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Arbeitsalltag Auszubildende Kaufleute für Büromanagement

So könnte Ihr Arbeitstag als Auszubildende/r im Sekretariat bei uns aussehen

Alltag Auszubildende

Am Mon­tag­mor­gen um 8:00 Uhr beginnt mein Arbeits­tag. Ich fahre als ers­tes mei­nen PC hoch und hole mir in der Zwi­schen­zeit einen Kaf­fee. Zurück an mei­nem Arbeits­platz che­cke ich meine E-Mails. Und dann kommt auch schon der erste Anruf. Eine der Aus­zu­bil­den­den, die zur­zeit am Emp­fang arbei­tet, hat einen Man­dan­ten am Tele­fon, der mit dem Part­ner ver­bun­den wer­den möchte. Da der Part­ner sich noch nicht im Büro befin­det, nehme ich eine Anruf­no­tiz auf und bestä­tige dem Man­dan­ten einen Rück­ruf. Dann kommt ein Kol­lege auf mich zu, der drin­gend ein Bahnti­cket nach Dres­den benö­t­igt, weil er nächste Woche zum Man­dan­ten zur Prü­fung muss. Ich buche das Ticket online und beachte bei der Reser­vie­rung den Wunsch des Kol­le­gen, einen Sitz­platz am Fens­ter. Zwi­schen 10:00 und 11:00 Uhr mache ich den Pos­t­aus­gang ver­sand­fer­tig und bringe die Post zu unse­rer inter­nen Post­s­telle. Dort nehme ich den Post­ein­gang mit in mein Team und ver­teile die Briefe an die dafür zustän­di­gen Kol­le­gen. Kurz vor der Mit­tags­pause darf ich nicht ver­ges­sen: Ich muss für einen gerade statt­fin­den­den Man­dan­ten­ter­min mit dem Part­ner noch einen Tisch für die Mit­tags­zeit reser­vie­ren.

Um 12:00 Uhr mache ich meine ein­stün­dige Mit­tags­pause. Diese ver­bringe ich heute zusam­men mit den ande­ren Aus­zu­bil­den­den in unse­rer Team­küche. Eine der Aus­zu­bil­den­den ist zur­zeit im Schwer­punkt Per­so­nal ein­ge­setzt und hat somit viel zu erzäh­len. Auch die andere Aus­zu­bil­dende aus dem zwei­ten Lehr­jahr steht vor ihrem Abtei­lungs­wech­sel. Sie hat den Schwer­punkt Buch­hal­tung und wird ab nächs­ter Woche für sechs Monate dort arbei­ten. Nach der Mit­tags­pause steht ein Ter­min mit mei­ner Kol­le­gin an. Sie zeigt mir, wie ich Rech­nun­gen ers­telle. Zur Übung darf ich dann sogar einige Rech­nun­gen selbst­stän­dig ers­tel­len. In Zukunft werde ich dann auch monat­lich eine unse­rer vie­len Man­dan­ten-Grup­pen selbst abrech­nen.

Nach dem Ter­min mit mei­ner Kol­le­gin habe ich bis zum Fei­er­a­bend noch ein paar Auf­ga­ben zu erle­di­gen. Auf mei­nem Sch­reib­tisch lie­gen meh­rere Steu­er­be­scheide, die ich im Sys­tem aus­tra­gen und danach digi­tal able­gen muss. Wäh­rend­des­sen bekomme ich eine E-Mail von dem Kol­le­gen, für den ich am Mor­gen ein Zugti­cket gebucht habe. Er wird in Dres­den über­nach­ten und braucht dazu ein Hotel­zim­mer. Ich suche ihm ein pas­sen­des Hotel her­aus und schi­cke ihm die Anga­ben mit der Bitte um Rück­mel­dung. Meine Kol­le­gin muss heute auf­grund eines pri­va­ten Ter­mins früher gehen. Sie bit­tet mich daher, ihren fer­tig­ge­s­tell­ten Jah­res­ab­schluss­be­richt an die Tech­nik zum Druck wei­ter­zu­lei­ten, so dass die­ser mor­gen gedruckt und gebun­den wird. Da ich weiß, dass die Aus­zu­bil­dende aus dem ers­ten Lehr­jahr zur­zeit in der Tech­nik ein­ge­setzt ist, schi­cke ich ihr den Jah­res­ab­schluss­be­richt. Am spä­ten Nach­mit­tag bekomme ich die Zei­ten des Part­ners von letz­ter Woche, die ich in der dafür vor­ge­se­he­nen Soft­ware erfas­sen muss. Das nimmt viel Zeit in Anspruch, da ich auf ver­schie­dene Man­dan­ten und Auf­träge buchen muss. Meine eige­nen Zei­ten darf ich natür­lich auch nicht ver­ges­sen zu erfas­sen.
In der letz­ten hal­ben Stunde vor Fei­er­a­bend sch­reibe ich mein Berichts­heft. Darin erfasse ich meine Berufs­schul­the­men der ein­ein­halb Berufs­schul­tage pro Woche und meine wöchent­li­chen Tätig­kei­ten im Sekre­ta­riat.

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