Digitalisierung: In der Abschlussprüfung längst Alltag

Wie gut läuft das Zu­sam­men­spiel zwi­schen der IT im zu prüfen­den Un­ter­neh­men und der vom Prüfer ein­ge­setz­ten IT? Wir spre­chen darüber mit Alex­an­der Sob­anski, Wirt­schaftsprüfer, Steu­er­be­ra­ter und Part­ner bei Eb­ner Stolz in Stutt­gart.

© Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz in Stuttgart

Herr Sob­anski, ohne Ein­satz von IT geht nichts mehr. Das gilt doch auch für die Ab­schlussprüfung?

Das stimmt. Be­reits seit mehr als 15 Jah­ren set­zen wir im Rah­men der Ab­schlussprüfung IT-Tools ein. An­ge­fan­gen mit un­se­rer in Tei­len selbst pro­gram­mier­ten Prüfungs­soft­ware über Mas­sen­da­ten­ana­ly­se­soft­ware und Spe­zi­al­tools, z.B. zur Be­rech­ti­gungsprüfung in SAP.

Die zeit­li­chen Re­strik­tio­nen, der Bud­get­druck und die im­mer höher wer­den­den Do­ku­men­ta­ti­ons­an­for­de­run­gen las­sen sich ohne IT gar nicht mehr ein­hal­ten. Zu­dem sind un­sere Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter sehr froh, seit der Di­gi­ta­li­sie­rung der Prüfungs­do­ku­men­ta­tion nicht mehr kis­ten­weise Ak­ten zum Man­dan­ten und zurück schlep­pen zu müssen und trotz­dem per­ma­nent Zu­griff auf die Un­ter­la­gen zu ha­ben.

Können Sie uns in we­ni­gen Sätzen den Ab­lauf ei­ner Ab­schlussprüfung un­ter Ein­satz der IT-Tools dar­stel­len?

Ne­ben den übli­chen in­ter­nen Vor­be­rei­tun­gen er­folgt zu­al­ler­erst eine Ab­stim­mung mit dem Man­dan­ten. Da­bei geht es darum fest­zu­stel­len, wel­ches Buch­hal­tungs­sys­tem beim Man­dan­ten vor­han­den ist, wel­che Da­ten in wel­cher Form vor­lie­gen und wie diese ex­tra­hiert und zu uns über­tra­gen wer­den können. Die von der Fi­nanz­ver­wal­tung ein­geführ­ten Stan­dards (Stich­wort: GdPDU bzw. GoBD) ha­ben da­bei zu ei­ner deut­li­chen Ver­ein­fa­chung geführt. Fer­ner wird bei vie­len Man­dan­ten in­zwi­schen auch auf den klas­si­schen Prüfungs­ord­ner mit den vor­be­rei­te­ten Un­ter­la­gen ver­zich­tet. Die Un­ter­la­gen wer­den statt­des­sen meis­tens di­gi­tal über un­sere Eb­ner Stolz Cli­ent Cloud be­reit­ge­stellt.

Die vor­lie­gen­den Da­ten wer­den in un­sere Sys­teme ein­ge­spielt und ty­pi­scher­weise er­folgt dann ein sog. Jour­nal Entry Test. Dies ist ein au­to­ma­ti­sier­tes Ma­kro, wel­ches er­ste grund­le­gende Prüfungs­schritte durchführt. An­schließend er­fol­gen die Prüfun­gen in den je­wei­li­gen Prüfungs­ge­bie­ten, teil­weise un­ter Nut­zung der Da­ten aus dem Jour­nal Entry Test. Außer­dem wer­den zusätz­li­che De­tail­da­ten aus den je­wei­li­gen Prüfungs­ge­bie­ten hin­zu­ge­zo­gen und mit Hilfe di­ver­ser Tools ana­ly­siert.

Ein großer Vor­teil da­bei ist, dass die Durch­sicht ei­nes Kon­tos oder die Ana­lyse ein­zel­ner Bu­chungssätze im An­schluss möglich ist, ohne den Man­dan­ten dies­bezüglich noch­mals be­hel­li­gen zu müssen. Das er­leich­tert die Prüfung für beide Sei­ten deut­lich.

Durch eine Syn­chro­ni­sa­ti­onslösung lie­gen un­sere Da­ten da­bei im­mer in Ko­pie zen­tral auf un­se­ren Fir­men­ser­vern, so dass alle Mit­ar­bei­ter im­mer auf den ak­tu­el­len Stand der Un­ter­la­gen zu­grei­fen können.

Für die Kon­zern­ab­schlussprüfung gibt es zusätz­lich noch GOAL, ein von uns neu ent­wi­ckel­tes Tool zur Op­ti­mie­rung der Kom­mu­ni­ka­tion mit den Teil­be­reich­sprüfern.

Die ei­gene IT zum Ein­satz zu brin­gen ist die eine Seite. Diese aber mit der in dem zu prüfen­den Un­ter­neh­men ab­zu­stim­men, dürfte noch­mal um ei­ni­ges tech­ni­sch kom­ple­xer sein. Klappt das im­mer rei­bungs­los? Gibt es hier „Pro­blem­kin­der“?

In­zwi­schen klappt das in den meis­ten Fällen sehr un­pro­ble­ma­ti­sch. Hier hat in den letz­ten Jah­ren ein Gewöhnungs­pro­zess auf bei­den Sei­ten ein­ge­setzt. Ten­den­zi­ell kann man aber sa­gen, dass es bei den großen, be­kann­ten Buch­hal­tungs­sys­te­men ein­fa­cher ist als bei un­be­kann­ten oder in­di­vi­du­ell er­stell­ten Soft­warelösun­gen.

Können Sie hier Emp­feh­lun­gen ge­ben, was Un­ter­neh­men bei der Aus­wahl der ein­ge­setz­ten IT be­ach­ten soll­ten, um die Über­lei­tung der Da­ten zum Ab­schlussprüfer möglichst ohne Feh­ler­quel­len zu gewähr­leis­ten?

Man sollte die­sen Punkt bei der Aus­wahl der Soft­ware­sys­teme in den An­for­de­rungs­ka­ta­log mit auf­neh­men, da dann auch den An­for­de­run­gen der Fi­nanz­ver­wal­tung ein­fa­cher ent­spro­chen wer­den kann. Auch sollte dar­auf ge­ach­tet wer­den, dass die ent­spre­chen­den Da­ten­ex­trak­ti­ons­pro­gramme bei der Ein­rich­tung gleich mit kon­fi­gu­riert und ge­schult wer­den, da­mit hierfür später keine Ex­tra­kos­ten mehr an­fal­len.

An­sons­ten ist das aber nur ein Punkt von vie­len bei der Aus­wahl ei­nes ERP Sys­tems, da die­ses ja zu­erst ein­mal die Pro­zesse im Un­ter­neh­men un­terstützen soll. Al­ler­dings wird das Thema Da­ten­aus­tausch auch hier und in der Zu­sam­men­ar­beit mit Kun­den und Lie­fe­ran­ten zu­neh­men.

Die Di­gi­ta­li­sie­rung schrei­tet ste­tig voran und dürfte bald aus­nahms­los alle Un­ter­neh­mens­be­rei­che mit ein­be­zie­hen. Wel­che Ent­wick­lun­gen er­ge­ben sich Ih­rer Mei­nung nach dar­aus zukünf­tig für die Zu­sam­men­ar­beit zwi­schen dem Un­ter­neh­men und dem Ab­schlussprüfer?

Ak­tu­ell lässt sich das noch schwer ab­schätzen. Grundsätz­lich wird sich die Prüfung natürlich ver­mehrt di­gi­tal ge­stal­ten, d.h. es wer­den im­mer mehr die EDV Sys­teme und die Da­ten darin geprüft, da ja auch die Ge­schäfts­ab­wick­lung un­se­rer Man­dan­ten mit den Kun­den und Lie­fe­ran­ten zu­neh­mend di­gi­tal er­folgt. Auch wer­den mehr und mehr Prüfungs­hand­lun­gen durch au­to­ma­ti­sierte Ma­kros er­fol­gen bzw. es wer­den auffällige Bu­chun­gen durch die Ma­kros er­mit­telt, die dann im Nach­gang noch ma­nu­ell geprüft wer­den müssen.

Eine wei­tere Ände­rung wird sich vor­aus­sicht­lich durch den zu­neh­men­den Trend zu sehr schnel­len In-Me­mory-Da­ten­bank­sys­te­men er­ge­ben. Hier kann es Sinn ma­chen, einen Teil der Prüfungs­hand­lun­gen di­rekt im Man­dan­ten­sys­tem durch­zuführen oder Prüfrou­ti­nen des Man­dan­ten­sys­tems in die Prüfung ein­zu­be­zie­hen.

Ein größerer Um­bruch könnte das so­ge­nannte Con­ti­nous Au­diting be­deu­ten. Bei die­sem er­folgt die Ab­schlussprüfung nicht in einem be­stimm­ten Zeit­raum nach Ende des Ge­schäfts­jah­res, son­dern es be­steht ein dau­er­haf­ter Zu­griff auf die Sys­teme des Man­dan­ten. Die Prüfung er­folgt da­bei kon­ti­nu­ier­lich über das ganze Jahr hin­weg. Der Vor­teil ist, dass sich die Prüfun­gen nicht im ers­ten Quar­tal des Fol­ge­jah­res bal­len und die Prüfung schnel­ler nach dem Jah­res­ende ab­ge­schlos­sen wer­den kann, da nur noch die Bu­chun­gen zum Jah­res­ende geprüft wer­den müssen. Fer­ner kann bei Fehl­ent­wick­lun­gen schnel­ler ge­gen­ge­steu­ert wer­den.

Noch weit­rei­chen­dere Verände­run­gen könnte die Block­chain-Tech­no­lo­gie nach sich zie­hen. Die von der In­ter­net-Währung Bit­coin be­kannte Tech­no­lo­gie zeich­net sich da­durch aus, dass die Gültig­keit und das Be­ste­hen der ein­zel­nen Trans­ak­tio­nen durch die Block­chain selbst bestätigt wird. D.h. ein Buch­hal­tungs­sys­tem auf Ba­sis der Block­chain-Tech­no­lo­gie prüft sich in vie­len Be­rei­chen ge­wis­sermaßen selbst. In die­sen Be­rei­chen kann auf eine Prüfung durch den Ab­schlussprüfer ver­zich­tet wer­den, so­fern die ord­nungs­gemäße Funk­tion des Sys­tems gewähr­leis­tet und geprüft ist.

Hier exis­tie­ren zahl­rei­che For­schungs- und Ent­wick­lungs­pro­jekte, die die An­wen­dung der Block­chain mas­sen­taug­lich ma­chen sol­len, da die Block­chain ak­tu­ell noch eine ge­ringe Ver­ar­bei­tungs­ge­schwin­dig­keit auf­weist, sehr hohe Re­chen­leis­tun­gen benötigt und sich so­mit durch einen sehr ho­hen Strom­ver­brauch aus­zeich­net. Es muss sich da­her noch zei­gen, ob die Block­chain diese Pro­bleme über­win­den kann, ohne im Be­reich der Trans­ak­ti­ons­si­cher­heit ihre Vor­teile zu ver­lie­ren.

Noch ein Blick in die Zu­kunft: In vie­len Dienst­leis­tungs­be­rei­chen ist die Rede vom Ein­satz künst­li­cher In­tel­li­genz. Ist das auch für die Ab­schlussprüfung ein Thema oder gar schon im Ein­satz?

Das wird zukünf­tig si­cher­lich ein Thema und auch bei uns im Haus gibt es schon er­ste Über­le­gun­gen und Kon­takte zu ent­spre­chen­den Soft­ware­an­bie­tern.