Geltungsbereich
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Bewerber im Bewerbungsverfahren sowie unserer potentiellen Bewerber bei der Direktansprache über berufliche soziale Netzwerke („Active Sourcing“).
Diese Bestimmungen finden ergänzende Anwendung zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.
Inhalt
I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
II. An wen kann ich mich wenden?
III. Datenschutz im Bewerbungsverfahren
IV. Direktansprache potentieller Bewerber über soziale Netzwerke
V.Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
I. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Internetseite sind gemeinsam verantwortlich:
- Ebner Stolz Mönning Bachem Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Partnerschaft mbB (nachfolgend: Ebner Stolz PG)
- Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
- Ebner Stolz Management Consultants GmbH
II. An wen kann ich mich wenden?
Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie bei Fragen zum Datenschutz unter den nachfolgenden Kontaktdaten kontaktieren:
Ebner Stolz, Datenschutzbeauftragter, Kronenstraße 30, 70174 Stuttgart, E-Mail: datenschutzbeauftragter@ebnerstolz.de
III. Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Haben Sie sich bei Ebner Stolz um einen Arbeitsplatz beworben, gelten diese Informationen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend: Daten) zusätzlich zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.
1. Warum werden meine Daten verarbeitet?
a) Entscheidung über Ihre Bewerbung
Daten, die Sie uns mit Ihren Bewerbungsunterlagen übermitteln oder die Sie in unser Onlineformular eingeben, verarbeiten wir zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit einem der oben genannten Unternehmen.
Insbesondere werden Ihre Daten, sofern erforderlich, zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Prüfung, ob Ihre Bewerbung mit Ihrer Qualifikation und Ihrem beruflichen Werdegang den Anforderungen der jeweiligen Stellenausschreibung gerecht wird
- Kontaktaufnahme, um Ihnen unsere Entscheidung mitteilen zu können
- Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und/oder Assessment-Centern
- ggf. Rückversand Ihrer Bewerbungsunterlagen
- ggf. Erstattung und Überweisung Ihrer nachgewiesenen Vorstellungskosten
- Durchsetzung von und Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche, insbesondere Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- bei Begründung eines Arbeitsverhältnisses: Versand eines Arbeitsvertrags(entwurfes) an Sie und Ihre Erfassung als Arbeitnehmer(in)
Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Haben Sie in die Verarbeitung eingewilligt, ist Rechtsgrundlage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
Außerdem werden Ihre Daten, sofern erforderlich, zwischen den Unternehmen von Ebner Stolz zum Zweck der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und zu sonstigen Verwaltungszwecken ausgetauscht. Insbesondere wird die Ebner Stolz PG eingehende Bewerbungen an andere Unternehmen von Ebner Stolz weitergeben, sofern Sie sich um eine Stelle bei einem dieser Unternehmen beworben haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Demnach ist eine Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz von Daten erfordern, überwiegen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einem zentralen Recruiting innerhalb von Ebner Stolz.
Zudem verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke des internen Controllings, um die von uns beauftragten Jobbörsen und unsere Hochschulauftritte anhand von Rücklaufquoten zu bewerten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, besonders erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen zu identifizieren und gezielt umzusetzen.
b) Verarbeitungen aufgrund Ihrer Einwilligung
Geben Sie in das Onlineformular Daten in freiwillige Felder ein oder enthalten Ihre Bewerbungsunterlagen zusätzliche Daten, die über Ihre Stammdaten oder Qualifikationsnachweise hinausgehen, verarbeiten wir diese Daten ebenso nur zu den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Haben Sie einer Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt, so dürfen wir Sie in Zukunft über neue Stellenangebote informieren; Rechtsgrundlage ist insofern auch Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten jederzeit und ohne Nennung von Gründen widerrufen (siehe VIII.).
Wir bitten Sie uns keine besonderen Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) zu übermitteln, die z.B. Angaben über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, sexuelle Identität oder Unterhaltspflichten (z.B. Familienstand, Ehepartner, Kinder) enthalten. Übermitteln Sie uns gleichwohl solche Daten, willigen Sie in die Verarbeitung dieser Daten ein. Die Verarbeitung beschränkt sich auf eine Speicherung und beiläufige Einsichtnahme durch Mitarbeiter aus dem Personalbereich, sofern und soweit sich dies nicht mit zumutbarem Aufwand vermeiden lässt. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2, 3 S. 2 BDSG und ggf. Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.
c) Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Wir verarbeiten Ihre Daten auch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen aufgrund Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO insbesondere in Verbindung mit folgenden Gesetzen und zu folgenden Zwecken:
- Erteilung von Auskünften nach § 57 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II)
- Abgleich mit „Anti-Terror-Listen“ nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 in Verbindung mit Art. 22 Abs. 2 b) DSGVO
- Prüfung nach dem Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (GwG), sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind
- Aufbewahrungspflichten (siehe III.).
2. Wie lange werden diese Daten gespeichert?
Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und Sie schließen keinen Arbeitsvertrag mit uns, werden Ihre Daten zunächst gesperrt. Ihre gesperrten Daten speichern wir längstens für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Die Daten werden danach gelöscht bzw. vernichtet, sofern wir nicht gesetzlich zu einer darüber hinausgehenden Speicherung bzw. Aufbewahrung verpflichtet oder berechtigt sind.
Schließen Sie mit uns einen Arbeitsvertrag, sind Verarbeitungen Ihrer Daten zum Zwecke der Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig. In diesem Fall werden wir Ihnen weitere Informationen zum Datenschutz während des Arbeitsverhältnisses mit Abschluss des Arbeitsvertrages zur Verfügung stellen.
Sofern Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt haben, werden diese - soweit Sie Ihre Einwilligung nicht vorher wiederrufen - für die Dauer von zwei Jahren gespeichert.
Soweit wir gesetzlich nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO zur Aufbewahrung bestimmter Daten verpflichtet sind, berechtigt dies uns zur Speicherung dieser Daten bis zum Ablauf der in § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) genannten Aufbewahrungsfristen. Die Speicherfristen betragen hiernach bis zu zehn Jahre.
3. Muss ich meine Daten bereitstellen?
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Bereitstellung Ihrer Stammdaten sowie von Berufsabschluss und Qualifikationsnachweisen entsprechend der jeweiligen Stellenausschreibung ist jedoch erforderlich, wenn Sie mit uns ein Arbeitsverhältnis begründen möchten. Ansonsten könnten wir Ihre Bewerbung nicht prüfen und Sie nicht kontaktieren. Die Bereitstellung weiterer Daten ist für einen möglichen Vertragsabschluss mit uns nicht Voraussetzung und somit freiwillig.
4. Aus welchen Quellen stammen meine Daten?
Ihre Daten haben Sie uns in aller Regel selbst bereitgestellt. Ggf. erhalten wir von privaten Arbeitsvermittlern Daten, die Ihre Bewerbung mit Ihrer Einwilligung an uns weitergeleitet haben.
5. Werden meine Daten an Dritte weitergegeben?
Wir übermitteln Ihre Daten zu folgenden Zwecken teilweise an diese Auftragsverarbeiter:
- Persis GmbH, Theodor-Heuss-Straße 5, 89518 Heidenheim an der Brenz (Pflege der Personalmanagementsoftware)
- d.vinvi d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg (Hosting der Bewerbermanagementsoftware, Bewerberdaten)
- ggf. weitere Auftragsverarbeiter gemäß unserer allgemeinen Datenschutzerklärung
Unter Umständen werden Ihre Daten an folgende Empfänger weitergegeben, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO), dies zur Durchsetzung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder zur Wahrung sonstiger berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO):
- andere Unternehmen von Ebner Stolz wie in II.1. beschrieben
- Jobcenter (Agentur für Arbeit)
- Post- und Telekommunikationsdienstleister zur Kontaktaufnahme
6. Findet eine „automatisierte Entscheidungsfindung“ nach Art. 22 DSGVO statt?
Gemäß Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und Nr. 881/2002 sowie dem GwG sind wir zur Bekämpfung von Terrorismusfinanzierung und ggf. zur Durchführung einer Geldwäscheprüfung verpflichtet. Dazu können während des Bewerbungsverfahrens im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung einige Ihrer Stammdaten mit öffentlichen Listen abgeglichen werden, die von Sanktionen betroffene Personen und Organisationen enthalten. Falls Sie von diesen Sanktionen betroffen sind, begründen wir mit Ihnen kein Arbeitsverhältnis.
IV. Direktansprache potentieller Bewerber über soziale Netzwerke
Wir nehmen über berufliche soziale Netzwerke, insbesondere Xing und LinkedIn, aktiv Kontakt zu Personen auf, die aufgrund ihres beruflichen Werdegangs und ihrer Qualifikation potentielle Bewerber bzw. Mitarbeiter werden könnten (sog. „Active Sourcing“). Zweck dieser Maßnahme ist das gezielte Anwerben qualifizierten Personals. Wir nutzen für die Entscheidung zur Ansprache nur von Ihnen in Ihrem Profil öffentlich zugänglich gemachte Daten. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Beruf sowie Qualifikations- und Weiterbildungsdaten. Die erste Ansprache erfolgt über die in dem beruflichen sozialen Netzwerk bereitgestellten Kommunikationskanäle, insbesondere Direktnachrichten. Der weitere Kontakt kann über einen von Ihnen gewünschten Kommunikationskanal laufen. Nach der Kontaktaufnahme ermuntern wir Sie bei Interesse, weitere Informationen zur Person an unsere Personalabteilung zu übermitteln, um den Kontakt gegebenenfalls in ein formelles Bewerbungsverfahren zu überführen.
Die beim Active Sourcing erhaltenen Daten werden nicht zweckentfremdet, insbesondere nicht zur Werbung für Produkte oder Dienstleistungen genutzt oder in Drittstaaten übermittelt. Eine interne Übermittlung beschränkt sich auf die genannten Verantwortlichen. Im Anschluss an die Übermittlung weiterer Unterlagen erhalten Sie Informationen zur Datenverarbeitung im folgenden Kennenlern- und ggf. Bewerbungsprozess.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung beim Active Sourcing ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anwerbung qualifizierter Mitarbeiter und im Bekanntmachen von Stellenanzeigen. Auf Anfrage teilen wir Ihnen gerne die ausschlaggebenden Abwägungskriterien im konkreten Fall mit. Wir bitten Sie uns mit den weiteren Unterlagen keine besonderen Kategorien an Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) zu übermitteln, die z.B. Angaben über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitszustand, sexuelle Identität oder Unterhaltspflichten (z.B. Familienstand, Ehepartner, Kinder) enthalten. Übermitteln Sie uns gleichwohl solche Daten, willigen Sie in die Verarbeitung dieser Daten ein. Die Verarbeitung beschränkt sich auf eine Speicherung und beiläufige Einsichtnahme durch Mitarbeiter aus dem Personalbereich, sofern und soweit sich dies nicht mit zumutbarem Aufwand vermeiden lässt. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2, 3 S. 2 BDSG und ggf. Art. 9 Abs. 2 f) DSGVO.
Wenn Sie nach der Kontaktaufnahme keine weiteren Informationen an uns übermitteln, sperren wir Ihre Daten zunächst und löschen diese spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Zu Löschfristen nach Übermittlung weiterer Unterlagen informieren wir Sie gesondert.
Sofern Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus zugestimmt haben, werden diese - soweit Sie Ihre Einwilligung nicht vorher wiederrufen - für die Dauer von zwei Jahren gespeichert.
V. Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?
Sie können von uns unter den Voraussetzungen von Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, ob wir Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht Auskunft über diese Daten zu erhalten.
Für den Fall, dass Ihre bei uns gespeicherten Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie die Löschung (Art. 17 DSGVO) oder „Sperrung“ (Art. 18 DSGVO) Ihrer Daten verlangen.
Bei automatisiert verarbeiteten Daten, die wir von Ihnen auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages bekommen haben, können Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen (Art. 20 DSGVO). Wir schicken Ihnen dann Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format. Wenn Sie wünschen und dies technisch möglich ist, übermitteln wir diese Daten an einen Dritten. Alle zuvor genannten Rechte können in bestimmten Fällen durch Gesetz eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.
Haben Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten zu einem bestimmten Zweck eingewilligt, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft und hat daher keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.
Information zu Ihrem Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Soweit wir Daten ausschließlich aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessensabwägung) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Legen Sie Widerspruch ein, so werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Durchsetzung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Werbung jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Möchten Sie von uns keine E-Mails mehr mit Werbung erhalten, können Sie z.B. auf den Abmelde-Link am Ende einer solchen E-Mail klicken.
Alle zuvor genannten Rechte können Sie in einer E-Mail an info@ebnerstolz.de oder per Post an die im Impressum genannte Postanschrift geltend machen.
Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde Ihrer Wahl über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren. Beschwerden können Sie z.B. beim Landesbeauftragten für Datenschutz, Königstr. 10a, 70173 Stuttgart, einreichen.
Stand: August 2021