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Auslandeinsätze von Mitarbeitern - Weitsicht ist gefragt!

In der global vernetzten Wirtschaft agieren Unternehmen international. Das spiegelt sich in der Vielzahl von Tochtergesellschaften oder Niederlassungen deutscher Unternehmen im Ausland und umgekehrt wider. Entsprechend hoch ist die Anzahl der grenzüberschreitenden Einsätze von Mitarbeitern, sei es lediglich im Rahmen von Konferenzen zum Austausch in der internationalen Unternehmensgruppe bis hin zur zeitlich begrenzten Entsendung in das ausländische verbundene Unternehmen.

Ange­sichts der aktu­el­len wirt­schaft­li­chen Ent­wick­lun­gen dürfte die Zahl der Aus­land­s­ein­sätze wei­ter zuneh­men, denke man nur an die Zoll­po­li­tik der USA, die ggf. ein Ver­la­gern der Pro­duk­tion bestimm­ter Güter in die USA aus­lö­sen könnte. Um aber die Kos­ten von Aus­land­s­ein­sät­zen in den Griff zu bekom­men und deren Abzug als Betriebs­aus­ga­ben sicher­zu­s­tel­len, sind eine Viel­zahl an gesetz­li­chen in- und aus­län­di­schen Vor­ga­ben sowie zuneh­mende Mel­depf­lich­ten zu beach­ten. Zug­leich sol­len Mit­ar­bei­ter durch Aus­land­s­ein­sätze zumin­dest keine Nach­teile erlei­den.

Auslandeinsätze von Mitarbeitern - Weitsicht ist gefragt!© Thinkstock

Sofern ein län­ge­rer Ein­satz außer­halb des EU-Raums geplant ist, ist zu klä­ren, ob und unter wel­chen Bedin­gun­gen dem Arbeit­neh­mer ein Visum als Auf­ent­halts­be­rech­ti­gung sowie eine Arbeit­s­er­laub­nis erteilt wird. Dies ist im Regel­fall wesent­lich leich­ter, wenn ein neuer Arbeits­ver­trag mit dem auf­neh­men­den Unter­neh­men ver­ein­bart wird. Aktu­elle Ein­rei­se­be­schrän­kun­gen ein­zel­ner Staa­ten sind dabei zu berück­sich­ti­gen, so z. B. die enger gefasste 90-Tage-Rege­lung der USA. Wer­den Mit­ar­bei­ter in einem ande­ren EU-Mit­g­lied­staat ein­ge­setzt, beste­hen zwar ange­sichts der Arbeit­neh­mer­f­rei­zü­g­ig­keit keine Ein­reise- und Arbeit­s­er­laub­nis­be­schrän­kun­gen. Fak­tisch besteht jedoch auch bei nur kur­zen Aus­land­s­ein­sät­zen die Pflicht, eine sog. A1-Beschei­ni­gung vor­zu­le­gen - dazu nach­fol­gend mehr - sowie den Ein­satz im Tätig­keits­staat zu mel­den.

Zu klä­ren ist wei­ter die Frage, in wel­chem Staat der wäh­rend des Aus­land­s­ein­sat­zes erzielte Arbeits­lohn zu ver­steu­ern ist. Maß­geb­lich ist hier regel­mä­ßig, wer als wirt­schaft­li­cher Arbeit­ge­ber anzu­se­hen ist. Dies muss nicht zwin­gend das Unter­neh­men sein, mit dem ein Arbeits­ver­trag besteht. Ent­schei­dend ist, ob der Arbeit­neh­mer in das auf­neh­mende Unter­neh­men inte­griert wird, er dort Wei­sun­gen erhält und ihm Mit­ar­bei­ter zuge­ord­net wer­den. Ohne eine Klär­ung des Besteue­rungs­rechts, bei dem jeweils die Vor­ga­ben des ein­schlä­g­i­gen Dop­pel­be­steue­rungs­ab­kom­mens zu beach­ten sind, dro­hen dem Arbeit­neh­mer steu­er­li­che Mehr­be­las­tun­gen. Aber auch dem Arbeit­ge­ber muss an kla­ren Ver­hält­nis­sen gele­gen sein, da er andern­falls für nicht oder zu gering abge­führte Steu­ern in Anspruch genom­men wer­den kann.

Die Bestim­mung des wirt­schaft­li­chen Arbeit­ge­bers ist zudem maß­geb­lich dafür, ob der Mit­ar­bei­ter wei­ter­hin in dem bis­he­ri­gen Sozial­ver­si­che­rungs­sys­tem ver­b­leibt oder in das Sozial­ver­si­che­rungs­sys­tem des Ein­satz­staa­tes wech­selt. Zur Klär­ung sind beste­hende Sozial­ver­si­che­rungs­ab­kom­men her­an­zu­zie­hen. Sofern für den aus Deut­sch­land ent­sand­ten Arbeit­neh­mer wei­ter­hin in Deut­sch­land Sozial­ver­si­che­rungs­schutz besteht, sollte der Arbeit­ge­ber eine sog. A1-Beschei­ni­gung bean­tra­gen. Bei einem Aus­land­s­ein­satz in einem EU-Mit­g­lied­staat oder einem ande­ren Staat, mit dem ein Sozial­ver­si­che­rungs­ab­kom­men besteht, dient die Beschei­ni­gung als Ver­si­che­rungs­nach­weis, so dass eine Anmel­dung bei der Sozial­ver­si­che­rung des ande­ren Staa­tes nicht erfor­der­lich ist.

Um steu­er­recht­li­che Abg­ren­zungs­schwie­rig­kei­ten zu ver­mei­den und die erfor­der­li­chen sozial­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Beschei­ni­gun­gen zu erhal­ten, emp­fiehlt es sich, im Falle einer Ent­sen­dung einen Arbeits­ver­trag mit dem auf­neh­men­den Unter­neh­men zu sch­lie­ßen. Der Ver­trag kann mit dem ursprüng­li­chen Arbeits­ver­trag, der mit dem ent­sen­den­den Unter­neh­men ver­ein­bart war, ver­knüpft und dadurch den oft­mals beste­hen­den Beden­ken des Arbeit­neh­mers Rech­nung getra­gen wer­den. Sch­ließ­lich wird der Arbeit­neh­mer auch geklärt haben wol­len, ob und in wel­chem Staat er Sozial­leis­tun­gen, wie z. B. in Deut­sch­land Kin­der­geld oder Eltern­geld, bean­spru­chen kann.

Diese Viel­zahl an Fra­gen gilt es vor dem Aus­land­s­ein­satz des Mit­ar­bei­ters zu beant­wor­ten. Dabei sind Wech­sel­wir­kun­gen zu beach­ten. Benö­t­igt z. B. der Arbeit­neh­mer eine Arbeit­s­er­laub­nis im auf­neh­men­den Staat, ist mit deren Ertei­lung davon aus­zu­ge­hen, dass er dort der Besteue­rung unter­liegt. Aber auch unter­neh­mens­in­terne Vor­gänge kön­nen sich auf die Steuer- und Sozial­ver­si­che­rungspf­licht aus­wir­ken. Hat z. B. das ent­sen­dende Unter­neh­men die Kos­ten der Ent­sen­dung nach dem Fremd­ver­g­leichs­grund­satz mit dem auf­neh­men­den Unter­neh­men zu ver­rech­nen, hat regel­mä­ßig der auf­neh­mende Staat das Besteue­rungs­recht. Zudem droht der Wech­sel des Arbeit­neh­mers in das andere Sozial­ver­si­che­rungs­sys­tem, sofern nicht aktiv über Anträge die Fort­gel­tung deut­scher Vor­schrif­ten gesi­chert wird.

Sind meh­rere Aus­land­s­ein­sätze geplant, kann dem Unter­neh­men nur ange­ra­ten wer­den, ein Prüf­schema für den jewei­li­gen Ein­satz­staat bereit zu hal­ten, um die ver­schie­de­nen Kon­s­tel­la­tio­nen des Aus­land­s­ein­sat­zes ein­ord­nen zu kön­nen. Zudem hel­fen Ent­sen­de­richt­li­nien, Ent­sen­dun­gen mög­lichst gleich zu gestal­ten, so dass der Prüf­auf­wand ver­rin­gert wer­den kann. Gerne unter­stützt Sie unser Glo­bal Mobi­lity-Team bei der mög­lichst effi­zi­en­ten und rechts­si­che­ren Aus­ge­stal­tung von Aus­land­s­ein­sät­zen Ihrer Mit­ar­bei­ter.


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