de en
Nexia Ebner Stolz

Rechtsberatung

Verpflichtende Hinweisgebersysteme - Unternehmen sollten vorsorgen!

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz will Whist­leb­lo­wer bes­ser schützen. Un­ter­neh­men müssen ihr Hin­weis­ge­ber­sys­tem ent­spre­chend aus­ge­stal­ten. Auch mit­telständi­sche Un­ter­neh­men sind ge­for­dert.

Mit der EU-Richt­li­nie 2019/1937 zum Schutz von Per­so­nen, die Verstöße ge­gen das Uni­ons­recht mel­den, wurde auf EU-Ebene be­reits Ende 2019 die Schaf­fung ei­nes ein­heit­li­chen Hin­weis­ge­ber­schut­zes (EU-Whist­leb­lo­wer-Richt­li­nie) be­schlos­sen. Vor dem Hin­ter­grund der am 17.12.2021 en­den­den Frist zur Um­set­zung in na­tio­na­les Recht legte das Bun­des­mi­nis­te­rium der Jus­tiz und für Ver­brau­cher­schutz Mitte 2021 einen Re­fe­ren­ten­ent­wurf vor. Diese Ge­set­zes­in­itia­tive konnte je­doch in der letz­ten Le­gis­la­tur­pe­riode nicht zum Ab­schluss ge­bracht wer­den und ist auf­grund des sog. Dis­kon­ti­nuitätsgrund­sat­zes ge­schei­tert. Ent­war­nung für die Un­ter­neh­men kann des­halb aber kei­nes­falls ge­ge­ben wer­den, denn Deutsch­land ist zur Um­set­zung der EU-Richt­li­nie ver­pflich­tet.

© iStock

Kern­ele­ment des ur­sprüng­li­chen Re­fe­ren­ten­ent­wurfs war die Schaf­fung ei­nes neuen Ge­set­zes zum Schutz hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen - das sog. Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG). Ne­ben der Ver­pflich­tung zur Einführung ei­nes in­ter­nen Hin­weis­ge­ber­sys­tems in Un­ter­neh­men mit min­des­tens 50 Be­schäftig­ten sah der Ent­wurf vor, Hin­weis­ge­ber um­fas­send vor Be­nach­tei­li­gun­gen und Sank­tio­nen zu schützen. Zunächst war eine stu­fen­weise Einführung der Re­ge­lun­gen vor­ge­se­hen. So hätten Un­ter­neh­men ab 250 Be­schäftig­ten un­mit­tel­bar ein ent­spre­chen­des Hin­weis­ge­ber­sys­tem im­ple­men­tie­ren müssen, wo­hin­ge­gen Un­ter­neh­men mit 50 bis 249 Be­schäftig­ten eine letzte Schon­frist bis De­zem­ber 2023 ein­geräumt wor­den wäre.

Viele Un­ter­neh­men wer­den sich da­her da­mit be­schäfti­gen müssen, wie sie ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem einführen, wel­ches den ge­plan­ten ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen genügt und dem Un­ter­neh­men idea­ler­weise zu­gleich einen Mehr­wert bringt.

Wie be­reits in der EU-Whist­leb­lo­wer-Richt­li­nie vor­ge­se­hen, wer­den so­wohl pri­vate Un­ter­neh­men als auch öff­ent­li­che Dienst­stel­len mit 50 oder mehr Be­schäftig­ten zur Ein­rich­tung ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle für be­stimmte Rechts­verstöße ver­pflich­tet. Der Re­fe­ren­ten­ent­wurf machte da­bei von der Möglich­keit Ge­brauch, über das Min­destmaß des von der EU-Richt­li­nie vor­ge­se­he­nen Schutz­ni­veaus hin­aus­zu­ge­hen. So sol­lten dem sach­li­chen An­wen­dungs­be­reich nicht nur Verstöße ge­gen das Uni­ons­recht un­ter­fal­len, son­dern auch sol­che, die straf- oder bußgeld­be­wehrt sind. Hier­auf konn­ten sich die da­ma­li­gen Ko­ali­ti­ons­part­ner je­doch nicht verständi­gen.

Dem po­ten­ti­el­len Hin­weis­ge­ber sol­lten nach dem Re­fe­ren­ten­ent­wurf wei­ter­hin zwei mögli­che Mel­de­wege of­fen­ste­hen. Ne­ben der Mel­dung über das je­wei­lige in­terne Hin­weis­ge­ber­sys­tem war die Ein­rich­tung von ex­ter­nen Mel­de­stel­len vor­ge­se­hen, an die sich Hin­weis­ge­ber wahl­weise wen­den können soll­ten. Die ex­terne Mel­de­stelle des Bun­des sollte bei dem oder der Bun­des­be­auf­trag­ten für den Da­ten­schutz und die In­for­ma­ti­ons­frei­heit ein­ge­rich­tet wer­den. Auch eine Of­fen­le­gung von In­for­ma­tio­nen an die Öff­ent­lich­keit - ge­wis­sermaßen als drit­ter Weg - sollte nach frucht­lo­ser In­an­spruch­nahme des ex­ter­nen Mel­de­wegs oder in be­son­de­ren Aus­nah­mefällen auch ohne Nut­zung des in­ter­nen und ex­ter­nen Mel­de­wegs ge­setz­lich ge­schützt sein.

Referentenentwurf gescheitert - Gefahr gebannt?

Mit dem Schei­tern der Ge­set­zes­in­itia­tive auf­grund des Dis­kon­ti­nuitätsgrund­sat­zes wird mit­un­ter kol­por­tiert, dass die EU-Whist­leb­lo­wing-Richt­li­nie nun ab dem 18.12.2021 un­mit­tel­bare Gel­tung er­langt, da sie nicht recht­zei­tig in na­tio­na­les Recht trans­for­miert wurde. Je­doch wir­ken EU-Richt­li­nien nicht un­mit­tel­bar und ver­bind­lich. Un­ter­bleibt eine Um­set­zung in na­tio­na­les Recht, lei­tet die EU-Kom­mis­sion ein sog. Ver­trags­ver­let­zungs­ver­fah­ren ge­gen den be­tref­fen­den Mit­glieds­staat ein.

Aus­nahms­weise können ein­zelne Vor­schrif­ten von EU-Richt­li­nien un­mit­tel­bare Wir­kung ent­fal­ten, wenn die Um­set­zungs­frist ab­ge­lau­fen und die Vor­schrif­ten der Richt­li­nie hin­rei­chend kon­kret for­mu­liert sind. Da­bei kann da­hin­ste­hen, ob die Whist­leb­lo­wing-Richt­li­nie hin­rei­chend kon­kret ist, den je­den­falls würde eine even­tu­elle un­mit­tel­bare Wir­kung le­dig­lich für öff­ent­li­che Ar­beit­ge­ber, nicht je­doch für pri­vate Ar­beit­ge­ber gel­ten. Da­nach wären pri­vate Ar­beit­ge­ber der­zeit noch nicht zur Im­ple­men­tie­rung von Mel­de­sys­te­men ver­pflich­tet.

Trotzdem: Handlungsbedarf auch für Mittelständler

Spe­zi­ell auf Un­ter­neh­men des Mit­tel­stands wird die Um­set­zung der Whist­loblo­wing-Richt­li­nie je­doch nicht zu un­ter­schätzende Aus­wir­kun­gen ent­fal­ten, da Hin­weis­ge­ber­sys­teme dort bis­her ganz re­gelmäßig noch nicht be­ste­hen. In­so­fern ist es rat­sam, sich frühzei­tig mit der Im­ple­men­tie­rung ei­nes sol­chen Sys­tems aus­ein­an­der zu set­zen.

Um einen An­reiz für in­terne Mel­dun­gen zu schaf­fen und hier­durch mögli­chen Rufschädi­gun­gen durch Be­kannt­wer­den even­tual­ler Misstände vor­zu­beu­gen, soll­ten Un­ter­neh­men möglichst von An­fang an ein at­trak­ti­ves und trans­pa­ren­tes in­ter­nes Mel­de­sys­teme auf­set­zen. Da­mit sollte möglichst frühzei­tig be­gon­nen wer­den, um ne­ben den tech­ni­schen An­for­de­run­gen auch die recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen, etwa mögli­che Mit­be­stim­mungs­rechte des Be­triebs­rats und da­ten­schutz­recht­li­che An­for­de­run­gen, un­mit­tel­bar zu klären. Da­bei können sich die Un­ter­neh­men am Re­fe­ren­ten­ent­wurf als Gerüst für die Um­set­zung ori­en­tie­ren.

Da­nach hätten sich Un­ter­neh­men zusätz­lich dar­auf ein­stel­len müssen, die Stich­hal­tig­keit der ein­ge­hen­den Mel­dun­gen zu prüfen und Fol­gemaßnah­men, wie bspw. die Durchführung von in­ter­nen Un­ter­su­chun­gen, zu er­grei­fen. Vor­ge­se­hen war da­bei ein kla­rer ge­setz­li­cher Ver­fah­ren­sab­lauf. In­ner­halb von sie­ben Ta­gen hätte der Ein­gang ei­ner Mel­dung dem Hin­weis­ge­ber bestätigt wer­den müssen. Spätes­tens nach wei­te­ren drei Mo­na­ten hätte eine Rück­mel­dung hin­sicht­lich der ge­plan­ten oder be­reits er­grif­fe­nen Fol­gemaßnah­men so­wie der Gründe für diese an die hin­weis­ge­bende Per­son er­fol­gen müssen. Ein sol­cher Pro­zess würde in or­ga­ni­sa­to­ri­scher Hin­sicht einen er­heb­li­chen Mehr­auf­wand für die ver­pflich­te­ten Un­ter­neh­men mit sich brin­gen.

In die­sem Zu­sam­men­hang muss insb. auch auf das ge­setz­lich vor­ge­se­hene Ge­bot der Ver­trau­lich­keit hin­ge­wie­sen wer­den. Die Iden­tität des Hin­weis­ge­bers oder auch der Per­so­nen, die Ge­gen­stand ei­ner Mel­dung sind, un­ter­lie­gen einem be­son­de­ren Ver­trau­lich­keits­schutz. Die ein­zu­rich­ten­den Mel­de­kanäle und ebenso die vor­ge­se­hene ver­pflich­tende Do­ku­men­ta­tion der Mel­dun­gen müssen so aus­ge­stal­tet wer­den, dass die Ver­trau­lich­keit der Iden­tität und der Mel­dun­gen ge­wahrt bleibt. Nicht be­fugte Mit­ar­bei­ter oder Dritte dürfen kei­nen un­be­rech­tig­ten Zu­griff er­lan­gen. Da dem Hin­weis­ge­ber aber zu­gleich die Möglich­keit of­fen­ste­hen muss, Mel­dun­gen münd­lich oder in Text­form ab­zu­ge­ben, wer­den dies­bezüglich be­son­dere (tech­ni­sche) Vor­keh­run­gen zur Si­cher­stel­lung der An­ony­mität er­for­der­lich sein.

Fer­ner muss die mit den Auf­ga­ben ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle be­auf­tragte Per­son bei der Ausübung ih­rer Tätig­keit un­abhängig sein und re­gelmäßig ge­schult wer­den. Der Re­fe­ren­ten­ent­wurf hätte im Übri­gen auch wei­ter­hin vor­ge­se­hen, dass ein Drit­ter im Na­men des Un­ter­neh­mens mit den Auf­ga­ben der in­ter­nen Mel­de­stelle be­traut wer­den darf. Die Begründung des Re­fe­ren­ten­ent­wurfs nannte da­bei ganz ausdrück­lich die be­reits ak­tu­ell in der Pra­xis häufig vor­zu­fin­dende an­walt­li­che Om­buds­per­son.

Fa­zit: Der zunächst ge­schei­terte Re­fe­ren­ten­ent­wurf sah Bußgelder bis zu 100.000 Euro ge­gen natürli­che Per­so­nen und gleich­sam Geldbußen ge­gen das Un­ter­neh­men selbst in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro vor. Deut­lich zeigte sich da­her die Ten­denz, Verstößen mit beträcht­li­chen Sank­tio­nen zu be­geg­nen. Im Übri­gen hätte die Sank­tio­nie­rung von Un­ter­neh­mens­in­ha­bern oder Lei­tungs­per­so­nen ge­droht, so­fern Auf­sichtsmaßnah­men un­ter­las­sen wur­den, die eine Zu­wi­der­hand­lung ge­gen die Bußgeld­tat­bestände des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes we­sent­lich er­schwert hätten. Es ist da­von aus­zu­ge­hen, dass die Am­pel-Ko­ali­tion den Re­fe­ren­ten­ent­wurf aus der ver­gan­ge­nen Le­gis­la­tur­pe­riode in Kürze wie­der auf­grei­fen wird.

Das Hin­weis­ge­ber­sys­tem wird kom­men - es ist nur die Frage wann. Wer sich frühzei­tig da­mit aus­ein­an­der setzt, ist im Vor­teil!

nach oben