Die grundsätzliche Abziehbarkeit von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG. Voraussetzung für den Abzug ist, dass dem Steuerpflichtigen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein häusliches Arbeitszimmer ist nur gegeben, wenn es sich um ein separates, räumlich abgeschlossenes Zimmer handelt. Eine Arbeitsecke, ein Schreibtisch im Wohn- oder Esszimmer oder ein zum Büroplatz umfunktionierter Ess- oder Wohnzimmertisch sind deshalb kein häusliches Arbeitszimmer. Auch ein bloßer Durchgang ohne eigene Türen oder ein nur durch Raumtrenner abgegrenzter Bereich ist kein häusliches Arbeitszimmer. Ist ein Abzug der Kosten dem Grunde nach möglich, ist für die Ermittlung der Höhe der abziehbaren Kosten zwischen grundstücksorientierten Aufwendungen (wie AfA, Schuldzinsen, Grundsteuer) und nutzungsorientierten Aufwendungen (wie Energie- und Reinigungskosten, Renovierungskosten) zu unterscheiden. Steuerlich berücksichtigt werden Aufwendungen maximal bis zu einem Betrag von jährlich 1.250 Euro, es sei denn, das Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer natürlich Aufwendungen für Arbeitsmittel nach allgemeinen Grundsätzen in seiner Veranlagung zur Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen. Dies ist unabhängig von der steuerlichen Einordung des Home-Offices als häusliches Arbeitszimmer.
Davon zu unterscheiden ist der Ersatz von Auslagen durch den Arbeitgeber, der unter den nachfolgenden Voraussetzungen nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei erstattet werden kann:
- Der Arbeitnehmer tätigt Ausgaben im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers
- Sie dürfen nicht zur Bereicherung des Arbeitnehmers führen
- Die Ausgaben dürfen beim Arbeitnehmer nicht als Werbungskosten abziehbar sein (Bsp.: Erstattung von Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer)
Der steuerfreie Auslagenersatz ist z. B. für anfallende Betriebskosten für die eingesetzten Arbeitsmittel, wie Strom und Telekommunikationskosten zulässig, allerdings nur, wenn die auf die berufliche Nutzung entfallenden Betriebskosten in Form von Einzelbelegen nachgewiesen werden. Ausnahmsweise ist ein pauschalierter Ersatz auch dann steuerfrei, wenn die Pauschale aufgrund genauer Abrechnungen der letzten drei Monate berechnet und repräsentativ aufgezeichnet wird. Als Nachweis für den steuerfreien Auslagenersatz sind die entsprechenden Belege im Lohnkonto aufzuzeichnen.
