Der Fiskus ist auf der betrieblichen Weihnachtsfeier präsent

Geht es vor Heilig Abend im Betrieb besinnlich zu, besteht bei Arbeitnehmern die Gefahr einer steuerpflichtigen Sachzuwendung. Das gilt für Speisen genauso wie für Musik und Geschenke.

Bittet der Arbeitgeber die Belegschaft zur Weihnachtsfeier, könnte sich die Stimmung unverhofft schnell eintrüben, wenn das Finanzamt von den teilnehmenden Mitarbeitern im Nachhinein Lohnsteuer fordert. Denn das gesellige Beisammensein bleibt nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Daher sollten die gesetzlichen Vorschriften bereits im Vorhinein genau beachtet werden.

So muss es sich bei der Weihnachtsfeier um eine übliche Betriebsveranstaltung handeln und die Teilnahme allen Arbeitnehmern offen stehen. Sind beispielsweise nur einzelne Gehaltsgruppen eingeladen oder bestimmt sich die Gästelisten nach bestimmten Leistungskriterien, liegt insgesamt ein geldwerter Vorteil vor, der bei den Besuchern zu steuerpflichtigem Lohn führt. Das Finanzamt stuft lediglich zwei betriebliche Veranstaltungen pro Jahr als üblich ein, unabhängig von deren Dauer. Ist die Weihnachtsfeier die dritte Einladung, liegt Arbeitslohn vor, selbst wenn einzelne Arbeitnehmer am vorherigen Sommerfest nicht teilgenommen haben.

Ist der Chef zu großzügig, ist dies ebenfalls schädlich. Denn die Betriebsfeier darf pro Teilnehmer brutto nur 110 Euro kosten. In diesen Betrag fließen neben dem Aufwand für Speisen und Getränke auch die Kosten für Raummiete, Fahrten, Darbietungen und Geschenke an die Mitarbeiter ein. Ergibt nun die Gesamtsumme, dividiert durch die Teilnehmeranzahl, einen höheren Betrag, liegt insgesamt Arbeitslohn vor. Das wird insbesondere dann leicht überschritten, wenn auch der Partner zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Sein Kostenanteil wird dem Arbeitnehmer zugeschlagen. Da Lohnsteuerprüfer solche Feiern stets kritisch unter die Lupe nehmen, sollten Firmen immer eine zeitnahe Dokumentation von allen angefallenen Kosten und der Teilnehmeranzahl vornehmen. Denn im Nachhinein lässt sich das Unterschreiten von 110 Euro nur noch schwer beweisen.

Im Rahmen der Feier überreichte Weihnachtsgeschenke für die Mitarbeiter werden in die Grenze von 110 Euro einbezogen. Fällt nun die Weihnachtsfeier üppiger aus oder ist sie schon die dritte im Jahr, liegt insgesamt ein geldwerter Vorteil vor, der bei den Besuchern zur Lohnversteuerung führt. Die Steuer auf Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung darf der Arbeitgeber auch pauschal aus eigener Tasche übernehmen, sodass die Mitarbeiter das Beisammensein ohne Belastung genießen dürfen.

Nutzt der Chef die Gelegenheit der Weihnachtsfeier auch noch dazu, teure Geschenke zu überreichen, ist das nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs lohnsteuerpflichtig (Az. VI R 58/04). Das kommt beispielsweise vor, wenn der Betrieb mit der Belegschaft auf ein erfolgreiches Geschäftsjahr anstoßen will. Hierbei handelt es sich dann um eine untypische Programmgestaltung, eine solche Zuwendung könnte auch völlig losgelöst von der Veranstaltung vorgenommen werden. Im Urteilsfall ging es um überreichte Goldmünzen. Geschenke aus Anlass von Weihnachtsfeiern und ähnlichen Betriebsveranstaltungen sind aber nur solche, die den Rahmen und das Programm der Festivitäten betreffen, so die Richter. Daher führen die Goldmünzen bei den Beschenkten zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, auch wenn das Fest ansonsten weniger als 110 Euro pro Person kostet.

Laden Arbeitnehmer Kunden oder Geschäftspartner zum Weihnachtsessen ein, sind hierbei die allgemeinen Regeln für Bewirtungsaufwendungen anzuwenden. Das bedeutet ordnungsgemäße Quittungen und eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Buchführung. Unter dieser Voraussetzung kann der Arbeitgeber den Angestellten die Kosten in voller Höhe ohne Lohnsteuerpflicht erstatten, sich die Umsatzsteuer aus der Rechnung in voller Höhe vom Finanzamt zurückholen und von den Nettokosten 70 Prozent selbst als Betriebsausgaben absetzen.

Oft kommt es vor, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeiter aus eigener Tasche zur Weihnachtsfeier einladen, als Dank für geleistete Dienste und zur Motivation für die künftige Arbeit. Hier war das Finanzamt in den vergangenen Jahren besonders kritisch verwies meist auf die private Lebensführung. Aufgrund der Rechtsprechung des BFH darf bei Bewirtung von Kollegen jetzt nicht mehr generell vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen werden. Diese günstigen Urteile wendet die Verwaltung jetzt an, wie aus einer aktuellen Verfügung der Oberfinanzdirektion Hannover hervorgeht (Az. S 2350 - 32 - StO 217). Bewirtungsaufwendungen für Kollegen lassen sich sogar voll und nicht nur mit 70 Prozent absetzen. 

Gute Argumente haben hierbei Mitarbeiter, deren Gehalt zum Teil erfolgsabhängig berechnet wird. Handelt es sich zum Beispiel um den Vertriebsleiter, der seine Außendienstler zu Weihnachten festlich einlädt, kann er die Aufwendungen absetzen. Denn dann dient die Feier dazu, die Mitarbeiter zu mehr Leistung zu motivieren, was bei ihm dann über die Provision zu höheren Einnahmen führt.

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