Verpflichtende Hinweisgebersysteme - Bundeskabinett bringt Gesetzentwurf ein!

Nach­dem am 24.03.2022 das Bun­de­mi­nis­te­rium der Jus­tiz den Re­fe­ren­ten­ent­wurf ei­nes Ge­set­zes für einen bes­se­ren Schutz hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen so­wie zur Um­set­zung der Richt­li­nie zum Schutz von Per­so­nen, die Verstöße ge­gen das Uni­ons­recht mel­den vor­ge­legt hatte, hat nun das Bun­des­ka­bi­nett am 27.07.2022 einen ent­spre­chen­den Ge­setz­ent­wurf - mit le­dig­lich ge­ringfügi­gen Ände­run­gen - be­schlos­sen und in das Ge­setz­ge­bungs­ver­fah­ren ein­ge­bracht. Mit einem In­kraft­tre­ten des Ge­set­zes kann so­mit wei­ter­hin noch die­ses Jahr ge­rech­net wer­den. Eine zeit­nahe Im­ple­men­tie­rung ei­nes Hin­weis­ge­ber­sys­tems ist für größere Un­ter­neh­men un­umgäng­lich. Bei Verstößen ge­gen die ge­setz­li­chen Vor­ga­ben dro­hen u.a. emp­find­li­che Geldbußen. Klei­nere Un­ter­neh­men soll­ten die­ses Vor­ha­ben eben­falls nicht auf die lange Bank schie­ben und zu­min­dest schon ein­mal mit den Vor­be­rei­tun­gen be­gin­nen.

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Ab wann muss ein Hinweisgebersystem implementiert sein?

Die Richt­li­nie (EU) 2019/1937 (sog. „Whist­leb­lo­wer-Richt­li­nie“) hätte be­reits bis zum 17.12.2021 in deut­sches Recht um­ge­setzt wer­den müssen. Al­ler­dings ist das in der ver­gan­ge­nen Le­gis­la­tur­pe­riode ein­ge­lei­tete Ge­setz­ge­bungs­ver­fah­ren zunächst ge­schei­tert, so dass die Um­set­zungs­frist nicht ein­ge­hal­ten wurde und die EU-Kom­mis­sion be­reits An­fang des Jah­res ein Ver­trags­ver­let­zungs­ver­fah­ren ge­gen Deutsch­land ein­lei­tete. Mitt­ler­weile wurde be­reits der nächste Schritt ge­tan und Deutsch­land hat nun zwei Mo­nate Zeit, die Be­den­ken der EU-Kom­mis­sion aus­zuräumen. An­dern­falls droht eine Klage vor dem EuGH. Für Un­ter­neh­men aus dem öff­ent­li­chen Sek­tor dürfte je­doch von ei­ner un­mit­tel­ba­ren An­wend­bar­keit der Richt­li­nie aus­zu­ge­hen sein, so dass hier ent­spre­chende Hin­weis­ge­ber­sys­teme be­reits im­ple­men­tiert sein müss­ten.

Pri­vate Un­ter­neh­men können grundsätz­lich die Um­set­zung der Richt­li­nie in deut­sches Recht ab­war­ten. Da­mit ist nun zeit­nah zu rech­nen, auch wenn der­zeit noch of­fen ist, wann das Ge­setz verkündet wer­den soll. Man­gels ent­spre­chen­der Überg­angs­frist wird die Pflicht für Un­ter­neh­men mit mehr als 249 Mit­ar­bei­tern nach der all­ge­mei­nen An­wen­dungs­re­ge­lung drei Mo­nate nach der Ge­set­zes­verkündung be­ste­hen. Le­dig­lich Ar­beit­ge­ber mit in der Re­gel 50 bis 249 Be­schäftig­ten müssen ein ent­spre­chen­des Hin­weis­ge­ber­sys­tem erst zum 17.12.2023 im­ple­men­tie­ren, § 42 HinSchG-E.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Pflicht zur Im­ple­men­tie­rung ei­nes Hin­weis­ge­ber­sys­tems trifft grundsätz­lich alle pri­vat­recht­li­chen und öff­ent­lich-recht­li­chen Un­ter­neh­men mit je­weils in der Re­gel min­des­tens 50 Be­schäftig­ten. In § 12 Abs. 3 HinSchG-E wird die Pflicht für be­stimmte Un­ter­neh­men un­abhängig von ih­rer Be­schäftig­ten­zahl an­ge­ord­net. Er­leich­te­run­gen be­ste­hen hier­bei grundsätz­lich nur für mit­tel­große Un­ter­neh­men mit ei­ner Be­schäftig­ten­zahl von 50 bis 249 Mit­ar­bei­tern. Nach § 14 Abs. 2 HinSchG-E können diese Un­ter­neh­men für die Ent­ge­gen­nahme von Mel­dun­gen und für die wei­te­ren nach die­sem Ge­setz vor­ge­se­he­nen Maßnah­men eine ge­mein­same Stelle ein­rich­ten und be­trei­ben. Sie blei­ben aber wei­ter­hin ver­pflich­tet, den Ver­stoß ab­zu­stel­len und dem Hin­weis­ge­ber Rück­mel­dung zu er­tei­len. Für kon­zern­an­gehörige Ge­sell­schaf­ten ist in­so­weit eine Er­leich­te­rung vor­ge­se­hen, als dass auch bei ei­ner an­de­ren Kon­zern­ge­sell­schaft eine un­abhängige und ver­trau­li­che Stelle als „Drit­ter“ ein­ge­rich­tet wer­den kann, die auch für meh­rere selbstständige Un­ter­neh­men in dem Kon­zern tätig sein kann. In­terne Mel­dun­gen müssen so­dann auch in der im je­wei­li­gen be­auf­tra­gen­den Toch­ter­un­ter­neh­men vor­herr­schen­den Ar­beits­spra­che möglich sein. Durch die Be­auf­tra­gung ei­ner zen­tra­len Mel­de­stelle bei ei­ner Kon­zern­ge­sell­schaft dürfen keine zusätz­li­chen Hürden für hin­weis­ge­bende Per­so­nen auf­ge­baut wer­den. Eine sol­che Aus­le­gung wi­der­spricht je­doch der Stel­lung­nahme der EU-Kom­mis­sion. Es bleibt ab­zu­war­ten, ob sie Be­stand ha­ben wird.

So­weit der Bund oder ein Land Be­schäfti­gungs­ge­ber ist, können die obers­ten Bun­des- oder Lan­des­behörden Or­ga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten in Form von ein­zel­nen oder meh­re­ren Behörden, Ver­wal­tungs­stel­len, Be­trie­ben oder Ge­rich­ten be­stim­men, die in­terne Mel­de­stel­len ein­zu­rich­ten und zu be­trei­ben ha­ben. Für Ge­mein­den und Ge­mein­de­verbände rich­tet sich die Pflicht nach dem je­wei­li­gen Lan­des­recht. In­so­weit kann im je­wei­li­gen Lan­des­recht auch vor­ge­se­hen wer­den, dass Ge­meinde und Ge­mein­de­verbände mit we­ni­ger als 10.000 Ein­woh­nern von der Pflicht zur Ein­rich­tung in­ter­ner Mel­de­stel­len aus­ge­nom­men wer­den. Für diese ist be­reits jetzt von ei­ner un­mit­tel­ba­ren Gel­tung der EU-Richt­li­nie aus­zu­ge­hen.

Welche Arten von Hinweisgebersystemen sind möglich?

Für die hin­weis­ge­ben­den Per­so­nen be­ste­hen grundsätz­lich zwei gleich­wer­tig ne­ben­ein­an­der­ste­hende Mel­de­wege. Hier­bei han­delt es sich zum einen um in­terne und zum an­de­ren um ex­terne Mel­de­kanäle, § 7 HinSchG-E.

Interne Meldekanäle

Bei der ge­nauen Aus­ge­stal­tung des in­ter­nen Mel­de­ka­nals be­steht Ge­stal­tungs­spiel­raum, §§ 12 ff. HinSchG-E. Die in­terne Mel­de­stelle kann ein­ge­rich­tet wer­den, in­dem eine bei dem je­wei­li­gen Be­schäfti­gungs­ge­ber be­schäftigte Per­son, eine aus meh­re­ren be­schäftig­ten Per­so­nen be­ste­hende Ar­beits­ein­heit oder ein Drit­ter mit den Auf­ga­ben der in­ter­nen Mel­de­stelle be­traut wird. Da­mit kann ins­be­son­dere auch ein Rechts­an­walt als ex­terne Om­buds­per­son mit den Auf­ga­ben der in­ter­nen Mel­de­stelle be­auf­tragt wer­den. In je­dem Fall benötigt die be­tref­fende Per­son hin­rei­chende Kom­pe­ten­zen, um die not­wen­dige recht­li­che Be­wer­tung der Mel­dun­gen vor­neh­men zu können.

Zu den Auf­ga­ben der in­ter­nen Mel­de­stelle gehört das Be­trei­ben der Mel­de­kanäle, die Durchführung des Ver­fah­rens nach § 17 HinSchG-E so­wie das Er­grei­fen von an­ge­mes­se­nen Fol­gemaßnah­men.

Die Mel­de­wege müssen so aus­ge­stal­tet sein, dass die Hin­weise in schrift­li­cher oder münd­li­cher Form er­fol­gen können. Als Hin­weis­ge­ber­sys­tem bie­tet sich in ers­ter Li­nie die Ein­rich­tung ei­ner elek­tro­ni­schen Mel­demöglich­keit an; grundsätz­lich genügt auch ein un­ter­neh­mens­in­ter­ner Brief­kas­ten, wo­bei diese Op­tion mit Blick auf die ge­setz­li­chen Vor­ga­ben einen er­heb­li­chen or­ga­ni­sa­to­ri­schen Auf­wand er­for­dert. Außer­dem muss auf Wunsch des Hin­weis­ge­bers auch eine phy­si­sche Zu­sam­men­kunft in­ner­halb ei­nes an­ge­mes­se­nen Zeit­rah­mens ermöglicht wer­den. Die Möglich­keit für hin­weis­ge­bende Per­so­nen, ein persönli­ches Ge­spräch zu führen, hat ins­be­son­dere bei der Be­trau­ung ei­nes Drit­ten mit den Auf­ga­ben ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle eine her­aus­ra­gende Be­deu­tung.

An­onyme Hin­weise müssen nach wie vor nicht ermöglicht wer­den. In § 16 Abs. 1 HinSchG-E wird nun­mehr je­doch klar­ge­stellt, dass an­onyme Mel­dun­gen den­noch be­ar­bei­tet wer­den sol­len, so­weit die vor­ran­gige Be­ar­bei­tung nicht­an­ony­mer Mel­dun­gen nicht gefähr­det wird. Dies darf nicht mit dem Ver­trau­lich­keits­ge­bot ver­wech­selt wer­den. Geht eine Whist­leb­lo­wer-Mel­dung im Un­ter­neh­men ein, ist die Ver­trau­lich­keit der Iden­tität des Hin­weis­ge­bers, der Per­so­nen, die Ge­gen­stand der Mel­dung sind und sons­ti­ger in der Mel­dung ge­nann­ten Per­so­nen, zu wah­ren, § 8 HinSchG-E. Aus­nah­men von die­sem Ver­trau­lich­keits­ge­bot sind nur in sehr eng be­grenz­ten Fällen vor­ge­se­hen, vgl. § 9 HinSchG-E.

Der in­terne Mel­de­ka­nal muss zu­min­dest den Be­schäftig­ten und Leih­ar­beit­neh­mern des Un­ter­neh­mens of­fen­ste­hen. Frei­wil­lig kann das Hin­weis­ge­ber­sys­tem auch sol­chen Per­so­nen zugäng­lich ge­macht wer­den, die im Rah­men ih­rer be­ruf­li­chen Tätig­keit mit dem je­wei­li­gen Un­ter­neh­men in Kon­takt ste­hen. Hier­bei han­delt es sich etwa um Or­gan­mit­glie­der und Ak­tionäre des Un­ter­neh­mens, Be­wer­ber, Selbstständige bzw. ehe­ma­lige Ar­beit­neh­mer.

Externe Meldekanäle

Ne­ben der Eta­blie­rung ei­nes in­ter­nen Mel­de­sys­tems müssen die Un­ter­neh­men ih­ren Mit­ar­bei­tern als po­ten­zi­el­len Hin­weis­ge­bern aber auch verständ­li­che und leicht zugäng­li­che In­for­ma­tio­nen über die Möglich­kei­ten ex­ter­ner Mel­dun­gen an be­stimmte Behörden er­tei­len.

Die in­terne Mel­dung hat kei­nen Vor­rang. Der Hin­weis­ge­ber kann ent­schei­den, ob er Verstöße un­ter­neh­mens­in­tern mel­det oder sich ex­tern an eine Behörde wen­det, § 7 Abs. 1 HinSchG-E. Un­ter­neh­men soll­ten des­halb im ei­ge­nen In­ter­esse dafür Sorge tra­gen und An­reize schaf­fen, dass das in­terne Mel­de­sys­tem in An­spruch ge­nom­men wird.

Welche Meldungen genießen Whistleblower-Schutz?

Das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz geht in sei­nem An­wen­dungs­be­reich über die Vor­ga­ben der EU-Richt­li­nie hin­aus. Da­nach sind Hin­weis­ge­ber bei der Mel­dung von Verstößen ge­schützt, die straf­be­wehrt oder (mit ei­ni­gen Ein­schränkun­gen) bußgeld­be­wehrt sind, § 2 Abs. 1 und 2 HinSchG-E. Darüber hin­aus er­streckt sich der sach­li­che An­wen­dungs­be­reich auf sons­tige Verstöße ge­gen Rechts­vor­schrif­ten des Bun­des und der Länder so­wie un­mit­tel­bar gel­tende Rechts­akte der EU und der Eu­ropäischen Atom­ge­mein­schaft, § 2 Abs. 3 HinSchG-E. Dar­un­ter fal­len u. a. ins­be­son­dere fol­gende Be­rei­che:

• die Bekämp­fung von Geldwäsche und Ter­ro­ris­mus­fi­nan­zie­rung,
• Pro­dukt­si­cher­heit und -kon­for­mität,
• Ver­kehrs­si­cher­heit in­klu­sive Ei­sen­bahn­si­cher­heit, See­ver­kehr und die Luft­ver­kehrs­si­cher­heit,
• Um­welt­schutz,
• Strah­len­schutz und kern­tech­ni­sche Si­cher­heit,
• Le­bens­mit­tel- und Fut­ter­mit­tel­si­cher­heit, Tier­ge­sund­heit und Tier­schutz,
• öff­ent­li­che Ge­sund­heit,
• Ver­brau­cher­schutz,
• Schutz der Pri­vat­sphäre und per­so­nen­be­zo­ge­ner Da­ten so­wie Si­cher­heit von Netz- und In­for­ma­ti­ons­sys­te­men.

Der An­wen­dungs­be­reich des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz wurde nur mi­ni­mal abgeändert. Er­fasst sind nun­mehr bei­spiels­weise auch be­stimmte Verstöße ge­gen das Ge­setz ge­gen Wett­be­werbs­be­schränkun­gen (GWB).

Whistleblower-Meldung - und dann?

Dem Hin­weis­ge­ber muss der Ein­gang der Mel­dung in­ner­halb von sie­ben Ta­gen bestätigt wer­den. Der ein­ge­gan­gene Hin­weis wird so­dann durch die in­terne Mel­de­stelle geprüft. An­schließend müssen an­ge­mes­sene Fol­gemaßnah­men nach § 18 HinSchG-E er­grif­fen wer­den. Nun­mehr kann bei­spiel­weise das Ver­fah­ren zwecks wei­te­rer Un­ter­su­chun­gen auch an eine bei dem Un­ter­neh­men für in­terne Er­mitt­lun­gen zuständige Ar­beits­ein­heit ab­ge­ge­ben wer­den, § 18 Nr. 4 HinSchG-E. Zu­dem wurde in den Erläute­run­gen kla­ge­stellt, dass zur Durchführung in­ter­ner Un­ter­su­chun­gen - un­ter Wah­rung der Ver­trau­lich­keit - auch In­for­ma­tio­nen an Ar­beits­ein­hei­ten bei dem Un­ter­neh­men wei­ter­ge­ge­ben wer­den können.

Die in­terne Mel­de­stelle muss der hin­weis­ge­ben­den Per­son in­ner­halb von drei Mo­na­ten nach Bestäti­gung des Ein­gangs der Mel­dung eine Rück­mel­dung er­tei­len. Die Rück­mel­dung um­fasst die Mit­tei­lung ge­plan­ter so­wie be­reits er­grif­fe­ner Fol­gemaßnah­men so­wie die Gründe für diese.

Die ein­ge­hen­den Mel­dun­gen sind zu do­ku­men­tie­ren, § 11 HinSchG-E. Ggf. sollte dem Hin­weis­ge­ber die Do­ku­men­ta­tion zum Zwecke der Ve­ri­fi­zie­rung vor­ge­legt wer­den.

Da es den Hin­weis­ge­bern of­fen­steht, den Weg der in­ter­nen oder ex­ter­nen Mel­dung zu be­schrei­ten, soll­ten Un­ter­neh­men drin­gend pro­fes­sio­nelle in­terne Struk­tu­ren schaf­fen. Nur wenn Hin­weis­ge­ber dar­auf ver­trauen können, dass Un­ter­neh­men Hin­weise ernst neh­men, ih­nen sorgfältig nach­ge­hen und Straf­ta­ten und Un­re­gelmäßig­kei­ten aufklären und an­ge­mes­sen sank­tio­nie­ren, wer­den sie sich in­ter­ner Mel­de­struk­tu­ren be­die­nen.

Schutzwirkung für den Hinweisgeber

Whist­leb­lo­wer ge­nießen nur dann recht­li­chen Schutz, wenn ein be­rech­tig­ter Grund zu der An­nahme be­stand, dass die ge­mel­de­ten In­for­ma­tio­nen über Verstöße zum Zeit­punkt der Mel­dung der Wahr­heit ent­spra­chen, in den An­wen­dungs­be­reich des Ge­set­zes fie­len und sie diese über die vor­ge­ge­ben in­ter­nen oder ex­ter­nen Mel­de­kanäle ab­ge­ge­ben ha­ben, § 9 Abs. 1 HinSchG-E. Un­ter die­sen Vor­aus­set­zun­gen ver­bie­tet der Ge­setz­ent­wurf jede Form von Re­pres­sa­lien, Dis­kri­mi­nie­run­gen oder Be­nach­tei­li­gun­gen, §§ 33 ff. HinSchG-E. Die Hin­weis­ge­ber müssen bei ei­ner ord­nungs­gemäßen Mel­dung keine ar­beits­recht­li­chen Kon­se­quen­zen befürch­ten. Im Falle ei­nes ar­beits­recht­li­chen Pro­zes­ses sieht der Ge­setz­ent­wurf eine Be­weis­last­um­kehr zu­guns­ten des Hin­weis­ge­bers vor, § 36 Abs. 2 HinSchG-E. Da­nach muss der Ar­beit­ge­ber be­wei­sen, dass kein Zu­sam­men­hang mit der Mel­dung des Hin­wei­ses durch den Ar­beit­neh­mer be­stand. Im Übri­gen sieht der Ge­setz­ent­wurf bei Verstößen Sank­tio­nie­run­gen mit emp­find­li­chen Geldbußen zwi­schen 10.000 und 100.000 Euro vor, § 40 HinSchG-E. Diese Bußgelder können so­wohl die Ver­ant­wort­li­chen als auch (über § 30 OWiG) die je­wei­li­gen Un­ter­neh­men be­tref­fen. Ach­tung, bei be­stimm­ten Verstößen kann sich das Bußgeld ge­gen das Un­ter­neh­men auch ver­zehn­fa­chen, § 40 Abs. 6 S. 2 HinSchG-E!

Dringender Handlungsbedarf - ab sofort!

Der Ge­setz­ent­wurf enthält so­mit nur ge­ringfügige Ände­run­gen. Das In­kraft­tre­ten des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz ist aber mit dem vom Bun­des­ka­bi­nett vor­ge­leg­ten Ent­wurf näher gerückt. Wei­ter­hin ist so­mit noch die­ses Jahr mit einem In­kraft­tre­ten des Ge­set­zes zu rech­nen. Ins­be­son­dere größere Un­ter­neh­men soll­ten da­her schnellstmöglich ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem, das den An­for­de­run­gen des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes ent­spricht, im­ple­men­tie­ren, um ins­be­son­dere emp­find­li­che Geldbußen zu ver­hin­dern. Aber auch kleine Un­ter­neh­men soll­ten mit den Vor­be­rei­tun­gen be­gin­nen, da Hin­weis­ge­ber­sys­teme dort bis­her ganz re­gelmäßig nicht be­ste­hen. So­fern sol­che Sys­teme be­reits vor­han­den sind, erfüllen sie häufig zu­min­dest nicht die nun­mehr an­ste­hen­den, ge­setz­li­chen Vor­ga­ben. In­so­fern ist es rat­sam, sich schnellstmöglich mit der Im­ple­men­tie­rung ei­nes sol­chen Sys­tems ein­schließlich der ge­setz­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen aus­ein­an­der zu set­zen und Per­so­nen mit den an­ste­hen­den Auf­ga­ben zu be­trauen.

Da­mit Mit­ar­bei­ter sich nicht an ex­terne Mel­de­stel­len wen­den, muss das Hin­weis­ge­ber­sys­tem trans­pa­rent aus­ge­stal­tet wer­den und die Mit­ar­bei­ter soll­ten über die Nut­zung des Hin­weis­ge­ber­sys­tems frühzei­tig und voll­umfäng­lich in­for­miert wer­den. Flan­kie­rend hierzu sollte eine un­ter­neh­mens­in­terne Hin­weis­ge­ber­richt­li­nie im­ple­men­tiert bzw. in einen Code of Con­duct ein­ge­bet­tet wer­den.

Da­mit auch für die tech­ni­sche Um­set­zung und die Um­set­zung sons­ti­ger recht­li­cher Rah­men­be­din­gun­gen, etwa mögli­che Mit­be­stim­mungs­rechte des Be­triebs­rats oder da­ten­schutz­recht­li­che An­for­de­run­gen, aus­rei­chend Zeit bleibt, sollte mit den Maßnah­men un­be­dingt zeit­nah be­gon­nen wer­den.