Lohnsteuerliche Behandlung des Frühstücks bei Dienstreisen

Seit 1. Januar 2010 hat der isoliert für die Übernachtung geltende ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % verschiedene Abgrenzungsfragen sowohl in der Umsatzsteuer als auch in der Lohnsteuer aufgeworfen.

Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 5. März 2010 (IV D 2 - S 7210/07/10003/IV C 5 - S 2353/09/10008 - (2010/0166200) - Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Beherbergungsleistungen (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) ab dem 1.1.2010 - auch lohnsteuerliche Folgen und insb. Fragen zur Berücksichtigung des Frühstücks bei Dienstreisen erörtert.

I. Arbeitgeber veranlasste Buchung der Übernachtung mit Frühstück

Zur "arbeitgeberveranlassten Mahlzeitengestellung" und dem Ansatz des günstigen Sachbezugswertes von 1,57 € (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR 2008) führt der Erlass folgendes aus:

Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn

• die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
• der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht (etwa über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt.

Die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird nach dem BMF-Schreiben auch anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen und zwar selbst dann, wenn eine buchende Reisestelle nicht vorhanden ist.

Eine Arbeitgeberveranlassung liegt daher auch vor, wenn

• der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System) vorgenommen wird, oder
  
• eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z. B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.
  

II. Eigenbuchung der Übernachtung durch den Arbeitnehmer
      bei fehlender Arbeitgeberveranlassung (s.o.)

Bei fehlender Arbeitgeberveranlassung in vorstehendem Sinne ist der Ansatz eines Sachbezugswerts von 4,80 € (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR 2008) weiterhin möglich. Soweit in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung (Übernachtung) eine Sammelposition für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz (19 %) unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen ist (etwa als "Business-Package") und keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vorliegt (s.o.), kann die Vereinfachungsregelung in der Lohnsteuerrichtlinie, wonach für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 € abgezogen werden können, auf die Sammelposition angewendet werden.

Der verbleibende Teil dieser Sammelposition ist als Reisenebenkosten (9.8. LStR 2008) zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (z. B. Pay-TV, private Telefonate, Massagen).

Unschädlich ist nach dem Erlass insbesondere, wenn diese Sammelposition auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen, näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.

III. Übergangsregelung

Nach dem BMF-Schreiben wird von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die vorgenannten Voraussetzungen bis zu drei Monate nach Veröffentlichung dieses Schreibens nicht insgesamt gegeben sind (Zeitraum für die Anpassung insbesondere der dienst- und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen).

Zum Erlass:

http://www.ebnerstolz.de/de/esp/Anwendung_des_ermaessigten_USt_Satzes_fuer/25786

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