deen
Nexia Ebner Stolz

Digitalisierung: In der Abschlussprüfung längst Alltag

Digitalisierung ist in aller Munde. Ob in Produktionsabläufen, in Dienstleistungen oder in der Kommunikation, ohne elektronische Helfer geht nichts mehr. Dies gilt auch für die Abschlussprüfung. Doch wie sieht das konkret in der Praxis aus?

Wie gut läuft das Zusam­men­spiel zwi­schen der IT im zu prü­fen­den Unter­neh­men und der vom Prü­fer ein­ge­setz­ten IT? Wir spre­chen dar­über mit Alex­an­der Sob­an­ski, Wirt­schafts­prü­fer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Ebner Stolz in Stutt­gart.

Alexander Sobanski erläutert, wie die digitale Abschlussprüfung bei Ebner Stolz aussieht.© Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz in Stuttgart

Herr Sob­an­ski, ohne Ein­satz von IT geht nichts mehr. Das gilt doch auch für die Abschluss­prü­fung?

Das stimmt. Bereits seit mehr als 15 Jah­ren set­zen wir im Rah­men der Abschluss­prü­fung IT-Tools ein. Ange­fan­gen mit unse­rer in Tei­len selbst pro­gram­mier­ten Prü­fungs­soft­ware über Mas­sen­da­ten­ana­ly­se­soft­ware und Spe­zial­tools, z.B. zur Berech­ti­gungs­prü­fung in SAP.

Die zeit­li­chen Res­trik­tio­nen, der Bud­get­druck und die immer höher wer­den­den Doku­men­ta­ti­on­s­an­for­de­run­gen las­sen sich ohne IT gar nicht mehr ein­hal­ten. Zudem sind unsere Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter sehr froh, seit der Digi­ta­li­sie­rung der Prü­fungs­do­ku­men­ta­tion nicht mehr kis­ten­weise Akten zum Man­dan­ten und zurück sch­lep­pen zu müs­sen und trotz­dem per­ma­nent Zugriff auf die Unter­la­gen zu haben.

Kön­nen Sie uns in weni­gen Sät­zen den Ablauf einer Abschluss­prü­fung unter Ein­satz der IT-Tools dar­s­tel­len?

Neben den übli­chen inter­nen Vor­be­rei­tun­gen erfolgt zual­le­r­erst eine Abstim­mung mit dem Man­dan­ten. Dabei geht es darum fest­zu­s­tel­len, wel­ches Buch­hal­tungs­sys­tem beim Man­dan­ten vor­han­den ist, wel­che Daten in wel­cher Form vor­lie­gen und wie diese extra­hiert und zu uns über­tra­gen wer­den kön­nen. Die von der Finanz­ver­wal­tung ein­ge­führ­ten Stan­dards (Stich­wort: GdPDU bzw. GoBD) haben dabei zu einer deut­li­chen Ver­ein­fa­chung geführt. Fer­ner wird bei vie­len Man­dan­ten inzwi­schen auch auf den klas­si­schen Prü­fungs­ord­ner mit den vor­be­rei­te­ten Unter­la­gen ver­zich­tet. Die Unter­la­gen wer­den statt­des­sen meis­tens digi­tal über unsere Ebner Stolz Cli­ent Cloud bereit­ge­s­tellt.

Die vor­lie­gen­den Daten wer­den in unsere Sys­teme ein­ge­spielt und typi­scher­weise erfolgt dann ein sog. Jour­nal Entry Test. Dies ist ein auto­ma­ti­sier­tes Makro, wel­ches erste grund­le­gende Prü­fungs­schritte durch­führt. Ansch­lie­ßend erfol­gen die Prü­fun­gen in den jewei­li­gen Prü­fungs­ge­bie­ten, teil­weise unter Nut­zung der Daten aus dem Jour­nal Entry Test. Außer­dem wer­den zusätz­li­che Detail­da­ten aus den jewei­li­gen Prü­fungs­ge­bie­ten hin­zu­ge­zo­gen und mit Hilfe diver­ser Tools ana­ly­siert.

Ein gro­ßer Vor­teil dabei ist, dass die Durch­sicht eines Kon­tos oder die Ana­lyse ein­zel­ner Buchungs­sätze im Anschluss mög­lich ist, ohne den Man­dan­ten dies­be­züg­lich noch­mals behel­li­gen zu müs­sen. Das erleich­tert die Prü­fung für beide Sei­ten deut­lich.

Durch eine Syn­chro­ni­sa­ti­ons­lö­sung lie­gen unsere Daten dabei immer in Kopie zen­tral auf unse­ren Fir­men­ser­vern, so dass alle Mit­ar­bei­ter immer auf den aktu­el­len Stand der Unter­la­gen zug­rei­fen kön­nen.

Für die Kon­zern­ab­schluss­prü­fung gibt es zusätz­lich noch GOAL, ein von uns neu ent­wi­ckel­tes Tool zur Opti­mie­rung der Kom­mu­ni­ka­tion mit den Teil­be­reichs­prü­fern.

Die eigene IT zum Ein­satz zu brin­gen ist die eine Seite. Diese aber mit der in dem zu prü­fen­den Unter­neh­men abzu­stim­men, dürfte noch­mal um eini­ges tech­nisch kom­ple­xer sein. Klappt das immer rei­bungs­los? Gibt es hier „Pro­b­lem­kin­der“?

Inzwi­schen klappt das in den meis­ten Fäl­len sehr unpro­b­le­ma­tisch. Hier hat in den letz­ten Jah­ren ein Gewöh­nung­s­pro­zess auf bei­den Sei­ten ein­ge­setzt. Ten­den­zi­ell kann man aber sagen, dass es bei den gro­ßen, bekann­ten Buch­hal­tungs­sys­te­men ein­fa­cher ist als bei unbe­kann­ten oder indi­vi­du­ell ers­tell­ten Soft­wa­re­lö­sun­gen.

Kön­nen Sie hier Emp­feh­lun­gen geben, was Unter­neh­men bei der Aus­wahl der ein­ge­setz­ten IT beach­ten soll­ten, um die Über­lei­tung der Daten zum Abschluss­prü­fer mög­lichst ohne Feh­ler­qu­el­len zu gewähr­leis­ten?

Man sollte die­sen Punkt bei der Aus­wahl der Soft­wa­re­sys­teme in den Anfor­de­rungs­ka­ta­log mit auf­neh­men, da dann auch den Anfor­de­run­gen der Finanz­ver­wal­tung ein­fa­cher ent­spro­chen wer­den kann. Auch sollte dar­auf geach­tet wer­den, dass die ent­sp­re­chen­den Daten­ex­trak­ti­on­s­pro­gramme bei der Ein­rich­tung gleich mit kon­fi­gu­riert und geschult wer­den, damit hier­für spä­ter keine Extra­kos­ten mehr anfal­len.

Ansons­ten ist das aber nur ein Punkt von vie­len bei der Aus­wahl eines ERP Sys­tems, da die­ses ja zuerst ein­mal die Pro­zesse im Unter­neh­men unter­stüt­zen soll. Aller­dings wird das Thema Daten­aus­tausch auch hier und in der Zusam­men­ar­beit mit Kun­den und Lie­fe­r­an­ten zuneh­men.

Die Digi­ta­li­sie­rung sch­rei­tet ste­tig voran und dürfte bald aus­nahms­los alle Unter­neh­mens­be­rei­che mit ein­be­zie­hen. Wel­che Ent­wick­lun­gen erge­ben sich Ihrer Mei­nung nach dar­aus zukünf­tig für die Zusam­men­ar­beit zwi­schen dem Unter­neh­men und dem Abschluss­prü­fer?

Aktu­ell lässt sich das noch schwer abschät­zen. Grund­sätz­lich wird sich die Prü­fung natür­lich ver­mehrt digi­tal gestal­ten, d.h. es wer­den immer mehr die EDV Sys­teme und die Daten darin geprüft, da ja auch die Geschäfts­ab­wick­lung unse­rer Man­dan­ten mit den Kun­den und Lie­fe­r­an­ten zuneh­mend digi­tal erfolgt. Auch wer­den mehr und mehr Prü­fungs­hand­lun­gen durch auto­ma­ti­sierte Makros erfol­gen bzw. es wer­den auf­fäl­lige Buchun­gen durch die Makros ermit­telt, die dann im Nach­gang noch manu­ell geprüft wer­den müs­sen.

Eine wei­tere Ände­rung wird sich vor­aus­sicht­lich durch den zuneh­men­den Trend zu sehr sch­nel­len In-Memory-Daten­bank­sys­te­men erge­ben. Hier kann es Sinn machen, einen Teil der Prü­fungs­hand­lun­gen direkt im Man­dan­ten­sys­tem durch­zu­füh­ren oder Prüf­rou­ti­nen des Man­dan­ten­sys­tems in die Prü­fung ein­zu­be­zie­hen.

Ein grö­ße­rer Umbruch könnte das soge­nannte Con­ti­nous Audi­ting bedeu­ten. Bei die­sem erfolgt die Abschluss­prü­fung nicht in einem bestimm­ten Zei­traum nach Ende des Geschäfts­jah­res, son­dern es besteht ein dau­er­haf­ter Zugriff auf die Sys­teme des Man­dan­ten. Die Prü­fung erfolgt dabei kon­ti­nu­ier­lich über das ganze Jahr hin­weg. Der Vor­teil ist, dass sich die Prü­fun­gen nicht im ers­ten Quar­tal des Fol­ge­jah­res bal­len und die Prü­fung sch­nel­ler nach dem Jah­re­s­ende abge­sch­los­sen wer­den kann, da nur noch die Buchun­gen zum Jah­re­s­ende geprüft wer­den müs­sen. Fer­ner kann bei Fehl­ent­wick­lun­gen sch­nel­ler gegen­ge­steu­ert wer­den.

Noch weit­rei­chen­dere Ver­än­de­run­gen könnte die Block­chain-Tech­no­lo­gie nach sich zie­hen. Die von der Inter­net-Wäh­rung Bit­coin bekannte Tech­no­lo­gie zeich­net sich dadurch aus, dass die Gül­tig­keit und das Beste­hen der ein­zel­nen Trans­ak­tio­nen durch die Block­chain selbst bestä­tigt wird. D.h. ein Buch­hal­tungs­sys­tem auf Basis der Block­chain-Tech­no­lo­gie prüft sich in vie­len Berei­chen gewis­ser­ma­ßen selbst. In die­sen Berei­chen kann auf eine Prü­fung durch den Abschluss­prü­fer ver­zich­tet wer­den, sofern die ord­nungs­ge­mäße Funk­tion des Sys­tems gewähr­leis­tet und geprüft ist.

Hier exis­tie­ren zahl­rei­che For­schungs- und Ent­wick­lung­s­pro­jekte, die die Anwen­dung der Block­chain mas­sen­taug­lich machen sol­len, da die Block­chain aktu­ell noch eine geringe Ver­ar­bei­tungs­ge­schwin­dig­keit auf­weist, sehr hohe Rechen­leis­tun­gen benö­t­igt und sich somit durch einen sehr hohen Strom­ver­brauch aus­zeich­net. Es muss sich daher noch zei­gen, ob die Block­chain diese Pro­b­leme über­win­den kann, ohne im Bereich der Trans­ak­ti­ons­si­cher­heit ihre Vor­teile zu ver­lie­ren.

Noch ein Blick in die Zukunft: In vie­len Dienst­leis­tungs­be­rei­chen ist die Rede vom Ein­satz künst­li­cher Intel­li­genz. Ist das auch für die Abschluss­prü­fung ein Thema oder gar schon im Ein­satz?

Das wird zukünf­tig sicher­lich ein Thema und auch bei uns im Haus gibt es schon erste Über­le­gun­gen und Kon­takte zu ent­sp­re­chen­den Soft­wa­re­an­bie­tern.


nach oben