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SEPA-Umstellung - Übergangsfrist bis 31.7.2014

Zum 1.2.2014 wurde der un­bare Zah­lungs­ver­kehr vom bis­he­ri­gen na­tio­na­len Zah­lungs­ver­fah­ren auf die SEPA-Ver­fah­ren um­ge­stellt. Zwar steht die­ser Um­stel­lungs­ter­min un­veränder­lich fest. Auf In­itia­tive der EU-Kom­mis­sion wurde je­doch für Un­ter­neh­men, Ver­eine und die öff­ent­li­che Ver­wal­tung eine sechs­mo­na­tige Überg­angs­frist ein­geführt. Nichts­des­to­trotz soll­ten Maßnah­men zur SEPA-Um­stel­lung, so­weit noch nicht er­folgt, drin­gend zeit­nah vor­ge­nom­men wer­den.

So­fern noch nicht ge­sche­hen, soll­ten Un­ter­neh­men zeit­nah die Vor­be­rei­tun­gen des Um­stel­lungs­pro­zes­ses ein­lei­ten bzw. ab­schließen. Dazu ist er­for­der­lich, die ei­gene Kon­to­ken­nung IBAN (In­ter­na­tio­nal Bank Ac­count Num­ber) so­wie die in­ter­na­tio­nale Bank­leit­zahl BIC (Bank Iden­ti­fier Code) auf Aus­gangs­rech­nun­gen an­zu­ge­ben und diese In­for­ma­tio­nen von Ge­schäfts­part­nern ein­zu­ho­len, um die be­triebs­in­terne Zah­lungs­ab­wick­lung ent­spre­chend an­zu­pas­sen. 

Vor­sicht! Eine verzögerte Um­stel­lung auf das SEPA-Ver­fah­ren kann zu be­acht­li­chen kaufmänni­schen Ri­si­ken führen. Sind z. B. die Kre­di­to­ren­stamm­da­ten nicht bis zum 1.2.2014 bzw. spätes­tens bis zum 1.8.2014 auf die SEPA-An­ga­ben um­ge­stellt und wer­den da­durch Über­wei­sungs­aufträge durch die Kre­dit­in­sti­tute nicht um­ge­setzt, kann der Skon­to­ab­zug ver­lo­ren ge­hen. Zu noch größeren Pro­ble­men könn­ten Feh­ler bei der Um­stel­lung auf das SEPA-Last­schrift­ver­fah­ren führen, so­fern Kun­den­for­de­run­gen zu einem be­acht­li­chen Teil per Last­schrift ein­ge­zo­gen wer­den. Denn Verzöge­run­gen und da­mit das Fehl­schla­gen von Last­schrift­einzügen können eine emp­find­li­che Li­qui­ditätslücke nach sich zie­hen.

In den al­ler­meis­ten Fällen dürf­ten schon zahl­rei­che Maßnah­men zur SEPA-Um­stel­lung er­grif­fen wor­den sein. Al­ler­dings sollte vor dem Um­stel­lungs­ter­min zu­min­dest noch­mals überprüft wer­den, ob alle not­wen­di­gen Vor­keh­run­gen und An­pas­sun­gen ge­trof­fen wur­den. 

Ha­ben Sie die SEPA-Um­stel­lung im Griff? Be­stel­len Sie un­sere Check­liste als Hil­fe­stel­lung.

Tipp: Um si­cher­zu­stel­len, dass die SEPA-Um­stel­lung ter­min­ge­recht ge­lingt, sollte ein Zeit­plan auf­ge­stellt wer­den, bis wann die ein­zel­nen Schritte zu er­le­di­gen sind. Zu­dem ist zu klären, ob die Um­stel­lung zu einem fes­ten Ter­min er­folgt oder im Rah­men ei­nes Par­al­lel­be­triebs die Funk­ti­onsfähig­keit des SEPA-Ver­fah­rens ge­tes­tet wird. Auch bie­tet sich eine frühzei­tige Schu­lung der Mit­ar­bei­ter an, um An­wen­dungs­feh­ler zu ver­mei­den.

  1. Um­wand­lung der Kun­den­kont­en­da­ten
    Ban­ken bie­ten hierzu Dienste an, mit de­nen die Kun­den­kont­en­da­ten in die für das SEPA-Ver­fah­ren er­for­der­li­chen  An­ga­ben um­ge­wan­delt wer­den können. Diese soll­ten dem Kun­den mit der Bitte um Überprüfung vor­ge­legt wer­den. An­schließend sind die Kun­den­stamm­da­ten an­zu­pas­sen, wo­bei ins­be­son­dere dar­auf zu ach­ten ist, dass im SEPA-Ver­fah­ren keine Um­laute ver­wen­det wer­den dürfen.

  2. Mit­tei­lung der IBAN und BIC an Ge­schäfts­part­ner
    Die IBAN und BIC soll­ten al­len Ge­schäfts­part­ner ent­we­der per An­schrei­ben bzw. email mit­ge­teilt oder zu­min­dest auf der In­ter­net-Seite an­ge­ge­ben wer­den.

  3. An­pas­sung von Ver­trags­mus­tern und For­mu­la­ren
    Die im Un­ter­neh­men ver­wen­de­ten Ver­trags­mus­ter, For­mu­lare, Rech­nungs­vor­la­gen und Ge­schäfts­pa­piere müssen auf die neuen An­ga­ben um­ge­stellt wer­den.

  4. Prüfung der IT-Sys­teme
    Die IT-Sys­teme sind dar­auf hin zu überprüfen, ob diese das neue XML-For­mat ver­ar­bei­ten können, mit dem die SEPA-Über­wei­sun­gen und SEPA-Last­schrif­ten zu über­mit­teln sind. Ebenso ist die ver­wen­dete Soft­ware auf An­pas­sungs­be­darf hin zu überprüfen. 

    Hin­weis: Da das neue For­mat deut­lich mehr Da­ten er­zeugt, sollte eine aus­rei­chende Per­for­mance der IT-Sys­teme si­cher­ge­stellt wer­den. Es bie­tet sich auch an, die IT-Sys­teme vorab auf ihre Funk­ti­onsfähig­keit hin zu überprüfen.

  5. SEPA-Last­schrif­ten
    Wird das Last­schrift­ver­fah­ren wei­ter­hin ge­nutzt, ist zunächst eine Gläubi­ger-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer bei der Bun­des­bank zu be­an­tra­gen. Zu­dem ist zwi­schen Ba­sis­last­schrift und Fir­men­last­schrift zu un­ter­schei­den, wo­bei letz­ter nicht ge­genüber End­ver­brau­chern ver­wen­det wer­den darf. Die Ver­fah­ren un­ter­schei­den sich z. B. hin­sicht­lich der Vor­abankündi­gungs­frist und den Rück­ga­be­mo­da­litäten. 

    Hin­weis: Be­ste­hende Ein­zugs­ermäch­ti­gun­gen können in ein SEPA-Last­schrift­man­dat um­ge­wan­delt wer­den, wenn aus der Ver­gan­gen­heit eine gültige Ein­zugs­ermäch­ti­gung vor­liegt und der Kunde über die Wei­ter­ver­wen­dung un­ter­rich­tet wurde. Bei Neu­kun­den be­darf es ei­nes schrift­li­chen, un­ter­schrie­be­nen SEPA-Last­schrift­man­dats. 

    Zu­dem sollte ein Sys­tem ein­ge­rich­tet wer­den, so dass dem Kre­di­tor vor Ein­zug der Last­schrift frist­ge­recht eine Vor­abankündi­gung zu­geht. Diese kann z. B. im Rah­men der Rech­nung er­fol­gen, wo­bei bei wie­der­keh­ren­dem Ein­zug auch ein Hin­weis auf die Wie­der­ho­lung möglich ist.
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