Zum Jahresbeginn Ordner und Belegberge entrümpeln
Privatleute dürfen dem Finanzamt vorgelegte Quittungen vernichten. Mieter und Hausbesitzer müssen aber Aufbewahrungsfristen beachten.
Den Jahresanfang nutzen viele Bürger zu einer privaten Inventur. Belegstapel sortieren, Ordner entrümpeln und Überflüssiges entsorgen. Doch allzu großer Eifer kann sich im Nachhinein rächen, denn für das Finanzamt müssen eine Reihe von Unterlagen aufbewahrt werden. Gewerbetreibende und Freiberufler müssen beispielsweise ihre Geschäftsunterlagen wie Bilanzen, Rechnungen und sonstige Buchungsbelege zehn Jahre lang vorrätig halten. Auch Hausbesitzer müssen besondere Vorschriften beachten, worauf die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hinweist.
Privatleute, bei denen sich Rechnungen über Fachliteratur, Büromöbel, Versicherungen oder Krankheitskosten stapeln, können grundsätzlich eine Bereinigung auf dem Schreibtisch vornehmen. Denn aus dem Blickwinkel des Fiskus spielen sie keine Rolle mehr, da bereits vorgelegte Rechnungen nicht aufzubewahren sind. Der Steuerfall ist geprüft und gilt beim Finanzamt als erledigt. Laut Gesetz sind nämlich nur die Unterlagen weiterhin vorzuhalten, die Bestandteile der Buchführung von Unternehmern oder Selbstständigen sind. Bei Belegen über Sonderausgaben, Werbungskosten, Kinderbetreuung oder außergewöhnliche Belastungen fehlt hingegen eine solche Verpflichtung. „Somit können Arbeitnehmer, Rentner oder Anleger Rechnungen und Bankunterlagen nach Rücksendung und Erhalt des Steuerbescheides unter erledigt verbuchen", erläutert Steuerberater Volker Schmidt von Ebner Stolz Mönning Bachem.
Sollte das Finanzamt wider Erwarten doch noch einmal Quittungen anfordern, kann dies dann höchstens noch auf freiwilliger Basis erfolgen. Negative Folgen dürfen die Beamten aus einer Nichteinreichung aber nicht mehr ziehen, die bereits akzeptierten Kosten bleiben mindernd im Steuerbescheid erhalten. Bereits angesetzte Abzugsbeträge können nicht plötzlich wieder rückgängig gemacht werden, nur weil die Quittung nicht mehr da ist.
„Doch Steuerzahler sollten ihre Belege auf keinen Fall sofort entsorgen", warnt der Experte. Kommt anschließend der Bescheid, können die Rechnungen noch hilfreich sein, um nicht anerkannte Kosten mittels nochmaliger Vorlage geltend zu machen. Und auch wenn alle Posten akzeptiert wurden, ist der Papierkorb der falsche Ort. Denn für Nachweise außerhalb des Steuerrechts werden Quittungen oder Bankauszüge oft noch benötigt. Denn die Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften beträgt in der Regel drei Jahre. Rechnungen vom Versandhändler gehören ebenso dazu wie die für den Möbel- oder Computerkauf.
Besonders Mieter und Hausbesitzer müssen im Gegensatz zu den übrigen privaten Steuerzahlern sogar besondere Vorschriften beachten. „Für sie besteht zum Kampf gegen Schwarzarbeit eine spezielle Aufbewahrungspflicht", betont Schmidt. Wird ein Unternehmer mit Arbeiten rund um Haus, Wohnung oder Garten betraut, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist startet erst mit Jahresablauf. Wurde zu den 2007 ausgeführten Malerarbeiten erst 2008 eine Abrechnung erstellt, darf die erst an Neujahr 2011 und jetzt noch nicht vernichtet werden.
Betroffen von dieser vielfach unbekannten Pflicht sind neben herkömmlichen Bauleistungen auch Reparaturarbeiten, die Vermietung von Containern sowie Leistungen von Architekten, Reinigungsfirmen oder Gärtnern. Ausgenommen ist lediglich der Kauf im Baumarkt. Kann eine Handwerkerrechnung später auf Verlangen von Finanzbeamten oder Zöllnern nicht mehr vorgelegt werden, droht ein Bußgeld von bis zu 500 Euro. Daher sollten Mieter und Hauseigentümer sämtliche Rechnungen sorgsam ablegen, auch wenn sie vom Finanzamt als geprüft zurückkommen.
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