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Vertragsmanagement

Lieferantenverträge sind keine Selbstläufer. Wer sich nicht fortwährend kümmert, zahlt oft drauf. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Vertragsmanagement professionalisieren.

Die Basis einer hand­lungs­fähi­gen Ein­kaufs­ab­tei­lung und ihrer Lie­fe­r­an­ten­be­zie­hun­gen sind Ver­träge. Was liegt näher, als einem sorg­fäl­ti­gen Ver­trags­ma­na­ge­ment mehr Auf­merk­sam­keit zu schen­ken? In letz­ter Zeit wach­sen das Bewusst­sein und die Kennt­nis über ver­trag­li­che Poten­ziale, Risi­ken und Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten. Eine erfreu­li­che Ent­wick­lung, denn diese Fak­to­ren bil­den den Grund­stein für ein erfolg­rei­ches Kos­ten- und Lie­fe­r­an­ten­ma­na­ge­ment. Die Rea­li­tät sieht lei­der jedoch oft anders aus: Fris­ten und Ver­trags­lauf­zei­ten sind intran­s­pa­rent, unbe­ab­sich­tigte Ver­trags­ver­län­ge­run­gen und ent­gan­gene Chan­cen bei der Kos­ten­sen­kung die Folge. Insel­lö­sun­gen aus zusam­men­ge­stü­ckel­ten Excel- und PDF-Lösun­gen zur Ver­wal­tung von Ver­trä­gen sind immer noch eher die Regel als die Aus­nahme. Manch­mal fehlt es auch gänz­lich an einer struk­tu­rier­ten Ver­trag­s­er­fas­sung. Nur ein inte­grier­tes Ver­trags­ma­na­ge­ment­sys­tem kann kom­plexe Ver­trags­struk­tu­ren unter­neh­mens­über­g­rei­fend abbil­den. Die Funk­tio­nen und Vor­teile IT-gestütz­ter Ver­trags­ma­na­ge­ment­sys­teme auf einen Blick:

  • Zen­trale Ver­trag­s­er­fas­sung
  • Revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung
  • Kon­trol­lier­ter Zugang zu sen­si­b­len Inhal­ten durch Berech­ti­gungs­kon­zepte
  • Auto­ma­ti­sierte Infor­ma­tio­nen und Erin­ne­run­gen an defi­nierte Emp­fän­ger­k­reise über Push-Benach­rich­ti­gun­gen
  • Doku­men­ten­ver­wal­tung
  • Ver­sio­nie­rung von Doku­men­ten in digi­ta­len Ver­trags­ak­ten
  • Ver­trags­vor­la­gen
  • Aus­lö­sen von Work­f­lows durch das Ver­trags­ma­na­ge­ment­sys­tem (z. B. perio­di­sche Zah­lun­gen, Ver­bu­chen von Rück­stel­lun­gen usw.)
  • Liqui­di­täts­steue­rung
  • Repor­ting
  • Ver­bes­serte Kos­ten­steue­rung durch Fris­ten­con­trol­ling
  • Redu­zie­rung der Ver­trags­ri­si­ken

Kun­den­in­di­vi­du­elle Lösun­gen

Wir unter­stüt­zen Sie bei der Sys­tem- und Dienst­leis­ter­aus­wahl und wäh­rend des Imp­le­men­tie­rung­s­pro­zes­ses. Im Rah­men von Work­shops mit unter­schied­li­chen Funk­ti­ons- und Abtei­lungs­ver­ant­wort­li­chen defi­nie­ren wir indi­vi­du­elle Ziele und Leis­tung­s­an­for­de­run­gen. Auf die­ser Basis erar­bei­ten wir einen Imp­le­men­tie­rungs­plan, der ganz indi­vi­du­ell auf Ihr Unter­neh­men aus­ge­rich­tet ist.

Wir hel­fen Ihnen, den rich­ti­gen Anbie­ter von Ver­trags­ma­na­ge­ment­sys­te­men zu fin­den. Und wir unter­stüt­zen Sie bei beson­de­ren recht­li­chen Anfor­de­run­gen oder Revi­si­ons- und Com­p­li­ance-The­men.

Fazit

Viele Unter­neh­men las­sen im Ver­trags­ma­na­ge­ment deut­li­che Kos­ten- und Pro­zes­s­ef­fi­zi­enz­vor­teile unge­nutzt. Durch den Ein­satz von IT-gestütz­ten Lösun­gen im Ver­trags­ma­na­ge­ment kön­nen Sie Ihre Leis­tungs­fähig­keit und Pro­fi­ta­bi­li­tät jedoch spür­bar und lang­fris­tig stei­gern.

Gerne über­neh­men wir für Sie einen kos­ten­lo­sen Ver­trags­ma­na­ge­ment-Quick-Check. Erfah­ren Sie, wie es um Ihre ver­trag­li­chen Struk­tu­ren und Pro­zesse bes­tellt ist und wie man diese opti­mie­ren kann.



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