RSMinvoice Testkit: Alles bereit für die E-Rechnung?
Mit unserem RSMinvoice Testkit erhalten Sie Klarheit: Arbeitet Ihre E-Rechnungslösung absolut zuverlässig? Prüfen Sie, ob eingehende E-Rechnungen korrekt validiert werden und Ihre Abläufe reibungslos funktionieren.
Warum das wichtig ist: Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Doch die bloße Implementierung einer E-Rechnungslösung reicht nicht aus: Ohne eine gründliche Validierung droht die Verarbeitung fehlerhafter Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und zum Verlust des Vorsteuerabzugs oder zu Verzögerungen führen können.
Das RSMinvoice Testkit powered by greenfield setzt genau hier an: Es testet gezielt die Belastbarkeit Ihrer E-Rechnungslösung. Finden Sie heraus, ob fehlerhafte Rechnungen zuverlässig erkannt werden und Ihre Prozesse optimal abgesichert sind.
- Maximale Sicherheit für Ihren digitalen Rechnungseingang: Erkennen Sie fehlerhafte Rechnungen frühzeitig.
- Kompatibilität sicherstellen: Gewährleisten Sie, dass Ihre Lösung aktuellen rechtlichen Anforderungen und technischen Standards entspricht.
- Einfach und praxisorientiert: Unser Testkit ist anwendungsfreundlich und passgenau auf E-Rechnungslösungen in ERP-Systemen ausgelegt.
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie administrative Aufwände durch frühzeitige Sicherstellung einer zutreffenden Validierung.
Empfangsbereitschaft seit dem 01.01.2025
Die Vorgabe, seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen zu können, kann zwar bereits durch das Bereithalten eines E-Mail-Postfachs, an das die E-Rechnungen übermittelt werden, erfüllt werden. Um aber den Vorsteuerabzug sicherzustellen, bedeutet Empfangsbereitschaft doch deutlich mehr:
- Die formellen und materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs müssen für jede Rechnung, damit auch für jede E-Rechnung überprüft werden können. Wird diese nicht in einem sog. hybridem Format übermittelt, das neben der Datenstruktur nach CEN-Norm 16931 auch eine lesbare Version enthält, bedarf es zumindest eines E-Rechnungs-Viewers.
- Da die Datenstruktur durch unterschiedliche E-Rechnungsformate erfüllt werden kann, ist zu prüfen, ob verschiedene Empfangskanäle erforderlich sind, um die korrekte Verarbeitung der Rechnungsinformationen sicherzustellen.
- Zudem ist darauf zu achten, dass die Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten (GoBD) erfüllt werden. Diese umfassen:
- die Sicherstellung der Authentizität bzw. Integrität der Rechnungsdaten,
- die Unveränderbarkeit der Daten,
- eine zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung,
- die Indexierung und Nachvollziehbarkeit des Rechnungseingang.
Leistungsfähigkeit Ihrer E-Rechnungssoftware
Auch wenn Ihr ERP-System eine E-Rechnungslösung beinhaltet bzw. um eine solche Software ergänzt wurde, stellt sich die Frage, ob diese in der Lage ist, fehlerhafte E-Rechnungen zu erkennen und auf die Fehler hinzuweisen. Die E-Rechnungssoftware muss dazu insb. folgenden Anforderungen gerecht werden:
- Die Fehlerfreiheit der eingehenden E-Rechnungen muss validiert werden. Dazu ist es erforderlich, dass u. a.
- die Datenstruktur der CEN-Norm EN 16931 entspricht,
- alle Datenfelder (oder Business Terms) korrekt ausgefüllt sind,
- die Fehlermeldungen selbsterklärend sind,
- alle Rechnungsmerkmale nach § 14 UStG abgeprüft und insb. die Leistungsbeschreibung als ausreichend bestätigt wird und
- die Einhaltung der vereinbarten Geschäftsregeln (z. B. Umsatzsteueraufschlüsselung, Zahlungsbedingungen, Nachlässe) bestätigt wird.
- Die E-Rechnungslösung muss eine nahtlose Integration des E-Rechnungs-Workflows in bestehende ERP-Prozesse sicherstellen.
- Optimalerweise sollte die E-Rechnungssoftware über die Validierung von eingehenden E-Rechnungen hinaus insgesamt das Rechnungsmanagement inklusive der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglichen.
- Um die Compliance mit allen rechtlichen Vorgaben sicherzustellen, sollten die rechtlichen, inhaltlichen und nicht zuletzt technischen Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten zwischen Ihrem Unternehmen und dem Softwareanbieter geklärt sein.
Funktionierende E-Rechnungslösung als Wettbewerbsvorteil
Die Einführung der E-Rechnung birgt für Unternehmen ein enormes Potential, interne Prozesse medienbruchfrei komplett digital abzubilden und damit die Automatisierung einen deutlichen Schritt voranzutreiben.
Dementsprechend sollte - bereits aus rein wirtschaftlichen Gesichtspunkten - die geradezu zwangsläufige Weiterverarbeitung des digitalen Datensatzes als Chance zur Erhöhung des Automatisierungsgrades und als Wachstumstreiber verstanden werden.
Auch lassen sich nur durch die umfassende und zeitnahe Nutzung der E-Rechnung perspektiv die Geschäftsbeziehungen mit Kunden sowie Lieferanten aufrechterhalten. Denn auch sie müssen E-Rechnungen nutzen und werden deren Optimierungspotential erkennen.
Schließlich ist die Einführung der E-Rechnung als erster Meilenstein zur ViDA-Readiness zu verstehen. E-Invoicing ist aufgrund der EU-rechtlichen Vorgaben die Basis für ein künftiges EU-weites Meldewesen, das ab 2030 greifen wird. Für Unternehmen bedeutet dies: Sie sollten bei ihrer Systemlandschaft auf Technologieoffenheit für diese künftigen Entwicklungen achten. Damit ist die Zukunftsfähigkeit der Rechnungslegung im Unternehmen sichergestellt.
Härtetest für Ihre E-Rechnungslösung: das RSMinvoice Testkit
Prüfen Sie, ob Ihre E-Rechnungslösung hält, was sie verspricht, alle eingehenden E-Rechnungen auf etwaige Fehler umfassend prüft und diese verlässlich anzeigt. Sie erhalten mit unserem RSMinvoice Testkit eine fundierte Aussage und Klarheit darüber, ob Sie tatsächlich „ready“ für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind.
Wir benötigen lediglich einige wenige Angaben von Ihnen. Anschließend erhalten Sie unsere Testrechnungen und eine Excel-Matrix, mit der Sie den Test ganz unkompliziert durchführen können. Bei Bedarf bewerten wir die dokumentierten Testfallergebnisse gerne mit Ihnen und entwickeln pragmatische Lösungsvorschläge, die optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.
RSMinvoice Testkit is powered by greenfield Steuerberatungsgesellschaft mbH, unserem Kooperationspartner. Zu den AGB's.
Ansprechpartner
Gerne beantworten wir Ihre Fragen zu unserem RSMinvoice Testkit. Nutzen Sie den zeitlichen Vorsprung, den Sie sich durch die zeitnahe Einführung einer geprüften E-Rechnungslösung verschaffen.
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