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SEPA-Umstellung - Übergangsfrist bis 31.7.2014

Zum 1.2.2014 wurde der unbare Zahlungsverkehr vom bisherigen nationalen Zahlungsverfahren auf die SEPA-Verfahren umgestellt. Zwar steht dieser Umstellungstermin unveränderlich fest. Auf Initiative der EU-Kommission wurde jedoch für Unternehmen, Vereine und die öffentliche Verwaltung eine sechsmonatige Übergangsfrist eingeführt. Nichtsdestotrotz sollten Maßnahmen zur SEPA-Umstellung, soweit noch nicht erfolgt, dringend zeitnah vorgenommen werden.

Sofern noch nicht gesche­hen, soll­ten Unter­neh­men zeit­nah die Vor­be­rei­tun­gen des Umstel­lung­s­pro­zes­ses ein­lei­ten bzw. absch­lie­ßen. Dazu ist erfor­der­lich, die eigene Kon­to­ken­nung IBAN (Inter­na­tio­nal Bank Acco­unt Num­ber) sowie die inter­na­tio­nale Bank­leit­zahl BIC (Bank Iden­ti­fier Code) auf Aus­gangs­rech­nun­gen anzu­ge­ben und diese Infor­ma­tio­nen von Geschäft­s­part­nern ein­zu­ho­len, um die betriebs­in­terne Zah­lungs­ab­wick­lung ent­sp­re­chend anzu­pas­sen. 

Vor­sicht! Eine ver­zö­gerte Umstel­lung auf das SEPA-Ver­fah­ren kann zu beacht­li­chen kauf­män­ni­schen Risi­ken füh­ren. Sind z. B. die Kre­di­to­ren­stamm­da­ten nicht bis zum 1.2.2014 bzw. spä­tes­tens bis zum 1.8.2014 auf die SEPA-Anga­ben umge­s­tellt und wer­den dadurch Über­wei­sungs­auf­träge durch die Kre­di­t­in­sti­tute nicht umge­setzt, kann der Skon­to­ab­zug ver­lo­ren gehen. Zu noch grö­ße­ren Pro­b­le­men könn­ten Feh­ler bei der Umstel­lung auf das SEPA-Last­schrift­ver­fah­ren füh­ren, sofern Kun­den­for­de­run­gen zu einem beacht­li­chen Teil per Last­schrift ein­ge­zo­gen wer­den. Denn Ver­zö­ge­run­gen und damit das Fehl­schla­gen von Last­schrift­ein­zü­gen kön­nen eine emp­find­li­che Liqui­di­täts­lü­cke nach sich zie­hen.

In den aller­meis­ten Fäl­len dürf­ten schon zahl­rei­che Maß­nah­men zur SEPA-Umstel­lung ergrif­fen wor­den sein. Aller­dings sollte vor dem Umstel­lungs­ter­min zumin­dest noch­mals über­prüft wer­den, ob alle not­wen­di­gen Vor­keh­run­gen und Anpas­sun­gen getrof­fen wur­den. 

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Tipp: Um sicher­zu­s­tel­len, dass die SEPA-Umstel­lung ter­min­ge­recht gelingt, sollte ein Zeit­plan auf­ge­s­tellt wer­den, bis wann die ein­zel­nen Schritte zu erle­di­gen sind. Zudem ist zu klä­ren, ob die Umstel­lung zu einem fes­ten Ter­min erfolgt oder im Rah­men eines Paral­lel­be­triebs die Funk­ti­ons­fähig­keit des SEPA-Ver­fah­rens getes­tet wird. Auch bie­tet sich eine früh­zei­tige Schu­lung der Mit­ar­bei­ter an, um Anwen­dungs­feh­ler zu ver­mei­den.

  1. Umwand­lung der Kun­den­kon­ten­da­ten
    Ban­ken bie­ten hierzu Dienste an, mit denen die Kun­den­kon­ten­da­ten in die für das SEPA-Ver­fah­ren erfor­der­li­chen  Anga­ben umge­wan­delt wer­den kön­nen. Diese soll­ten dem Kun­den mit der Bitte um Über­prü­fung vor­ge­legt wer­den. Ansch­lie­ßend sind die Kun­den­stamm­da­ten anzu­pas­sen, wobei ins­be­son­dere dar­auf zu ach­ten ist, dass im SEPA-Ver­fah­ren keine Umlaute ver­wen­det wer­den dür­fen.

  2. Mit­tei­lung der IBAN und BIC an Geschäft­s­part­ner
    Die IBAN und BIC soll­ten allen Geschäft­s­part­ner ent­we­der per Ansch­rei­ben bzw. email mit­ge­teilt oder zumin­dest auf der Inter­net-Seite ange­ge­ben wer­den.

  3. Anpas­sung von Ver­trags­mus­tern und For­mu­la­ren
    Die im Unter­neh­men ver­wen­de­ten Ver­trags­mus­ter, For­mu­lare, Rech­nungs­vor­la­gen und Geschäfts­pa­piere müs­sen auf die neuen Anga­ben umge­s­tellt wer­den.

  4. Prü­fung der IT-Sys­teme
    Die IT-Sys­teme sind dar­auf hin zu über­prü­fen, ob diese das neue XML-For­mat ver­ar­bei­ten kön­nen, mit dem die SEPA-Über­wei­sun­gen und SEPA-Last­schrif­ten zu über­mit­teln sind. Ebenso ist die ver­wen­dete Soft­ware auf Anpas­sungs­be­darf hin zu über­prü­fen. 

    Hin­weis: Da das neue For­mat deut­lich mehr Daten erzeugt, sollte eine aus­rei­chende Per­for­mance der IT-Sys­teme sicher­ge­s­tellt wer­den. Es bie­tet sich auch an, die IT-Sys­teme vorab auf ihre Funk­ti­ons­fähig­keit hin zu über­prü­fen.

  5. SEPA-Last­schrif­ten
    Wird das Last­schrift­ver­fah­ren wei­ter­hin genutzt, ist zunächst eine Gläu­bi­ger-Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer bei der Bun­des­bank zu bean­tra­gen. Zudem ist zwi­schen Basis­last­schrift und Fir­men­last­schrift zu unter­schei­den, wobei letz­ter nicht gegen­über End­ver­brau­chern ver­wen­det wer­den darf. Die Ver­fah­ren unter­schei­den sich z. B. hin­sicht­lich der Vora­ban­kün­di­gungs­frist und den Rück­ga­be­mo­da­li­tä­ten. 

    Hin­weis: Beste­hende Ein­zug­s­er­mäch­ti­gun­gen kön­nen in ein SEPA-Last­schrift­man­dat umge­wan­delt wer­den, wenn aus der Ver­gan­gen­heit eine gül­tige Ein­zug­s­er­mäch­ti­gung vor­liegt und der Kunde über die Wei­ter­ver­wen­dung unter­rich­tet wurde. Bei Neu­kun­den bedarf es eines schrift­li­chen, unter­schrie­be­nen SEPA-Last­schrift­man­dats. 

    Zudem sollte ein Sys­tem ein­ge­rich­tet wer­den, so dass dem Kre­di­tor vor Ein­zug der Last­schrift frist­ge­recht eine Vora­ban­kün­di­gung zugeht. Diese kann z. B. im Rah­men der Rech­nung erfol­gen, wobei bei wie­der­keh­ren­dem Ein­zug auch ein Hin­weis auf die Wie­der­ho­lung mög­lich ist.
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