Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Haben Sie sich bei Ebner Stolz um einen Arbeitsplatz beworben, gelten diese Informationen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend: Daten) zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Internetseite sind gemeinsam verantwortlich:

Ebner Stolz Mönning Bachem Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte
Partnerschaft mbB (nachfolgend: Ebner Stolz PG)
Ebner Stolz GmbH & Co. KG
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Ebner Stolz Management Consultants GmbH
Dr. Ebner, Dr. Stolz Management Support GmbH

Die Kontaktdaten dieser Unternehmen (nachfolgend: Ebner Stolz) finden Sie im Impressum unserer Internetseite. Zur Regelung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten haben diese Unternehmen eine Vereinbarung geschlossen, deren wesentlichen Inhalt wir Ihnen auf Anfrage per E-Mail zusenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie bei Fragen zum Datenschutz unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:

Ebner Stolz, Datenschutzbeauftragter, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart, E-Mail: datenschutz@ebnerstolz.de

II. Warum werden meine Daten verarbeitet?

1. Entscheidung über Ihre Bewerbung

Daten, die Sie uns mit Ihren Bewerbungsunterlagen übermitteln oder die Sie in unser Onlineformular eingeben, verarbeiten wir zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit einem der oben genannten Unternehmen.

Insbesondere werden Ihre Daten, sofern erforderlich, zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Prüfung, ob Ihre Bewerbung mit Ihrer Qualifikation und Ihrem beruflichen Werdegang den Anforderungen der jeweiligen Stellenausschreibung gerecht wird
Kontaktaufnahme, um Ihnen unsere Entscheidung mitteilen zu können
Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und/oder Assessment-Centern
ggf. Rückversand Ihrer Bewerbungsunterlagen
ggf. Erstattung und Überweisung Ihrer nachgewiesenen Vorstellungskosten
Durchsetzung von und Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche, insbesondere Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
bei Begründung eines Arbeitsverhältnisses: Versand eines Arbeitsvertrags(entwurfes) an Sie und Ihre Erfassung als Arbeitnehmer(in)

Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Haben Sie in die Verarbeitung eingewilligt, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Außerdem werden Ihre Daten, sofern erforderlich, zwischen den Unternehmen von Ebner Stolz zum Zweck der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und zu sonstigen Verwaltungszwecken ausgetauscht. Insbesondere wird die Ebner Stolz PG eingehende Bewerbungen an andere Unternehmen von Ebner Stolz weitergeben, sofern Sie sich um eine Stelle bei einem dieser Unternehmen beworben haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Demnach ist eine Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz von Daten erfordern, überwiegen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem zentralen Recruiting innerhalb von Ebner Stolz.

Zudem verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke des internen Controllings, um die von uns beauftragten Jobbörsen und unsere Hochschulauftritte anhand von Rücklaufquoten zu bewerten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, besonders erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen zu identifizieren und gezielt umzusetzen.

2. Verarbeitungen aufgrund Ihrer Einwilligung

Geben Sie in das Onlineformular Daten in freiwillige Felder ein oder enthalten Ihre Bewerbungsunterlagen zusätzliche Daten, die über Ihre Stammdaten oder Qualifikationsnachweise hinausgehen, verarbeiten wir diese Daten ebenso nur zu den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Haben Sie einer Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt, so dürfen wir Sie in Zukunft über neue Stellenangebote informieren; Rechtsgrundlage ist insofern auch Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten jederzeit und ohne Nennung von Gründen widerrufen (siehe VIII.).

Wir bitten Sie uns keine besonderen Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) zu übermitteln, die z.B. Angaben über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, sexuelle Identität oder Unterhaltspflichten (z.B. Familienstand, Ehepartner, Kinder) enthalten. Übermitteln Sie uns gleichwohl solche Daten, willigen Sie in die Verarbeitung dieser Daten ein. Die Verarbeitung beschränkt sich auf eine Speicherung und beiläufige Einsichtnahme durch Mitarbeiter aus dem Personalbereich, sofern und soweit sich dies nicht mit zumutbarem Aufwand vermeiden lässt. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2, 3 S. 2 BDSG und ggf. Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.

3. Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Wir verarbeiten Ihre Daten auch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen aufgrund Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO insbesondere in Verbindung mit folgenden Gesetzen und zu folgenden Zwecken:

Erteilung von Auskünften nach § 57 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II)
Abgleich mit „Anti-Terror-Listen“ nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 in Verbindung mit Art. 22 Abs. 2 b) DSGVO
Prüfung nach dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (GwG), sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind
Aufbewahrungspflichten (siehe III.)

III. Wie lange werden diese Daten gespeichert?

Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und Sie schließen keinen Arbeitsvertrag mit uns, werden Ihre Daten zunächst gesperrt. Ihre gesperrten Daten speichern wir längstens für 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Die Daten werden danach gelöscht bzw. vernichtet, sofern wir nicht gesetzlich zu einer darüber hinausgehenden Speicherung bzw. Aufbewahrung verpflichtet oder berechtigt sind.

Schließen Sie mit uns einen Arbeitsvertrag, sind Verarbeitungen Ihrer Daten zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig. In diesem Fall werden wir Ihnen weitere Informationen zum Datenschutz während des Arbeitsverhältnisses mit Abschluss des Arbeitsvertrages zur Verfügung stellen.

Soweit wir gesetzlich nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, berechtigt dies uns zur Speicherung dieser Daten bis zum Ablauf der in § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) genannten Aufbewahrungsfristen. Die Speicherfristen betragen hiernach bis zu 10 Jahre.

IV. Muss ich meine Daten bereitstellen?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung Ihrer Stammdaten sowie von Berufsabschluss und Qualifikationsnachweisen entsprechend der jeweiligen Stellenausschreibung ist jedoch erforderlich, wenn Sie mit uns ein Arbeitsverhältnis begründen möchten. Ansonsten könnten wir Ihre Bewerbung nicht prüfen und Sie nicht kontaktieren. Die Bereitstellung weiterer Daten ist für einen möglichen Vertragsabschluss mit uns nicht Voraussetzung und somit freiwillig.

V. Aus welchen Quellen stammen meine Daten?

Ihre Daten haben Sie uns in aller Regel selbst bereitgestellt. Ggf. erhalten wir von privaten Arbeitsvermittlern Daten, die Ihre Bewerbung mit Ihrer Einwilligung an uns weitergeleitet haben.

VI. Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?

Wir übermitteln Ihre Daten zu folgenden Zwecken teilweise an diese Auftragsverarbeiter:

Persis GmbH, Theodor-Heuss-Straße 5, 89518 Heidenheim an der Brenz (Pflege der Personalmanagementsoftware)
ggf. weitere Auftragsverarbeiter gemäß unserer allgemeinen Datenschutzerklärung

Unter Umständen werden Ihre Daten an folgende Empfänger weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO), dies zur Durchsetzung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder zur Wahrung sonstiger berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO):

andere Unternehmen von Ebner Stolz wie in II.1. beschrieben
Jobcenter (Agentur für Arbeit)
Post- und Telekommunikationsdienstleister zur Kontaktaufnahme

VII. Findet eine „automatisierte Entscheidungsfindung“ nach Art. 22 DSGVO statt?

Gemäß Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 sowie dem GwG sind wir zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und ggf. zur Durchführung einer Geldwäscheprüfung verpflichtet. Dazu können während des Bewerbungsverfahrens im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung einige Ihrer Stammdaten mit öffentlichen Listen abgeglichen werden, die von Sanktionen betroffene Personen und Organisationen enthalten. Falls Sie von diesen Sanktionen betroffen sind, begründen wir mit Ihnen kein Arbeitsverhältnis.

VIII. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Informationen zu Ihren Rechten erhalten Sie am Ende unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

_{Stand: 12. Dezember 2018}