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Steuerberatung

Vermeintliche Vereinfachung: das neue steuerliche Reisekostenrecht

Unter dem verheißungsvollen Titel „Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts“ beschloss der Gesetzgeber umfassende Änderungen und vermeintliche Vereinfachungen des steuerlichen Reisekostenrechts. Diese sind ab 1.1.2014 in den Lohnbüros zu beachten. Dies erweist sich bei genauerer Prüfung jedoch als hoch komplexe Angelegenheit - vor allem bei wechselnder Einsatztätigkeit.

So wird etwa die bis­her streit­an­fäl­lige „regel­mä­ß­ige Arbeits­stät­te“ ab 2014 zwar gesetz­lich defi­niert und durch den nicht pra­xi­s­er­prob­ten Begriff der „ers­ten Tätig­keits­stät­te“ ersetzt. Eine sol­che erste Tätig­keits­stätte hat ein Arbeit­neh­mer an einer orts­fes­ten betrieb­li­chen Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, eines Kon­zern­un­ter­neh­mens oder eines vom Arbeit­ge­ber bestimm­ten Drit­ten (insb. eines Kun­den), der er dau­er­haft zuge­ord­net ist. Künf­tig kann der Arbeit­ge­ber mit steu­er­li­cher Wir­kung durch Zuord­nung bestim­men, wo sich diese eine bestimmte, erste Tätig­keits­stätte befin­det. Dabei ist uner­heb­lich, ob der Arbeit­neh­mer etwa den Groß­teil sei­ner Arbeits­zeit an der ers­ten Tätig­keits­stätte ver­bringt. Es ist aus­rei­chend, wenn er dort nur in gerin­gem Umfang dau­er­haft bzw. bis auf wei­te­res tätig sein soll, sei es auch nur für unter­ge­ord­nete Hilfs- oder Neben­tä­tig­kei­ten, wie z. B. das Abho­len der Auf­träge oder des Fir­men­fahr­zeugs. Somit ist es mög­lich, für rein steu­er­li­che Zwe­cke eine erste Tätig­keits­stätte zu bestim­men, die vom arbeits­ver­trag­lich ver­ein­bar­ten Arbeit­s­ort abweicht. Trifft der Arbeit­ge­ber keine Zuord­nung oder ist diese nicht ein­deu­tig, grei­fen jedoch von Geset­zes wegen quan­ti­ta­tive, zeit­li­che Kri­te­rien: Die erste Tätig­keits­stätte bestimmt sich dann danach, wo der Arbeit­neh­mer typi­scher­weise arbeits­täg­lich oder je Arbeits­wo­che zwei volle Arbeits­tage oder min­des­tens ein Drit­tel sei­ner ver­ein­bar­ten regel­mä­ß­i­gen Arbeits­zeit tätig wer­den soll. Bei Außen­di­enst- bzw. Ver­triebs­mit­ar­bei­tern etwa, die stän­dig wech­selnde Kun­den­be­su­che von zu Hause aus machen müs­sen, ist danach i. d. R. keine erste Tätig­keits­stätte gege­ben.

Sowohl das Feh­len als auch die exp­li­zite Fest­le­gung der ers­ten Tätig­keits­stätte hat beacht­li­che Fol­gen: Für Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und ers­ter Tätig­keits­stätte kann der Arbeit­neh­mer steu­er­min­dernd nur die Ent­fer­nungs­pau­schale und keine Rei­se­kos­ten gel­tend machen. Besteht keine erste Tätig­keits­stätte oder erfol­gen beruf­li­che Fahr­ten zu ande­ren Orten als der ers­ten Tätig­keits­stätte, schla­gen die tat­säch­lich ange­fal­le­nen Kos­ten oder pau­schal 0,30 Euro/km als Wer­bungs­kos­ten zu Buche, soweit weder ein betrieb­lich vor­ge­ge­be­ner „Sam­mel­punkt“ noch ein „wei­träu­mi­ges Arbeits­ge­biet“ vor­liegt. Zudem kön­nen bei ent­sp­re­chen­der Abwe­sen­heits­zeit Verpf­le­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen und ggf. Unter­kunfts­kos­ten steu­er­lich gel­tend gemacht bzw. vom Arbeit­ge­ber lohn­steu­er­f­rei ver­gü­tet wer­den.

Im Ergeb­nis wird der Arbeit­neh­mer ein Inter­esse daran haben, keine erste Tätig­keits­stätte zu haben oder wenn dann die­je­nige Tätig­keits­stätte, die sei­ner Woh­nung am nächs­ten gele­gen ist. Arbeit­ge­ber, die verpf­lich­tet sind, ihren Arbeit­neh­mern Rei­se­kos­ten im lohn­steu­er­f­rei zu belas­sen­den Umfang zu erstat­ten, wer­den best­rebt sein, durch ent­sp­re­chende Zuord­nung der ers­ten Tätig­keits­stätte ihre erstat­tungspf­lich­ti­gen Rei­se­kos­ten mög­lichst gering zu hal­ten, zumin­dest aber nicht aus­zu­wei­ten.

Um nicht mit jedem ein­zel­nen Arbeit­neh­mer Dis­kus­sio­nen über die Bestim­mung sei­ner ers­ten Tätig­keits­stätte füh­ren zu müs­sen, soll­ten Arbeit­ge­ber prü­fen, ob für bestimmte homo­gene Arbeit­neh­mer­grup­pen (wie Innen- und Außen­di­enst­mit­ar­bei­ter) ein­heit­li­che Rege­lun­gen zu tref­fen sind oder aber einer Dis­kus­sion durch bal­dige Erstel­lung bzw. Modi­fi­zie­rung einer Rei­se­kos­ten­richt­li­nie der Zünd­s­toff genom­men wer­den kann.

Ebenso wur­den unter dem Motto der Ver­ein­fa­chung Ände­run­gen bei der sog. Drei­mo­nats­frist vor­ge­nom­men. Sowohl bei län­ger­fris­ti­ger aus­wär­ti­ger Tätig­keit als auch bei dop­pel­ter Haus­halts­füh­rung ist die steu­er­li­che Aner­ken­nung von Verpf­le­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen auf die ers­ten drei Monate beschränkt. Liegt eine Unter­b­re­chung von min­des­tens vier Wochen vor, beginnt die Drei­mo­nats­frist wie­der neu zu lau­fen. Da der Unter­b­re­chungs­grund künf­tig irre­le­vant ist, dürf­ten Urlaub­s­an­träge von knapp über vier Wochen künf­tig ver­stärkt ges­tellt wer­den.

Auch mit dem neuen steu­er­li­chen Rei­se­kos­ten­recht scheint sich der Grund­satz zu bewahr­hei­ten, dass eine Ver­ein­fa­chung des deut­schen Steu­er­rechts kaum gelin­gen kann. Denn was auf dem Papier ein­fach und plau­si­bel klingt, zeigt sich in der Pra­xis durch das Zusam­men­wir­ken meh­re­rer Vor­schrif­ten wie auch durch den Zuord­nungs-, Kon­troll- und Beschei­ni­gungs­auf­wand oft­mals als Pfer­de­fuß.

Über­blick über die wesent­li­chen Ände­run­gen im Rei­se­kos­ten­recht

Die Ände­run­gen im Rei­se­kos­ten­recht, die ein­heit­lich im Bereich der Wer­bungs­kos­ten auf­ge­nom­men wer­den, gel­ten gen­auso für den Betriebs­aus­ga­ben­ab­zug bei Ein­künf­ten aus gewerb­li­cher und selb­stän­di­ger Tätig­keit.

Defini­tion der ers­ten Tätig­keits­stätte

Der bis­he­rige unbe­stimmte Rechts­be­griff der regel­mä­ß­i­gen Arbeits­stätte wird durch die „erste Tätig­keits­stät­te“ ersetzt und im Gesetz aus­drück­lich defi­niert. Die erste Tätig­keits­stätte befin­det sich in der orts­fes­ten Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, eines ver­bun­de­nen Unter­neh­mens und in Aus­nah­me­fäl­len auch eines vom Arbeit­ge­ber bestimm­ten Drit­ten, der der Arbeit­neh­mer dau­er­haft zuge­ord­net ist. 

Fahrt­kos­ten

In Abg­ren­zung zu der Ent­fer­nungs­pau­schale ist nun gere­gelt, dass die Fahrt­kos­ten bei beruf­lich ver­an­lass­ten Fahr­ten, die nicht Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und ers­ter Tätig­keits­stätte bzw. Fami­li­en­heim­fahr­ten sind, mit den tat­säch­lich ent­stan­de­nen Auf­wen­dun­gen als Wer­bungs­kos­ten oder alter­na­tiv wie bereits bis­her mit der Pau­schale pro gefah­re­nem Kilo­me­ter gemäß Bun­des­rei­se­kos­ten­ge­setz (0,30 Euro bei Pkw) ange­setzt wer­den kön­nen.

Verpf­le­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen

Bei den Pau­scha­len für Verpf­le­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen wer­den die Min­de­st­ab­we­sen­heits­zei­ten ver­rin­gert und statt der bis­he­ri­gen drei­stu­fi­gen eine zwei­stu­fige Staf­fe­lung der Pau­scha­len in Höhe von 12 Euro und 24 Euro ein­ge­führt. Wie bis­her bleibt die Berück­sich­ti­gung der Pau­scha­len für die Verpf­le­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen auf die ers­ten drei Monate der beruf­li­chen Tätig­keit an ein- und der­sel­ben Tätig­keits­stätte beschränkt. Eine Unter­b­re­chung der beruf­li­chen Tätig­keit an ein- und der­sel­ben Tätig­keits­stätte von min­des­tens vier Wochen führt zu einem Neu­be­ginn des Drei-Monats-Zei­traums. Bei einer vom Arbeit­ge­ber oder auf des­sen Ver­an­las­sung von einem Drit­ten zur Ver­fü­gung ges­tell­ten Mahl­zeit wer­den die ermit­tel­ten Pau­scha­len typi­sie­rend für ein Früh­s­tück um 20 % und für ein Mit­tag- oder Aben­d­es­sen jeweils um 40 % des Betrags der Verpf­le­gungs­pau­scha­len für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit gekürzt.

Dop­pelte Haus­halts­füh­rung

Im Bereich der dop­pel­ten Haus­halts­füh­rung wird auf die Ermitt­lung der orts­üb­li­chen Ver­g­leichs­miete ver­zich­tet. Statt­des­sen wird eine betrags­mä­ß­ige Höchst­g­renze von maxi­mal 1.000 Euro im Monat ein­ge­führt, bis zu der tat­säch­lich ent­stan­dene Kos­ten ange­setzt wer­den kön­nen.

Unter­kunfts­kos­ten

Unter­kunfts­kos­ten wäh­rend einer Tätig­keit außer­halb der ers­ten Tätig­keits­stätte sind bis zu 48 Monate lang unbe­schränkt als Wer­bungs­kos­ten abzugs­fähig. Nach Ablauf die­ses Zei­traums (län­ger­fris­tige Aus­wärt­stä­tig­keit) kön­nen sie nur noch bis zur Höhe ver­g­leich­ba­rer Auf­wen­dun­gen im Rah­men einer dop­pel­ten Haus­halts­füh­rung - und damit maxi­mal in Höhe von 1.000 Euro pro Kalen­der­mo­nat - ange­setzt wer­den.

Arbeit­ge­ber­mahl­zei­ten

Übli­che Mahl­zei­ten, d.h. sol­che mit einem Wert von maxi­mal 60 Euro, die ein Arbeit­ge­ber sei­nen Arbeit­neh­mern anläss­lich einer aus­wär­ti­gen Tätig­keit zur Ver­fü­gung stellt, sind künf­tig mit dem Sach­be­zugs­wert anzu­set­zen.

Gel­tungs­dauer des Lohn­steu­er­f­rei­be­trags

Zur Ver­wal­tungs­ve­r­ein­fa­chung kann der ermit­telte Frei­be­trag für lohn­steu­er­li­che Zwe­cke längs­tens für einen Zei­traum von zwei Kalen­der­jah­ren ab Beginn des Kalen­der­jah­res berück­sich­tigt wer­den, für das der Frei­be­trag erst­mals gilt.

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