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Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

FG Köln 18.6.2015, 10 K 33/15

Ein Diktiergerät, in das der Fahrer eines Firmenwagens zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand, unterwegs besondere Vorkommnisse wie Staus oder Umleitungen, und am Ende wiederum den km-Stand diktiert, und mit dessen Hilfe anschließend lose Excel-Tabellen erstellt werden, stellt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Zudem ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Der Sach­ver­halt:
Zwi­schen den Betei­lig­ten ist strei­tig, wie der geld­werte Vor­teil aus der Über­las­sung eines Pkw durch den Arbeit­ge­ber des Klä­gers bei des­sen Ein­künf­ten aus nicht­selb­stän­di­ger Tätig­keit zu bewer­ten ist, ins­be­son­dere ob das vom Klä­ger geführte elek­tro­ni­sche Fahr­ten­buch steu­er­lich anzu­er­ken­nen ist. Die Klä­ger sind Ehe­leute, die in den Streit­jah­ren zusam­men zur Ein­kom­men­steuer ver­an­lagt wur­den. Der Klä­ger erzielte in den Streit­jah­ren u.a. Ein­künfte aus nicht­selb­stän­di­ger Arbeit als Steu­er­be­ra­ter. Sein Arbeit­ge­ber stellte ihm einen Fir­men­wa­gen (Por­sche Car­rera) zur Ver­fü­gung, den der Klä­ger auch pri­vat nut­zen durfte.

Der Klä­ger führt das Fahr­ten­buch in Form eines Dik­tier­ge­räts. Dabei dik­tiert er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unter­wegs dik­tiert er beson­dere Vor­komm­nisse (z.B. Staus oder Stra­ßen­sper­run­gen, Umlei­tun­gen) und am Ende wie­derum den km-Stand. Wäh­rend der Ein­ga­ben läuft das Radio, nach Anga­ben des Klä­gers, um seine Anga­ben zu unter­mau­ern. Die Ansa­gen auf dem Band wer­den von sei­ner Sek­re­tärin im Durch­schnitt zwei­mal wöchent­lich in Excel-Dateien über­tra­gen. Die Blät­ter wer­den auf­be­wahrt und am Jah­re­s­ende jeweils gebun­den. Die Bän­der wer­den eben­falls auf­be­wahrt und nicht über­spielt.

Das Finanz­amt erkannte das Fahr­ten­buch nicht an und ermit­telte den geld­wer­ten Vor­teil nach der sog. 1-Pro­zent-Rege­lung. Eine mit­hilfe eines Com­pu­ter­pro­gramms erzeugte Datei genüge den Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch nur dann, wenn nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen an den ein­ge­ge­be­nen Daten nach der Funk­ti­ons­weise des ver­wen­de­ten Pro­gramms tech­nisch aus­ge­sch­los­sen seien. Vor­lie­gend könn­ten weder bei den Auf­nah­men auf dem Dik­tier­ge­rät noch bei den schrift­li­chen Doku­men­ta­tio­nen nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen aus­ge­sch­los­sen wer­den.

Das FG wies die hier­ge­gen gerich­tete Klage ab. Die Revi­sion zum BFH wurde wegen grund­sätz­li­cher Bedeu­tung der Frage zuge­las­sen, wel­che Anfor­de­run­gen an ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch unter Berück­sich­ti­gung der tech­ni­schen Ent­wick­lung in den letz­ten Jah­ren zu stel­len sind.

Die Gründe:
Das Finanz­amt hat das Fahr­ten­buch zu Recht nicht aner­kannt und den geld­wer­ten Vor­teil nach der sog. 1-Pro­zent-Rege­lung berech­net.

Ist wegen der Befug­nis, einen Dienst­wa­gen auch pri­vat zu nut­zen, ein geld­wer­ter Vor­teil anzu­set­zen, so ist des­sen Höhe nach der 1-Pro­zent-Rege­lung zu bewer­ten, sofern nicht das Ver­hält­nis der pri­va­ten Fahr­ten zu den übri­gen Fahr­ten durch ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch nach­ge­wie­sen wird, § 8 Abs. 2 S. 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG. Der Begriff des ord­nungs­ge­mä­ßen Fahr­ten­buchs ist gesetz­lich nicht näher bestimmt. Aus dem Wort­laut und aus dem Sinn und Zweck der Rege­lung folgt aller­dings, dass die dem Nach­weis des zu ver­steu­ern­den Pri­va­t­an­teils an der Gesamt­fahr­leis­tung die­nen­den Auf­zeich­nun­gen eine hin­rei­chende Gewähr für ihre Voll­stän­dig­keit und Rich­tig­keit bie­ten und mit ver­t­ret­ba­rem Auf­wand auf ihre mate­ri­elle Rich­tig­keit hin über­prüf­bar sein müs­sen. Dazu gehört auch, dass das Fahr­ten­buch zeit­nah und in gesch­los­se­ner Form geführt wor­den ist.

Eine mit­hilfe eines Com­pu­ter­pro­gramms erzeugte Datei genügt die­sen Anfor­de­run­gen nur dann, wenn nach­träg­li­che Ver­än­de­run­gen an den zu einem frühe­ren Zeit­punkt ein­ge­ge­be­nen Daten nach der Funk­ti­ons­weise des ver­wen­de­ten Pro­gramms tech­nisch aus­ge­sch­los­sen sind oder zumin­dest in ihrer Reich­weite in der Datei selbst doku­men­tiert und offen gelegt wer­den. Danach ist das vom Klä­ger geführte Fahr­ten­buch nicht ord­nungs­ge­mäß. Das Fahr­ten­buch, des­sen Ord­nungs­mä­ß­ig­keit zu über­prü­fen ist, sind die ein­zel­nen vom Klä­ger im Pkw bespro­che­nen Kas­set­ten und nicht die Excel-Tabel­len, die von der Sek­re­tärin unter Absch­rei­ben der Bän­der ers­tellt wor­den sind. Die Excel-Tabel­len erfül­len die Anfor­de­run­gen an ein Fahr­ten­buch bereits des­halb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blät­ter gesam­melt, erst am Jah­re­s­ende gebun­den wer­den und damit jeder­zeit änder­bar sind.

Die vom Klä­ger bespro­che­nen Kas­set­ten stel­len aus ver­schie­de­nen Grün­den kein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch dar. So erlau­ben es die heu­ti­gen tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten, Bän­der zu ver­än­dern, ohne dass ein Bruch erkenn­bar ist. Die Hin­ter­grund­ge­räu­sche ver­hin­dern dies nicht. Außer­dem kann jedes ein­zelne Band kom­p­lett neu bespro­chen wer­den, und die Bän­der sind nicht gegen Ver­lust gesi­chert. Zudem ist es nicht fest­s­tell­bar, sollte der Steu­erpf­lich­tige ver­se­hent­lich wäh­rend der Fahrt ein Band gelöscht und die­ses ansch­lie­ßend neu bespro­chen haben. Sch­ließ­lich ist es nicht mit ver­t­ret­ba­rem Auf­wand über­prüf­bar, ob die Bän­der "eins zu eins" in die Excel-Tabel­len über­tra­gen wur­den. Letzt­lich ist ein nicht hand­schrift­lich, son­dern mit­hilfe von elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nun­gen ers­tell­tes Fahr­ten­buch nur dann ord­nungs­ge­mäß, wenn die elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nung unmit­tel­bar aus­ge­druckt wird.

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