Sofern noch nicht geschehen, sollten Unternehmen zeitnah die Vorbereitungen des Umstellungsprozesses einleiten bzw. abschließen. Dazu ist erforderlich, die eigene Kontokennung IBAN (International Bank Account Number) sowie die internationale Bankleitzahl BIC (Bank Identifier Code) auf Ausgangsrechnungen anzugeben und diese Informationen von Geschäftspartnern einzuholen, um die betriebsinterne Zahlungsabwicklung entsprechend anzupassen.
Vorsicht! Eine verzögerte Umstellung auf das SEPA-Verfahren kann zu beachtlichen kaufmännischen Risiken führen. Sind z. B. die Kreditorenstammdaten nicht bis zum 1.2.2014 bzw. spätestens bis zum 1.8.2014 auf die SEPA-Angaben umgestellt und werden dadurch Überweisungsaufträge durch die Kreditinstitute nicht umgesetzt, kann der Skontoabzug verloren gehen. Zu noch größeren Problemen könnten Fehler bei der Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren führen, sofern Kundenforderungen zu einem beachtlichen Teil per Lastschrift eingezogen werden. Denn Verzögerungen und damit das Fehlschlagen von Lastschrifteinzügen können eine empfindliche Liquiditätslücke nach sich ziehen.
In den allermeisten Fällen dürften schon zahlreiche Maßnahmen zur SEPA-Umstellung ergriffen worden sein. Allerdings sollte vor dem Umstellungstermin zumindest nochmals überprüft werden, ob alle notwendigen Vorkehrungen und Anpassungen getroffen wurden.
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Tipp: Um sicherzustellen, dass die SEPA-Umstellung termingerecht gelingt, sollte ein Zeitplan aufgestellt werden, bis wann die einzelnen Schritte zu erledigen sind. Zudem ist zu klären, ob die Umstellung zu einem festen Termin erfolgt oder im Rahmen eines Parallelbetriebs die Funktionsfähigkeit des SEPA-Verfahrens getestet wird. Auch bietet sich eine frühzeitige Schulung der Mitarbeiter an, um Anwendungsfehler zu vermeiden.
- Umwandlung der Kundenkontendaten
Banken bieten hierzu Dienste an, mit denen die Kundenkontendaten in die für das SEPA-Verfahren erforderlichen Angaben umgewandelt werden können. Diese sollten dem Kunden mit der Bitte um Überprüfung vorgelegt werden. Anschließend sind die Kundenstammdaten anzupassen, wobei insbesondere darauf zu achten ist, dass im SEPA-Verfahren keine Umlaute verwendet werden dürfen. - Mitteilung der IBAN und BIC an Geschäftspartner
Die IBAN und BIC sollten allen Geschäftspartner entweder per Anschreiben bzw. email mitgeteilt oder zumindest auf der Internet-Seite angegeben werden. - Anpassung von Vertragsmustern und Formularen
Die im Unternehmen verwendeten Vertragsmuster, Formulare, Rechnungsvorlagen und Geschäftspapiere müssen auf die neuen Angaben umgestellt werden. - Prüfung der IT-Systeme
Die IT-Systeme sind darauf hin zu überprüfen, ob diese das neue XML-Format verarbeiten können, mit dem die SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften zu übermitteln sind. Ebenso ist die verwendete Software auf Anpassungsbedarf hin zu überprüfen.
Hinweis: Da das neue Format deutlich mehr Daten erzeugt, sollte eine ausreichende Performance der IT-Systeme sichergestellt werden. Es bietet sich auch an, die IT-Systeme vorab auf ihre Funktionsfähigkeit hin zu überprüfen. - SEPA-Lastschriften
Wird das Lastschriftverfahren weiterhin genutzt, ist zunächst eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank zu beantragen. Zudem ist zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift zu unterscheiden, wobei letzter nicht gegenüber Endverbrauchern verwendet werden darf. Die Verfahren unterscheiden sich z. B. hinsichtlich der Vorabankündigungsfrist und den Rückgabemodalitäten.
Hinweis: Bestehende Einzugsermächtigungen können in ein SEPA-Lastschriftmandat umgewandelt werden, wenn aus der Vergangenheit eine gültige Einzugsermächtigung vorliegt und der Kunde über die Weiterverwendung unterrichtet wurde. Bei Neukunden bedarf es eines schriftlichen, unterschriebenen SEPA-Lastschriftmandats.
Zudem sollte ein System eingerichtet werden, so dass dem Kreditor vor Einzug der Lastschrift fristgerecht eine Vorabankündigung zugeht. Diese kann z. B. im Rahmen der Rechnung erfolgen, wobei bei wiederkehrendem Einzug auch ein Hinweis auf die Wiederholung möglich ist.