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Fragen und Antworten zu den GoBD 2.0

Seit 1.1.2020 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Wo gibt es für Unternehmen Lockerungen, wo Verschärfungen und wie können Sie die veränderten Anforderungen einhalten?

Hol­ger Klindt­worth, Part­ner im Geschäfts­be­reich IT-Revi­sion (GBIT) von Ebner Stolz in Ham­burg bezieht Stel­lung und beant­wor­tet zen­trale Fra­gen.

Holger Klindtworth, Certified Information Systems Auditor, Certified Internal Auditor, Certified Information Security Manager, Ebner Stolz, Ludwig-Erhard-Straße 1, 20459 Hamburg

Unter­neh­men beschäf­ti­gen sich seit Jah­ren damit, wie sie die GoBD ein­hal­ten kön­nen, um Stra­fen zu ver­mei­den. Jetzt ist die Neu­fas­sung in Kraft get­re­ten. Sind damit alle bis­he­ri­gen Maß­nah­men hin­fäl­lig, Herr Klindt­worth?

Gesetz­lich hat sich zunächst ein­mal nichts geän­dert. Die alten wie die neuen GoBD bezie­hen sich auf Steu­er­ge­setze, HGB und AO, die wie bis­her gel­ten. Die GoBD selbst sind ja kein Gesetz, son­dern eine „Leit­li­nie“ für die Betriebs­prü­fer, die fest­legt, was ord­nungs­mä­ßig ist und was nicht. Alle Maß­nah­men, die Unter­neh­men bis­her erfolg­reich umge­setzt haben, kön­nen und soll­ten sie also bei­be­hal­ten -– soweit sie denn wirt­schaft­lich sind und wei­ter­hin gefor­dert. 

Was ändert sich denn mit die­sem Update?

Gene­rell hat man sich in der Neu­fas­sung Mühe gege­ben, die aktu­elle IT-Tech­nik zu berück­sich­ti­gen, also z. B. die Nut­zung von Cloud-Sys­te­men. Sie gel­ten jetzt als Medium der Daten­spei­che­rung. Aller­dings sind diese Cloud-Sys­teme ent­sp­re­chend zu bewer­ten. Wenn Sie eine Cloud im Aus­land nut­zen wol­len, brau­chen Sie erst eine Geneh­mi­gung, egal ob die Cloud in Nord­ko­rea oder der Schweiz aus betrie­ben wird. Die Finanz­ver­wal­tung muss auch dort Zugriff auf Ihre Daten haben. Wenn das in einem Land nicht mög­lich scheint, wer­den Sie dafür keine Geneh­mi­gung bekom­men. Also: Cloud-Sys­teme sind grund­sätz­lich mög­lich, aber holen Sie sich für das Aus­land in jedem Fall eine Geneh­mi­gung ein – und den­ken Sie daran, neben Steu­er­ge­set­zen gibt es auch noch andere Gesetze und Regu­la­rien, wie z. B. den Daten­schutz.

Mit den GoBD 2.0 darf man Belege jetzt mobil erfas­sen. Gibt es dabei auch Ein­schrän­kun­gen?

Zunächst geht es hier um die bild­li­che Erfas­sung der Belege: Das Bild muss für das men­sch­li­che Auge les­bar und die not­wen­di­gen Daten müs­sen erfasst sein. Damit ist quasi jede tech­ni­sche Lösung mög­lich, die das gewähr­leis­tet: sta­tio­näre Scan­ner wie auch mobile End­ge­räte. Span­nend wird hier wie­derum die Frage nach dem Aus­land: Sie dür­fen grund­sätz­lich auch dort Belege erfas­sen. Aber Sie brau­chen einen defi­nier­ten Pro­zess und ent­sp­re­chende Kon­troll­maß­nah­men, die die­sen Pro­zess kom­p­lett absi­chern. Stel­len Sie sich vor, Sie sind auf Dien­st­reise im Aus­land: Sie wol­len Rei­se­kos­ten gleich digi­ta­li­sie­ren, zücken ihr Smart­phone, scan­nen die Taxi-Rech­nung und lei­ten sie an Ihre Buch­hal­tung wei­ter. Die Frage ist jetzt: An wel­cher Stelle beginnt der eigent­li­che Buchungs­vor­gang? Sobald das Bild des Belegs an die Buch­hal­tung über­tra­gen wurde oder schon davor bei der Erfas­sung und Per­so­na­li­sie­rung? Die­sen Pro­zess soll­ten Sie genau hin­ter­fra­gen und ihn in der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion fest­hal­ten.

Wie sieht es aus, wenn Unter­neh­men ihre gesamte Buch­füh­rung out­sour­cen und ins Aus­land ver­la­gern?

Solange die Finanz­ver­wal­tung Zugriff auf die ent­sp­re­chen­den Daten hat, ist die Spei­che­rung im Aus­land mög­lich. Auch hier soll­ten Sie sich aber eine Geneh­mi­gung ein­ho­len. Inn­er­halb der EU ist das eher unkri­tisch. In ande­ren Fäl­len ist es wich­tig, dass das Sicher­heits­ni­veau und das recht­li­che Niveau des betref­fen­den Staa­tes mit dem von EU-Staa­ten ver­g­leich­bar sind.

Die GoBD for­der­ten bis­her die Unve­r­än­der­bar­keit von Bele­gen: Woll­ten Unter­neh­men Belege in andere For­mate kon­ver­tie­ren, muss­ten sie das Ori­gi­nal auf­be­wah­ren und die­ses sowie die kon­ver­tierte Datei mit einem gemein­sa­men Index ver­se­hen, damit die Kon­ver­tie­rung nach­voll­zieh­bar ist. Hat sich da jetzt etwas geän­dert?

Ja, Sie kön­nen unter bestimm­ten Umstän­den auf das Auf­be­wah­ren des Ori­gi­nals ver­zich­ten, z. B. wenn keine bild­li­che oder inhalt­li­che Ver­än­de­rung vor­ge­nom­men wird. Aber was heißt eigent­lich unve­r­än­der­bar? Sie wer­den ja i. d. R. mit den Bele­gen arbei­ten und z. B. den Ein­gang und die Kon­tie­rung dar­auf ver­mer­ken. Um Unve­r­än­der­bar­keit nach­zu­wei­sen, müs­sen Sie daher Maß­nah­men erg­rei­fen, die sicher­s­tel­len, dass ein ori­gi­nä­rer Buchungs­be­leg nicht geän­dert wer­den kann, z. B. durch die Ver­sio­nie­rung von Ände­run­gen. Die Tech­no­lo­gie dafür ist Ihnen nicht vor­ge­ge­ben. Und ganz wich­tig: Sie müs­sen diese Maß­nah­men doku­men­tie­ren. Eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ist auf alle Fälle not­wen­dig. Das hat man in den letz­ten Jah­ren man­gels Kon­se­qu­en­zen viel­leicht eher ent­spannt gese­hen. Ich kann nun aber sagen: Diese Läs­sig­keit ist nicht mehr ange­bracht. Wir haben die ers­ten Fälle, wo die Buch­füh­rung ver­wor­fen wurde und die feh­lende Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion zu Ver­zö­ge­run­gen bei der Prü­fung geführt hat. Eine feh­lende oder lücken­hafte Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ist inzwi­schen kein Kava­liers­de­likt mehr und kann zum Ver­wer­fen Ihrer Buch­füh­rung füh­ren, z. B. wenn es für eine IT-gestützte Kas­sen­buch­füh­rung keine Doku­men­ta­tion des IT-Sys­tems gibt. Dann kommt es zur Schät­zung Ihres Umsat­zes oder Erlö­ses. Und zwar immer mit einem Sicher­heit­s­puf­fer, der soge­nann­ten „Zuschät­zung“, der im Zwei­fel auch nicht gering ist. Sie sind in jedem Fall in der Bring­schuld und müs­sen die Ord­nungs­mä­ß­ig­keit Ihrer Buch­füh­rung irgend­wie bele­gen - und das ist die Frage, wie Sie das ohne Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion Bewerk­s­tel­li­gen möch­ten!

Die neuen GoBD beto­nen die Wich­tig­keit der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ja auch noch stär­ker.

Und das ist auch rich­tig so. Sie müs­sen jeder­zeit eine ord­nungs­mä­ß­ige Buch­füh­rung nach­wei­sen kön­nen. Neh­men wir mal an, Sie haben deut­li­che Pro­zess­än­de­run­gen, viel­leicht durch Ein­füh­rung eines neuen CRM-Sys­tems. Wenn Sie vor März ein ande­res CRM und jetzt das neue Sys­tem genutzt haben, brau­chen Sie eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion für beide Zei­träume. Es würde gemäß der GoBD-Neu­fas­sung eigent­lich aus­rei­chen, wenn nur die Ände­run­gen an der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion ver­sio­niert sind. Aus mei­ner IT-Pro­jekt-Pra­xis würde ich aller­dings sagen, dass das nicht reicht. Wenn Sie per Ände­rungs­his­to­rie nach­voll­zie­hen wol­len, wie Ihre Sys­teme vor zehn Jah­ren lie­fen und wie sich dabei alle Pro­zesse geän­dert haben, ist das nicht wir­k­lich prak­ti­ka­bel. Ich per­sön­lich plä­d­iere für eine sau­bere Ver­sio­nie­rung der kom­p­let­ten Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion, um ein­fach kein Risiko ein­zu­ge­hen.

Wie sieht es aus, wenn man sein Doku­men­ten­ma­na­ge­ment­sys­tem, mit dem man bis­her die Archi­vie­rung durch­ge­führt hat, wech­selt? Wird so eine Mig­ra­tion mit den neuen GoBD ein­fa­cher?

Das ist nach wie vor ein kri­ti­sches Thema. Sie müs­sen auch nach der Mig­ra­tion alle Daten unver­züg­lich les­bar machen kön­nen. Die Aus­wert­bar­keit Ihrer Daten sollte bei einem Sys­tem­wech­sel in der Regel ja eigent­lich bes­ser sein, wenn sie alles kor­rekt über­neh­men und das Ver­fah­ren sau­ber doku­men­tie­ren. Pro­b­le­ma­tisch wird es in der Pra­xis dann doch immer wie­der, weil man in der Regel eben nicht alles migriert, son­dern ältere Daten weglässt. Was ich hier emp­fehle, ist das Fest­le­gen des Aus­s­tiegs- und Mig­ra­ti­onss­ze­na­rios. Sozu­sa­gen ein DMS-Ehe­ver­trag. Haben Sie den nicht, kön­nen Sie nur dar­auf hof­fen, dass der neue DMS-Anbie­ter Sie beim Wech­sel best­mög­lich unter­stützt.

Bei Ebner Stolz prü­fen Sie DMS-Lösun­gen, die GoBD-kon­form sind. Was kön­nen Unter­neh­men erwar­ten, wenn sie so eine zer­ti­fi­zierte Soft­ware ein­set­zen?

Zunächst möchte ich beto­nen, dass so eine Beschei­ni­gung kein Frei­fahrt­schein ist. Unter­neh­men müs­sen selbst orga­ni­sa­to­ri­sche Maß­nah­men tref­fen, um regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen zu erfül­len, und die ent­sp­re­chende Soft­ware dafür sach­ge­mäß ein­set­zen. Der Prü­fer oder das Finanz­ge­richt sieht mit der Beschei­ni­gung aber, dass Ihre Archiv- oder DMS-Soft­ware ange­mes­sen geprüft und die Kon­for­mi­tät im Grunde gege­ben ist, dass Sie sich also um Com­p­li­ance bemühen. Eine Beschei­ni­gung hat damit zwei Vor­teile: Ers­tens wis­sen Sie selbst, dass Ihre Soft­ware geeig­net ist, und zwei­tens kön­nen Sie damit im Zwei­fels­fall gegen­über Behör­den argu­men­tie­ren.

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