Einführung der verpflichtenden eRechnung in Deutschland

Die eRechnung als Grundlage für ein elektronisches Meldesystem

Mit der Neu­fas­sung des § 14 Abs. 2 UStG-neu durch das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz wird die Einführung ei­ner ver­pflich­ten­den eRech­nung für im In­land steu­er­bare Umsätze zwi­schen inländi­schen Un­ter­neh­mern (B2B) um­ge­setzt. Als inländi­sche Un­ter­neh­mer gel­ten Un­ter­neh­mer, die ih­ren Sitz, ihre Ge­schäfts­lei­tung, eine Be­triebsstätte, die an dem Um­satz be­tei­ligt ist oder in Er­man­ge­lung ei­nes Sit­zes ih­ren Wohn­sitz oder gewöhn­li­chen Auf­ent­halt im In­land ha­ben (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-neu).

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Die eRech­nung wird im Vor­griff auf die spätere Einführung ei­nes bun­des­ein­heit­li­chen elek­tro­ni­schen Mel­de­sys­tems der Ver­wal­tung um­ge­setzt. Die­ses trans­ak­tio­nale Mel­de­sys­tem soll dazu die­nen, Rech­nun­gen zu er­stel­len, auf Plau­si­bi­lität zu prüfen und wei­ter­zu­lei­ten so­wie die re­le­van­ten Mel­de­da­ten an staat­li­che Stel­len zu über­mit­teln.

Ne­ben der Einführung der eRech­nung in Deutsch­land durch das Wachs­tums­chan­cen­ge­setz, wird die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung auch im Rah­men der In­itia­tive „VAT in the Di­gi­tal Age“ (ViDA) auf EU-Ebene be­han­delt. Mit den ViDA-Vor­schlägen be­ab­sich­tigt die EU-Kom­mis­sion, das sog. eIn­voi­cing und eine ver­pflich­tende di­gi­tale Mel­dung für in­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsätze ein­zuführen. Ausführ­li­che In­for­ma­tio­nen hierzu fin­den Sie in un­se­rem ViDA-Ti­cker.

Hin­weis: Die na­tio­nale eRech­nungs­pflicht, die im Zuge des Wachs­tums­chan­cen­ge­set­zes ein­geführt wird, be­schränkt sich auf inländi­sche Umsätze zwi­schen Un­ter­neh­mern, wo­hin­ge­gen die von der EU-Kom­mis­sion be­reits Ende 2022 vor­ge­schla­gene eRech­nungs­pflicht für grenzüber­schrei­tende Umsätze gel­ten soll. Aus Sicht der Wirt­schafts­verbände ist ein möglichst ein­heit­li­ches Mel­de­sys­tem für na­tio­nale und in­ner­ge­mein­schaft­li­che Umsätze wünschens­wert, so­dass sich die Aus­ge­stal­tung des na­tio­na­len Mel­de­sys­tems an den ViDA-Vor­schlägen ori­en­tie­ren sollte.

Einführung der eRechnung mit Ausnahmen bereits ab 01.01.2025

Die eRech­nungs­stel­lung für be­trof­fene na­tio­nale Umsätze ist grundsätz­lich ab 01.01.2025 ver­pflich­tend.

Da die kurze Frist für die Um­stel­lung sei­tens der Wirt­schaft kri­ti­siert wurde, wur­den spe­zi­elle zeit­li­che Überg­angs­re­ge­lun­gen ein­geführt: So können Un­ter­neh­mer bis zum 31.12.2026 für in 2025 und 2026 aus­geführte Umsätze aus Ver­ein­fa­chungsgründen wei­ter­hin an­dere Rech­nungs­for­mate ein­schließlich der Pa­pier­rech­nun­gen ver­wen­den. Sons­tige elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen dürfen da­bei nur mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers ver­wen­det wer­den. Han­delt es sich beim Aus­stel­ler der Rech­nung um einen Un­ter­neh­mer, des­sen Ge­samt­umsätze im vor­an­ge­gan­ge­nen Ka­len­der­jahr nicht mehr als 800.000 Euro be­tra­gen ha­ben, gilt diese Überg­angs­re­ge­lung bis zum 31.12.2027 für bis Ende 2027 aus­geführte Umsätze. Außer­dem kann bis zum 31.12.2027 für in den Jah­ren 2026 und 2027 aus­geführte Umsätze mit Zu­stim­mung des Rech­nungs­empfängers auch ein an­de­res Rech­nungs­for­mat ver­wen­det wer­den, so­fern die aus­ge­stellte Rech­nung über das EDI-Ver­fah­ren über­mit­telt wird.

Hin­weis: Da im Rah­men der Überg­angs­phase die Nut­zung des eta­blier­ten EDI-Ver­fah­rens nur mit Zu­stim­mung des Empfängers möglich ist, sollte diese recht­zei­tig vor dem 01.01.2025 – ggf. be­reits bei Ver­trags­schluss – ein­ge­holt wer­den.

Aus­nah­men von der eRech­nungs­pflicht gel­ten für Klein­be­trags­rech­nun­gen und Fahr­aus­weise, für die wei­ter­hin je­des Rech­nungs­for­mat, ein­schließlich der Pa­pier­rech­nung, zulässig ist. Ge­ne­relle Aus­nah­men für be­stimmte Un­ter­neh­mer, wie etwa um­satz­steu­er­li­che Klein­un­ter­neh­mer, ent­hal­ten die neuen Re­ge­lun­gen nicht.

Technische Anforderungen an eine eRechnung

Nach dem Verständ­nis des Ge­setz­ge­bers han­delt es sich bei ei­ner eRech­nung um eine Rech­nung, die in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen wird und eine elek­tro­ni­sche Ver­ar­bei­tung ermöglicht. Übe­rein­stim­mend mit den ViDA-Vor­schlägen der EU-Kom­mis­sion muss eine eRech­nung wei­ter­hin den Vor­ga­ben der CEN-Norm EN 16931 ent­spre­chen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG-neu). Die ak­tu­elle Fas­sung die­ser Norm ist der­zeit be­son­ders auf B2G-Umsätze (Busi­ness-to-Go­vern­ment) aus­ge­legt, da auch die in die­sem Be­reich eta­blier­ten For­mate ZUG­FeRD und XRech­nung auf die­sem Stan­dard ba­sie­ren.

Hin­weis: Das BMF ist ermäch­tigt, durch Rechts­ver­ord­nung nähere Be­stim­mun­gen zur Aus­ge­stal­tung des struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mats ei­ner eRech­nung zu er­las­sen. In einem an die Wirt­schafts­verbände ge­rich­te­ten Schrei­ben vom 02.10.2023 hat die Fi­nanz­ver­wal­tung im Zu­sam­men­hang mit dem da­mals lau­fen­den Ge­setz­ge­bungs­ver­fah­ren zum Wachs­tums­chan­cen­ge­setz erst­mals zu den tech­ni­schen Rah­men­be­din­gun­gen Stel­lung ge­nom­men. In dem Schrei­ben erläutert die Fi­nanz­ver­wal­tung, dass insb. Rech­nun­gen nach dem XStan­dard (sog. XRech­nung) als auch nach dem ZUG­FeRD-For­mat (ab Ver­sion 2.0.1) grundsätz­lich Rech­nun­gen in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen For­mat dar­stel­len und den vom Ge­setz­ge­ber vor­ge­se­he­nen An­for­de­run­gen an eine eRech­nung genügen. Fer­ner sol­len auch hy­bride Rech­nungs­for­mate, die aus einem struk­tu­rier­ten Da­ten­satz im XML-For­mat und ei­ner Bild­da­tei be­ste­hen, wei­ter­hin zulässig sein. Im Hin­blick auf den Aus­tausch der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­for­mate werde sei­tens des BMF der­zeit an ei­ner Lösung ge­ar­bei­tet, die die Wei­ter­nut­zung der EDI-Ver­fah­ren auch un­ter dem künf­ti­gen Rechts­rah­men so weit wie möglich si­cher­stel­len soll. Ab­zu­war­ten bleibt, in­wie­fern für die eRech­nungs­pro­zesse kos­ten­lose staat­li­che IT-An­wen­dun­gen, v. a. für KMU, zur Verfügung ge­stellt wer­den.

Ne­ben die­sen kon­kre­ten Vor­ga­ben eröff­net der Ge­setz­ge­ber die Möglich­keit, das Rech­nungs­for­mat zwi­schen Rech­nungs­aus­stel­ler und Rech­nungs­empfänger zu ver­ein­ba­ren. Er­folgt eine sol­che in­di­vi­du­elle Ab­spra­che, muss das gewählte For­mat eine Ex­trak­tion der Rech­nungs­pflicht­an­ga­ben in ein For­mat ermögli­chen, das der CEN-Norm EN 16931 ent­spricht oder mit die­sem For­mat in­ter­ope­ra­bel ist.

Eine Pa­pier­rech­nung oder eine Rech­nung in einem an­de­ren For­mat gilt zukünf­tig als sons­tige Rech­nung und der bis­he­rige Vor­rang der Pa­pier­rech­nung entfällt.

Hin­weis: Da­mit fällt in Zu­kunft je­des Rech­nungs­for­mat, das nicht die Vor­aus­set­zun­gen für eine eRech­nung erfüllt, un­ter den Be­griff „sons­tige Rech­nung“. Ins­be­son­dere be­trifft dies auch Rech­nun­gen, die zwar pa­pier­los in elek­tro­ni­scher Form aus­ge­stellt wer­den, aber nicht dem vor­ge­ge­be­nen Da­ten­for­mat ent­spre­chen, wie z. B. Rech­nun­gen als PDF-Da­teien.

Fazit

Da ne­ben den ViDA-Vor­schlägen zur elek­tro­ni­schen Rech­nung­stel­lung nun die ver­pflich­tende eRech­nung für in­ner­deut­sche Umsätze be­schlos­sen wurde, müssen sich Un­ter­neh­men zeit­nah mit der Einführung der eRech­nung aus­ein­an­der­set­zen. Fer­ner bie­tet die ge­for­derte Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung der Rech­nungs­ver­ar­bei­tung er­heb­li­che Po­ten­tiale zur Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung und Zeit­er­spar­nis. Da­her sind die ge­setz­ge­be­ri­schen Im­pulse für eine zügige Einführung grundsätz­lich zu begrüßen.

Im Zuge der ge­setz­lich vor­ge­schrie­be­nen Um­stel­lung auf die Ver­wen­dung und Ver­ar­bei­tung von eRech­nun­gen hat zunächst eine sorgfältige Ana­lyse der bis­he­ri­gen Ab­rech­nungs- und Rech­nungs­ein­gangs­pro­zesse zu er­fol­gen, um ab­schätzen zu können, in wel­chem Um­fang tech­ni­sche und per­so­nelle Res­sour­cen er­for­der­lich sind, um die der­zei­ti­gen Pro­zesse an die vom Ge­setz­ge­ber an­ge­streb­ten voll­di­gi­ta­li­sier­ten Sys­teme an­zu­pas­sen.

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