Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung eines Arbeitszimmers
Durch die Arbeit im Home-Office entfällt zwar der sonst tägliche Arbeitsweg und die damit einhergehenden Kosten. Es entstehen jedoch Aufwendungen im Rahmen des Wohneigentums, inklusive Instandhaltungskosten, bzw. anteilige Wohnungsmiete auf das (neu eingerichtete) Home-Office oder höhere Wasser-, Heiz- und Stromkosten durch die Tätigkeit von zu Hause aus.
Ob die damit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen zum Werbungskostenabzug zugelassen sind, hängt insb. davon ab, ob es sich beim Home-Office auch um ein häusliches Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn handelt. Dies ist nur dann anzunehmen, wenn ein separates, räumlich abgeschlossenes Zimmer vorliegt. Davon abzugrenzen sind Arbeitsecken in sonst ausschließlich privat genutzten Räumen, wie bspw. die Nutzung des Ess- oder Wohnzimmertischs als Arbeitsplatz oder Wohnräume, die provisorisch mithilfe eines Raumtrenners geteilt werden.
Sofern ein baulich abgetrennter Raum vorhanden ist, muss darüber hinaus eine überwiegend berufliche Nutzung sichergestellt werden. Hiervon soll laut Rechtsprechung nur ausgegangen werden, sofern die berufliche Nutzung mindestens 90 % beträgt.
Allein das Vorhandensein von privaten Gegenständen, seien es Sportgeräte, Fernseher oder private Literatur, soll für die Qualifizierung eines steuerrechtlichen Arbeitszimmers bereits schädlich sein und den Werbungskostenabzug bei einer privaten Nutzung von mehr als 10 % vollständig verwehren. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, den Nachweis eines häuslichen Arbeitszimmers anhand von Fotos zu dokumentieren und eventuelle Belege aufzubewahren.
Als zweite Voraussetzung gilt, dass dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz mehr zur Verfügung steht. Hierbei ist unerheblich, dass theoretisch ein Arbeitsplatz während der Pandemie im Betrieb des Arbeitgebers vorhanden ist. Entscheidend ist vielmehr, ob der Arbeitnehmer diesen auch tatsächlich nutzen kann. Dies ist bspw. dann nicht gegeben, wenn der Arbeitgeber aus Infektionsschutzgründen das Arbeiten im Büro untersagt und stattdessen das Arbeiten im Home-Office anordnet. Für den Nachweis stellt sich eine Bescheinigung des Arbeitgebers als durchaus sinnvoll dar, aus der hervorgeht, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt oder einen bestimmtem Zeitraum der ursprüngliche Arbeitsplatz aufgrund der Corona-Krise nicht nutzbar ist bzw. war.
Hinweis: Sollte sich der Arbeitnehmer aus Gründen der Prävention dazu entscheiden, seinen vorhandenen Arbeitsplatz nicht mehr zu nutzen, ohne vom Arbeitgeber explizit dazu angewiesen worden zu sein, sollte diese Voraussetzung ebenfalls als erfüllt gelten, da lediglich den Empfehlungen der Politik, Behörden und Medizinern nachgekommen wird. Die Finanzverwaltung hat sich hierzu jedoch nicht geäußert.
Steht dem Arbeitnehmer kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen des häuslichen Arbeitszimmers bis zu einem Betrag von 1.250 Euro als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Dabei ist der Höchstbetrag von 1.250 Euro pro Jahr auch bei nicht ganzjähriger Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe, also nicht zeitanteilig, zum Abzug zuzulassen.
Der Werbungskostenabzug ist darüber hinaus sogar ohne betragliche Begrenzung möglich, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Vereinfachend kann dieser Fall angenommen werden, wenn kein anderer Arbeitsplatz mehr zur Verfügung steht und der Arbeitnehmer seine gesamte Tätigkeit im Home-Office erbringt.
(Teilweiser) Ersatz der Aufwendungen für das Home-Office durch den Arbeitgeber
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten für das Arbeitszimmer in der eigenen oder gemieteten Wohnung, liegt grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, weil es für diesen Werbungskostenersatz keine Steuerbefreiungsvorschrift gibt.
Überlässt aber der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die berufliche Tätigkeit betriebliche Computer, Telekommunikationsgeräte usw., die im Eigentum des Arbeitgebers stehen, führt eine zudem private Nutzung nicht zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil (§ 3 Nr. 45 EStG). Übereignet der Arbeitgeber diese Arbeitsmittel dem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt, greift diese Steuerbefreiung hingegen nicht.
Stehen die für die berufliche Tätigkeit eingesetzten Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitnehmers und zahlt der Arbeitgeber für die Nutzung bzw. deren Erwerb eine Vergütung, zählt diese Vergütung zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Erstattet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen des steuerfreien Auslagenersatzes gemäß § 3 Nr. 50 EStG Betriebskosten für die eingesetzten Arbeitsmittel, allen voran Strom- und Telekommunikationskosten, ist das steuerfrei. Auslagen des Arbeitnehmers in diesem Sinne sind von ihm getätigte Ausgaben, die ganz überwiegend im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgen, der Arbeitsausführung dienen und beim Arbeitnehmer nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden. Der steuerfreie Auslagenersatz ist grundsätzlich nur möglich, wenn die auf die berufliche Nutzung entfallenden Betriebskosten genau nachgewiesen werden.
Ausblick: In einer Pressemitteilung vom 21.9.2020 gab das Finanzministerium Hessen bekannt, dass eine Vereinfachung und Ausweitung der steuerlichen Vorteile für die Arbeit im Home-Office geplant ist und in Kürze ausgearbeitet werden soll. Demnach soll ein Pauschalbetrag von 5 Euro pro Tag bzw. maximal 600 Euro im Jahr für Werbungskosten im Rahmen der Tätigkeiten im Home-Office eingeführt werden.
Entgegen der aktuellen Regelungen soll es unerheblich sein, ob die Arbeiten in einem separaten, abgetrennten Raum oder am Esstisch oder in einer Arbeitsecke durchgeführt werden.