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Studie: Mittelstand sieht Compliance als Chance

Mit dem Be­griff „Com­pli­ance“ ver­bin­den Un­ter­neh­mer häufig ne­ga­tive As­so­zia­tio­nen. Gleich­zei­tig sitzt spätes­tens seit den schwer­wie­gen­den Com­pli­ance-Verstößen bei etwa Sie­mens, Te­le­kom, ADAC und Volks­wa­gen die Angst vor we­sent­li­chen Com­pli­ance-Vorfällen bei Un­ter­neh­mens­len­kern tief: Dro­hen doch mas­sive Kon­se­quen­zen für das Un­ter­neh­men und die ei­gene Per­son.

Da­bei ist Com­pli­ance nicht nur ein Thema für die (DAX-) Kon­zerne, son­dern auch für mit­telständi­sche Un­ter­neh­men. Gemäß ei­ner ak­tu­el­len Stu­die, die Eb­ner Stolz ge­mein­sam mit dem F.A.Z.-In­sti­tut und dem Mei­nungs­for­schungs­in­sti­tut Forsa durch­geführt hat, ha­ben Recht­streue und Haf­tungs­ver­mei­dung auch bei mit­telständi­schen Un­ter­neh­men höchste Prio­rität im Zu­sam­men­hang mit Com­pli­ance. Mehr und mehr mit­telständi­sche Un­ter­neh­men wis­sen aber auch, dass Com­pli­ance einen Zu­satz­nut­zen bie­ten kann. An vor­ders­ter Stelle stan­den der Si­cher­heits­ge­winn mit 90 %, eine Trans­pa­renz­stei­ge­rung mit 88 % so­wie ein Re­pu­ta­ti­ons­ge­winn mit 78 %. Gute Com­pli­ance er­zeugt Ver­trauen, das zwar mo­netär nicht greif­bar, aber doch ein kla­rer Wett­be­werbs­vor­teil im Markt ist, wie Dr. Uta-Ma­ria Ohn­dorf, Ge­ne­ral-Ma­na­ge­rin bei Ro­che Dia­gnostics in Bel­gien im Rah­men un­se­rer Stu­die aus ei­ge­ner Er­fah­rung be­rich­tet.

Compliance© Thinkstock

In wel­chen Be­rei­chen ist für den Mit­tel­stand die Einführung von Com­pli­ance-Struk­tu­ren am wich­tigs­ten? Hier wur­den am Häufigs­ten der Da­ten­schutz mit 98 % und die IT-Si­cher­heit mit 92 %, dicht ge­folgt vom Ar­beits- und Steu­er­recht (86 % und 82 %) ge­nannt. Keine Über­ra­schung, denn die Fi­nanz­ver­wal­tung hat nach un­se­rer Ein­schätzung für ihre Be­triebsprüfun­gen stark auf­gerüstet und wer­tet mit Hilfe ei­ner Prüfsoft­ware sys­te­ma­ti­sch die Da­ten des be­trieb­li­chen Buch­hal­tungs­sys­tems aus. Da­mit bestätigt Stef­fen Demuß, Lei­ter Steu­ern und Com­pli­ance bei dem Druck­ma­schi­nen­her­stel­ler König & Bauer AG, von Un­ter­neh­mens­seite un­sere ei­ge­nen Wahr­neh­mun­gen und führt im Rah­men un­se­rer Stu­die aus, wie ein Tax Com­pli­ance Ma­nage­ment Sys­tem bei König & Bauer aus­sieht. Ein be­son­de­res Au­gen­merk rich­ten Be­triebsprüfer da­bei auf sog. Vo­lu­men­steu­ern, wie Um­satz­steuer, Lohn­steuer und Ver­rech­nungs­preise, ergänzt Sönke Gooß, CFO der ed­ding AG.

Wie setzt der Mit­tel­stand die Com­pli­ance-An­for­de­run­gen un­ter­neh­mens­in­tern um? Hier sind die Un­ter­neh­men weit­aus hemdsärme­li­ger auf­ge­stellt als die großen Kon­zerne. So sind um­fas­sende Com­pli­ance-Ma­nage­ment-Sys­teme in we­ni­ger als der Hälfte der Un­ter­neh­men vor­han­den. An­sons­ten über­wie­gen Ein­zelmaßnah­men, de­nen sich in ers­ter Li­nie die Ge­schäftsführung oder die Ab­tei­lungs­lei­ter an­neh­men. Eine der­ar­tige Vor­ge­hens­weise ist aus der Struk­tur des Mit­tel­stan­des mit fla­chen Hier­ar­chien und di­rek­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­gen her­aus ge­recht­fer­tigt: So können Com­pli­ance-Maßnah­men hier je nach Ri­si­ko­grad schritt­weise in ein­zel­nen Mo­du­len im­ple­men­tiert wer­den. Ins­be­son­dere der klei­nere Mit­tel­stand hat hier sei­nen Nach­hol­be­darf er­kannt. 58 % der Un­ter­neh­men ha­ben an­ge­ge­ben, dass die Com­pli­ance-In­ves­ti­tio­nen in Zu­kunft stei­gen wer­den.

Wenn es um die Einführung von Com­pli­ance-Struk­tu­ren geht, sind die Un­ter­neh­men im Vor­teil, die ihre Pro­zesse be­reits klar be­schrie­ben ha­ben. Dann braucht man nur noch an den Pro­zes­sen ent­lang­zu­ge­hen und zu schauen, wo Image­the­men, Wer­teflüsse und Haf­tungs­ri­si­ken be­ste­hen, erläuterte Dr. Ul­rich Schulz, Exe­cu­tive Di­rec­tor u.a. für Com­pli­ance bei COR­PUS SI­REO, im Rah­men un­se­rer Stu­die.

Mit den rich­ti­gen Hilfs­mit­teln las­sen sich Com­pli­ance-Struk­tu­ren noch bes­ser im­ple­men­tie­ren. Je nach Un­ter­neh­mensgröße rei­chen hierfür Un­ter­la­gen in Ex­cel, Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­teme oder um­fas­sende Com­pli­ance-Ma­nage­ment-Sys­teme. Pro­zesse wer­den da­durch ver­ein­facht und ef­fi­zi­en­ter für die Mit­ar­bei­ter so­wie nach­voll­zieh­ba­rer etwa für die Wirt­schaftsprüfer, erläutert Det­lef Bräuer, Ver­triebs­lei­ter der SER So­lu­ti­ons Deutsch­land GmbH, im Rah­men ei­nes Ge­sprächs mit Pe­ter Ring­beck, Lei­ter IT und Or­ga­ni­sa­tion der DG HYP in Ham­burg, über die Im­ple­men­tie­rung ei­nes Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems.

Der Mit­tel­stand wird schon al­lein nicht um­hin kom­men, Com­pli­ance-Struk­tu­ren in den Un­ter­neh­men ein­zuführen, um dem Vor­wurf fahrlässi­gen oder gar vorsätz­li­chen Han­delns zu ent­ge­hen (letz­te­res kann schon bei ei­ner „bil­li­gen In­kauf­nahme“ des Ein­tritts des Vor­falls  vor­lie­gen). So ver­laut­barte etwa das Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­rium in einem ak­tu­el­len Schrei­ben, dass ein steu­er­li­ches in­ter­nes Kon­troll­sys­tem ein In­diz ge­gen das Vor­lie­gen von Vor­satz oder Fahrlässig­keit dar­stel­len kann. Doch dürfen Com­pli­ance-Struk­tu­ren und Richt­li­nien nicht zu einem Pa­pier­ti­ger de­ge­ne­rie­ren. Viel­mehr muss Com­pli­ance „Tone from the top“ ge­lebt wer­den. So be­trach­tet Ul­rich Ro­th­fuchs, Com­pli­ance-Ver­ant­wort­li­cher bei der DE­KRA, Com­pli­ance als Führungs­auf­gabe. Denn Kom­mu­ni­ka­tion, Au­then­ti­zität und Glaubwürdig­keit sind ent­schei­dend dafür, ob Men­schen mit der je­wei­li­gen Bot­schaft er­reicht wer­den. Wenn das ge­lingt, können Kon­trollmaßnah­men auch wie­der in den Hin­ter­grund tre­ten.

Hinweis

Die vollständige Stu­die steht Ih­nen auch als PDF zum Down­load be­reit.

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