Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind zu bilden

Wegen der gesetzlichen Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 5 Abs. 1 S. 1 EStG). Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist.

Ist ein Unternehmer verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren, ist nach einem Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 21.1.2009 (3 K 12371/07; Revision eingelegt, Az. BFH: X R 14/09) der jährliche Archivierungsaufwand nicht mit der Anzahl der Aufbewahrungsjahre, sondern nur mit dem arithmetischen Mittel der Aufbewahrungszeit, mit 5,5 zu vervielfältigen.

Bei der Berechnung sind u. a. folgende Kosten einzubeziehen (OFD Magdeburg, Verfügung vom 21.9.2006, S-2137-41-St 211):

• Raumkosten,
• AfA für Einrichtungsgegenstände,
• anteilige Personalkosten.

Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten, die Kosten für die künftige Anschaffung von Regalen und Ordnern, die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sowie die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Der Bundesfinanzhof muss sich mit dieser Frage noch beschäftigen.

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