Vertragsmanagement

Die Ba­sis ei­ner hand­lungsfähi­gen Ein­kaufs­ab­tei­lung und ih­rer Lie­fe­ran­ten­be­zie­hun­gen sind Verträge. Was liegt näher, als einem sorgfälti­gen Ver­trags­ma­nage­ment mehr Auf­merk­sam­keit zu schen­ken? In letz­ter Zeit wach­sen das Be­wusst­sein und die Kennt­nis über ver­trag­li­che Po­ten­ziale, Ri­si­ken und Ge­stal­tungsmöglich­kei­ten. Eine er­freu­li­che Ent­wick­lung, denn diese Fak­to­ren bil­den den Grund­stein für ein er­folg­rei­ches Kos­ten- und Lie­fe­ran­ten­ma­nage­ment. Die Rea­lität sieht lei­der je­doch oft an­ders aus: Fris­ten und Ver­trags­lauf­zei­ten sind in­trans­pa­rent, un­be­ab­sich­tigte Ver­trags­verlänge­run­gen und ent­gan­gene Chan­cen bei der Kos­ten­sen­kung die Folge. In­sellösun­gen aus zu­sam­men­gestückel­ten Ex­cel- und PDF-Lösun­gen zur Ver­wal­tung von Verträgen sind im­mer noch eher die Re­gel als die Aus­nahme. Manch­mal fehlt es auch gänz­lich an ei­ner struk­tu­rier­ten Ver­trags­er­fas­sung. Nur ein in­te­grier­tes Ver­trags­ma­nage­ment­sys­tem kann kom­plexe Ver­trags­struk­tu­ren un­ter­neh­mensüberg­rei­fend ab­bil­den. Die Funk­tio­nen und Vor­teile IT-gestütz­ter Ver­trags­ma­nage­ment­sys­teme auf einen Blick:

• Zen­trale Ver­trags­er­fas­sung
• Re­vi­si­ons­si­chere Ar­chi­vie­rung
• Kon­trol­lier­ter Zu­gang zu sen­si­blen In­hal­ten durch Be­rech­ti­gungs­kon­zepte
• Au­to­ma­ti­sierte In­for­ma­tio­nen und Er­in­ne­run­gen an de­fi­nierte Empfänger­kreise über Push-Be­nach­rich­ti­gun­gen
• Do­ku­men­ten­ver­wal­tung
• Ver­sio­nie­rung von Do­ku­men­ten in di­gi­ta­len Ver­trags­ak­ten
• Ver­trags­vor­la­gen
  
• Auslösen von Work­flows durch das Ver­trags­ma­nage­ment­sys­tem (z. B. pe­rio­di­sche Zah­lun­gen, Ver­bu­chen von Rück­stel­lun­gen usw.)
• Li­qui­ditäts­steue­rung
• Re­por­ting
• Ver­bes­serte Kos­ten­steue­rung durch Fris­ten­con­trol­ling
• Re­du­zie­rung der Ver­trags­ri­si­ken

Kun­den­in­di­vi­du­elle Lösun­gen

Wir un­terstützen Sie bei der Sys­tem- und Dienst­leis­ter­aus­wahl und während des Im­ple­men­tie­rungs­pro­zes­ses. Im Rah­men von Work­shops mit un­ter­schied­li­chen Funk­ti­ons- und Ab­tei­lungs­ver­ant­wort­li­chen de­fi­nie­ren wir in­di­vi­du­elle Ziele und Leis­tungs­an­for­de­run­gen. Auf die­ser Ba­sis er­ar­bei­ten wir einen Im­ple­men­tie­rungs­plan, der ganz in­di­vi­du­ell auf Ihr Un­ter­neh­men aus­ge­rich­tet ist.

Wir hel­fen Ih­nen, den rich­ti­gen An­bie­ter von Ver­trags­ma­nage­ment­sys­te­men zu fin­den. Und wir un­terstützen Sie bei be­son­de­ren recht­li­chen An­for­de­run­gen oder Re­vi­si­ons- und Com­pli­ance-The­men.

Fa­zit

Viele Un­ter­neh­men las­sen im Ver­trags­ma­nage­ment deut­li­che Kos­ten- und Pro­zes­sef­fi­zi­enz­vor­teile un­ge­nutzt. Durch den Ein­satz von IT-gestütz­ten Lösun­gen im Ver­trags­ma­nage­ment können Sie Ihre Leis­tungsfähig­keit und Pro­fi­ta­bi­lität je­doch spürbar und lang­fris­tig stei­gern.

Gerne über­neh­men wir für Sie einen kos­ten­lo­sen Ver­trags­ma­nage­ment-Quick-Check. Er­fah­ren Sie, wie es um Ihre ver­trag­li­chen Struk­tu­ren und Pro­zesse be­stellt ist und wie man diese op­ti­mie­ren kann.