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Digitalisierung: In der Abschlussprüfung längst Alltag

Digitalisierung ist in aller Munde. Ob in Produktionsabläufen, in Dienstleistungen oder in der Kommunikation, ohne elektronische Helfer geht nichts mehr. Dies gilt auch für die Abschlussprüfung. Doch wie sieht das konkret in der Praxis aus?

Wie gut läuft das Zusammenspiel zwischen der IT im zu prüfenden Unternehmen und der vom Prüfer eingesetzten IT? Wir sprechen darüber mit Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz in Stuttgart.

Alexander Sobanski erläutert, wie die digitale Abschlussprüfung bei Ebner Stolz aussieht.© Alexander Sobanski, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Partner bei Ebner Stolz in Stuttgart

Herr Sobanski, ohne Einsatz von IT geht nichts mehr. Das gilt doch auch für die Abschlussprüfung?

Das stimmt. Bereits seit mehr als 15 Jahren setzen wir im Rahmen der Abschlussprüfung IT-Tools ein. Angefangen mit unserer in Teilen selbst programmierten Prüfungssoftware über Massendatenanalysesoftware und Spezialtools, z.B. zur Berechtigungsprüfung in SAP.

Die zeitlichen Restriktionen, der Budgetdruck und die immer höher werdenden Dokumentationsanforderungen lassen sich ohne IT gar nicht mehr einhalten. Zudem sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr froh, seit der Digitalisierung der Prüfungsdokumentation nicht mehr kistenweise Akten zum Mandanten und zurück schleppen zu müssen und trotzdem permanent Zugriff auf die Unterlagen zu haben.

Können Sie uns in wenigen Sätzen den Ablauf einer Abschlussprüfung unter Einsatz der IT-Tools darstellen?

Neben den üblichen internen Vorbereitungen erfolgt zuallererst eine Abstimmung mit dem Mandanten. Dabei geht es darum festzustellen, welches Buchhaltungssystem beim Mandanten vorhanden ist, welche Daten in welcher Form vorliegen und wie diese extrahiert und zu uns übertragen werden können. Die von der Finanzverwaltung eingeführten Standards (Stichwort: GdPDU bzw. GoBD) haben dabei zu einer deutlichen Vereinfachung geführt. Ferner wird bei vielen Mandanten inzwischen auch auf den klassischen Prüfungsordner mit den vorbereiteten Unterlagen verzichtet. Die Unterlagen werden stattdessen meistens digital über unsere Ebner Stolz Client Cloud bereitgestellt.

Die vorliegenden Daten werden in unsere Systeme eingespielt und typischerweise erfolgt dann ein sog. Journal Entry Test. Dies ist ein automatisiertes Makro, welches erste grundlegende Prüfungsschritte durchführt. Anschließend erfolgen die Prüfungen in den jeweiligen Prüfungsgebieten, teilweise unter Nutzung der Daten aus dem Journal Entry Test. Außerdem werden zusätzliche Detaildaten aus den jeweiligen Prüfungsgebieten hinzugezogen und mit Hilfe diverser Tools analysiert.

Ein großer Vorteil dabei ist, dass die Durchsicht eines Kontos oder die Analyse einzelner Buchungssätze im Anschluss möglich ist, ohne den Mandanten diesbezüglich nochmals behelligen zu müssen. Das erleichtert die Prüfung für beide Seiten deutlich.

Durch eine Synchronisationslösung liegen unsere Daten dabei immer in Kopie zentral auf unseren Firmenservern, so dass alle Mitarbeiter immer auf den aktuellen Stand der Unterlagen zugreifen können.

Für die Konzernabschlussprüfung gibt es zusätzlich noch GOAL, ein von uns neu entwickeltes Tool zur Optimierung der Kommunikation mit den Teilbereichsprüfern.

Die eigene IT zum Einsatz zu bringen ist die eine Seite. Diese aber mit der in dem zu prüfenden Unternehmen abzustimmen, dürfte nochmal um einiges technisch komplexer sein. Klappt das immer reibungslos? Gibt es hier „Problemkinder“?

Inzwischen klappt das in den meisten Fällen sehr unproblematisch. Hier hat in den letzten Jahren ein Gewöhnungsprozess auf beiden Seiten eingesetzt. Tendenziell kann man aber sagen, dass es bei den großen, bekannten Buchhaltungssystemen einfacher ist als bei unbekannten oder individuell erstellten Softwarelösungen.

Können Sie hier Empfehlungen geben, was Unternehmen bei der Auswahl der eingesetzten IT beachten sollten, um die Überleitung der Daten zum Abschlussprüfer möglichst ohne Fehlerquellen zu gewährleisten?

Man sollte diesen Punkt bei der Auswahl der Softwaresysteme in den Anforderungskatalog mit aufnehmen, da dann auch den Anforderungen der Finanzverwaltung einfacher entsprochen werden kann. Auch sollte darauf geachtet werden, dass die entsprechenden Datenextraktionsprogramme bei der Einrichtung gleich mit konfiguriert und geschult werden, damit hierfür später keine Extrakosten mehr anfallen.

Ansonsten ist das aber nur ein Punkt von vielen bei der Auswahl eines ERP Systems, da dieses ja zuerst einmal die Prozesse im Unternehmen unterstützen soll. Allerdings wird das Thema Datenaustausch auch hier und in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten zunehmen.

Die Digitalisierung schreitet stetig voran und dürfte bald ausnahmslos alle Unternehmensbereiche mit einbeziehen. Welche Entwicklungen ergeben sich Ihrer Meinung nach daraus zukünftig für die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Abschlussprüfer?

Aktuell lässt sich das noch schwer abschätzen. Grundsätzlich wird sich die Prüfung natürlich vermehrt digital gestalten, d.h. es werden immer mehr die EDV Systeme und die Daten darin geprüft, da ja auch die Geschäftsabwicklung unserer Mandanten mit den Kunden und Lieferanten zunehmend digital erfolgt. Auch werden mehr und mehr Prüfungshandlungen durch automatisierte Makros erfolgen bzw. es werden auffällige Buchungen durch die Makros ermittelt, die dann im Nachgang noch manuell geprüft werden müssen.

Eine weitere Änderung wird sich voraussichtlich durch den zunehmenden Trend zu sehr schnellen In-Memory-Datenbanksystemen ergeben. Hier kann es Sinn machen, einen Teil der Prüfungshandlungen direkt im Mandantensystem durchzuführen oder Prüfroutinen des Mandantensystems in die Prüfung einzubeziehen.

Ein größerer Umbruch könnte das sogenannte Continous Auditing bedeuten. Bei diesem erfolgt die Abschlussprüfung nicht in einem bestimmten Zeitraum nach Ende des Geschäftsjahres, sondern es besteht ein dauerhafter Zugriff auf die Systeme des Mandanten. Die Prüfung erfolgt dabei kontinuierlich über das ganze Jahr hinweg. Der Vorteil ist, dass sich die Prüfungen nicht im ersten Quartal des Folgejahres ballen und die Prüfung schneller nach dem Jahresende abgeschlossen werden kann, da nur noch die Buchungen zum Jahresende geprüft werden müssen. Ferner kann bei Fehlentwicklungen schneller gegengesteuert werden.

Noch weitreichendere Veränderungen könnte die Blockchain-Technologie nach sich ziehen. Die von der Internet-Währung Bitcoin bekannte Technologie zeichnet sich dadurch aus, dass die Gültigkeit und das Bestehen der einzelnen Transaktionen durch die Blockchain selbst bestätigt wird. D.h. ein Buchhaltungssystem auf Basis der Blockchain-Technologie prüft sich in vielen Bereichen gewissermaßen selbst. In diesen Bereichen kann auf eine Prüfung durch den Abschlussprüfer verzichtet werden, sofern die ordnungsgemäße Funktion des Systems gewährleistet und geprüft ist.

Hier existieren zahlreiche Forschungs- und Entwicklungsprojekte, die die Anwendung der Blockchain massentauglich machen sollen, da die Blockchain aktuell noch eine geringe Verarbeitungsgeschwindigkeit aufweist, sehr hohe Rechenleistungen benötigt und sich somit durch einen sehr hohen Stromverbrauch auszeichnet. Es muss sich daher noch zeigen, ob die Blockchain diese Probleme überwinden kann, ohne im Bereich der Transaktionssicherheit ihre Vorteile zu verlieren.

Noch ein Blick in die Zukunft: In vielen Dienstleistungsbereichen ist die Rede vom Einsatz künstlicher Intelligenz. Ist das auch für die Abschlussprüfung ein Thema oder gar schon im Einsatz?

Das wird zukünftig sicherlich ein Thema und auch bei uns im Haus gibt es schon erste Überlegungen und Kontakte zu entsprechenden Softwareanbietern.


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