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Arbeitsalltag Auszubildende Kaufleute für Büromanagement

So könnte Ihr Ar­beits­tag als Aus­zu­bil­dende/r im Se­kre­ta­riat bei uns aus­se­hen

Alltag Auszubildende

Am Mon­tag­mor­gen um 8:00 Uhr be­ginnt mein Ar­beits­tag. Ich fahre als ers­tes mei­nen PC hoch und hole mir in der Zwi­schen­zeit einen Kaf­fee. Zurück an mei­nem Ar­beits­platz che­cke ich meine E-Mails. Und dann kommt auch schon der er­ste An­ruf. Eine der Aus­zu­bil­den­den, die zur­zeit am Emp­fang ar­bei­tet, hat einen Man­dan­ten am Te­le­fon, der mit dem Part­ner ver­bun­den wer­den möchte. Da der Part­ner sich noch nicht im Büro be­fin­det, nehme ich eine An­ruf­no­tiz auf und bestätige dem Man­dan­ten einen Rück­ruf. Dann kommt ein Kol­lege auf mich zu, der drin­gend ein Bahn­ti­cket nach Dres­den benötigt, weil er nächste Wo­che zum Man­dan­ten zur Prüfung muss. Ich bu­che das Ti­cket on­line und be­achte bei der Re­ser­vie­rung den Wunsch des Kol­le­gen, einen Sitz­platz am Fens­ter. Zwi­schen 10:00 und 11:00 Uhr ma­che ich den Post­aus­gang ver­sand­fer­tig und bringe die Post zu un­se­rer in­ter­nen Post­stelle. Dort nehme ich den Post­ein­gang mit in mein Team und ver­teile die Briefe an die dafür zuständi­gen Kol­le­gen. Kurz vor der Mit­tags­pause darf ich nicht ver­ges­sen: Ich muss für einen ge­rade statt­fin­den­den Man­dan­ten­ter­min mit dem Part­ner noch einen Tisch für die Mit­tags­zeit re­ser­vie­ren.

Um 12:00 Uhr ma­che ich meine einstündige Mit­tags­pause. Diese ver­bringe ich heute zu­sam­men mit den an­de­ren Aus­zu­bil­den­den in un­se­rer Teamküche. Eine der Aus­zu­bil­den­den ist zur­zeit im Schwer­punkt Per­so­nal ein­ge­setzt und hat so­mit viel zu erzählen. Auch die an­dere Aus­zu­bil­dende aus dem zwei­ten Lehr­jahr steht vor ih­rem Ab­tei­lungs­wech­sel. Sie hat den Schwer­punkt Buch­hal­tung und wird ab nächs­ter Wo­che für sechs Mo­nate dort ar­bei­ten. Nach der Mit­tags­pause steht ein Ter­min mit mei­ner Kol­le­gin an. Sie zeigt mir, wie ich Rech­nun­gen er­stelle. Zur Übung darf ich dann so­gar ei­nige Rech­nun­gen selbstständig er­stel­len. In Zu­kunft werde ich dann auch mo­nat­lich eine un­se­rer vie­len Man­dan­ten-Grup­pen selbst ab­rech­nen.

Nach dem Ter­min mit mei­ner Kol­le­gin habe ich bis zum Fei­er­abend noch ein paar Auf­ga­ben zu er­le­di­gen. Auf mei­nem Schreib­ti­sch lie­gen meh­rere Steu­er­be­scheide, die ich im Sys­tem aus­tra­gen und da­nach di­gi­tal ab­le­gen muss. Während­des­sen be­komme ich eine E-Mail von dem Kol­le­gen, für den ich am Mor­gen ein Zug­ti­cket ge­bucht habe. Er wird in Dres­den über­nach­ten und braucht dazu ein Ho­tel­zim­mer. Ich su­che ihm ein pas­sen­des Ho­tel her­aus und schi­cke ihm die An­ga­ben mit der Bitte um Rück­mel­dung. Meine Kol­le­gin muss heute auf­grund ei­nes pri­va­ten Ter­mins früher ge­hen. Sie bit­tet mich da­her, ih­ren fer­tig­ge­stell­ten Jah­res­ab­schluss­be­richt an die Tech­nik zum Druck wei­ter­zu­lei­ten, so dass die­ser mor­gen ge­druckt und ge­bun­den wird. Da ich weiß, dass die Aus­zu­bil­dende aus dem ers­ten Lehr­jahr zur­zeit in der Tech­nik ein­ge­setzt ist, schi­cke ich ihr den Jah­res­ab­schluss­be­richt. Am späten Nach­mit­tag be­komme ich die Zei­ten des Part­ners von letz­ter Wo­che, die ich in der dafür vor­ge­se­he­nen Soft­ware er­fas­sen muss. Das nimmt viel Zeit in An­spruch, da ich auf ver­schie­dene Man­dan­ten und Aufträge bu­chen muss. Meine ei­ge­nen Zei­ten darf ich natürlich auch nicht ver­ges­sen zu er­fas­sen.
In der letz­ten hal­ben Stunde vor Fei­er­abend schreibe ich mein Be­richts­heft. Darin er­fasse ich meine Be­rufs­schul­the­men der ein­ein­halb Be­rufs­schul­tage pro Wo­che und meine wöchent­li­chen Tätig­kei­ten im Se­kre­ta­riat.

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