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Einführung verpflichtender Hinweisgebersysteme steht unmittelbar bevor

Mit der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, wurde auf EU-Ebene bereits Ende 2019 die Schaffung eines einheitlichen Hinweisgeberschutzes beschlossen. Vor dem Hintergrund der am 17.12.2021 endenden Frist zur Umsetzung in nationales Recht liegt nunmehr ein Referentenentwurf des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz vor.

Kern­e­le­ment des Ent­wurfs ist die Schaf­fung eines neuen Geset­zes zum Schutz hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen - das sog. Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG). Neben der Verpf­lich­tung zur Ein­füh­rung eines inter­nen Hin­weis­ge­ber­sys­tems in Unter­neh­men mit min­des­tens 50 Beschäf­tig­ten sieht der Ent­wurf vor, Hin­weis­ge­ber umfas­send vor Benach­tei­li­gun­gen und Sank­tio­nen zu schüt­zen. Viele Unter­neh­men wer­den sich daher sehr zeit­nah mit der Frage beschäf­ti­gen müs­sen, wie sie ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem ein­füh­ren, wel­ches den geplan­ten gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen genügt und dem Unter­neh­men idea­ler­weise zug­leich einen Mehr­wert bringt.

Im Ein­zel­nen

Wie bereits in der benann­ten EU-Richt­li­nie vor­ge­se­hen, wer­den sowohl pri­vate Unter­neh­men als auch öff­ent­li­che Dienst­s­tel­len mit 50 oder mehr Beschäf­tig­ten zur Ein­rich­tung einer inter­nen Mel­de­s­telle für bestimmte Rechts­ver­stöße verpf­lich­tet. Der Refe­ren­ten­ent­wurf macht dabei von der Mög­lich­keit Gebrauch, über das Min­dest­maß des von der EU-Richt­li­nie vor­ge­se­he­nen Schutz­ni­ve­aus hin­aus­zu­ge­hen. So sol­len dem sach­li­chen Anwen­dungs­be­reich nicht nur Ver­stöße gegen das Uni­ons­recht unter­fal­len, son­dern auch sol­che, die straf- oder buß­geld­be­wehrt sind.

Dem poten­ti­el­len Hin­weis­ge­ber sol­len auch wei­ter­hin zwei mög­li­che Mel­de­wege offen­ste­hen. Neben der Mel­dung über das jewei­lige interne Hin­weis­ge­ber­sys­tem ist die Ein­rich­tung von exter­nen Mel­de­s­tel­len vor­ge­se­hen, an die sich Hin­weis­ge­ber wahl­weise wen­den kön­nen. Die externe Mel­de­s­telle des Bun­des soll bei dem oder der Bun­des­be­auf­trag­ten für den Daten­schutz und die Infor­ma­ti­ons­f­rei­heit ein­ge­rich­tet wer­den. Auch eine Offen­le­gung von Infor­ma­tio­nen an die Öff­ent­lich­keit - gewis­ser­ma­ßen als drit­ter Weg - wird nach frucht­lo­ser Inan­spruch­nahme des exter­nen Mel­de­wegs oder in beson­de­ren Aus­nah­me­fäl­len auch ohne Nut­zung des inter­nen und exter­nen Mel­de­wegs gesetz­lich geschützt sein.

Spe­zi­ell auf Unter­neh­men des Mit­tel­stands wird das geplante Gesetz nicht zu unter­schät­zende Aus­wir­kun­gen ent­fal­ten, da Hin­weis­ge­ber­sys­teme dort bis­her ganz regel­mä­ßig noch nicht beste­hen. Nach dem aktu­el­len Refe­ren­ten­ent­wurf müs­sen sich Unter­neh­men zusätz­lich dar­auf ein­s­tel­len, die Stich­hal­tig­keit der ein­ge­hen­den Mel­dun­gen zu prü­fen und Fol­ge­maß­nah­men, wie bspw. die Durch­füh­rung von inter­nen Unter­su­chun­gen, zu erg­rei­fen. Vor­ge­se­hen ist dabei ein kla­rer gesetz­li­cher Ver­fah­rens­ablauf. Inn­er­halb von sie­ben Tagen muss der Ein­gang einer Mel­dung dem Hin­weis­ge­ber bestä­tigt wer­den. Spä­tes­tens nach wei­te­ren drei Mona­ten hat eine Rück­mel­dung hin­sicht­lich der geplan­ten oder bereits ergrif­fe­nen Fol­ge­maß­nah­men sowie die Gründe für diese an die hin­weis­ge­bende Per­son zu erfol­gen. Ein sol­cher Pro­zess wird in orga­ni­sa­to­ri­scher Hin­sicht einen erheb­li­chen Mehr­auf­wand für die verpf­lich­te­ten Unter­neh­men mit sich brin­gen.

In die­sem Zusam­men­hang muss ins­be­son­dere auch auf das gesetz­lich vor­ge­se­hene Gebot der Ver­trau­lich­keit hin­ge­wie­sen wer­den. Die Iden­ti­tät des Hin­weis­ge­bers oder auch der Per­so­nen, die Gegen­stand einer Mel­dung sind, unter­lie­gen einem beson­de­ren Ver­trau­lich­keits­schutz. Die ein­zu­rich­ten­den Mel­de­ka­näle und ebenso die vor­ge­se­hene verpf­lich­tende Doku­men­ta­tion der Mel­dun­gen müs­sen so aus­ge­stal­tet wer­den, dass die Ver­trau­lich­keit der Iden­ti­tät und der Mel­dun­gen gewahrt bleibt. Nicht befugte Mit­ar­bei­ter oder Dritte dür­fen kei­nen unbe­rech­tig­ten Zugriff erlan­gen. Da dem Hin­weis­ge­ber aber zug­leich die Mög­lich­keit offen­ste­hen muss, Mel­dun­gen münd­lich oder in Text­form abzu­ge­ben, wer­den dies­be­züg­lich beson­dere (tech­ni­sche) Vor­keh­run­gen zur Sicher­stel­lung der Anony­mi­tät erfor­der­lich sein.

Fer­ner muss die mit den Auf­ga­ben einer inter­nen Mel­de­s­telle beauf­tragte Per­son bei der Aus­übung ihrer Tätig­keit unab­hän­gig sein und regel­mä­ßig geschult wer­den. Der Refe­ren­ten­ent­wurf sieht im Übri­gen auch wei­ter­hin vor, dass ein Drit­ter im Namen des Unter­neh­mens mit den Auf­ga­ben der inter­nen Mel­de­s­telle betraut wer­den darf. Die Begrün­dung des Refe­ren­ten­ent­wurfs nennt dabei ganz aus­drück­lich die bereits aktu­ell in der Pra­xis häu­fig vor­zu­fin­dende anwalt­li­che Ombuds­per­son. Dane­ben sol­len sich Unter­neh­men mit 50 bis 249 Beschäf­tig­ten für das Bet­rei­ben einer inter­nen Mel­de­s­telle zusam­men­sch­lie­ßen kön­nen. Trotz der hohen gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen wird sich gerade für den Mit­tel­stand somit ein gewis­ser Gestal­tungs­spiel­raum erge­ben, wel­cher genutzt wer­den sollte.

Aus­blick

Der nun­mehr vor­lie­gende Refe­ren­ten­ent­wurf sieht Buß­gel­der bis zu 100.000 Euro gegen natür­li­che Per­so­nen und gleich­sam Geld­bu­ßen gegen das Unter­neh­men selbst in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro vor. Deut­lich zeigt sich daher schon gegen­wär­tig die Ten­denz, Ver­stö­ßen gegen das geplante Gesetz mit beträcht­li­chen Sank­tio­nen zu begeg­nen. Im Übri­gen droht die Sank­tio­nie­rung von Unter­neh­mens­in­ha­bern oder Lei­tungs­per­so­nen, sofern Auf­sichts­maß­nah­men unter­las­sen wur­den, die eine Zuwi­der­hand­lung gegen die Buß­geld­tat­be­stände des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes wesent­lich erschwert hät­ten.

Da die Umset­zung der EU-Richt­li­nie zum 17.12.2021 näher rückt, soll­ten sich Unter­neh­men - vor allem des Mit­tel­stands - auf die abseh­ba­ren gesetz­li­chen Ände­run­gen ein­s­tel­len. Unter­neh­men ab 250 Beschäf­tig­ten wer­den sich nun unmit­tel­bar vor­be­rei­ten müs­sen, wohin­ge­gen Unter­neh­men mit 50 bis 249 Beschäf­tig­ten eine letzte Schon­frist bis Dezem­ber 2023 ein­ge­räumt wird.

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