ent­ste­hende Mehr­wert der durch den Hin­weis geschaf­fe­nen Tran­s­pa­renz, wel­che viel­fach erst die Auf­de­ckung, Unter­su­chung und Ver­fol­gung von Rechts­ver­stö­ßen ermög­licht, soll nun auch gezielt der mel­den­den Per­son zu Gute kom­men. Selbst die bloße Andro­hung von Repres­sa­lien wird daher unter­sagt.

War bis­her zuvor­derst der Finanz­di­enst­leis­tungs­sek­tor zur Ein­rich­tung von Hin­weis­ge­ber­sys­te­men verpf­lich­tet, adres­siert die Richt­li­nie nun juris­ti­sche Per­so­nen aller Wirt­schafts­be­rei­che. Der umfas­sende Schutz von Hin­weis­ge­bern wird damit ins­be­son­dere den Mit­tel­stand vor bedeu­tende Her­aus­for­de­run­gen stel­len, blieb er doch bis­her von der­ar­ti­gen Rege­lun­gen ver­schont.

Anfor­de­run­gen

Die Richt­li­nie erfasst alle pri­va­ten und öff­ent­li­chen juris­ti­schen Per­so­nen mit 50 oder mehr Arbeit­neh­mern, unab­hän­gig von der Bran­che, und verpf­lich­tet diese zur Ein­rich­tung und zum Betrieb eines Hin­weis­ge­ber­sys­tems. Bei Tau­sen­den Unter­neh­men in Deut­sch­land mit einer sol­chen Anzahl an Mit­ar­bei­tern ist es deut­lich abseh­bar, dass die Umset­zung der Richt­li­nie die gesamte Wirt­schaft vor erheb­li­che Her­aus­for­de­run­gen stel­len wird. Es ist daher genau zu beleuch­ten, wel­che Verpf­lich­tun­gen den Mit­tel­stand tref­fen wer­den.

Den verpf­lich­te­ten Unter­neh­men kommt die Auf­gabe zu, interne Mel­de­ka­näle so zu kon­zi­pie­ren, ein­zu­rich­ten und zu bet­rei­ben, dass die Iden­ti­tät des Hin­weis­ge­bers, aber auch von etwai­gen Drit­ten, die in der Mel­dung erwähnt wer­den, gewahrt bleibt. Um die Anony­mi­tät der Hin­weis­ge­ber zu gewähr­leis­ten, muss eine unpar­tei­i­sche Per­son oder Stelle benannt wer­den, wel­che für die Ent­ge­gen­nahme der Hin­weise und mög­li­che Fol­ge­maß­nah­men zustän­dig ist. Allen wei­te­ren Mit­ar­bei­tern des Unter­neh­mens und sons­ti­gen Unbe­fug­ten muss der Zugriff auf das Hin­weis­ge­ber­sys­tem ver­wehrt blei­ben. Alter­na­tiv besteht die Mög­lich­keit, eine externe Stelle mit der Bereit­stel­lung und dem Betrieb eines Hin­weis­ge­ber­sys­tems zu betrauen. Die Anfor­de­run­gen an das Ver­fah­ren, die Anony­mi­tät und die Ver­trau­lich­keit gel­ten für einen sol­che Stelle in glei­chem Maße.

Das zunächst vor­ge­se­hene Kon­zept eines drei­stu­fi­gen Mel­de­sys­tems wurde in der aktu­el­len Fas­sung der Richt­li­nie auf­ge­ge­ben. Nach einem frühe­ren Ent­wurf der Hin­weis­ge­ber­richt­li­nie wäre ein Hin­weis­ge­ber zunächst verpf­lich­tet gewe­sen, eine interne Mel­dung abzu­ge­ben. Erst danach hätte er sich an eine externe Stelle wen­den dür­fen, um bei deren Untä­tig­keit in einem drit­ten Schritt die Offen­le­gung der Infor­ma­tio­nen zu ermög­li­chen. Die Gesetz­ge­ber haben sich nun­mehr für ein dua­lis­ti­sches Sys­tem ent­schie­den. Hin­weis­ge­bern steht es nun­mehr frei, sich ent­we­der an das interne Hin­weis­ge­ber­sys­tem zu wen­den oder unmit­tel­bar an die zustän­dige externe Stelle zu mel­den. Ein wirk­sa­mes und von allen Mit­ar­bei­tern akzep­tier­tes inter­nes Hin­weis­ge­ber­sys­tem kann somit dazu bei­tra­gen, Hin­weise „im Haus“ zu bear­bei­ten und Ver­dachts­fälle intern auf­zu­klä­ren, ohne dass schon in einem frühen Ver­dachts­sta­dium externe Stel­len invol­viert wer­den.

Die den Hin­weis ent­ge­gen­neh­mende Stelle muss sicher­s­tel­len, inn­er­halb von sie­ben Tagen den Ein­gang der Mel­dung zu bestä­ti­gen. Spä­tes­tens nach wei­te­ren drei Mona­ten muss dem Hin­weis­ge­ber eine Rück­mel­dung gege­ben wer­den. Kommt das Unter­neh­men die­ser Vor­gabe nicht recht­zei­tig nach, ist der Hin­weis­ge­ber - nach vor­he­ri­ger Mel­dung an eine zustän­dige Behörde als externe Stelle - zur Offen­le­gung sei­ner Infor­ma­tio­nen befugt. Die Fol­gen einer Offen­le­gung kön­nen zu straf­recht­li­chen Ermitt­lun­gen, wirt­schaft­li­chen Repres­sa­lien oder Repu­ta­ti­ons­schä­den füh­ren.

Insb. die Kon­zep­tion und Ein­rich­tung eines rechts­kon­for­men und gleich­sam effek­ti­ven inter­nen Hin­weis­ge­ber­sys­tems dürfte viele Unter­neh­men vor Her­aus­for­de­run­gen stel­len. Zwar bie­tet die Richt­li­nie die Mög­lich­keit, Hin­weise schrift­lich, münd­lich, tele­fo­nisch, im Wege einer phy­si­schen Zusam­men­kunft oder mit­tels aller soe­ben genann­ter For­men ent­ge­gen­zu­neh­men. Doch schon bei der Ein­rich­tung eines inter­nen E-Mail-Post­fachs wird sich das Pro­b­lem stel­len, dass IT-Mit­ar­bei­ter mit umfas­sen­den Admi­ni­s­t­ra­tor-Berech­ti­gun­gen unbe­fugt auf das Hin­weis­ge­ber­sys­tem zug­rei­fen könn­ten. Ebenso ver­hält es sich mit einer inter­nen Tele­fon­hot­line mit ein­ge­rich­te­ter Mail­box. Die Anony­mi­tät des Hin­weis­ge­bers und der Infor­ma­tio­nen wäre dann nicht gesi­chert.

Dar­über hin­aus ist zu beach­ten, dass auch hin­sicht­lich der Doku­men­ta­tion und der Auf­be­wah­rung von Infor­ma­tio­nen und Mel­dun­gen strenge Anfor­de­run­gen an die Unter­neh­men ges­tellt wer­den, um die Ver­trau­lich­keit zu wah­ren. Denn selbst Infor­ma­tio­nen, aus wel­chen die Iden­ti­tät des Hin­weis­ge­bers direkt oder indi­rekt abge­lei­tet wer­den kann, müs­sen vor unbe­rech­tig­tem Zugriff geschützt wer­den.

Kommt ein Unter­neh­men den Anfor­de­run­gen nicht nach, dro­hen Sank­tio­nen. Die Richt­li­nie verpf­lich­tet die Mit­g­lieds­staa­ten aus­drück­lich, wirk­same, ange­mes­sene und absch­re­ckende Sank­tio­nen für juris­ti­sche Per­so­nen fest­zu­le­gen, wel­che Mel­dun­gen behin­dern, Repres­sa­lien gegen Hin­weis­ge­ber oder geschützte Dritte erg­rei­fen oder gegen die Verpf­lich­tung zur Ver­trau­lich­keit ver­sto­ßen. Somit besteht ein nicht zu unter­schät­zen­des Risiko für Unter­neh­men, in das Faden­k­reuz von staat­li­chen Ermitt­lun­gen zu gera­ten.

Aus­blick

Es ist abseh­bar, dass der deut­sche Gesetz­ge­ber sei­ner Verpf­lich­tung zur Umset­zung der Richt­li­nie in deut­sches Recht bis zum 17.12.2021 nach­kom­men wird.

Insb. der Mit­tel­stand sollte sich daher mit dem Thema Whist­le­b­lo­wing und Hin­weis­ge­ber­sys­te­men aus­ein­an­der­set­zen. Es gilt, die noch ver­b­lei­bende Zeit zu nut­zen, um sich auf die Aus­ge­stal­tung und Ein­füh­rung eines adäqua­ten Hin­weis­ge­ber­sys­tems im Unter­neh­men vor­zu­be­rei­ten und sich gleich­sam auf die neue Rechts­lage ein­zu­s­tel­len.

Phi­l­ipp Külz und Domi­nic Val­lera, Ebner Stolz Köln

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