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Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

FG Köln 18.6.2015, 10 K 33/15

Ein Dik­tier­gerät, in das der Fah­rer ei­nes Fir­men­wa­gens zu Be­ginn ei­ner Fahrt den Zweck der Fahrt, das Da­tum und den km-Stand, un­ter­wegs be­son­dere Vor­komm­nisse wie Staus oder Um­lei­tun­gen, und am Ende wie­derum den km-Stand dik­tiert, und mit des­sen Hilfe an­schließend lose Ex­cel-Ta­bel­len er­stellt wer­den, stellt kein ord­nungs­gemäßes Fahr­ten­buch dar. Die heu­ti­gen tech­ni­schen Möglich­kei­ten er­lau­ben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch er­kenn­bar ist. Zu­dem ist nicht mit ver­tret­ba­rem Auf­wand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Ex­cel-Ta­bel­len über­tra­gen wur­den.

Der Sach­ver­halt:
Zwi­schen den Be­tei­lig­ten ist strei­tig, wie der geld­werte Vor­teil aus der Über­las­sung ei­nes Pkw durch den Ar­beit­ge­ber des Klägers bei des­sen Einkünf­ten aus nicht­selbständi­ger Tätig­keit zu be­wer­ten ist, ins­be­son­dere ob das vom Kläger geführte elek­tro­ni­sche Fahr­ten­buch steu­er­lich an­zu­er­ken­nen ist. Die Kläger sind Ehe­leute, die in den Streit­jah­ren zu­sam­men zur Ein­kom­men­steuer ver­an­lagt wur­den. Der Kläger er­zielte in den Streit­jah­ren u.a. Einkünfte aus nicht­selbständi­ger Ar­beit als Steu­er­be­ra­ter. Sein Ar­beit­ge­ber stellte ihm einen Fir­men­wa­gen (Por­sche Car­rera) zur Verfügung, den der Kläger auch pri­vat nut­zen durfte.

Der Kläger führt das Fahr­ten­buch in Form ei­nes Dik­tier­geräts. Da­bei dik­tiert er zu Be­ginn ei­ner Fahrt den Zweck der Fahrt, das Da­tum und den km-Stand. Un­ter­wegs dik­tiert er be­son­dere Vor­komm­nisse (z.B. Staus oder Straßen­sper­run­gen, Um­lei­tun­gen) und am Ende wie­derum den km-Stand. Während der Ein­ga­ben läuft das Ra­dio, nach An­ga­ben des Klägers, um seine An­ga­ben zu un­ter­mau­ern. Die An­sa­gen auf dem Band wer­den von sei­ner Se­kretärin im Durch­schnitt zwei­mal wöchent­lich in Ex­cel-Da­teien über­tra­gen. Die Blätter wer­den auf­be­wahrt und am Jah­res­ende je­weils ge­bun­den. Die Bänder wer­den eben­falls auf­be­wahrt und nicht über­spielt.

Das Fi­nanz­amt er­kannte das Fahr­ten­buch nicht an und er­mit­telte den geld­wer­ten Vor­teil nach der sog. 1-Pro­zent-Re­ge­lung. Eine mit­hilfe ei­nes Com­pu­ter­pro­gramms er­zeugte Da­tei genüge den An­for­de­run­gen an ein ord­nungs­gemäßes Fahr­ten­buch nur dann, wenn nachträgli­che Verände­run­gen an den ein­ge­ge­be­nen Da­ten nach der Funk­ti­ons­weise des ver­wen­de­ten Pro­gramms tech­ni­sch aus­ge­schlos­sen seien. Vor­lie­gend könn­ten we­der bei den Auf­nah­men auf dem Dik­tier­gerät noch bei den schrift­li­chen Do­ku­men­ta­tio­nen nachträgli­che Verände­run­gen aus­ge­schlos­sen wer­den.

Das FG wies die hier­ge­gen ge­rich­tete Klage ab. Die Re­vi­sion zum BFH wurde we­gen grundsätz­li­cher Be­deu­tung der Frage zu­ge­las­sen, wel­che An­for­de­run­gen an ein ord­nungs­gemäßes Fahr­ten­buch un­ter Berück­sich­ti­gung der tech­ni­schen Ent­wick­lung in den letz­ten Jah­ren zu stel­len sind.

Die Gründe:
Das Fi­nanz­amt hat das Fahr­ten­buch zu Recht nicht an­er­kannt und den geld­wer­ten Vor­teil nach der sog. 1-Pro­zent-Re­ge­lung be­rech­net.

Ist we­gen der Be­fug­nis, einen Dienst­wa­gen auch pri­vat zu nut­zen, ein geld­wer­ter Vor­teil an­zu­set­zen, so ist des­sen Höhe nach der 1-Pro­zent-Re­ge­lung zu be­wer­ten, so­fern nicht das Verhält­nis der pri­va­ten Fahr­ten zu den übri­gen Fahr­ten durch ein ord­nungs­gemäßes Fahr­ten­buch nach­ge­wie­sen wird, § 8 Abs. 2 S. 2 bis 4 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG. Der Be­griff des ord­nungs­gemäßen Fahr­ten­buchs ist ge­setz­lich nicht näher be­stimmt. Aus dem Wort­laut und aus dem Sinn und Zweck der Re­ge­lung folgt al­ler­dings, dass die dem Nach­weis des zu ver­steu­ern­den Pri­vat­an­teils an der Ge­samt­fahr­leis­tung die­nen­den Auf­zeich­nun­gen eine hin­rei­chende Gewähr für ihre Vollständig­keit und Rich­tig­keit bie­ten und mit ver­tret­ba­rem Auf­wand auf ihre ma­te­ri­elle Rich­tig­keit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehört auch, dass das Fahr­ten­buch zeit­nah und in ge­schlos­se­ner Form geführt wor­den ist.

Eine mit­hilfe ei­nes Com­pu­ter­pro­gramms er­zeugte Da­tei genügt die­sen An­for­de­run­gen nur dann, wenn nachträgli­che Verände­run­gen an den zu einem früheren Zeit­punkt ein­ge­ge­be­nen Da­ten nach der Funk­ti­ons­weise des ver­wen­de­ten Pro­gramms tech­ni­sch aus­ge­schlos­sen sind oder zu­min­dest in ih­rer Reich­weite in der Da­tei selbst do­ku­men­tiert und of­fen ge­legt wer­den. Da­nach ist das vom Kläger geführte Fahr­ten­buch nicht ord­nungs­gemäß. Das Fahr­ten­buch, des­sen Ord­nungsmäßig­keit zu überprüfen ist, sind die ein­zel­nen vom Kläger im Pkw be­spro­che­nen Kas­set­ten und nicht die Ex­cel-Ta­bel­len, die von der Se­kretärin un­ter Ab­schrei­ben der Bänder er­stellt wor­den sind. Die Ex­cel-Ta­bel­len erfüllen die An­for­de­run­gen an ein Fahr­ten­buch be­reits des­halb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter ge­sam­melt, erst am Jah­res­ende ge­bun­den wer­den und da­mit je­der­zeit änder­bar sind.

Die vom Kläger be­spro­che­nen Kas­set­ten stel­len aus ver­schie­de­nen Gründen kein ord­nungs­gemäßes Fahr­ten­buch dar. So er­lau­ben es die heu­ti­gen tech­ni­schen Möglich­kei­ten, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch er­kenn­bar ist. Die Hin­ter­grund­geräusche ver­hin­dern dies nicht. Außer­dem kann je­des ein­zelne Band kom­plett neu be­spro­chen wer­den, und die Bänder sind nicht ge­gen Ver­lust ge­si­chert. Zu­dem ist es nicht fest­stell­bar, sollte der Steu­er­pflich­tige ver­se­hent­lich während der Fahrt ein Band gelöscht und die­ses an­schließend neu be­spro­chen ha­ben. Schließlich ist es nicht mit ver­tret­ba­rem Auf­wand überprüfbar, ob die Bänder "eins zu eins" in die Ex­cel-Ta­bel­len über­tra­gen wur­den. Letzt­lich ist ein nicht hand­schrift­lich, son­dern mit­hilfe von elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nun­gen er­stell­tes Fahr­ten­buch nur dann ord­nungs­gemäß, wenn die elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nung un­mit­tel­bar aus­ge­druckt wird.

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